會計檔案

10.AccountingArchives

10.1會計檔案概述10.1.1會計檔案的概念《會計法》規定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。財政部1998年發布的《會計檔案管理辦法》所稱的會計檔案，是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。2

10.1.2會計檔案的內容會計檔案具體包括：（1）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（4）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。3

10.2會計檔案的保管10.2.1會計檔案的歸檔各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。4

10.2.2會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案保管期限為最低保管期限。企業和其他組織會計檔案保管期限如表10—1所示。5

表10—1企業和其他組織會計檔案保管期限表序

號檔

案

名

稱保

管期

限備

注一會計憑證類

1原始憑證15年

2記賬憑證15年

3匯總憑證15年

二會計賬簿類

4總賬15年包括日記總賬5明細賬15年

6日記賬15年庫存現金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片

固定資產投資清理后保管5年8輔助賬簿15年

三財務報告類

包括各級主管部門匯總財務報告9月度、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊永久

13會計檔案銷毀清冊永久

14銀行存款余額調節表5年

15銀行對賬單5年

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表10—2

財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名稱保

管

期

限備注財政總預

算行政單位事業單位稅收會計一會計憑證類1國家金庫編送的各種報表及進庫退庫憑證10年

10年

2各收入機關編送的報表10年

3行政單位和事業單位的各種會計憑證

15年

包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表4各種完稅憑證和繳、退庫憑證

15年繳款書存根聯在銷號后保管２年5財政總預算撥款憑證及其他會計憑證15年

包括：撥款憑證和其他會計憑證6農牧業稅結算憑證

15年

二會計賬簿類7日記賬

15年

8總賬15年15年15年

9稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬

25年

10明細分類、分戶賬或登記簿

15年15年

11現金出納賬、銀行存款賬25年25年

12行政單位和事業單位固定資產明細賬（卡片）

行政單位和事業單位固定資產報廢清理后保管５年7

Continued三財務報告類

13財政總預算永久14行政單位和事業單位決算10年永久

15稅收年報（決算）10年

永久

16國家金庫年報（決算）10年

17基本建設撥、貸款年報（決算）10年

18財政總預算會計旬報3年

所屬單位報送的保管２年19財政總預算會計月、季度報表5年

所屬單位報送的保管２年20行政單位和事業單位會計月季度報表5年

所屬單位報送的保管２年21稅收會計報表（包括票證存根數）

10年電報保管１年，所屬稅務機關報送的保管3年四其他類

22會計移交清冊15年15年15年

23會計檔案保管清冊永久永久永久

24會計檔案銷毀清冊永久永久永久

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10.2.3會計檔案的查閱和復制各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。9

10.2.4會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，除保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照以下程序銷毀：（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。10

Continued（4）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其