文件控制程序1目的對質量管理體系有關的文件進行控制，確保各有關場所使用的文件為有效版本。2范圍本程序適用于公司內與質量管理體系有關的文件的控制。3職責3.1總經理負責批準發布《質量手冊》、《程序文件》。3.2管理者代表負責審核《質量手冊》和《程序文件》。3.3綜合部負責《質量手冊》、《程序文件》的編制、修訂；負責公司文件的管理、發放、回收及組織現有體系文件的定期評審。3.4技術部或模具部負責所有產品的技術文件的編制、修訂、歸檔。并參與現有體系文件的定期評審。3.5生產部和質量控制部參與現有體系文件的定期評審。4工作程序4.1質量體系管理文件分類公司文件分為質量文件、管理文件、技術文件、外來文件和記錄。4.1.1質量文件a)質量手冊；b）程序文件。4.1.2管理文件a）規章制度b）報告類c）通知類d）紀要類4.1.3技術文件a)產品技術標準等；b)產品圖樣；c)工藝文件；d)作業指導書、規范或規程。4.1.4外來文件a)法律法規；b)產品的國家標準、行業標準；c)供方提供的文件。4.1.5記錄證實公司產品、過程和質量管理體系有效運行符合要求提供的證據。4.2文件編號4.2.1質量文件編號4.2.1.1質量手冊編號：Q/YL.QM-01-XXXX注：“Q”--企業標準代號；“YL”--公司名稱代號；“QM”--質量手冊代號；“01”--順序號；“XXXX”--年份代號。4.2.1.2程序文件編號：Q/YL.QP-XX-XXXX注：“Q”--企業標準代號；“YL”--公司名稱代號；“QP”—程序文件代號；“XX”—順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.2管理文件編號：Q/YL-GXX-XX-XXXX注：“Q”--企業標準代號；“YL”--公司名稱代號；“GXX”—G表示管理文件；XX表示文件類別號（01、02、03……）01代表規章制度；02代表報告類；03代表通知類；04代表紀要類；“XX”--順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.3技術文件編號：Q/YL-JXX-XX-XXXX注：“Q”--企業標準代號；“YL”--公司名稱代號；“JXX”—J表示技術文件；XX表示標準類別號（01、02、03……）；01代表技術管理文件；02代表作業指導書或工藝卡；03代表操作規程或規范；04代表技術通知；05代表質量計劃類；06代表技術協議類。“XX”--順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.3.1作業指導書編號：Q/YL-J02-XX-XXXX注：“XX”--順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.3.2工藝卡編號：a）鑄造工藝卡編號：Q/YL-J02-產品代碼-編寫年份-序號；b）機加工藝卡編號：Q/YL-J02-產品代碼J-編寫年份-序號。4.2.3.3圖紙編號：a）產品圖紙（轉化圖紙）：產品代號（銷售部提供）；b）毛坯圖紙：產品代號-MP；c）模具圖紙：產品代號-MJ；d）工裝圖紙：產品代號-ZGZ(鑄造廠使用工裝)；產品代號-JGZ（機加廠使用工裝）。如工裝圖紙由多個部件圖組成，編號后加“-1、-2、-3”依次類推。4.2.4外來文件：外來文件可用原編號，無編號參照上述編號方法執行。4.3文件狀態標識4.3.1質量文件和管理文件版本號/修改狀態：A/0其中：“A”為版本號，以英文字母順序順延編制；“0”a)首版一律為第一版，記作“A/0”。b）每修訂一次，在版本號后對修訂作一次說明。例如：原版本為“A/1”，再次修訂后，版本號變為“A/2”。c)每當文件的內容或格式有較大的變更時，就應該換版。換版后文件的版本號遞增，記作“B/0”4.3.2作業指導書和工藝卡數字“0、1、2……”指試行版本，數字代表試行版本變更次數。英文字母“A、B、C……”為正式版本。4.3.3其它類：無版本號。4.4文件的審批4.4.1《質量手冊》及《程序文件》由綜合部編寫，管理者代表審核，總經理批準。4.4.2管理文件由綜合部組織編寫，責任部門副總審核，總工程師或總經理批準。4.4.3技術文件a）管理文件由技術部或模具部組織編寫，部門主管審核，總工程師批準。b）技術指導性文件由主管工程師編寫，同級別工程師校對、部門主管審核、質量和生產主管會簽、總工程師批準。c）圖紙由制圖人簽設計、部門主管審核、總工程師批準。d）外來文件須加蓋“外來文件”和“審核和批準”章、主管工程師或部門主管審核，總工批準后方可投入使用。顧客提供的外語版本經銷售部翻譯后由翻譯人簽字、銷售主管或副總批準，方可作為依據納入使用。4.5文件的管理4.5.1文件歸檔：文件批準后送交綜合部檔案室歸檔，受控文件應列入《受控文件目錄》。歸檔應確保文件協調一致，現行有效，保持清晰，易于識別。4.5.2文件的受控狀態4.5.2.1文件分受控文件和非受控文件。受控文件包括質量手冊、程序文件、技術指導性文件；非受控文件包括表單類、記錄類等。4.5.2.2受控文件加蓋紅色“受控文件”印章。4.5.3文件的保存文件原件加蓋“受控1”存檔保存，加蓋“受控2”存檔用于借閱使用。如文件需下發，根據下發份數加蓋受控順序號。有效受控文件保存期限：長期。4.5.4文件的發放4.5.4.1受控文件發放，由綜合部填寫《文件發放和回收登記表》，按文件發放范圍發放,確保所使用處可獲得適用的文件的有效版本。4.5.4.2非受控文件發放只登記《文件發放和回收登記表》。4.5.5文件的更改4.5.5.1文件更改，應由提出文件更改的部門填寫《文件更改單》,說明更改原因，重要的更改應附充分證據。4.5.5.2文件更改的審核按4.4文件審批條款執行；批準后在原文件上進行更改后歸檔。4.5.5.3文件的更改有以下形式：a）依據《文件更改單》的要求由責任人員實施更改，可在原文件上用簽字筆劃改，并由責任人劃改并簽字，且標明更改處數。b)更改方法：將更改內容寫在原內容的下方，原內容用簽字筆劃線，并標明更改序號和部位。如①×1代表該頁第一次更改了一個部位。①代表更改序號，×1代表更改部位。對于航空產品相關的管理及技術文件，公司必須根據合同或法規性要求與顧客/或法規性機構共同協調文件的更改。4.5.6文件的借閱、復制借閱和復制歸檔文件，借閱/復制人填寫《文件借閱/復制申請單》經本部門副總經理批準，檔案管理員憑《文件借閱/復制申請單》予以借閱/復制，借閱/復制人填寫《借閱登記表》。借閱/復制人在文件借閱期間應保持文件的完整、干凈，借閱/復制使用完畢后交檔案管理人員歸檔，并填寫歸檔時間。4.5.7文件的換版4.5.7.1文件經多次更改，內容已不清晰且影響使用，或文件進行大幅度修改時，填寫《文件更改單》進行換版。4.5.7.2換版文件的審核按4.4文件的審批執行。在換發新版時,原版文件加蓋“作廢“章，進行作廢保留處理。4.5.7.3文件已嚴重破損影響使用時，文件持有者應到綜合部辦理更換手續，換發新文件。換發新文件應交回舊文件,檔案管理人員將破損文件回收。新文件的發放編號仍用原文件的發放編號。4.5.7.4文件使用者將文件丟失，使用者填寫《文件丟失證明》經部門副總簽字確認后綜合部辦理文件補發手續，檔案管理人員在補發文件時應給予新的發放編號，并注明丟失文件的編號作廢。4.5.8文件的回收4.5.8.1文件不再適用時，綜合部統一回收，填寫《文件發放和回收登記表》，在登記表上做好標識。4.5.8.2新產品試制完成后，技術部將試制過程中的全部資料整理歸檔。4.5.8.3如果某產品已與用戶終止合同，不需再生產，銷售部及時通知生產部、技術部、質量控制部、綜合部。各部門將全部文件歸還，綜合部負責填寫《文件發放和回收登記表》并歸檔。4.5.8文件的作廢與銷毀失效/作廢的文件，由綜合部進行統一回收，加蓋“作廢”印章，并在《作廢文件登記表》中記錄。為了知識積累或其它需要，可保存一定數量的作廢文件，加蓋“作廢保留”識別章，并單獨存放。作廢文件到規定保留期限，綜合部填寫《文件銷毀申請單》，經部門副總批準后，填寫《文件銷毀清單》。采用無法恢復的方式進行銷毀（如火燒、碎紙機粉碎等）。作廢保留文件的保存期限，如表1：表1作廢保留文件的保存期限序號文件類別保存方式保存期限1質量管理文件書面3年2管理文件書面3年3技術文件書面5年4設備文件書面5年4.5.9外來文件的控制建立《外來文件登記表》，以便于查閱。綜合部應定期查詢相關國家標準、行業標準、國際標準和國外先進標準發布信息，及時修訂過期的文件，過期的文件直接作廢處理，保證公司所使用的標準文本為有效版本。外來文件登記后應及時通知相關部門領取，并在《文件發放和回收登記表》上簽字，綜合部保存原件并建檔。4.5.10文件的評審與更新4.5.10.1定期評審：由綜合部組織，質量控制部和技術部參與，每年一次分別對所轄的質量管理體系文件的有效性、適宜性、充分性進行評審，并填寫《文件評審表》。4.5.10.2不定期評審：管理者代表或相關部門主管，如發現質量管理體系文件的有效性、適宜性、充分性有缺失之處時，可向綜合部提出申請召開臨時會議，進行文件評審。4.5.10.3經評審確認要進行更新的質量管理體系文件，按本程序4.4條款執行。4.6GJB9001B-2009標準中對文件控制的特殊要求。4.6.1對于軍工產品的圖樣和技術文件由主管工程師編制和修訂,經標準化人員標準化檢查后，技術部主管校對，總工程師審核,總經理批準。軍品外來產品技術條件經技術部轉化，由技術部主管審核，總工程師批準。4.6.2軍工產品的圖樣和技術文件在使用時要協調一致，文件與圖樣互為補充，保持統一，同時還必需保持文件與圖樣現行有效。4.6.3軍工產品生產過