行政管理制度總那么為加強公司行政后勤標準化管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，給員工創造一個舒適的生活環境，公司現制定本制度。禮儀紀律〔一〕遵守國家法律、法規，遵守公司的各項規章制度及所屬部門的管理實施細那么〔二〕熱愛公司，熱愛本職工作，關心并積極參與公司的各項管理。〔三〕樹立全局觀念，服從指揮，主動配合，共同搞好相關工作，充分發揮團隊精神。（四）遵守社會公德，團結友愛，相互尊重，禮貌待人，樹立公司良好形象。（五）保守公司商業機密，愛惜公司財物，自覺維護公司的團結穩定及良性運作。〔六〕不營私舞弊，不濫用職權，不拉幫結派，自覺維護公司的團結穩定及良性運作。（七）遵守職責，不越權行事，如遇緊急情況，妥善處理后要及時向上級報告。（八）實事求是，不搞形式主義;堅持原那么，不以工作之便謀私利。〔九〕不得將公司物品擅自帶出公司，不得將公司資料據為已有，對內封鎖，對外泄露。〔十〕不任意翻閱、復制不屬于本職范圍的文件、函電。〔十一〕工作時間要精神飽滿，穿著得體，談吐文明，舉止莊重。〔十二〕在辦公場合不允許大聲喧講、交談、接聽影響他人工作。〔十三〕嚴格要求自己，積極進取，努力鉆研業務，與公司共同成長。二、會議管理〔一〕會議分類：1、周會時間：每周一上午九點。與會人員：公司全體員工會議安排：總結本周的工作完成情況及需要解決的重大問題，下周工作方案；集中解決各部門的協調問題、疑難問題；安排下周工作；2、年終銷售總結會時間：〔待定〕與會人員：總經理、營銷部全體員工等。會議安排：總經理組織，提前安排內容，辦公室應在會議召開日一周以前向與會人員發出會議通知，并在該通知中列明會議召開日期、時間、地點和會議內容。各參會人員需提前準備總結材料及上報，以備討論。總結本年度業務情況及對每個業務人員進展業績點評，公布業績，評選銷售能手并予以獎勵，對未完成公司銷售任務的實施相應懲罰或補救措施。對下一年度銷售工作進展預測，研討行業開展趨勢及銷售工作的對策，安排下達下一年度工作方案。3、臨時會議總經理根據實際情況，臨時組織召開，由辦公室負責通知參會人員，對重大事宜須專題討論研究。〔二〕會議紀律1、辦公室須及時發出會議通知，并向與會者明確會議召開的時間、地點、參加人員、會議內容以及與會人員須攜帶的文件材料和其他相關事項。2、會議由總經理召集并主持召開，總經理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持會議。3、辦公室須認真做好會議記錄，并做到會議完畢后的會議記錄的整理備案、文件退收工作、會議文件的匯編，完善會務工作。4、所有與會人員要嚴格遵守會議的開場時間，無故不得遲到、早退。遲到人員計入會議記錄。5、不得無故缺席，特殊情況必須事先向行政部說明。6、會議決議事項，與會人員應在會后立即執行，不得拖延或敷衍了事。7、會議期間須將手機關掉。8、會議期間嚴禁吸煙，不可隨意中途離席。9、內部會議內容須做到保密。10、 與會人員須保護會議室的設施，保持會議室清潔。〔三〕會議記錄1、會議由辦公室制作會議記錄。會議記錄必須使用專用記錄本。會議記錄應記載會議時間，地點，與會人員，會議所議事項。2、會后要及時撰寫會議紀要。會議紀要必須準確、清楚，充分表達會議討論的情況。3、會議紀要的結論經與會人員確認無誤，經辦公室審核后，存檔。〔四〕會議跟進1、會議議定事項由辦公室主持分解到相關部門落實辦理。2、辦公室指定專人負責催辦并收集情況，可按照紀要，填寫有關事項催辦卡片。3、辦結事項及時向有關領導反應，并按月做出總結報告，綜合向領導匯報。4、重要事件可分屢次反應，使領導及時了解辦理情況。文件收發管理公司的文件由辦公室擬稿，由總經理簽發。業務文件由有關部門擬稿，部門經理審核，簽發。屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密〞字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密管理規定，由專人印制、報送。經簽發的文件原稿送辦公室存檔。外來的文件由辦公室負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦。文件打印、復印及管理公司提倡無紙化辦公，非需要均使用電子版文件。除重要文件打印、復印使用白紙外，其他資料的打印、復印請使用單面紙以降低紙張消耗。制止利用公司設備打印、復印或私人文件，制止私自為外單位打印或文件資料。特殊情況需經總經理批準。在外打字復印等所發生的費用，須做出詳細登記〔登記內容：日期、頁數？全額？用途〕，報經辦公室，給予報銷。檔案管理歸檔范圍：公司的業務方案、經營情況、工程情況、通告、通知、會議記錄、簡報、重要記錄、接待來訪記錄、決議、決定、協議、合同、公司發文、客戶資料、各類規章制度、方法、人事檔案、工資資料、財務資料、公司行政文件以及添置設備、財產的產權等具有參考價值的文件材料。檔案統一由辦公室指定專人負責管理，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證平安。檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。檔案保管工作應做到四不：不散〔不使檔案分散〕，不亂〔不使檔案互相混亂〕，不丟〔檔案不喪失不泄密〕，不壞〔不使檔案遭到破壞〕。加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作，以提高檔案的平安性，對破損檔案應及時修補，保持整潔、衛生。檔案的借閱與索取1、向辦公室保管人員辦理相關的借閱手續后，方可提檔。2、借閱檔案必須保護，保持整潔，嚴禁涂改、擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制，屬機密檔案的，須經總經理批準前方可摘錄和復制。3、一般內部檔案經辦公室負責人批準后可摘錄和復制。檔案的銷毀任何組織和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。對超過保存期限的檔案，檔案管理人員需填寫檔案銷毀申請單，經總經理批準前方可銷毀。經批準銷毀的公司檔案，檔案人員須認真核對，將批準的檔案銷毀申請單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，并由專人監視銷毀。保密管理保密范圍：公司重大決策中的秘密事項；公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營工程及經營決策；公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；公司的客戶信息及資料；公司的工程信息及資料；公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料；公司內部管理制度；其他經公司確定應當保密的事項。保密措施屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、手法、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由辦公室或部門負責人指定專人執行；非總經理批準，不得復制和摘抄；不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密；公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經理。對于泄露公司機密文件、資料者，并給公司造成經濟損失的，按照公司獎懲制度進展處理，并且公司有權追究當事人的經濟和法律責任。印鑒管理公司現有公章〔公司行政章〕、公司合同專用章。印章由辦公室保管，印章應妥善保管，不得隨便放置。需要施印時按程序由總經理簽字前方可施印。公司行政章〔以下簡稱公章〕是代表公司對外聯系的主要印鑒，凡屬以公司名義發文、介紹信、證明以及以公司名義發出的任何函件均需加蓋公章，使用時需經總經理〔或總經理委托授權〕簽發。公章合同專用章適用于公司與客戶簽訂的業務合同，使用時需經總經理〔或總經理委托授權〕簽發。印章原那么上不得外借、外帶，如需外帶，必須經總經理批準后，到辦公室辦理借用登記手續前方可帶出。市內借出使用不能再工作時間以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。使用印章必須由用印人嚴格履行登記手續，由他人代替登記的，需做出詳細說明。實行誰用印，誰登記，誰負責。公司所有加蓋印鑒的文書應統一編號登記，以備查詢，存檔。在公章使用中，如發現欺騙行為和弄虛作假現象一律嚴肅處理，造成的一切經濟損失，由有關人員承當責任。不允許在空白文書、支票、合同等上加蓋印章，特殊情況需經總經理簽批方可借出。歸還公章時，須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查。凡發現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發生問題，將嚴肅追究借用人的責任。（十）印章保管人外出時，應將印章交給指定的臨時代管人保管。（十一） 印章如遇喪失、損壞或被盜時，應及時向總經理匯報予以備案，辦理補刻手續并在報刊上發表遺失聲明。（十二） 各部門新刻或改制印章，須報公司總經理批準前方可辦理，并由辦公室登記備案。（十三） 印章管理人員應做到堅持原那么，立場堅決，嚴格管理，保守秘密。印章持有人違反管理制度，造成印章遺失或使用不當，公司將按嚴重違規處分，并追究相應的經濟責任和法律責任。辦公用品管理〔一〕本制度中的辦公用品指日常辦公用品及一些低值易消耗品，包括辦公文具用品、打字〔復印〕用紙、待客物品等。〔二〕購置1、凡公司購置的辦公用品，原那么上均納入公司年度購物方案，并添置年度購物呈報表。各部負責人將該部門年度所需要的辦公用品指定方案提交辦公室，由辦公室人員核對購置物品，查閱“供給商資料〞、“采購記錄〞及其他有關資料后，開場辦理詢價并進展議價，再整理報價資料，經辦公室負責人核準，報總經理批準簽字后，方可購置。辦公用品由辦公室統一購置，未經批準不得隨意購置〔特殊情況除外〕。臨時急需購置之物品，在保證質量的前提下，價格要低于或等于市場價，不得以高于市場的價格購置物品。在購置物品前要填寫辦公用品請購單，經辦公室負責人核準，報總經理批準簽字前方可購置，并作為報賬的原始憑證之一。物品的采購原那么上不得由一個人購置。如所購物品屬瑕疵產品或偽劣產品，由采購的人員負責退貨，假設給公司造成經濟損失，由采購人員照價賠償。采購人員將物品購回后要填寫物品入庫單，憑銷貨發票和入庫單按規定辦理報銷手續。

7、負責購置辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、7、〔三〕發放1、辦公室嚴格執行辦公用品領用手續，厲行節約，遵循領用定時、限額、限量原那么。領用者應妥善保管并節約使用辦公用品。2、根據實際工作需要分發給各個部門，各部門要由專人負責領取物品，并在領取單上簽字，由辦公室登記造冊保管。3、除正常配給的辦公用品外，假設還需用其它用品的須經辦公室負責人批準前方可領用。4、公司新聘員工的辦公用品，辦公室根據部門負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。新員工需在領用表中簽字確認。〔四〕保管1、公司辦公用品均由辦公室統一管理。2、各部門辦公用品或財產要認真管理，實行部門領導負責制，辦公財產在保修期內如有損壞由保修單位負責維修，保修期后如因部門原因或個人原因損壞、喪失，由部門或個人負責。3、單位任何辦公用品及財產不得流失或據為己有，否那么，將追究相關人員責任。4、因工作需要配備給個人的用品，在工作調動或離崗之前，必須歸還單位辦公室。5、辦公室要將公司所有財務分類記賬，定期盤點、核查，并將核查情況匯總上報總經理。6、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意平安、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事、不允許非工作人員進入庫存處。如庫存辦公用品發生喪失，由管理人員承當賠償責任。辦公用固定資產管理〔一〕辦公用固定資產是指公司各部門在日常工作中用于辦公和效勞的各類設備和設施。具體包括桌椅、公文柜、機、電腦、打印機、復印機等。〔二〕購置1、辦公用固定資產由辦公室整體方案案標準統一配置。2、各部門可根據工作實際需要提出設備購置申請方案，經辦公室審定，報總經理批準后，由辦公室組織相應人員盡享采購。〔三〕維修1、各設備需定期檢查、及時維修，確保工作業務正常進展。2、設備出現故障，超出保修期的，由辦公室聯系設備專業維修公司進展檢修，并做好設備維修記錄臺賬。3、維修費超過設備原值10%的，辦公室應按使用年限、損壞程度確定是否需要維修。4、由個人損毀的，應當由當事人酌情賠償。〔四〕報廢1、設備出現故障無法維修或維修本錢過高，且符合報廢條件的，由設備管理者提出申請，填寫設備報廢申請表，辦公室負責人簽字后報總經理審批。2、公司辦公室會同有關專業技術人員或主要使用人員對設備使用年限、維修情況等進展鑒定，并報總經理審批后，將報廢設備交辦公室有關人員處理，如報廢設備能出售的，將收回的款項入賬。同時，對報廢設備登記備案、審批表存檔。〔五〕其他1、辦公室每年年底對固定資產進展兩次全面盤點〔由兩人以上參加〕，核對財產數量。2、各項固定資產的質量保證書等資料統一由辦公室保管。3、使用辦公設備的所有人員均須按相關要求操作。4、員工要保護所有公司的公共設備，離開辦公室時，要檢查關閉所有設備電源及容易發生危險的器具，保證平安。5、任何人未經領導批準，不能將專用辦公設備帶出辦公地點，否那么一切后果自負。6、未經公司同意，不得將資產外借和供無關人員使用。7、員工離開公司后，需把領用的辦公設備悉數交還辦公室，假設有損壞或喪失，負責賠償。8、辦公設備如需遷移，需經辦公室辦理遷移手續后，方可執行。十、圖書管理〔一〕申購1、部門負責人依據本部門業務開展需要提出購書申請，經辦公室根據"圖書目錄"檢查，假設沒有一樣的圖書，報總經理同意后，方可購書。2、圖書購置工作原那么上由申請人執行，事后將購置的圖書報辦公室圖書管理人員登記，加蓋公司藏書章。〔二〕管理1、圖書的日常管理工作由辦公室設專人負責，將圖書進展編號，然后登記在"圖書目錄"中，內容包括：編號、書目名稱、冊數、、單價等欄目。每次新購圖書，均需進展編號登記后，再辦理借閱手續。2、辦公室每季度對圖書進展一次清點，每半年將清點結果記錄于"圖書目錄"。辦公室每季末將圖書目錄提供給各部門，供部門選擇借閱。〔三〕借閱1、圖書出庫一律辦理借閱手續，否那么不準出庫。2、借閱人借書時，應填寫借閱登記表后，方可將書借走。3、圖書借閱一般最多同時三本，一次借閱時間不得超過一個月，到期可辦理續借登記手續，如需繼續借用，須向綜合辦公室圖書管理人員辦理續借手續。〔四〕責任1、借閱人應愛惜公司財產，不得在圖書中勾畫、涂改、撕毀、損壞；因不慎喪失圖書，照價賠償。2、借閱人應按時歸還圖書。經辦公室兩次催交不還的，視為喪失，照圖書原價賠償。3、借閱人將圖書歸還，應在借閱登記表上登記。十一、行政接待工作管理〔一〕行政接待工作的主要任務1、安排業務關聯企業各級領導在本地的吃、住、行。2、安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。3、協助辦理會議的會務工作。4、協助開展公共關系工作，協調好外部環境。〔二〕行政接待工作的根本原那么1、堅持為提高企業開展和經濟效益效勞的原那么，強化公關意識，宣傳企業形象，廣泛獲取信息。2、堅持標準化、標準化、制度化的原那么，執行國家有關廉政建立的規定，符合禮儀要求，杜絕隨意性。3、堅持勤儉節約、熱情周到的原那么，根據來賓的身份和任務執行不同檔次的接待標準，反對鋪張浪費。〔三〕行政接待工作的程序、標準1、接打要使用文明語言，并做好記錄。2、客人來訪應熱情迎接，主動引導客人到辦公室或接待室交談，如本人有事需要暫時離開辦公室，應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好，以免泄密或喪失。3、宴請客人實行派餐單制度，經辦人填寫派餐單，部門負責人簽字后報總經理審批，辦公室負責統一安排。〔四〕行政接待工作的標準、要求1、事務性接待標準、要求。根據領導意圖及客人的需求，掌握接待工作的規律，做到目標明確、思路清晰、方案周密、主次清楚、機動靈活、著裝大方、舉止文明，不擅自在授權范圍外作任何決定和承諾。2、宴請標準、要求。宴請客人時，應根據宴請的性質和規模不同，酌情進展安排。十二、公司車輛使用管理〔一〕車輛使用的要求：1、凡提供公司使用的車輛必須是符合國家相關規定的車輛，駕駛員必須持有相應車型的駕駛證。2、車輛必須車況良好，手續齊全。辦公室應按時辦好車輛保險、養路費繳納等各項手續，車輛有關證件及資料由駕駛員妥善保管。3、所有車輛按規定出車前必須填出車表、行車公里數及事由，并簽字方能生效。4、駕駛人出車時要保證證件齊全及有效性。在出車全需認真檢查車輛平安狀況〔水、電、油〕，以確保車輛的正常運行，假設發現有損壞或有異常現象應立即告知辦公室，并協助辦理維修。每次出車后，須駛回指定地點存放，并確定鎖妥。嚴禁酒后駕駛。5、辦公室每月應至少安排車輛進展一次吸塵、打蠟、上光等維護工作，對車輛內部及發動機要定期清洗維護，應做到車容整潔、車況良好。雨后、長途歸來應及時清洗車輛。6、辦公室每年需要統一安排車輛年檢及購置車輛保險，并記錄車輛的總里程表讀數，作為車輛支出計算的基準數據。7、對車輛實行定點維修，車輛維修須先填寫維修單，由辦公室報總經理審批。車輛經審批前方能送修，未經審批的，維修費不予報銷。車輛在途中需要維修的，要先報告辦公室負責人，因特殊情況不能在定點維修單位修理的，由駕駛人報告總經理審批處理。8、駕駛人應做到合理用油，節約用油。加油原那么以加油卡的形式進展。如無特殊原因，對用現金加油的不予報銷加油費用。因公在外地加油的，憑出車審批單、發票和報銷單，由辦公室負責人報總經理審批報銷。9、在出差長途時辦理登記后按實際在路途中發生的汽油費、路橋費由公司負責。10、對于無法安排的用車申請，辦公室應當盡快通知用車申請人，做好解釋工作。11、公司制止出借車輛，特殊情況由公司總經理批準，對未經批準私自出車發生的費用由駕駛人負擔。發生交通肇事由駕駛人負全部責任，并按同型號車輛價格進展賠償。〔二〕違規與事故處理1、所有車輛必須按公司規定于正規停車場停放。不按規定停放車輛者，所造成的一切后果〔如損壞、被盜、被拖等〕由駕駛人承當全部責任。2、車輛發生喪失的，當事人要立即報告公安局、保險公司和辦公室負責人，并按市物價局有關規定賠償損失。責任人還需向領導寫出書面報告，由辦公室按照市物價局估價進展處理，當事人的交通補貼費于取得保險公司賠付款后的次月予以發放。3、發生交通肇事事故，由交警部門依法處理〔1〕交警部門認定我方不承當責任的，發生保險公司賠償以外的費用，由公司承當；〔2〕交警部門認定雙方都有過錯的，如發生保險公司賠償以外的費用，公司承當70%；〔3〕交警部門認定我方承當主要責任的，如發生保險公司賠償以外的費用，公司承當30%。4、發生違章情況，被交警部門處分的，費用個人承當。5、私人用車和未經批準發生交通肇事的，一切后果自負，同時須追究相關責任。十三、差旅費管理差旅費是指離開南京市城區開展公務活動所必需的費用，其開支范圍包括城市間交通費、住宿費、伙食補助費和外埠交通費。城市間交通費1、出差人員要按照規定級別乘坐交通工具，憑據報銷城市間交通費。未按規定乘坐交通工具的，超支局部自理。2、公司高管，以及相當職務人員出差可乘坐火車軟席車〔軟座、軟臥〕，輪船二等艙；其他人員出差可乘坐火車硬席車（硬座、硬臥〕，輪船三等艙。3、確因出差路途較遠或任務緊急需乘坐飛機〔經濟艙、普通艙〕，事先應經總經理書面批準。4、公司高管及相當職務的人員出差，因工作需要，隨行一人可以乘坐火車軟席或輪船二等艙。5、乘坐火車，從當日晚8時至次日晨7時乘車6小時以上的，或連續乘車超過12小時的，可購同席臥鋪票。符合規定而未購置臥鋪票的，按實際乘坐的座票票價的80％給予補助。可以乘坐軟臥而改乘硬臥的，不再給予補助。6、乘坐飛機，往返機場的專線客車費用、民航機場管理建立費和航空旅客人身意外傷害保險費〔限每人每次一份，保險費不超過20元〕，憑據報銷。住宿費1、出差人員原那么上不得住宿四星級及其以上星級的高檔飯店〔賓館〕，不得住宿豪華房間。2、公司高管以及相當職務的人員可以住單間，住宿標準：一般地區200元/天.間，省會城市、直轄市和經濟特區300元/天.間。其他人員原那么上兩人住一個標準間，住宿標準：一般地區150元/天.間，省會城市、直轄市和經濟特區200元/天.間。住宿費在以上規定限額標準內憑據報銷。3、單人出差或男、女出差人員為單數，其單個人員可選擇單間住宿，其住宿費按照不超過上述規定限額標準內憑據報銷，超過局部自理。4、工作人員出差住宿費的報銷，可按其出差期間住宿費票據及實際住宿天數平均計算，不超出標準限額據實報銷。5、由于業務巡查等原因借住于監管點宿舍的，給予住宿費補貼30元/天。6、出差人員由接待單位免費接待或住在親友家等無住宿費發票的，一律不予報銷住宿費。伙食補助費1、出差人員的伙食補助費，以城市間交通費票據和住宿費票據為憑證，按出差自然〔日歷〕天數實行定額包干，不分途中和住勤，每人每天補助標準為：一般地區40元，特殊地區50元〔特殊地區指國家規定的經濟特區和直轄市、省會城市〕。2、經領導同意，出差人員憑據報銷工作餐費或招待客戶憑據報銷招待費的，扣除當餐的伙食補助。其扣除伙食補助參照標準為：一般地區早餐10元，午餐和晚餐各15元；特殊地區早餐10元，午餐和晚餐各20元。3、無城市間交通費票據的，可出具路橋通行費憑據報銷途中伙食補助費。當天往返的，按一天核報伙食補助費。無住宿費票據的，不予報銷住勤期間的伙食補助。4、由于業務需要隨行的汽車駕駛員駕駛車輛出差的，出差伙食補助費亦按本規定執行。外埠交通費出差人員由于業務需要發生的的外埠交通費，憑據實報實銷，原那么上出租車票不予報銷。2、由單位自備交通工具的，憑據報銷路橋通行費、加油費等。參加會議等差旅費1、出差借款和報銷會議差旅費時須提供會議通知。2、會議通知統一安排食宿的，會議期間的住宿費、伙食補助費和公雜費由會議主辦單位按會議規定統一開支，據實報銷；在途期間的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和公雜費按照上述差旅費規定報銷。3、會議明確通知食宿自理的，在途期間和會議期間的城市間交通費、住宿費、伙食補助費按照上述差旅費規定報銷。會議統一