稻田金城創意產業園物業服務中心行政人事部運作手冊編制部門：行政人事部版本：A編制日期：12月目錄1.0序言 32.0行政人事部架構及部門職責 42.1行政人事部架構 42.2行政人事部職責 43.0行政人事部各崗位職責 53.1行政人事部經理崗位職責 53.2行政人事主管崗位職責 63.3倉庫管理員崗位職責 64.0行政管理制度 74.1辦公室環境管理 74.2采購管理 84.3公務外勤管理要求104.4印章管理要求 114.5倉庫管理制度 124.6職員著裝要求管理

154.7文檔管理制度 174.8工作匯報制度 204.9職員宿舍管理制度225.0人事管理制度 235.1職員招聘、入職步驟 245.2職員入職管理 265.3職員要求制度管理 265.4考勤制度265.5職員調職升職管理 275.6職員檔案管理285.7職員辭職程序 295.8解聘職員程序 295．9獎罰制度 295.10培訓工作內容和任務 336.0職員手冊…………………34一、序言行政人事部是經過以下五個職能要素實施管理工作。1.1招聘及考評這是為了經過實現物業組織目標而募集和配置能力過程，是行政人事管理中先行職能。其關鍵內容為：職務分析：行政人事計劃：招募、考評、選拔和錄用。1.2培訓這是指開發所募集人員品德智能，以提升組織績效工程，是人事管理中關鍵職能。其關鍵內容為：培訓、開發計劃；職前培訓、在職培訓及脫產培訓；職業生涯開發。1.3薪酬和福利這是為職員對組織所作出貢獻而給酬勞過程。而行政人事管理中激勵凝聚智能，其關鍵內容為：激勵工作主動性；工作績效評定；工作薪酬；福利方法。1.4職員關系這是使職員之間和睦相處、協調共事、取得群眾認同過程，是行政人事管理中人際協調職能。其關鍵內容為：新來人員職前教育和社會化；群體中人際關系之友好；矛盾沖突化解和調解。1.5績效評定這是對職員實施合理、公平動態管理過程，是行政人事控制、調整職能。其關鍵內容為：科學合理職員績效素質。二、行政人事部架構及部門職責行政人事部架構行政人事部編制：4人行政人事部編制：4人經理：1人倉管員1人人事主管1人行政主管1人倉管員1人人事主管1人行政主管1人行政人事部職能1.組織安排企業重大會議、專題會議。

2.管理企業行政人事業務，統籌管理服務及保密監督等工作。

3.負責企業固定資產管理，企業后勤事務,并使其運作規范化。

4.協調企業各系統之間關系,促進合作,提升工作效率。

5.參與制訂企業發展計劃和完善管理模式。6.監督檢驗企業規章制度實施情況,建立良好工作秩序。

7.督促做好本系統文件資料保管和歸檔工作。8.各部門日常物品采購、行政費用控制及固定資產管理稽核。9.多種會議及職員活動組織、籌備及后勤支持工作。

10.組織人員招聘、安排面試、考評、上崗。

11.獎勵和獎懲:提出獎罰協議,實施獎罰要求。

12.檢驗:檢驗職員手冊和規章制度是否得到實施。

13.勞資管理:考勤、工資、福利。

14.培訓:崗前培訓、企業培訓、素質培訓、制度培訓等。

15.考評:各部門月度考評、年度考評。

16.挖掘人才,選拔人才,貯備人才。三、行政人事部各崗位職責3.1行政人事部經理崗位職責1．在企業總經理、物業副總領導下工作，接收集團行政人事總監業務指導，負責制訂、推行、檢驗各項行政管理方法及人事制度，監督落實情況；2．依據項目情況，完善各項規章制度，并督促實施；3．負責職員招聘、面試甄選、評定等相關人事管理工作；4．負責職員工資核實；5.定時對職員進行績效考評、對新入職職員進行培訓等工作；6．行政人事部對內、外發文擬稿工作；7．負責物業服務中心報企業及集團月報編制，并對各項計劃落實情況進行跟蹤。8．處理職員投訴，協調職員之間、部門之間及職員和企業之間關系，了解職員思想動態，處理職員提出合理需求；9．負責各部門物資采購把關工作及物品出入倉、領用等手續審核；10．不定時抽查各部門日常工作和程序質量問題、隱患，進行督導，發覺問題提出糾正、預防和處罰提議并監督落實，立即把相關檢驗統計報送副總經理；11．和政府相關部門保持良好外聯關系,掌握最新各項勞動政策，按勞動法推行員工薪金待遇；12．和企業和集團相關部門保持溝通，依據實際管理方針開展工作；13．負責編制部門月度、年度費用預算及實施情況；14.負責服務中心月度、年度工作總結及組織召開年底工作總結大會；15．負責部門和外界單位合作洽談工作；16．檢驗部門工作落實情況，保持部門工作正常有效進行；17．企業安排其它臨時性工作。3.2行政主管崗位職責1．幫助企業行政人事經理工作，企業文件上傳下達，對外發文各部門定稿后報總經理審核簽署送達集團；2.相關部門/領導審批，待相關領導領導審批意見再報物業相關部門跟進；3．跟進各部門費用報銷單（每個月工程材料費用、辦公文具費用、物業部、安管部費用、工衣清洗衣費用、辦公費用等）報銷手續；各類文件整理歸檔等；4．后勤采購：負責管理處所需物品采購，編制采購匯報/計劃報相關領導審批，待審批經過后立即落實到貨，要求倉管員做好各類物資入庫登記及領用手續并負責辦公文具入庫及領用登記，嚴格控制文具等低值易耗品成本；5．辦公室管理：負責辦公室辦公設備維修保養，立即跟進設備報修工作；同時和集團行政部做好工作對接，幫助集團行政部完成集團下達其它工作；6．編寫管理處每七天工作例會會議紀要；每個月行政部月報及管理處月報匯總編制；7．企業宿舍內務定時進行衛生、安全檢驗；8.負責組織企業各類會議召開，并負責會議籌備和安排，做好會議統計，并對會議決定實施情況進行督辦和檢驗；9.負責管理企業多種固定資產，并做到合理使用，提升財產使用效率；10．負責物業服務中心檔案管理工作，及期檢驗、搜集各部門檔案進行歸檔；11.幫助企業關鍵對外接待和公關協調處理，企業團體活動組織；12．完成領導交辦臨時任務。3.3人事主管崗位職責在行政人事部經理領導下，負責企業日常人事事務管理工作。熟悉國家和當地政府相關勞動用工方面政策及勞動用工手續全部程序，并立即向上級領導匯報。幫助行政人事部經理日常人員招聘、解聘工作，并對完善企業勞動用管理方面提出改善提議和意見。負責企業相關休假制度實施及假條審核、送批、分送、存檔、統計等工作。負責辦理企業職員勞動保險、招用工手續等事宜。負責落實企業各部門職員福利政策并和相關部門進行溝通、協調。對勞動工資、勞動保險、職員福利等政策更改情況和集團企業相關政策需改善之處向行政人事經理提出建設性提議及意見。企業人事檔案管理，職員考勤表、考勤統計查對。企業職員績效考評、請假、加班、扣罰等統計，職員工資計算。負責企業職員人事異動（晉職/級、降職、調動）查對、送批、分送、存檔工作。負責企業人事各類表格填報。幫助企業組織落實職員活動各項籌備工作。立即為各部門在人事管理方面提供所需各項服務。完成上級領導交辦其它工作任務。3.4倉庫管理員崗位職責清楚了解倉庫各類物資情況。負責入庫物資驗收工作（質量、數量、規格），發覺問題立即向上級反應。做好入庫物資清點、入庫上架、分類有序標識和堆放工作。掌握物品庫存動態，立即提供給使用部門作申購參考。建立健全物資管理臺賬，按月登記物資收、發、存情況，做到賬實相符，確保帳、物、卡相符，按要求編制每個月報表。做好職員各類制服管理（包含送洗、收發、結算等相關工作）。負責各部門每個月文具匯總、申請、發放等工作。做好倉庫清潔工作，保持貨架堆放物整齊、清潔。保持倉庫通風良好，并做好防火、防潮、防曬、防水、防蟲、防盜等防護方法。4.0行政管理制度辦公室環境管理全部辦公人員有責任和義務維護企業辦公區域整齊和環境衛生,并有權指責批評任何違反公德行為(包含:辦公區域內環境衛生、個人桌面整齊、個人辦公座位周圍環境整齊,地面清潔等)。2.應保持桌面清潔和桌面擺放物品整齊美觀,桌面只能擺放文件夾、筆筒、臺歷、電話,不得擺放和工作無關物品,不得擺放食品等雜物。3.離創辦公桌前應整理辦公桌面,椅子歸位,關上抽屜,關閉電腦,方可離開。4.不得將關鍵文件放在桌面,看過后應鎖進抽屜。5.不得在辦公區域通道處擺放物品,阻礙通行。6.使用完后辦公用具應放回原處,報紙看完后放回報架。7.保持辦公區域衛生,不得隨意亂扔雜物。2.職員行為要求1.辦公區域說話注意控制聲調,不得在上班時間聊天、大聲喧嘩、影響她人工作。2.上班時間職員不得在辦公區內吃東西,包含口香糖、飲料及全部食物。3.不得在辦公區內化妝。4.不得在工作時間閱讀和工作無關報刊。

5.不得無故在其它辦公區域亂串,不得率領和工作無關人員進入企業。

6.必需在吸煙區內吸煙,任何時候全部不得在辦公區域內吸煙。

7.職員在進入辦公區域前請擦凈鞋底,注意不要將水漬、污物帶進辦公區域。

8.隔離板上不許粘貼圖畫、飾物等和工作無關物品。和工作相關資料、紙張只能用透明膠粘貼,嚴禁用圖釘、鐵釘等固定。9．工作業務洽談、來訪應引領客人到接待區洽談。10．下班后關閉門窗、空調、電源等。大宗物品/外委單位招標規范1目標為規范企業物業服務中心大宗物品采購及外委單位管理工作，確保大宗物品采購、外委單位符合要求。2使用范圍物業服務中心3定義A、大宗物品：指單價或一次性采購量在1萬元（含）以上物品采購。B、外委單位：指委托外單位服務工程維保、清潔保養、綠化保養、除四害等單次協議或總額協議在2萬元（含）以上合作單位。4招標管理小組組長：物業副總經理組員：行政人事部經理、財務部經理、申購部門經理5職責招標管理小組全員：參與評標，共同對該次采購作最終決議業主代表：A、管理招標箱鑰匙一把B、參與評標行政人事部：A、負責對本管理制度進行制訂、修訂、推行B、招標箱管理（持招標箱鑰匙一把）C、招標會議召開D、參與評標E、建立《合格供方名目》申購部門：對本部門需采購物品/外委服務提出申請對本部門需采購物品/外委服務作招標計劃對本部門需采購物品/外委服務確定協議，走協議步驟6招標采購操作步驟申購部門提出采購申請項目總經理審核業主代表審核申購部門提出采購申請項目總經理審核業主代表審核1、提出申請1、提出申請將定標結果報集團副總裁、總裁審批行政部邀請投標單位申購部門草擬招標計劃將定標結果報集團副總裁、總裁審批行政部邀請投標單位申購部門草擬招標計劃招標管理小組召開會議，進行開標、評標、定標招標管理小組召開會議，進行開標、評標、定標2、招標2、招標申購部門草擬協議，走協議步驟圣豐集團總裁審批，蓋協議專用章圣豐集團相關部門和領導審核業主代表審核3、簽定協議申購部門草擬協議，走協議步驟圣豐集團總裁審批，蓋協議專用章圣豐集團相關部門和領導審核業主代表審核3、簽定協議采購/外委4、采購/外委采購/外委4、采購/外委7相關表格4.3.1大宗物品采購/外委服務申請單4.3.2投標單位評分表4.3.3招標綜合評審意見表通常物品采購管理要求1、目標規范管理處各部門物品采購程序，確保采購符合要求要求。2、適用范圍適適用于圣豐廣場通常物品采購3、職責3.1各部門依據庫存情況填寫部門采購清單。3.2行政部負責審核所購物品，負責采購、驗收、入庫。3.3財務部負責資金審核。3.4項目總經理負責審批。4、采購物品分類4.1固定資產類指單位價值在1000元以上（含元）且使用期不少于2年，包含電腦網絡設備、辦公家俱、辦公設備、車輛、工程設備、電機等物品。 4.2非固定資產物品/費用類指單位價值在元以下（物品使用期不限）物品/費用。包含低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設備維修費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。4.3采購方法4.3.1長久協議范圍：清潔協議、綠化保單、設備維護（協議期限通常為十二個月）等。4.3.2固定供給商范圍：文具/辦公用具、制服洗滌、對講機購置維保、制服制作、飲用水供給商等。4.3.3通常供給商經市場調查，固定供給商無法供給、或在相同條件下固定供給商價格高時，臨時尋求供給商，采購品單價在500元（含）以上，或總價值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供給商來進行比較、核價。5、其它采購要求5.1盡可能要求按時送貨，如需外出采購，行政部應安排集中物品采購。5.2采購物品均要求供給商提供正式商品銷售發票。5.3對于批量貨物或大宗物品，均要求供給商送貨上門。6、采購程序由申購部門填寫具體《請購單》或提供相關樣品由申購部門填寫具體《請購單》或提供相關樣品行政部跟進往后采購步驟行政部跟進往后采購步驟總價是否總價是否500元以內否是三家報價直接和供給商進行詢價三家報價直接和供給商進行詢價報價分析項目總經理審核報價分析項目總經理審核業主代表審核業主代表審核依審批權限逐層報批依審批權限逐層報批安排貨期安排貨期否否退貨跟進驗收經過否退貨跟進驗收經過否是是登記入倉，填寫入庫記錄表及入倉單登記入倉，填寫入庫記錄表及入倉單公務外勤管理要求1目標加強費用管理，有效控制成本，規范交通費報銷程序。使用范圍圣豐廣場管理處公務交通費報銷范圍A、外出辦理公事；B、外出參與培訓、會議、活動；外出參觀學習；4外出申請及登記因公務外出者，須在《外勤記錄表》（設在行政部）上登記外出時間、起止地點、事由報部門經理審核，經行政部同意后外出，交通工具為公交或地鐵，標準上不許可乘計程車，有特殊或緊急情況必需乘從計程車，需在《外勤記錄表》備注欄寫明原因。5交通費報銷交通費按部門統計，各部門每個月10前填好《交通費報銷明細表》報財務部，附《外勤記錄表》作為附件。每張交通發票背后需當事人署名及寫明日期。6相關表格6.1《交通費報銷明細表》6.2《外勤記錄表》管理處印章使用管理要求1印章使用步驟及說明所屬部門申請填寫所屬部門申請填寫《印章使用申請登記》行政人事部審核行政人事部審核項目總經理同意后蓋章項目總經理同意后蓋章說明：管理處印章“第一太平戴維斯物業顧問（北京）廣東分企業圣豐廣場管理處”用于公布內部文件、通告、管理處內部制度及和相關方往來函件等。2印章保管及使用規范A、印章由項目總經理或其授權代表指定專員負責保管及使用。印章持有些人應將印章妥善保管，不得隨意擺放、磕碰。每次用章前必需嚴格實施管理處用章制度，按對應步驟推行用章手續，嚴禁違規用章。B、印章不得私帶外出或轉交她人，如確因工作急需攜帶外出，需填寫《攜帶印章外出申請表》，具體列明外出使用日期、地點及事由，報請印章持有部門及管理處總經理同意，并交由行政人事部存檔。C、印章保管人因出差、休假離開企業，應在離開企業前按印章交接人次序填寫《印章交接統計表》，并做好印章轉交手續，在印章保管人返回企業后，立即交回印章，并將《印章交接統計表》交行政人事部存檔。3印章保管人要嚴格遵守印章管理要求，認真查對申請蓋章文件\證件內容、份數，對不符合印章使用范圍要給予指正。4加蓋印章應端正、清楚，如蓋章文件上注有年月日，加印位置應“齊年蓋月”。5相關表格5.1《印章使用記錄表》5.2《攜帶印章外出申請表》5.3《印章交接統計表》倉庫管理規范1目標為規范倉庫管理、完善各類物品進、出倉手續。2使用范圍圣豐廣場管理處3存貨備料申請為了杜絕浪費及積壓材料，各部門購置材料，應先到倉庫處查核是否無存貨或不足需要量，依據用量情況提出申請。4物品入庫管理4.1采購員購回物料后，將貨物送入倉庫，同時將送貨清單（送貨清單一定要加蓋貨方印章）交給倉庫管理員；4.2倉庫管理員依據以上單據聯同使用部門人員驗收物品，無誤后填寫進倉單。交采購員署名，由行政部審核，項目總經理審批，然后依據審批后《進倉單》進行記賬；4.3進倉單一式三聯，驗收聯為采購員留存備查之用，記帳聯為采購員報銷之附件，連同發票交財務部，存根聯為保管員記賬之原始憑證。5物品進倉步驟采購員購回物料后，將送貨清單交給倉庫管理員（送貨清單一定要加蓋送貨方印章）采購員購回物料后，將送貨清單交給倉庫管理員（送貨清單一定要加蓋送貨方印章）由倉庫管理員、使用部門人員驗收物品由倉庫管理員、使用部門人員驗收物品質量、數量、規格等有問題，當場要求換/退貨。直至符合要求質量、數量、規格等有問題，當場要求換/退貨。直至符合要求由倉管員填寫物品進倉單，采購員署名確定驗收合格由倉管員填寫物品進倉單，采購員署名確定行政部主管復核確定行政部主管復核確定倉管員依據審批進倉單進行記帳。倉管員依據審批進倉單進行記帳。6物品出倉步驟申領部門填寫出倉單，部門經理確定行政部審核后簽字申領部門填寫出倉單，部門經理確定行政部審核后簽字項目總經理審批領料人憑審批后出倉單到倉庫領料，并和倉管員在出倉單上署名確定出貨。7退庫管理7.1退庫程序和入庫程序相同7.2退庫時不能填寫《進倉單》，而要在《出倉單》上用紅筆填寫，以紅字沖出庫，同時注明退庫字樣及事由；7.3登賬時不能在“入倉欄”填寫增加，而應在“出倉欄”以紅字沖減出庫數，從而增加庫存數；8報廢管理8.1部門報廢物料均需填寫《物料報廢申請表》，經部門主管、行政主管、財務部、項目總經理查實審批后才可辦理報廢銷賬手續。8.2合理報廢，由倉庫管理員按以上程序申請報廢，憑同意單作出庫處理，以沖減存貨；8.3非合理報廢，由倉庫管理員按以上程序申請，行政主管、財務主管在申請表注明處理結果，保管員憑單沖減存貨；9盤點9.1倉管員應常常對所存物品進行清點，并和賬簿進行對比，如賬實不符應主動查找原因。倉管員、財務部每個月月底時對倉庫進行盤點，倉管員填寫《倉庫盤點表》，財務部核實，查出盤虧、盤盈原因，并做出對應處理；9.2盤點時除對實物進行盤點，還需檢驗賬簿，抽查《進倉單》和《出倉單》；9.3每個月底編制《盤點報表》報財務部審核后由項目總經理確實。附表一：《進倉單》附表二：《出倉單》附表三：《實物資產報廢申請表》附表四：《倉庫資產盤點表》附表五：《盤點報表》職員著裝標準及制服管理

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著裝標準職位制服配置上裝下裝襯衫領花/領呔附件女經理深灰黑西裝深灰黑西裙白色長袖黑色中跟皮鞋、黑色絲襪其它女職員深藍色西裝/背心深藍色西裙淺藍色長袖領花黑色中跟皮鞋、黑色絲襪男經理深灰黑西裝深灰黑西褲白色長袖領呔黑色皮鞋灰黑西裝灰黑西褲淺藍色長袖領呔黑色皮鞋安管員夏裝-藍黑西褲淺藍色短袖領呔肩章、黑色皮帶、黑色皮鞋冬裝藍色毛衣淺藍色色長袖配置軍大衣供當值人員輪番使用工程領班、技工冬裝：深藍色長袖套裝工程絕緣鞋夏裝：深藍色短袖套裝2職員著裝、形象要求1.職員上班時間必需穿制服，制服要整齊、紐扣要扣齊、不許可敞開外衣，非工作需要不許可將袖子、褲腳卷起及將衣服搭在肩上；2.男職員之頭發：宜常修剪，每日刮胡須,發腳長度以不蓋過耳部及衣領為標準；3.女職員之頭發：長發則以束發為標準；4.職員頭發不許可染除黑色外其它顏色,全部職員不許可剃光頭；5.女職員宜保持淡雅清妝，不宜濃妝艷抹；6.職員均不應留長指甲,須常常修剪，保持衛生，指甲油只可涂指甲原色色系;7.職員需按崗位要求穿鞋、鞋子上清潔無污漬，皮鞋以黑色為主擦光亮，不能光腳穿鞋及穿拖鞋，鞋帶必需系好；8.女職員穿黑色絲襪，男職員須穿深色色系襪子；9.職員必需注意個人衛生，不可使用過濃香水；10.職員證應佩戴于左胸上方位置，不得佩戴過份或夸張飾物；11.不許可穿著制服，離開企業范圍做和工作無關事情；12.職員制服如有損壞或遺失，須按制服原價或折舊賠償；制服領取、歸還A、職員入職后，到管理處負二層倉庫辦理領取手續；B、職員離職時必需將已清洗潔凈之制服完整無缺交回行政人事部倉管員處。制服清洗時間清洗時間送洗時間領取時間送洗/領取地點責任人每七天一、三、五14：00-16：00每七天一、三、五14：00-16：00負二層物業倉庫劉秀珍4．相關表格4.1職員制服領取表4.2職員洗衣記錄表檔案管理制度4.7.1全部發文全部必需要文件編號，該文件編號由管理處之代碼、編寫部門之代碼、文件類別代碼、編寫年份、文件序號共5項組成。文件編號各代碼具體以下：部門代碼文件類型其它SR—圣豐AP—行政人事部CS—客服部ED—工程部SD—安管部FD—財務部L—信函NT—通告MO—備忘錄AP—請示LR—匯報LS—提議LP—計劃RR—規章制度FO—表格CM—企業會議紀要DM—部門會議紀要CT—協議12—出文年份001—文件序號4.7.2檔案目錄管理工程圖紙類工程圖紙類SF/GC/H/001B、每一個文件柜內必需附有該柜文件盒目錄：如會議紀要、收文、發文、巡查統計等，貼在文件柜內壁；序號文件盒名稱文件盒次序號每一個檔案文件夾/盒內必需附有相關分目錄。分目錄按收、發文時間次序填寫以下，放在文件盒內首頁，方便查閱序號文件名文件頁碼標簽規格要求：標簽寬：4標簽規格要求：標簽寬：4.5cm標簽高：22cm文件類型字體要求：宋體初號字加粗存放期限字體要求：宋體五號字加粗管理處及部門字體要求：宋體四號字加粗編號字體要求：宋體四號字加粗編號說明：AP//01A部門年份編號說明：AP//01A部門年份序號存放期限：3年圣豐廣場管理處行政人事部AP//01A4.7.4臨時存檔可查閱文件盒統一標簽以下：標簽規格要求：標簽規格要求：標簽寬：4.5cm標簽高：22cm文件類型字體要求：宋體初號字加粗管理處及部門字體要求：宋體四號字加粗會議紀要圣豐廣場管理處行政人事部4.7.5覽室檔案保管期限和歸檔要求1、各部門文件需每六個月存檔一次，全部歸放于統一檔案室，由行政人事部分別于6月和12月牽頭進行歸檔。2、各部門依據文件關鍵性，進行保管期限劃分為永久保留和定時保留兩種。4.7.6檔案保管

檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案相互混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提升級案安全性，對破損檔案應立即修補。4.7.7檔案借閱/復制文件借閱/復印申請表序號借閱/復印文件名稱借閱/復印份數借閱/復印日期1234借閱/復印原因申請人：部門責任人：項目總經理：日期：日期：日期：

借閱/復制人持由項目總經理指示文件借閱/復印單到行政人事部進行借閱：4.7.8檔案銷毀(1)超出保管期限檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限，每十二個月編制銷毀計劃及清單，報行政部審核。

(2)行政部審核無誤后報項目總經理審批。

(3)項目總經理審批同意后由行政部指定2名監銷人員（檔案管理員、行政部經理）將超出保留期限檔案銷毀。

(4)監銷人員確定銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。文件銷毀申請表序號文件名稱份(卷)數日期備注申請人：行政部審核：項目總經理：監銷人：4.7.9對外發文格式要求在一切對外文書中，統一使用黑體字，字號為小四，行距為1.5倍，在敘述關鍵內文可使用粗體和下劃線。版面設定頁邊距為：左2.5厘米，右2.5厘米，上2厘米，每段落之間為一行距離，正文格式為左齊。文書完結時，需隔兩行才寫上發信人企業名稱和職位名稱，發信人名稱需和企業名稱和職位名稱相隔兩行距離并放在左下，日期則放在發信人下一行左下。信函結束語可視信函具體內容而定（如：順祝商祺）。頁腳—地址：廣州市天河區廣州大道中988號圣豐廣場電話;（020）22998091傳真:（020）229980904.7.10文件接收1、全部外來文件須先交行政人事部進行文件初步過濾，交項目總經理指示；2、行政人事部對經項目總經理指示要辦理文件進行跟蹤催辦，并把結果向項目總經理匯報；4.7.11文件簽發1、對外發文必需按上述第九條發文格式要求進行，以管理處名義對外發文須先到行政人事部登記及索取發文編號。如管理處對外發信函編號為：SR/L/12/001圣豐信函年份序號對外發文之文件須經項目總經理簽批后，行政人事部復印留底存檔，交給相關跟進部門發送相關單位簽收。4.8工作匯報制度4.8.1為加強企業總部和管理處之間及管理處內部各部門間信息交流，強化企業總部對管理處指導和監督，有效引導管理處自我工作監督和檢驗，特制訂本制度。4.8.2本制度適適用于各管理處各部門向項目經理定時工作匯報、管理處項目經理向總企業及管委會定時工作匯報。4.84.8工作匯報包含年度工作匯報、月報、重大投訴、突發事件、全部預算外開支。工作匯報內容部門經理工作匯報內容年度工作計劃及工作目標；年度工作總結，經典材料；日常管理工作相關情況；各項重大活動具體安排和進展情況；工作過程中碰到之難題及處理情況或所需之幫助；專題工作請示、匯報、意見和提議；其它適時性工作情況。（注:重大投訴及突發事件于發生后次日，需以文字形式提交對應匯報。)為了愈加好地總結工作經驗，不停提升服務工作質量，六個月度工作匯報及年度工作匯報還應包含“工作問題分析總結”。4.8部門經理直接向項目經理匯報工作；工作匯報應嚴格根據“逐層匯報”制實施，通常情況下，不得越級匯報。在總企業或管委會特殊要求下，部門經理能夠直接向總企業或管委會提交工作匯報。4.81）月度工作匯報：管理處各部門于次月5日前向項目總經理辦公室提交本部門上月工作匯報。2）年度工作匯報：各部門應于2月10日前向項總目經理辦公室提交上十二個月度工作匯報，項目總經理應于2月20前向總企業提交上十二個月度工作匯報。職員宿舍管理制度為做好職員集體宿舍管理工作，發明一個衛生、舒適、安寧居住環境，特制訂以下管理要求，入住宿舍職員共同配合遵守：宿舍管理：要入住宿舍職員，向管理處申請同意方可入住，管理處有權隨時取消職員入住資格。住宿職員離職時，應在辦妥離職手續后當日18:00前搬離職員宿舍。宿舍床位由管理處統一調配，不得私自占用、調換及私自增加家俱。由管理處選派一名入住宿舍職員擔任舍長（關鍵為部門領班），對宿舍進行管理。宿舍紀律及要求：《職員手冊》及企業規章制度適適用于宿舍管理，對違反要求，不服從管理按章處理，情節嚴重者，將造成解除《勞動協議》。嚴禁宿舍內任何形式賭博、喝酒、收放黃色影碟和錄像帶、打架斗毆及進行其它不利于身心健康活動，違者將造成解除《勞動協議》。注意公共衛生，不得隨地亂扔煙頭、亂丟垃圾、吐痰及向窗外投扔雜物。嚴禁外來人員在宿舍內逗留，如發覺立即取消相關人員入住宿舍資格。未經管理處同意入住宿舍職員，嚴禁進入宿舍，不然，紀律處分（管理層除外）。宿舍寢室內嚴禁大聲喧嘩影響她人休息，不然，取消入住資格。宿舍職員注意宿舍安全，做好防盜、防火、防事故等安全工作，嚴禁在宿舍存放易燃易爆等危險物品，嚴禁在宿舍內私自亂拉電線和使用大功率電器。發覺宿舍內職員有違紀行為或其它異常情況，應立即匯報舍長，舍長應將情況向部門經理反應，由部門經理依據管理處相關要求做出處理提議后，報行政人事部處理。附件一：《職員宿舍入住申請表》附件二：《職員宿舍入住記錄表》5.0 人事管理制度物業企業成立后向社會公開招聘人員，物業管理企業采取固定時限協議制聘用制度，簽署勞動協議，約定協議終止時間、條件。在協議期內推行協議義務，享受協議權利。采取人員能進能出，能上能下，工資能高能低聘用程序制度。物業管理企業人員請得進，留得住，流得出，用得活。有利于物業管理企業精減人員、降低成本、提升效益、激勵勢氣。5.1職員招聘、入職步驟由用人部門填寫人員需求表——經行政人事部審核——項目總經理同意——行政人事部按部門要求進行招聘。附件一：《人員需求表》5.1.1職員入職步驟由行政人事部通知適宜人選在指定時間辦公室報到，并指導其填寫職位申請表——部門責任人面試——行政人事部面試——項目總經理簽批——行政人事部通知上班時間及辦理入職手續所需資料。附件一：《職位申請表及面試估評》5.1.2協議簽約依據《勞動法》要求和正式錄用職員簽署勞動協議書，勞動協議書應包含以下內容：勞動協議期限；工作內容；勞動保護和勞動條件；勞動酬勞；勞動紀律；勞動協議終止條件；違反勞動協議責任。勞動協議前面要求必備條款外，當事人能夠協商約定其它內容。物業管理企業和勞動者簽訂勞動協議，必需遵照兩個標準：一是平等自愿，協商一致；二是符正當律、行政法規要求。勞動協議必需由職員親自署名或蓋章，企業代表簽章，并加蓋人事資源管理部門印章及注明簽約日期后方可生效。雙方簽署后，交由政府勞動法律部門簽證。附件一：《勞動協議》附件二：《續訂勞動協議通知書》5.2職員入職管理（包含試用期）從通知職員正式錄用開始依次辦理職員報到手續，收取職員身份證、學歷證實崗位資格證、崗位操作證、駕駛執照、勞動手冊（下崗、待業證實）、養老保險關系轉移單、獨生兒女證等，相關證件、資料復印后原件應歸還職員，然后發制服、職員手冊及管理要求、職員卡、更衣柜鑰匙等，并要求職員在物資卡上署名后存檔，接著安排入職培訓，完成后到各自部門崗位上報道。附件一：《新入職職員辦理表》5.3職員要求制度管理物業管理企業運作等程序管理，是以規章制度形式等給予落實實施。企業為不一樣性質內容崗位（工種），制訂各級崗位責任制，各部門、各工種職員在工作崗位上行為全部有必需遵照崗位責任制條款要求。相關職員紀律管理日常規章制度通常包含在《職員手冊》中。物業管理企業編印《職員手冊》，發給全體職員人手一冊，介紹企業多種章程和要求，尤其對必需遵守紀律管理和多種規章制度，簡明明白地逐條羅列，便于職員集中學習，在日常工作中參考對比。《職員手冊》內容包含職員守則、勞動條例、職員福利、安全守則、獎懲條例。附件一：《職員手冊》5.4 考勤制度5.4.1管理處全體職員實施上下班打卡制度。職員上下班均需親自打卡，不能委托她人或替她人打卡，一經發覺替打卡情況，管理處將給警告處理。發覺打卡統計有問題，應即向行政人事部匯報，若遇行政人事部休班期間，須立即向當值領班匯報。5.4.2職員無故出現遲到或早退行為，所屬部門應作出對應警告并報行政人事部立案，遲到或早退3分鐘以內（但每個月不可超出2次）不扣錢，每個月遲到或早退3分鐘（含）以內已累計超出2次，第3次起按每分鐘扣1元工資計算在當月工資中扣除；每次遲到或早退3分鐘以上，每分鐘扣1元，遲到或早退10分鐘扣10元，以這類推。5.4.3因工作關系需要外出辦事，需先到行政人事部登記，打卡后外出辦事。如因工作需要未能在外出前打卡或外勤后未能回企業打卡下班，需事先取得部門經理同意，并于次日交回部門經理簽認，不然，將按曠工處理。5.4.4上、下班沒有打卡統計，同時在1天內不辦理請假或補簽手續，一律視為曠工處理.5.4.5職員請假應填寫《假期申請表》，報管理處領導同意，請假1天以內，由部門經理及行政人事部同意，請假2天（含2天）以上需經項目經理同意，全部請假均需報行政人事部立案，部門主管級以上人員不管請假或出差，均需報項目經理同意。5.4.6因緊急情況未能事先請假，必需事后2個工作日內補假，沒有補假或不經同意缺勤按曠工處理;超出請假時間且又未續假者亦以曠工處理。5.4.7住院病假處理：急病入院時，需通知部門立案，如非急病，應辦妥請假手續后方可入院診療。醫療期限按國家相關要求處理。假別要求天數應交證實核準權限備注事假有特殊原因及理由方可請事假1天（含）以內部門經理和行政人事經理，2天或以上管理處項目經理事假整年不超出20天，事假為無薪假期。病假轉正后每個月享受1天有薪病假區級以上醫院證實及醫藥費單、病歷（查對后返還）1天（含）以內部門經理和行政人事經理，2天或以上管理處項目經理病假不累計，轉正后每十二個月不超出6天，超出6天按事假處理。婚假3天、符合國家晚婚要求13天結婚證部門經理、行政人事經理、管理處項目經理公休日和節假日計算在內。產假90天準生證等部門經理、行政人事經理、管理處項目經理視其實際生產情況增加假期。年假7天/年協議期滿十二個月部門經理，行政人事經理，管理處項目經理視其工作年限增加而增加，最長10天。喪假1-3天死亡證實部門經理、行政人事經理、管理處項目經理親屬（指父母、兒女、配偶、爺爺、奶奶、外公、外婆、弟兄、姐妹）。5.4.8假別工資餐費津貼事假扣當日工資不發病假有薪病假不扣工資，無薪病假扣全天工資。不發婚假不扣不發產假不扣不發年假不扣不發喪假不扣不發工傷不扣不發曠工扣當日工資不發*若職員因嚴重違紀而被即時解聘，不會獲任何經濟賠償。5.5職員調職升職管理行政人事部門協同職員所在部門，對職員進行升職（或調職）考評。由職員所在部門主管填寫升職/調職申請表，經行政人事部門、總經理等必需審批手續后，同意升職或調職，并按新職位試用期標準考驗。通常在30天后確定新職位，進行晉級加薪。附件一：《職員考評表》職員檔案管理職員檔案通常可由職員人事檔案、工作檔案和培訓檔案等三個關鍵內容組合而成一個獨立檔案卷宗。職員培訓檔案將和其工作檔案一起作為對職員晉升、提級、加薪時參考依據，也是行政人事部門人才發掘和調配原始依據。人事統計關鍵內容包含：職員人數及其變動情況統計，打印月末人數情況及做出流動率統計。職員結構統計，即相關職員性別、年紀、文化程度、政治情況、工作年限、專業技能、其它方面統計(如:職員出勤情況統計、職員獎懲情況統計、職員接收培訓情況統計)人事統計工作步驟是：對統計調查和搜集，以統計資料系統加工和綜合，對統計資料計算和分析。5.7職員辭職程序職員辭職通常程序為：職員本人向部門經理提出書面辭職請求——職員所在部門出具離職還物表——職員在結束工作后，歸還發給全部物品，并經相關部門會簽，在行政人事部門辦理離職手續。附件一：《職員辭職申請表》附件二：《職員離職手續辦理表》5.8解聘職員程序解聘職員通常程序為：部門經理提出解聘職員匯報——經由項目總經理同意后轉入行政人事部門、財務部門等立案——職員歸還發給全部物品——行政人事部門辦理退工手續——通知保安部門以后嚴禁放行被解聘職員進入企業。5．9獎罰制度目標為確保管理處正常運作及維持良好經營條件，達成高質量工作效率和服務，管理處尤其制訂了給職員遵守行為準則，期望職員認真依據推行。紀律處分是為糾正不良行為以維護管理處職員精誠合作、和睦共處及整體利益，對違反紀律者，將按下列要求實施處分。5.9.1獎勵：對有下列表現之一職員，將酌情給獎勵（包含但不限于口頭表彰、書面嘉獎、現金/物質獎勵、晉升）。1、遵紀遵法，模范實施管理處各項規章制度，注意維護企業聲譽，勇于阻止一切有損大廈行為者。2、因主動向管理處提出合理化提議，并被管理處采納者。3、維護管理處利益和榮譽，保護管理處財產，預防事故發生和挽回經濟損失有功者。4、為管理處作出貢獻，經項目經理評定認為應給獎勵者。5、大廈管理工作中創優異成績者。6、拾金不昧者。7、接收業戶書面表彰，為管理處贏得榮譽者。8、在代表管理處參與各項競賽評選中，為管理處贏得榮譽貢獻者。5.9.2凡含有下列行為之一，將視情節輕重按下列規則給予紀律處分：口頭警告（受此警告者將扣當月工資30元）1、當值時個人儀容儀表不整齊或不按要求著裝，佩戴職員證者。2、不使用指定之職員通道。3、未經同意穿著制服外出者。4、未能保持儲物柜或辦公地點整齊者。5、未經同意不參與企業組織業務知識培訓者。6、工作態度不認真（如工作時聽收音機、錄音機、看和工作無關報紙、雜志及業務外用書或吃零食等）7、高聲和客人對話或肆無忌憚地和客人過分親昵。8、當值期間反鎖值班室門，有意用物品遮擋辦公場所之門窗。9、不根據部門主管所要求時間用餐。10、在物業區域內亂停車輛。11、對下屬不管理、不批評、發覺違紀行為不阻止、不按規章處罰。12、在企業安排培訓課中遲到、早退或無故缺席。13、其它輕微違紀行為者。書面警告：（受此警告者將扣當月工資50元）1、無故遲到或早退每次或每個月累計5小時內。2、違反考勤制度，要求她人或代她人打考勤卡者。3、擅離工作崗位或到其它部門閑蕩。4、下班后逗留在企業范圍內無所事事。5、私自私調儲物柜或在柜內存放食物或飲料。6、占用大廈電話作私人用途。7、隨意吐痰、亂丟垃圾、涂鴉或破壞衛生整齊。8、工作散漫、粗心大意經口頭警告不更正。9、不正確地使用任何設備用具造成辦公設備損壞。10、違反安全守則造成事故但未給企業帶來嚴重損失。11、在企業內粗言穢語。12、當值時打瞌睡。13、未經許可，在職員布告板或企業其它地方張貼、更改、取走或撕去任何物品。14、違反吸煙條例，在當值時間、公共地點或指定非吸煙區內抽煙。15、違反工作規程。16、未經許可或無故進入用戶單位。17、未經許可，在物業區域內私自派發任何種類之文字或印刷品。18、有意消極怠工或停止工作。19、未經許可，私自將企業物品移往別處或挪作她用。20、不遵守保密要求，探詢她人薪資收入或泄露自己薪資收入。21、十二個月內犯兩次口頭警告以上，第三次起為書面警告。最終警告：（受此警告者將扣當月工資100元）1、無故遲到或早退每次或每個月累計5-8小時。2、有意頂撞上司、同事，對客人表現不禮貌，遭投訴者。3、使用專供客人使用之設備和物品。4、工作有不負責任擅離職守等行為者。5、未經許可，私自闖進企業禁區。6、疏忽、不慎損毀大廈或客人財物。7、喧華、粗言穢語騷擾到管理處安寧。8、不服從主管或上司之合理指令。9、私自攜友或其它人員到管理處工作地點或管理處宿舍內進行和工作無關之行為。10、挑撥打架或煽動、參與管理處內吵架事件。11、發表虛假或誹謗之言論，影響企業、客人、或其它職員聲譽。12、未經主管同意私自配儲物柜鎖匙或管理處內任何鎖匙。13、存放未經同意之違禁物品、臟物于儲物柜內或管理處其它地方。14、在管理處范圍內未得企業同意作任何形式之募捐。15、違反工作規程,造成嚴重后果。16、無故曠工。17、虛報個人資料，假冒署名等欺騙行為。18、在企業內部、管理處內部挑撥離間，破壞團結。19、兼職于其它企業或從事其它工作，并影響本職任務完成。20、長久不能按要求完成指定工作，工作不主動不主動，缺乏關鍵管理知識或業務技巧，經培訓后仍未見改善。21、擅用企業名義在外從事其它活動。22、十二個月內犯書面警告兩次以上，第三次起為最終警告。無薪停職在以下任何一個情況，企業有權對職員施以無薪停職。1、聽候刑事案中審判結果者。2、拒絕接收企業制訂之嚴格檢驗、診治或防疫