說明一、如招標文件評分標準要求“項目組織機構”，可參照第二章；二、如招標文件評分標準要求“項目人員配備”，可參照第三章；三、如招標文件評分標準要求“項目管理制度”，可參照第四章；四、如招標文件評分標準要求“項目服務設想”，可參照第五章；五、如招標文件評分標準要求“項目供貨方案”，可參照第六章；六、如招標文件評分標準要求“包裝運輸方案”，可參照第七章；七、如招標文件評分標準要求“安裝調試方案”，可參照第八章；八、如招標文件評分標準要求“項目驗收方案”，可參照第九章；九、如招標文件評分標準要求“售后服務方案”，可參照第十二章；十、如招標文件評分標準要求“項目應急預案”，可參照第十四章。編制依據一、項目招標文件、補遺及設計文件等相關資料。二、國家現行技術規范、標準及有關的技術資料、規范、規程及技術標準。三、依照有關主要法律、法規：（一）《中華人民共和國政府采購法》；（二）其他法律法規。四、行業規范、標準。第一章項目背景和項目需求第一節項目背景一、行業背景的分析（一）檔案的重要性1.檔案的歷史淵源：檔案是人類生產過程中直接形成的歷史記錄，再現了歷史真實面貌的原始文獻，具有歷史的再現性、知識性、政治性、文化性、社會性、教育性和價值性等特點。我國古代各個朝代對檔案有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，如今統一稱作“檔案”。檔案的載體有甲骨、金石、兼帛、簡冊、紙質、膠磁等。檔案的制作手段有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；檔案的表現方式有文字、圖表、聲像等。檔案詞語的來源有兩種主要觀點，一是來源于清初，一是來源于遠古，兩種觀點，尚待進一步從古代文獻資料和出土文物中作進一步的深入考證，值得大家商榷。檔案的定義目前國內外已有上百種，根據定義的出發點和角度來劃分，可以歸納為五種類型：法規型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）表述為：“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”《蘇聯大百科全書（第三版）》：“檔案是機關、個人、家族在活動中形成的文件材料的總和。”美國現代著名檔案學者謝倫伯格在其名著《現代檔案——原則與技術》中說：檔案是“經鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件”。中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：“國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”，而最新的定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息”。以上檔案定義雖然認識有所不同，但都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、查考價值、載體和多種形式。2.檔案工作的重要性：正因為檔案具有歷史的再現性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，檔案的存在是人類發展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業，使瞬間變為永恒，為我們研究歷史現象，準確掌握歷史發展規律，服務社會發展提供了堅實的基礎。做好檔案工作是一個社會、國家健康發展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發展提供了第一手資料，是進行科學管理，制定發展的好教材，為科學發展奠定了堅實基礎。檔案與人類文明的產生和發展相伴隨，檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的偉大事業。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用，具有特殊的作用，特別是當今社會日新月異，各項建設如火如荼，通過對檔案的研究和發掘我們可以更好的促進社會經濟全面發展，使我們在工作中少走和不走彎路。3.檔案的價值：從發展的角度出發，檔案的社會價值就是對社會發展和人類生活的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的重要表現所在。檔案是歷史的記錄，是最原始、最真實的資料，檔案能夠發揮其作用，就充分體現出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。檔案的作用是多方面的，但最主要的是可以概括為兩個基本方面，即檔案的憑證作用和檔案的參考作用，檔案的憑證作用和參考作用一般可以概括為以下幾個方面：（1）檔案是歷史的真憑實據：檔案記載了社會發展的歷史過程，具有一定的法律效用，檔案記錄歷史具有客觀性，它保留了當時的歷史真跡，如原始的印信、手稿、音像等，它是機關單位中信息工作必不可缺的信息工具，是處理業務和履行職能的手段，因此就要利用檔案的信息來熟悉各項工作的內容，規劃決策以及處理事務的前后條件。以方便工作的正常開展；（2）檔案是生產活動的參考依據：檔案在歷史的發展過程中是用來記載日常的生產活動，記錄人類在發展過程中與大自然融合、積極斗爭積累下來的寶貴經驗，可以為社會建設提供重要的依據和參考資料。當今社會各項建設突飛猛進，隨著我國城鎮化建設的不斷推進，城市的規劃建設在不斷擴大延伸，各項建設如雨后春筍拔地而起，做好各項工程的檔案管理尤為重要，檔案可以作為城市規劃、工程立項管理的有力憑證，可以避免好多重復建設，使我們的規劃更加合理。特別是科技檔案在當今科學技術一日千里，各項技術在不斷更新的時代，檔案更是作為企業現代化生產和科學管理的重要條件，在企業經營管理和提高生產效率方面發揮著重要的作用；（3）檔案是科學研究的基礎和前提條件：一切的科學研究都離不開前人所留的資料，在這一定的基礎上進行創新改革，這就直接說明了檔案成為了一個不可缺少的重要條件。在科學研究中，檔案不單單是直接的提供最原始的記錄供參考和借鑒，另一方面是能夠直接提供大量的實驗數據和觀察中建立起來基礎材料可供直接參考利用。科學研究工作的發展，主要依靠人類的實踐，通過不斷地總結前人研究的成果，吸取其中有益的經驗教圳，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎和條件，如我國航空工業的發展，就是依靠以往飛機研制、設計、制造、飛行等原始數據資料，不斷試制出一代又一代的先進飛機；（4）檔案是文藝創作的基礎：檔案記錄了各個歷史時期、各個歷史朝代社會發展的基本情況，有各種英雄人物的事跡材料、有當時的人文社會、生產力狀況，人民的生活現狀等等，是作家文人著書立傳、藝術家文藝創作的基礎和源泉；（5）檔案也是對大眾進行歷史和傳統教育的生動教材：近年來國家很重視各類檔案館、博物館的建設和管理，并逐步推行免費開放，檔案所呈現給人們的原始資料具有較強的說服力和感染力。通過檔案的記錄人們可以清楚的了解一個國家、一個民族的發展和變遷。有些地方將檔案館建成了愛國主義教育基地，對下一代進行愛國主義教育，檔案的宣傳教育作用，已經越來越重要。（二）檔案信息化前景檔案信息化規劃分宏觀規劃和微觀規劃兩個方面，宏觀規劃是指檔案行政管理部門對全國或一個地區、一個行業的檔案信息化建設未來幾年所要完成的任務和達到的目標進行部署，微觀規劃是指一個檔案館局或一個機關、企事業對本單位未來幾年檔案信息化工作作出總體安排。由于檔案信息化建設的進程與整個國家和社會的信息化進程密切相關，甚至受制于一個單位本身的信息化發展水平，因此，檔案信息化的規劃時效意般不應超過5年。1.制定規劃的重要性：信息化是一個長期的發展過程，檔案信息化的實施必須在國家、地方以及相關行業信息化的總體規劃下，制訂與社會需求、檔案事業發展相適應的總體規劃，規劃對檔案信息化的實施和正確有序發展起著重要的引導和指導作用，一個科學的規劃對檔案信息化建設適應檔案事業發展的需要、保證檔案信息資源共享，減少盲目建設和重復建設、促進落后地區檔案信息化水平的提高具有十分重要的意義。2.制定規劃的主要階段：（1）組建機構：檔案信息化規劃和建設都要確定領導隊伍和建立管理機構，成立由單位主要領導、信息化管理人員、相關技術人員、檔案管理人員等參加的規劃起草小組。起草小組組建后，還應由專家對所有成員進行有關總體規劃知識的培訓，使大家都明白總體規劃的重要意義，掌握制定規劃的基本理論與方法；（2）開展調研：調研主要包括兩個方面內容，一是對國家、地方、行業信息化的發展戰略、發展規劃、發展水平進行全面的了解，并研究其對檔案信息化的影響和需采取的相應措施，二是對檔案部門的信息化發展水平進行調研，了解其硬件、軟件、檔案資源建設、人員和制度等方面的基本狀況、存在的問題、相關要求等；（3）研究制定規劃的初稿：在廣泛調研的基礎上，研究提出規劃的初稿；（4）組織論證：完成初稿后，應該組織專家進行科學性、可行性等方面的論證，并廣泛征求基層單位的意見；（5）發布規劃：征求各方面意見、報領導審批后，就可以正式發布實施。3.制定規劃的原則：（1）科學性和先進性：檔案信息化建設是為了應對信息技術對檔案工作的影響，是利用信息技術提高檔案現代化管理水平，因此，在制定規劃時，必須要考慮到先進科學技術的發展趨勢，要體現科學性和先進性的原則；（2）實用性和可行性：檔案信息化建設的最終目的是應用信息技術提高檔案管理和利用水平，在研究制定規劃時，一定要注重實用性的原則，檔案信息化建設又是一個長期的過程，由于各地區、各部門、各單位的硬件條件、人員素質、檔案管理水平等存在較大差異，規劃一定要根據大多數單位的實際情況，充分考慮到實施的可行性；（3）管理性和可擴展性：檔案信息化建設雖然與計算機技術等密切相關，但是因為計算機等信息技術，特別是硬件設施等更新換代非常快，在制定規劃時，不宜對硬件設施和應采用的信息技術等提出具體的或過高的要求，而應該側重于檔案管理功能、檔案資源建設、法規標準化等方面提出管理性的要求。要充分考慮到檔案信息化對檔案工作的影響和要求，規劃要具有靈活性和可擴展性。4.規劃的內容：規劃一般包括指導思想、建設原則、總體目標、具體目標、措施等部分組成，具體如下：（1）目標：總體目標是適應信息技術發展對檔案工作的影響和要求，加強檔案信息資源建設，實現檔案信息資源共享，總體目標可以分解為具體實施的多個具體目標，總體目標的確定要與國家、地區和行業的信息化整休水平相適應，處理好長遠性和現實性、先進性和可行性關系。從當前檔條信息化建設的情況看，檔案信息化建設有兩個主要目標，一是應用信息技術加快檔案資源信息化進程，提高檔案信息化管理和利用水平，實現檔案資源信息共享，二是應對信息技術對檔案工作的影響，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作；（2）措施：措施主要包括法規標準的研究制定、人員培養、經費投入、組織機構保障等。5.檔案信息化保障體系：（1）檔案信息化標準規范建設：標準規范是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，是不可或缺的必要條件。因此，在檔案信息化建設過程中，制定與推行相關的標準規范尤為重要。推薦使用統一標準規范是適應檔案信息采集、利用網絡化的需要，數字化檔案信息的主要特點是通過寬帶網絡技術，向廣大網絡用戶提供豐富多彩的檔案信息內容，實現檔案信息的高有效性和高可用性。因此，實現多個分布式異構信息系統中實施資源信息的有效發現、定位、檢索和導航，就必須采用統一的數據格式和元數據標準，保證廣大用戶對存取海量信息的有效性，最大限度地滿足用戶的多方面需求，具體方法簡介如下：①符合國家信息化建設和檔案管理的各項方針政策：建立檔案信息化標準體系，要按照國家已經確定的國家信息化體系及其要素來制定，同時兼容行業和地方的情況，以求上下兼顧，相互配套，形成較嚴密的體系；②符合國情并適合國際間的銜接：世界各國檔案信息化建設飛速發展，檔案信息化程度成為衡量一個檔案館現代化水平的重要標志。一些開展檔案信息化建設較早的國家如美國、澳大利亞等，這些國家采用先進技術較早，他們現在遇到的問題，我們將來也可能遇到。因此，檔案信息化標準化體系的確定，既要符合中國國情，能反映中國檔案信息化發展的實際，也要積極吸收國外的先進經驗，考慮國家間信息化水平互相接軌的因素；③具有綜合性和可操作性：在規范中國檔案信息化建設的過程中，建立檔案信息化標準體系時，在考慮具有科學性的基礎上，還要遵循兩個主要原則：一方面標準規范體系要具有綜合性，以盡量少的標準完成綜合信息管理的任務；另一方面要具有可操作性，使設計的指標能客觀地反映問題，以真正做到為政府宏觀決策提供量化的依據；④具有導向性：任何一種標準規范體系的設置，在實施中都將起到引導和導向作用。為了推動檔案信息化的發展，檔案信息化標準規范體系將從促進信息技術應用、信息人才培養、信息資源開發利用、提高信息化在檔案事業發展中主導作用的效果等方面加以引導，使檔案信息化標準規范體系建立在科學、可靠和可行的基礎之上，建立在促進檔案信息化水平的快速提高、盡快縮小與國際間檔案信息化發展差距的基礎之上。（2）檔案信息化人才隊伍建設：檔案信息化建設的最終目標是要培養具有綜合職業能力和全面素質、具有信息化意識，并掌握現代信息技術、計算機技術、通信技術、網絡技術的適應現代化建設需要的應用型人才和高素質勞動者。這是檢驗檔案信息化建設能否服務于檔案事業體系的建立、服務于檔案管理現代化、服務于國民經濟和社會發展的標準，各級各類檔案教育培訓中心應該充分創造條件，采用多種途徑對檔案信息化人才進行培訓，具體內容如下：①是廣泛開設計算機課程，盡快普及現代信息技術、計算機技術、通信技術、網絡技術的教育，組織檔案工作者參加社會認可的計算機應用資格證書考試；②提供信息技術應用的實驗和實習環境，加快引進計算機輔助設計、計算機輔助制造、計算機輔助工程等信息化生產的軟件和設備，與社會生產信息技術應用的接軌；③讓更多的檔案工作者參與到檔案信息化建設工作中來。這樣，一是可以讓更多的檔案工作者有機會帶著問題進行學習，激發他們創造力的培養；二是可以在教學相互配合、相互協助的基礎上，通過解決問題來促進學員能力素質的培養；三是可以在目前投資有限、人才匱乏的情況下，作為-一種檔案信息技術人才建設的快捷之路。（三）檔案密集儲存方式1.檔案存儲方式的演進與發展：檔案存儲方式與檔案裝具的使用密切相關，采用何種檔案裝具決定了檔案存儲方式，《檔案保護技術實用手冊》中對檔案裝具的定義為：檔案裝具是指用于存放檔案的各類、架、箱，以及包裝檔案文件并能夠使之分類排列置于柜、架、箱中的檔案卷盒、卷皮、卷夾等。檔案裝具作為存貯檔案、維護檔案完整與安全、延長檔案壽命的基本設備，為檔案的保管、保護、保存創造了必要條件，同檔案一樣，檔案裝具也歷史悠久、種類繁多，具體介紹如下：（1）古代檔案裝具：早在西周時期，我國就有了“以石為室，以金為匱”，用以保藏重要典籍的記載。舊時受建筑、材料及工藝限制，檔案裝具多以架、柜、箱為主，一般依次排列，檔案順序碼放，柜架之間留有間隔，以備調取案卷，由于其柜架排列較為松散，是一種散列存儲方式，隨著社會的發展進步，檔案載體形態多樣化，現代檔案裝具也有了長足的進展，材質也不限于木質，廣泛使用金屬、塑料等，品種更齊全，功能更專業，現代檔案裝具最重要的變化之一就是是檔案密集架的出現及迅速普及；（2）檔案密集架的出現和發展：1989年，遼寧省檔案館與沈陽沈飛檔案裝具廠合作，研制出我國第一套檔案密集架，拉開了我國生產和推廣使用檔案密集架的序幕。伴隨技術的發展和用戶需求的更新，檔案密集架產品不斷推陳出新，出現了側拉式密集架、電動密集架.智能密集架等，產品不斷向多元化、現代化、智能化、人性化方向發展，產品質量和生產工藝都得到不斷提高。上世紀80年代，我國各地檔案館新館建設蓬勃興起，對檔案裝具的需求也隨之大增，特別是館藏檔案數量急劇增長，對檔案裝具的空間使用效率提出了更高的要求。密集存儲設備在各級檔案部門的廣泛推廣使用，還得益于相關技術標準化工作的及時跟進。上世紀90年代初期，國家檔案行政管理部門制定頒布了直列式檔案密集架行業標準，使檔案密集架的制造、使用進一步規范化、標準化。隨著檔案密集架在檔案行業的廣泛應用，密集存儲成為檔案實體的主要存儲方式，檔案密集架相較原有檔案柜和開放檔案架而言，節約空間，儲存量大，使用和管理較為方便，較好地滿足了檔案部門應用需求，迅速替代傳統檔案裝具，成為各級檔案館、機關和大型企事業單位檔案部門保管儲存檔案資料的主要裝具。2.檔案密集存儲方式利弊辨析：毋庸置疑，檔案密集架優點非常突出，它節約占地面積，空間利用效率高，在不擴大館庫基礎上有效增加庫容，最大限度地利用了庫房，節省了資金投入，日常管理較方便，提高了調、存卷效率，節省人力，并且整齊美觀、視覺效果良好，雖然其施工安裝復雜，對庫房承重載荷有特殊要求，但總體來看檔案密集架較好地滿足了現代檔案存儲及管理的各項需要。我們應當看到，上述這些優點都是基于社會、自然環境和諧穩定的正常狀態，一旦出現戰爭、自然災害、社會突發事件等非常狀態，密集架的缺陷就明顯地暴露出來，主要表現在以下兩個方面：（1）檔案密集存儲不利于災后檔案搶救修復：一旦發生地震、泥石流等自然災害，存放檔案的檔案館建筑就會遭受巨大破壞，檔案安全受到嚴重威脅，檔案屢有損毀。在損毀檔案災后搶救及修復的過程中，搶險人員和檔案保護專家不難注意到：使用密集架存放檔案的，在庫房坍塌毀壞時，密集架隨之傾覆，原有密閉空間被破壞，檔案散落廢墟之中，雜亂無序，受泥沙、雨水污染，損壞程度嚴重，挖掘搶救及修復難度較大，特別是電動密集架，在災害中供電中斷又缺少必要設備情況下，無法及時對檔案進行搶救修復，而采用多節檔案柜存儲檔案的，雖然檔案柜組倒塌，柜體嚴重變形或有撕裂破損，但柜內檔案相對齊全有序，由于檔案柜相對封閉，自身具有一定保護功能，雖不防水，但對灰塵、泥石流有一定隔絕作用，檔案損壞程度較輕，挖掘搶救及修復相對容易；（2）密集架機動性差，不利于檔案及時安全轉移：在嚴重社會群體事件中，不法分子可能沖擊政府機關，搶奪焚毀檔案，這些事件突發性強，要保證檔案安全必須分秒必爭，緊急處置。檔案密集架因機動性差，檔案轉運需臨時裝箱，耗費時間，不利于檔案迅速安全轉移，而多節檔案柜由于相對獨立，移動靈活，兼有轉運裝具功用，不用臨時裝箱，便于緊急情況下檔案轉移，減少了檔案受損的可能性。雖然和平時期災害及突發事件是小概率事件，不常發生，但現代社會由于環境破壞嚴重，縱向比較來看，自然災害發生幾率仍呈上升趨勢。況且災害一旦發生，就可能對檔案造成不可挽回的損失，因此危機狀態下檔案安全保護成為檔案密集存儲面臨的新挑戰。如何充分發揮檔案密集架存儲容量大、管理方便等方面的優勢，又盡可能地克服檔案密集架的上述不足，揚長避短，抵御各種突發事件侵襲，在緊急情況下安全.迅速地轉移檔案，避免或減少檔案損失，已成為檔案部門的一項重要任務。3.檔案密集存儲方式的創新實踐：面對檔案安全的新挑戰，各級檔案部門積極發揮聰明才智，結合各自情況，從不同思路、不同角度，為改革完善檔案裝具進行了有益的探索和實踐，比較成功的有以下幾種：（1）解放軍某部檔案館自行研制的“戰備密集柜架”，由該館自行創意和完成設計，在其新館修建時進行了施工安裝。這種戰備檔案密集柜架，每列密集架分前后兩面，每面5層6列檔案柜。檔案柜通過底部卡扣鎖定在密集架承重鋼架上，每個檔案柜均可獨立從密集架框架上拆卸下來，檔案柜正面底部有隱藏的拉手，緊急情況下，可將拉手拉出，先向上抬起檔案柜，使卡扣解鎖松脫，再向外即可拉出檔案柜。檔案柜兩側裝有提手，方便搬運轉移，其卡扣設計簡單實用，經實際操作，鎖定后檔案柜較為緊固，解鎖操作較為輕便，其檔案柜可豎放A4規格檔案，箱體進深較普通檔案多節柜略短，進一步減少了冗余空間，有助于提高存儲密度；（2）某地檔案局館自行研究設計的可拆式密集型檔案保密存儲箱，是用機柜鎖定技術將檔案保密存儲箱體鎖定在密集移動架上，其箱體可拆，搬運靈活，可應對突發事件時檔案的安全轉移。該研究技術已獲國家知識產權局實用新型專利；（3）利用密集存儲架構，對現有箱柜進行“加密”技改，也在檔案存儲實踐中得到積極探索。例如某地檔案館研制開發的“立體移動式檔案柜托架”，將該館原有的數百個舊五節檔案柜，安裝在檔案密集架的底盤托架上，將移動式托架與封閉式便攜檔案柜配套使用，既增加了檔案存儲密度又節約了經費，每列密集架分前后兩面，每面可放4組檔案五節柜，形成5層4列檔案柜，檔案柜安裝在檔案密集架托架上，多節檔案柜依層疊放，檔案柜之間通過凹凸咬合，防止滑動，遇有緊急情況時，可按照從上至下順序，依次將檔案柜搬運轉移，同時每節檔案柜都能上鎖或系扣，保證了檔案安全。該館曾經進行了檔案緊急轉移演練，從演練情況看，檔案轉移時不需另找裝具臨時裝箱，易于搬運、裝載和管理，省時省力，達到了緊急情況下安全轉移檔案的目的。4.加快推進新型密集存儲裝具的應用：（1）當前，各地檔案部門研制或使用的檔案密集存儲設備，雖然形制各異，但都較好地結合了密集架存儲密度高和多節檔案柜封閉存儲、搬運靈活的優點，做到了平時能密集存儲檔案，緊急時能迅速搬運轉移，實現了“平戰結合”，具有很好的借鑒意義，在各級檔案部門具有較大的推廣應用價值，對于不同形制的檔案密集柜，各級檔案館可根據實際情況選擇使用，有的如戰備密集柜架比較適合于新建館舍，有的如立體移動式檔案柜托架比較適合于在原有檔案多節柜基礎上進行技術改造；（2）檔案密集柜的推廣使用如與檔案分級管理配合進行，效果會更加突出，各級檔案館將原有普通檔案密集架全部更換為密集柜架，既不現實也不經濟，比較可行的辦法是，根據館藏情況及檔案重要程度，將某一庫房配置為可便攜式密集柜架，或將密集架的某幾列設置為可便攜的密集柜架，用來存放具有核心價值的重要檔案，以備不虞；（3）當前，國家有關部門還要加強檔案密集柜架相關標準規范的研究制訂工作。由于新型檔案裝具均為檔案館自行研制，委托廠家定做生產，在材質、尺寸工藝等方面沒有統一要求，在架體自重、承重載荷、工藝指標等方面缺乏相關檢測數據，這對其推廣使用造成一定技術障礙。建議有關部門對生產廠家作進一步考察，如可能，可先由企業制定企業標準，并俟機轉化為行業標準，必將推動各類“便攜式”檔案密集存儲設備的快速發展和廣泛應用（二）檔案密集架應用狀情況分析密集柜英文“MovableRack”，日語中叫做“移動棚”，又名密集架，最早起源于島國日本，因日本國土面積小使用密集柜可以節省七成以上的空間，所以在日本得到了飛速的發展，日本人把它理解為一種可移動的貨架，企業店鋪使用非常普及。上世紀80年代隨著改革開放密集柜帶著奢侈品的標簽傳入中國，它以檔案柜的代替品出現在了大型國有企業的辦公室，隨后國內一些大型企業迅速仿制。隨著現代社會的飛速發展，信息資料也不斷地增加，為人們的使用和信息的交流帶來方便的同時，也為儲存、查閱及管理帶來了新的問題，而密集柜的出現為我們解決了這個難題，它儲存量大，使用方便，節約空間，而且方便管理，已經成為國家政府部門和大型企事業單位儲存資料的最佳選擇，有著廣泛的應用前景，具體分析如下：（1）密集架性價比極高：當初作為奢侈品來到中國的密集柜，隨著祖國改革開放的大踏步發展，已經從進口轉為自主生產，從手工焊接到全自動組裝，密集柜的成本已經大大降低，而且體型從大到小滿足各種場合需求，質量較好的密集柜每平方甚至只有900元，性價比極高，完全可以接受。（2）密集架空間利用率高：密集架可充分利用庫房空間，與傳統檔案文件柜相比，其資料存放容量能增加50％以上且不易傾斜，有防震功能，可在大多數單位和場合使用。（3）密集架可以延長資料保存壽命：每列的接觸均有密封裝置，頂部有防塵板，底部有防鼠裝置，因而具有良好的防塵、防鼠、防潮功能。如果追求更高的標準，更可以設置無線智能環境傳感器、恒濕消毒凈化一體機、區域智能控制器以及智能空調控制模板，對檔案庫房的環境進行管理調節，保護資料不受傷害；（4）密集架可以抵御火災，增加檔案搶救成功率：移動密集架的所有零部件的表面均經過嚴格的除油、酸洗、磷化等九道工序后采用180℃高溫靜電亞光噴涂處理，耐腐蝕，又因每列有密封裝置，平常整體靠攏鎖住。如遇火災，密集架的表面經高溫處理過，有防火功能。進階版可以安裝煙霧感應檢測系統，當出現意外情況的時候可以及時地發出警報，檔案庫房的管理人員可以及時發現，及時采取應對措施；（5）密集架可以極大提升辦公效率：在工作中，檔案經常需要不斷地進行存取。通常工作人員都是把資料放在文件柜或者檔案柜里，但是隨著檔案一多，找起來就會很麻煩，甚至還有丟失的情況。如果將檔案都放入檔案密集柜里進行存儲，只要在存放的時候掃描一下條形碼（第一次放入時需添加條形碼），密集柜的系統就會智能記住檔案的位置，從那以后再也不用擔心浪費時間和丟失檔案了。（6）運用了密集檔案架對于檔案管理水平起到了極大的促進作用，但是針對密集檔案柜配套的管理制度相對于以往的管理制度也要相應的進行調整，如制定完善的手動密集架管理、借閱、保密、歸檔等相關制度，對檔案管理工作各個環節要進一步細化規定，內容涵蓋歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、借閱登記等各個方面，真正做到了檔案管理工作有據可循，按章辦事。其次，強化管理手段。針對編制檔案多且雜的特點，采取分類管理的辦法。對文件、圖片、電子文稿等不同類型的文檔及時接收，對收集到的檔案資料，統一編號、統一歸類。為手動密集架做好分區，切實做到檔案齊全、條目清晰、查找便捷，最后，就是要求檔案管理人員增強責任意識，配備專職檔案管理人員并進行相關培訓，實行專人負責，確保密集架使用規范，發揮最大的作用。二、檔案密集架概述1.密集架的定義：密集架，又稱密集柜，密集型檔案裝具的一種，是在復柱式雙面固定架的底座上安裝軸輪，能沿地面鋪設的小導軌直線移動的架子，可根據需要將多個架子靠攏或分開。2.密集架的分類：（1）按用途分類：檔案密集架、圖書密集架、會計密集架、病歷密集架、倉儲密集架等；（2）按結構分類：開放式密集架、半封閉式密集架、全封閉式密集架等；（3）按操作不同分類：手動式密集架、電動式密集架、電子智能密集架等。3.密集架的構成：密集架主要由軌道、底座、立柱(板式)、擱板、掛板、側靠板、背靠板、頂板、防塵板、護板、門板、傳動機構、防傾倒、防震、防塵、防鼠、制動、緩沖、目錄卡及傳動裝置、密封裝置組成，具體如下：（1）軌道：包括地軌和導軌；（2）架體包括立柱、掛板、擱板、分隔棒、防塵板，具體如下：①掛板：放在擱板與擱板之間，起支撐固定作用；②擱板：存放檔案資料的平面板；③分隔棒：用于分隔雙面存放的資料中間，防止混亂；④防塵板：放在架體的頂部，主要用來防塵。（3）傳動裝置：鏈條、齒輪、手盤、軸承、滾輪、鎖定；（4）底盤：主要用于支撐架體的底座；（5）密封裝置：防止密集柜合架時因為撞擊產生損傷，同時還可以降低架體開合時撞擊所產生的噪音，起到防撞、防塵、防潮、防噪音、防鼠的作用；（6）面板：包括內側板、外側板、和門板；（7）頂板：密集柜架體的頂部，每倉柜頂部配加防塵裝置可防止灰塵落入柜內柜頂及底框的防倒裝置，每組活動單面柜頂都配置防倒裝置；（8）目錄卡；設在柜體的側板上，用于放置檔案分類信息卡片；（9）防倒裝置：安置在導軌上面，用來穩固密集柜，防止密集柜傾倒。4.密集架的工作原理：（1）密集架的移動：密集架可單列或多列一起在導軌上行走，每列具有手剎制動裝置（自鎖柄），自鎖柄在OFF位置時，架體不能移動，在ON位置時，架體可移動，每列架體的側面板上有標簽框，移動列底務上有防倒裝置，每個組合箱體的前后各一列裝有總鎖，用于整體的鎖閉，起到保密作用，導軌的端部安裝限位裝置；（2）檔案資料的存取：順時針或逆時針方向搖動手柄，活動架將在軌道上平穩行走，檔相鄰二架體距離移至一定位置時（有足夠位置存取資料），順時針轉動兩列架體的自鎖柄至OFF位置，此時再搖動手柄，二架體不能再移動，然后進入架體間存取資料（如轉動自鎖柄時不能鎖定架體，可稍稍轉動手輪至能拉動自鎖柄，不能強行鎖定，以免給自鎖柄扳斷或損壞自鎖裝置）；（3）密集架的鎖定：逆時針方向轉動自鎖柄到ON位置，架體自鎖被解除，搖動手柄架體可行走，當所有架體與固定列緊靠在一起不能再移動時，轉動邊列的自鎖柄使邊列自鎖，然后順時針方向轉動總鎖，則將所有密集架鎖定；（4）層高的調整：密集架每層按標準高度配置，當需調整層高時先取下層板，將層板二側支承板往上移，使之與立柱脫鉤，再向上或向下移至所需高度，插入立柱孔中與立柱掛上，然后放上層板即可。第二節項目需求一、項目概況（注：以下內容根據項目實際情況填寫）1.項目名稱：XXX檔案密集架采購項目2.采購單位：3.項目地址：4.項目采購清單：（1）檔案密集架設備采購清單：貨物名稱數量單位備注智能電動檔案密集架立方米手動密集柜立方米合計（2）采購清單詳細參數：設備名稱設備配置性能說明技術參數軌道軌盒軌道由軋制成開放矩型的軌盒和軌條焊接成型。整體鍍鋅鈍化處理，提高防腐能力。軌道底盤底盤底盤采用框架式結構，整體焊接，剛性好、不變形。架體立柱表面靜電噴塑，粉末涂料選用熱固性聚脂與環氧型混合涂料，噴塑前經嚴格去銹去油和磷化處理。架體結實、堅固、設計新穎、安裝規范、擱板的層數和間距可自由調整。擱板背面帶加強筋，掛板有4個懸掛點，提高承載能力。擱板掛板擱棒面門門框門板平整，款式新穎、表面亞光噴塑。門板門鎖側面板鋼制側護板整體大側板，大圓弧倒角，美觀大方。傳動機構軸承雙排內調心、萬向節軸承傳動軸連接鋼管滾輪鏈輪精密的鏈輪結構，足夠的傳動比使手搖非常省力，運行平穩，性能達到和超過國家標準。精巧的傳動手柄造型美觀大方，手感舒適。把手柄折疊后可以避免通道障礙，搖動任意一列架體均不會帶動其它手搖柄轉動。鏈條制動裝置邊列鎖定裝置每列裝有制動裝置操作方便，制動可靠，使用存取安全邊列鎖定裝置防護裝置密封裝置每列的接觸面均有緩沖及密封裝置，具有良好的防震、防塵、防水、防潮、防鼠和防火功能。防塵板防傾倒裝置防鼠板表面處理前處理藥劑表面經去油-除銹-表調-磷化-清洗-鈍化等工序加工而成。亞光靜電噴塑，高溫塑化而成。高壓靜電噴塑純水洗緊固件二、項目需求1.商務要求：（1）交貨期：分批交貨，首批貨物在合同簽訂后XX天內交貨，其余貨物必須保證在合同簽訂后XX天內完成交貨，或者根據采購人要求分批完成交。（2）交貨地點：采購人指定地點。（3）質保期：交貨后質量實行三包，三包期限（質保期）不少于XX個月，并有相關售后服務承諾。（4）應提供的伴隨服務：①所有貨物我方均免費送貨上門、安裝、調試。我方免費提供完善的設備使用、操作培訓，接故障通知立刻響應，及時達現場提供服務（保修期內為免費服務）；②我方承諾所提供的貨物均是全新的，貨物到貨后，我方將和采購方在現場進行清點驗貨，清點驗貨過程中如果發現因包裝或運輸不當引起的設備外觀或內部的損壞，我方負責及時更換；③我方保證其所提供的貨物質量合格，均能滿足正常使用需求，否則由此引起的一切費用、設備、材料及后果由我方承擔；④對于提供的密集架貨物我方將會響應文件要求，逐條進行核驗工作，對于不符合的貨物則視為驗收不合格。如驗收不合格，采購人有權要求我方在限期（XX日內）進行整改，限期整改后仍然不合格的，采購人有權解除合同，由此產生的一切費用和損失由我方自行承擔；⑤我方設有本地服務中心，在貨物使用過程中發生質量問題或故障，現場響應時間為2小時內，一般性問題處理時間為6小時內，復雜性問題處理時間為8小時內，如遇貨物及特殊性問題（密集架智能管理系統發生故障等）情況，處理時間保證在5-7天內；⑥我方提供免費24小時報修電話；⑦所提供的檔案密集架我方需要配合采購方進行現場驗收；⑧必須保證提供的貨物（包括零部件）是全新的、未使用過的，具有穩定性、可靠性、安全性，并完全符合國家、行業規定的質量、規格和性能要求等技術標準，凡招標文件中未提及的設備配件、附件、安裝材料、調試驗收所需的附屬配件及中標人應向采購人提供貨物安裝、維修所需的專用工具和儀器。(提供承諾函并加蓋投標人鮮章)；2.具體需求：（1）談判報價為采購人指定地點的現場交貨價，具體包括以下幾個方面的內容：①貨物的價格；②貨物的標準附件、備品備件、專用工具的價格；③運輸、裝卸、調試、技術支持、售后服務、到現場驗收等費用；④必要的保險費用和各項稅費；⑤培訓（含教材費、場地租用費）、送貨上門的費用；⑥本次采購的代理服務費。（2）付款條件：本項目無預付款，供應商交貨安裝完畢并驗收合格后，一次性支付合同款。（3）備品備件及耗材等要求：成交供應商隨時優惠提供備品備件，優惠提供貨物檢修清潔等后期服務。（4）驗收條件及標準：①符合合同要求及國家相關標準；②參數配置符合或優于本項目采購文件和供應商的響應文件的要求；③成交供應商提供所采購的貨物、配套設備、所屬裝置等有關技術資料作為驗收的參考依據；（5）驗收方法：①驗收方式：本項目由成交供應商、采購人參與驗收工作，有必要時可委托第三方開展采購項目驗收工作。注意驗收樣品的包裝須采用盲裝，不能出現投標人單位名稱、制造商品牌及型號，包裝上需注明招標名稱及招標編號。如抽取的貨物檢測報告結果不合格的，則視為貨物不合格，須按采購人要求及時整改，如因此過程耽誤交貨時間導致采購人不能及時接受貨物、安裝貨物、使用貨物造成損失的，成交供應商承擔由此所造成全部損失；②驗收費用：驗收所產生的勞務費、檢驗費（含抽檢時可能對樣品造成的物理傷害和破壞）、場保費及相關發生的全部費用均由成交供應商承擔。（6）實施和安裝要求：①供應商必須服從采購人現場負責人的指揮，按指定地點進行安裝；②安裝過程中的所有安全保障由供應商自行負責；③嚴格按采購產品的安裝規范要求進行安裝，確保安全。（7）為了整體的美觀，本次采購貨物需為同一品牌。（8）采購貨物必須通過國家相關標準要求，響應文件中須提供檢測報告復印件。（9）提供采購貨物的有效期內的產品證書確認函復印件（原件備查）未提供或提供不全作無效響應。第二章項目組織機構第一節項目管理概述一、項目管理原則做好本項目的各項工作這不是一個簡單的事情，所以就需要良好的管理，管理重在追求或取得成果。檢驗管理的一個原則是：是否達到了目標，是否完成了任務。當然這個原則并不是在所有情況下都適用，管理者應該把精力和注意力放在“行得通”的事情上。因此為了更好的管理本項目，我項目結合以往的采購經驗對本項目的管理模式進行深刻的思考，制定了有效的管理原則：1.把握整體：管理者之所以成為管理者，是因為他們眼觀全局，著眼于整體，把整體發展視為己任。管理者應該理解自己的任務，不應從自己的職位出發，而應著眼于如何運用源于職位的知識、能力和經驗來為整體效力。2.專注要點：專注要點的關鍵在于專注少數真正重要的東西，許多管理者熱衷于尋找所謂的“秘方”，其實這是一種冒險行為，倘若真的有什么“秘方”，那就是專注要點應該是最重要的。要具備專注要點的能力、技巧和紀律性，是效率高的典型表現。3.利用優點：利用優點是指利用現有的優點，而不是那些需要重新建立和開發的優點。但現實中，很多管理者總是致力于與之相反的方面，即開發新的優點，而不是發揮現有的優點，如果這樣，即使管理方法很有技巧，看上去也很科學，但造成的管理失誤卻是無法彌補的。4.相互信任：在自己的部門或組織內部創造和諧、完美的工作氛圍，是項目圓滿完成的必要條件，有些管理者一板一眼地按照教科書上說的來做，但效果卻不是很好。其實，只要管理者能夠贏得周圍其他人的信任，那么他所管理的部門或組織的工作氣氛就會是和諧的。5.正面思維：正面思維的關鍵在于運用正確的或創造性的方式思考，正面思維的原則能讓管理者把注意力放在機會上。事實上，發現和抓住機會要比解決問題更重要，但這并不是說管理者可以忽視存在的問題。有效率的管理者能夠清楚地看到問題和困難，并不加以回避，而是先去尋找可能的辦法和機會。二、項目管理維度1.管理維度分類：在項目管理中，通常可以將其劃分成五個維度，即管理過程、生命周期、技術知識、資源集成和目標層次，五個維度的管理任務具體如下：（1）管理過程中的維度：在企業的項目管理中，通常可以將管理過程分為啟動項目、策劃項目、開展項目、監督控制、總結項目以及項目收尾，在這五個階段中項目管理的任務側重點皆不同，因為每個階段項目的工作重點不相同，在管理上也會隨之更改，根據各個階段特征，對于項目管理的工作任務可以制定為：在啟動項目階段，項目管理部門應該協調好與項目相關部門間的關系，做好下達信息及任務的工作；在籌劃項目階段，項目管理部門應該加強對企劃部門以及技術部門的監督管理，并督促相關部門做好準備工作；在開展項目階段，項目管理部門應該重視執行部門的監督管理，保證項目的順利實施；在監督管理階段，項目管理部門應該嚴格的對項目執行全過程進行監督管理，分析并客觀評價項目的階段性成績，找出在項目執行過程中存在的問題，提出有效的解決措施；在總結項目以及項目收尾階段，項目管理部門應該對項目實施全過程進行總結，吸取經驗教訓，不斷改進項目的管理方法，以提高企業的管理水平。（2）生命周期的維度：企業項目生命周期主要涵蓋有需求、籌劃、實施以及收尾。不同于管理過程中維度重視的項目管理順序和步驟，生命周期的維度所重視的是項目本.身所進行的步驟，一方面，生命周期的維度注重項目管理過程中的管理程序是否規范，另一方面其結合項目開展順序以進行項目管理工作，生命周期維度的管理工作能監督各個管理環節的開展，并對環節管理成果進行總結，以此改進項目的管理方法，并將其應用在下個環節管理中。（3）技術知識的維度：技術知識的維度往往與項目的進度、經費的分配情況、調整、以及風險的計算等有關，涉及范圍較廣。項目中的技術以及知識是項目高效完成的保障，也是其順利完成的基礎。因為項目的管理部門有責任協調好各個部門之間的工作分配以及關系協調，所以管理部門應該了解和掌握項目進程和執行情況，在發現項目執行中出現的問題或風險時應該及時地將問題反饋給有關部門，研究預防控制對策，商討有效的解決途徑，以保證項目的順利開展。（4）資源集成分層的維度：資源集成分層維度主要是將項目資源集成進行分層，有效地實施管理。其中該分層主要可分為項目、組織間、組織里的項目資源集成，項目各種資源分配是否合理，資源是否到位直接影響著項目的順利進行，因此資源集成分層的維度是項目管理里較為敏感和重要的維度。項目管理部門有責任協調各資源在分層里的集成，并對資源的調度及利用情況進行管理，為了實現這一目的，項目的管理部門應該全面了解掌握項目的資源種類，結合各個部門工作特點和資源需求情況來進行科學的配置，協調好各組織資源的利用，以保障項目的高效完成。（5）目標層次的維度：目標層次的維度主要講項目管理目標劃分為產品、能力和可持續發展，項目管理不僅僅包括對產品研發生產的管理，還包括提高團隊能力以及保證企業可持續發展的管理，為了實現這一目標，項目管理部門應該提高項目執行質量的監督管理，嚴格要求項目的執行質量，把關好項目產品的生產，注重項目團隊的執行整體水平，提高工作人員的綜合素質，同時，著眼于企業可持續發展戰略中，不斷汲取經驗教訓，對項目管理模式進行創新，以提高項目管理水平。2.管理維度創新：（1）建立健全的管理制度，完善科學管理體系建立健全的管理制度，完善科學管理體系是項目管理級企業管理有效進行的保障，也是項目高效、高質完成的基礎，因此項目管理部門在對項目進行管理之前應該提高自身的管理水平和專業素質，保證有充足的管理理論基礎，全面了解掌握各個項目環節的工作內容、管理方式和工作重點，建立健全的項目管理制度，讓項目管理開展實現規范化和科學化，提高企業的工作效率。（2）根據項目的特點，進行管理模式的創新：沒有創新就沒有發展，各個項目的實施都有其各自的特點，不同的項目管理理論里雖然存在通用的管理內容，但是在實際的應用中還是需要結合項目本身的特點，靈活運用項目管理的理論應用，結合經驗對項目管理模式進行創新，有利于提高項目管理的可行性和有效性，因此，項目管理部門應該掌握不變的項目管理原則，結合項目自身的特點，總結管理經驗，創新管理模式，從而提高項目管理水平。（3）堅持管理原則：雖然不同項目的工作內容不一致，且具有其獨特的特點，但是在項目管理的原則上是相通的，即項目管理部門應該對項目執行全過程進行監督管理，提高項目團隊的綜合素質以及專業素質，不斷總結項目管理經驗，并創新項目管理模式。項目的管理工作皆離不開上述幾點的應用，但是在實際的操作中還是會出現較多的問題及突發事件，因此，項目管理部門應該堅持管理原則，在遇到問題時靈活解決，在解決過程中以及解決之后不斷總結經驗，規避下一次風險的出現，創造出新的管理模式。三、項目管理模式 （一）項目管理步驟1.制定目標：（1）制定一個合理的目標，是實現目標的一半。作為管理者的任務，就是在工作過程中去找到并制定合理的目標。中層管理者，要為部門以及下屬指定任務。目標關鍵在于它的內容，而不是在于它的形式。設定目標很關鍵的一點，就是設定個人的目標。設定個人一年的目標，一個季度的目標，甚至一個月的目標。因為只有把目標分解到個人，才有希望實現的目標。（2）制定合理目標的原則：①制定盡量少的目標：目標太多的話，肯定是沒有辦法實現的。制定少數的目標，逼迫你確定那個目標是重要的；②制定具有挑戰性的目標：要注意目標的現實性，如果目標跳起來也夠不著的話，那么大多數人的反應就是“破罐子破摔”，必須通過制定目標來引導和管理團隊；③原則是把目標盡量地量化：如果一個目標不可以量化的話，那么你就很難實現它；④目標和措施、資源要相匹配；⑤局面越是困難，就越需要短期目標：當十次、二十次、幾十次實現短期目標的時候，你會發現突然之間，你的大目標實現了，所以局面越是危險，越是困難，我們越需要短期的、具體的、小的目標；⑥目標應該有書面的記錄，這樣便于檢查目標是否實現。2.組織實施：組織實施就是怎么去設計自己的組織結構和流程。在這個過程中，管理者需要回答下面三個問題：第一，怎么設計，才能夠讓組織更好的實現客戶的需求；第二，怎么設計，才能夠讓員工能夠更好的完成任務；第三，怎么設計，組織結構能夠讓高層完成任務。要在組織不同的發展階段去尋找適合企業完成任務的組織架構。大的組織架構完成了，那么怎么能把事情具體到個人。實際上有一個很簡單的辦法就是所謂的轉換矩陣。一是把要做的事情列出來，二是設計一些有具體的人來負責的崗位，第三件事情是想辦法把要做的事情和這些崗位配合起來。通過這樣一個轉換矩陣，就可以把要完成的任務交給每一個崗位和每一個個人。3.做出決策：怎么把決策做好，需要十分注意四點內容，具體如下：（1）一定要弄清楚問題所在：往往是因為沒有找到正確的問題，所以做出的決策是無效的；（2）盡量不要在逼迫的情況下去做出一個決策：在逼迫情況下作出的決策，通常不是好的決策；（3）應該知道除了知道的選擇之外，一定還有其他選擇。做決策不外乎在不同的選擇之中找出最有利且風險最小的。如果去嘗試找到一個其他的選擇的話，通常會找到一個更好的決策。（4）決策本身是重要的，但是實施比決策還重要。最后一點，決策的過程中，很重要的是要知道不同的意見，正確決策的前提是要有不同的意見充分表達出來。要做一個正確的決策，當然要關注決策的程序。要發現正確的問題，要了解做決策的前提條件，要知道有什么樣的選擇以及選擇之后的風險和后果，根據風險和后果來作出決策。做完決策之后是實施，實施之后是不停地反饋。根據這個反饋，去調整決策，實際上要想做一個正確的決策，需要有這樣一個完整的決策的流程。4.監督和控制：為什么好多事情落實不下去，就是因為沒有足夠的監控的工具和監控的措施，怎么樣才能有效的監控，具體做飯如下：（1）不要想監控得太多，也就是說只去監督和控制最重要的環節，如果去監督控制過多的東西，反倒最后會把最應該監督的東西給漏掉；（2）從監督的方法上來看，要抽查，而不一定要逐一地檢查，逐一地檢查意味著要花大量的時間，同時也意味著對員工的不信任，而抽查能起到很好的監督的作用；（3）監督和控制的目的是為了實現目標，而不是為了搜集信息；（4）監控的目的是為了改變未來，是為了讓未來照我們的意愿去發展，而不是事后的校正。監控的目的是為了不讓不希望發生的事情發生，也就是說我們要控制未來，而不是事后的校正，這實際上是監控的本質；5.培育人才：人才是企業最重要的資產，管理者就是讓別人幫你完成任務，招聘和培養人才是高級管理者最重要的任務。人才是最重要的資源，在人才的管理上，著重抓好兩個環節：一是“引進關”，引進的人才要具有較高的專業技能、較好的綜合素質和較強的服務意識。二是“培訓關”，針對不同的人員分別制訂出詳細的培訓計劃，要求大家都要做到一專多能，每年的培訓考核成績都要做為職務晉升和年終獎勵的重要依據。（二）建立和實施完善的項目管理體系體系行業的發展過程證明了要圓滿完成采購任務，就必須建立一套高標準的質量保證體系，在項目的每一個過程，都要堅持做到高標準、高起點，科學管理、規范服務。（三）加強項目工作的日常規范管理設置專門的小組，負責本次檔案密集架采購的日常管理工作，定期（每周或每月）匯報上階段的項目情況，增強溝通、促進了解，以利于圓滿完成本次采購任務，達到招標人滿意的標準。四、項目管理機制1.目標機制：我項目將對本次的檔案密集架采購項目采取目標量化管理機制，提高基礎管理水平，合理有效分配資源，確保項目各項工作的開展及經營活動有序實施，通過目標計劃管理和過程控制提高各部門的工作效率及工作質量。將工作職責細化，責任分解到人、細化到崗，并將目標的完成度與相關管理人員的績效工資掛鉤，通過定期、嚴格的考評機制，監控管理目標完成度，發現偏差，及時責令相關管理人員整改，保障工作水準。2.激勵機制：我項目將采取有效措施，堅決杜絕在崗工作人員“反正拿固定工資，干好干壞一個樣，干多干少一個樣，混一天是一天”的消極思想，通過目標激勵、示范激勵、尊重激勵、參與激勵、榮譽激勵、關心激勵等措施，使工作指標層層落實，強化員工的責任心和自豪感，激勵員工比學超趕，不斷提高工作效率。3.監督機制：我項目將嚴格依照有關法律法規及采購方的規章制度開展檔案密集架采購工作，主動與招標單位溝通，及時商討貨物安裝調試和有關及人員履職情況，由項目的真實情況，對項目工作人員進行定期或不定期檢查、督查，并在記錄中明示，發現問題及時糾正，對出現重大或多次重復出現的問題，將進行調崗或開除，邀請相關主管部門對我項目履約情況進行檢查、考核，并積極收取反饋意見。對發現的問題，保證立即整改到位，并按考核相關規定對相關人員進行獎懲，公布監督電話受理各界對項目人員的投訴舉報，如調查屬實，嚴肅處理。4.信息反饋機制：（1）信息是我們重要的資源。信息源要全面，匯聚與服務有關的所有信息，使反饋具有一定的范圍和頻率，信息采集真實、科學；（2）保證信息反饋通道暢通，信息處理集中，所有信息匯聚到項目，經過分析整理，并由項目發出指令，跟蹤檢查；（3）保持指令權、檢查權和處理權的高度統一，避免責任分離所導致的管理失控；（4）充分利用現代化管理手段獲得處理和利用信息；（5）在檢查控制的方式中，我們采用行政檢查、專項檢查、交叉檢查、外部檢查、外部監督、秘密檢查等方式。控制的措施有預先控制、現場控制、反饋控制。（6）質量控制上，制定了糾正偏差的處理措施。5.自我約束機制：我項目將制定嚴格廉潔自律基本要求及服務規范，為項目工作人員劃定履職“高壓線”，要求全體項目工作人員自覺遵守項目及采購方的各項制度。通過培訓不斷提高項目工作人員的思想素質，尤其強化工作人員對所服務單位的認同度，讓他們意識到自己是我項目的員工，自己的一言一僅代表著項目的形象，自我約束機制與激勵機制、監督機制互相配合，外在監督手段可以提升項目工作人員自我約束的動力，從而保證并提升工作水準。6.應急機制：我項目將根據項目的特點，對工作中的重點、難點、突發事件建立應急預案制度及應急演練，如果一旦發生突發事件出現，立即啟動應急預案，讓突發事件處理變得科學、有序、及時、高效，我項目要求項目所有相關管理人員保持24小時聯絡暢通，以便在發生緊急情況時，能第一時間趕到現場參與處理。7.激勵機制：（1）激勵是我們人性化管理的方式，尊重個體權利，保持團隊精神。服務客戶和創造經濟、社會雙重效益是權衡考核的唯一標準；（2）思想工作機制重在激發潛能，形成共享的價值觀，充分發揮群眾效能和工作積極性。引導員工動機，尊重個人情感。并且針對個性心理做適時的思想工作。工作方式有談心、座談、家訪等等；（3）獎懲機制在實際工作中以獎為主，以懲為輔，堅持優勝劣汰，獎懲分明。通過獎勵員工往前走，通過懲罰鞭策員工向前走。做到人人有動力，人人有壓力。獎勵的類型有物質獎勵和精神獎勵等；（4）培養提升機制在實際工作中極具價值。我們將培訓放在集體和個人發展的重要位置，培養的目標是使員工忠于企業，一專多能，精益求精。在提升問題上不拘一格，能者上，平者讓，庸者下，為人才的脫穎而出創造良性環境。方式有培養、培訓、進修、提升等；（5）工資福利系統重在考核，依據貢獻大小進行工資決策。既考慮群體效能，更重視個人利益。充分肯定努力工作所應得的優厚報酬，吸引人才，激勵員工取得更好的工作績效；（6）文化活動系統是我司的發展之源。通過文化活動的開展，增強員工的自信心和認同感。通過文化的凝聚功能、引導功能、約束功能把員工的目標和項目的目標緊密結合起來。方式有集體活動、旅游、生日會、員工家屬聯歡會等。（7）在以人為本的激勵系統中，我們還將結合全面質量管理模式，進行適時管理，充分發揮每個員工的主觀能動性，增強主人公意識和自我實現意識，使其在授權范圍創造性地開展工作，這種方式在我們的實際工作中已經取得了較好的效果。五、項目管理內容我公司依據多年相關項目的經驗積累，總結出了對于大型項目管理和實施的項目管理和實施的方法論，本次項目建設的管理內容主要包括組織人員管理、質量管理、進度管理、風險管理、文檔管理、范圍管理等方面，這些內容貫穿于項目的整個生命周期，項目的具體管理內容如下：1.組織人員管理本項目需求的檔案密集架種類多、數量大、技術要求高，涉及供應商、多個產品廠家、采購方各個相關部門等。為了確保項目的順利實施，需要建立統一的項目管理組織、清晰的組織結構和合理的人員配備，同時制定該項目的各項工作制度、明確相互的關系和責任，精心組織項目準備和項目實施工作。本部分工作包括了對組織和人員的一系列協調和管理工作。2.質量管理：該項目所采用的產品不僅有相應的功能要求，而且有技術指標、協議標準等要求。該項目產品的質量控制是建立在這些功能和指標可實現基礎上，予以設計質量、原料質量、生產質量等的全面監督和控制。在驗收過程中的質量驗收不僅是功能的實現，而且是技術指標或標準的實現。3.進度管理：該項目既有深度又有廣度，深度是指在某一節點上不同平臺，廣度是指不同區域的互聯。因此其進度控制包括節點施工進度、不同區域的生產進度、物質供應進度、進度的協調等。由于項目時間緊，因此整個進度控制不僅需要精心設計進度計劃，而且需要計劃進度和實施進度之間的協調和嚴格控制。4.風險管理：由于項目的復雜性和一些問題的不可預知性，項目的實施存在風險。風險管理主要是根據我公司的項目經驗，提出該項目中存在的主要風險、風險后果及風險的預防措施，盡可能地規避風險或減少風險發生的可能性，并提出應對風險的措施。5.文檔管理：文檔作為管理依據、任務之間聯系的憑證、質量保證、培訓與參考、檔案密集架的維護支持和歷史檔案，對項目重要性是不言而喻的。因此文檔的管理是項目管理的一個重要環節，我們在項目的每個階段都會產生相應的詳盡的文檔，并指定專人管理。6.范圍管理：需要準確定義項目的范圍，以及對項目的工作范圍進行有效的管理和控制。7.成本管理：該項目的成本管理，不僅是采購人或供應商的費用預算和費用計劃，而且是與項目進度相配匹的投資或投入控制。8.溝通管理：對項目的項目會議等溝通活動進行管理，有效地協調和溝通項目組的各個組成部分。第二節項目管理機構一、管理機構建立（一）確定組織目標項目目標是項目組織設立的前提，應根據確定的項目目標，明確劃分分解目標，列出所要進行的工作的內容。（二）確定項目工作內容根據項目目標和規定任務，明確列出項目工作內容，并進行分類歸并及組合是一項重要組織工作。對各項工作進行歸并及組合并考慮項目的規模、性質、服務復雜程度以及單位自身技術業務水平、人員數量、組織管理水平等。如進行實施階段全過程項目管理，工作劃分可按計劃階段和實施階段分別歸并和組合。（三）組織結構設計1.合理確定管理層次。管理組織結構中一般應有三個層次：一是決策層；由項目經理和其助手組成，要根據項目的活動特點與內容進行科學化、程序化決策；二是中間控制層(協調層和執行層)，具體負責規劃的落實，目標控制及合同實施管理，屬承上啟下管理層次；三是作業層(操作層)。由現場人員組成，負責具體的操作工作。2.配置工作崗位及人員3.制定崗位職責標準與考核要求4.制定工作流程與考核標準二、管理機構要求1.要明確各部門責權：在項目組織機構中，項目人員與組織多種關系共存，行政隸屬關系、業務關系和工作責任被剝離。在這種多維度溝通交織在一起的情況下，當事員工就有了多身份，這使得管理關系的協調變得異常復雜，處理不當將會產生責任推諉或者多頭管理等問題，為了避免這些問題的出現，明確各部門門職能和各員工的責權顯得尤為重要。2.要保證項目人員能力素質充分發揮：在項目組織機構中，組織架構能否發揮作用，管理人員的能力素質是關鍵，所有組織管理模式歸根結底是對人的使用，著這種模式下，對項目負責人的要求愈加提高。項目項目負責人一方面要協調所服務單位需求，一方面要保證與項目總部的規范性對接，同時還要抓服務品質。這要求項目負責人具有較高的人際協調能力、領導與決策能力、組織管理能力、較高的工作熱情和對突發情況的應變能力等。完美的人才是不存在的，而本行業對高素質人才缺乏吸引力，難以招聘到高素質人才，因此保持對現有人才有效培養和儲備，才是項目人才持續有效發揮專業技能的有效方法。4.要保證信息的有效傳遞：信息在傳遞過程中容易發生變異或延遲。在項目組織機構的架構中，一個任務的完成需要多個部門的協作，信息傳遞的維度要多于職能式組織架構。在缺乏規范化管理的環境中，信息的傳遞容易受到人際關系的影響。因此建立項目信息管理系統，打破人際關系建立的交流網絡，從整體上保證信息傳遞的速度、全面性和真實性，有助于促進各部門高效溝通和協作，從而保證服務質量。5.要保證投入資金的監管：此嚴格控制資金使，保證每一筆錢都花在刀刃上是提高項目利潤率的有效方法，管理需要對項目負責人進行一定的放權，項目在下放資金權利的同時應當制定相應的監管措施，除了要加強細化常規的財務監管外，還可以通過對實施不定期巡檢來核對上報的資金使用情況。三、管理機構要點1.要有明確的目的：首先，要給本項目定位，即明確所處的地位、任務等因素。定位以后，才能明確如何建議項目組織機構，以及如何去發揮項目組織機構的作用。所以，機構設置要有明確的目的，不是為了機構設置而設置，而是實事求是地根據完成生產、工作任務而必須設置的必不可少的，精干高效的機構設置和一支管理隊伍。2.要從提高工作效率入手：設置科學合理的組織機構后，要配置精干的、素質好的管理人員進入各個管理崗位。本項目工作能不能搞得出色，管理人員的科學、嚴格、高效的管理手段和辦法是相當重要的。如果管理人員工作拖拖拉拉，馬馬虎虎，沒有銳意開拓、創新進取的精神，那么，工作肯定毫無起色，甚至把一個原來比較好的一個單位（部門）拖垮在要提髙工作效率，首先，要不斷地刻苦學習，特別是學習先進的管理經驗；其次，要學習先進的科學知識，特別是目前進入“電腦”化的時代，更要學習，用現代化的先進科學的工具來提高工作效率。3.要不斷提高職能人員的素質：職能人員的素質是關鍵的，有時很多事情失敗或不成功，往往是由于經辦人員（職能人員）各方面的素質較差而造成的。所以，不斷提高職能人員的素質是非常重要的。首先，因人制宜地對每個人員進行專門培訓，包括崗位培訓以及文化知識、專業技術培訓等等。其次，經常深入下去，要調査研究、及時了解職工在想什么，做什么，真正做職工的知心朋友。在接觸中，從職工身上可以學到很多東西，取長補短，在學習別人長處時，使自己的思想境界不斷凈化，為處理職工中岀現的各種復雜情況打下扎實的基礎。4.要相互配合，不斷提高工作效率：在機構設置時，不同的科室、部門其工作職責也不一樣。但是，全場的工作應是一盤棋，不能各行其是。各部門除了完成本職工作之外，更需要相互配合，為完成各項生產任務同心協力把工作搞好。而決不能相互推諉，相互扯皮。一旦發現此種情況，由分管領導及時進行協調，把相互推諉的事以最快的速度予以解決。只有在工作中相互配合，才能不斷提高工作效率。四、項目組織架構一旦由我項目中標，項目將立即委派思想進步，工作踏實，有一定協調能力，年富力強的同志擔任項目負責人，在公司總經理的領導下，項目總負責人直接指揮下，全體人員努力工作，提高工作質量，確保貨物的質量，竭力做好貨物的運輸驗收、安裝調試、售后服務等工作，竭力保證本次的采購項目的圓滿完成，項目部計劃設立計劃項目生產部、質檢部、技術部、采購部、倉儲部、行政人事部、財務部、銷售部和運輸部等。公司總經理公司總經理項目總負責人項目總負責人運輸部銷售部財務部行政人事部倉儲部采購部技術部質檢部生產部運輸部銷售部財務部行政人事部倉儲部采購部技術部質檢部生產部生產部五、項目部門職責（一）項目財務部職責1.認真貫徹執行國家法律法規、內部各項規章制度，嚴格遵守財經紀律，加強財務管理及財務核算工作。2.負責對項目的各項經濟活動進行監督，對違反財經制度的行為進行制止、糾正、報告。3.建立健全內部控制制度。4.負責財務預算編制、分析工作。5.負責項目資金管理工作，積極籌措資金，保障項目正常運轉，監督資金使用，保證資金安全，服從上級對資金的統一管理和調度，及時足額上交資金。6.完善內部經濟責任制，推行責任成本管理，嚴格執行上級下達的項目責任成本預算指標。7.按照財務準則規范財務核算，及時、準確地進行收入、成本、費用以及財務成果的確認、計量，真實反映財務狀況和經營成果，定期編制財務財務報告并及時上報。

8.加強資產、債權、債務的管理，建立健全各項財務資料和臺賬，做好財產物資的收發、增減和使用的財務核算工作，參與其清理、報廢的處置工作，防止資產流失。9.協調當地稅務關系，依法納稅。10.積極參與項目成本管理和經濟活動分析。11.接受國家財政部門、上級主管部門的監督檢查。12.完成領導交辦的其他工作。（二）項目質檢部職責1.質檢部在質檢部主管的直接領導下，負責檔案密集架的品質管理工作。2.負責對生產車間進行質量管理方面的指導工作。3.嚴格執行原材料的質量檢驗標準、驗收規范等方面的規定。4.品質管理工作的開展應當遵循“預防為主”、“誰主管誰負責”的基本原則，力求做到權力明晰、責任明確，確保質檢工作落到實處。5.質量檢驗可以采取自檢、巡檢及專職檢查相配合的方式，嚴格執行檔案密集架的質量檢驗標準。6.負責組織進行定期或不定期的產品質量抽檢工作，發現問題及時糾正或解決。7.做好與品質管理相關數據的搜集整理工作，及時做好關于產品質量動態的分析工作，針對問題提出準確合理的改進意見。8.負責產品質量事故的調查、處理及整改驗收工作。9.負責編制公司產品的質量升級規劃及品質管理工作人員的培訓工作。10.完成領導布置的其它各項工作。（三）項目技術部職責1.負責項目生產技術人員的培訓與選拔考核。2.負責項目現場加工技術難題的解決和品質異常問題的判定。3.負責生產涉及產品包裝防護、流轉規范的制定與監督。4.負責對新產品的設計和開發的控制及編制各類技術文件。5.參與產品實現的策劃。6.參與合同評審和對供方的評價。7.負責對質量管理體系的日常管理工作，包括內部審核工作。8.負責產品質量的監視和測量控制工作。9.負責對質量管理體系過程的監視和測量。10.負責不合格產品的控制歸口管理工作。11.負責數據分析管理工作及糾正、預防措施的評審工作。12.負責對檔案密集架的安裝調試工作提供技術支持。13.領導布置的其它各項工作。（四）項目采購部職責1.采購部在采購部負責人的直接領導下，依照項目生產需要及物資采購計劃，全面負責項目的物料采購和供應工作。2.采購物資進入倉庫時必須有合格證、檢驗單或者其它的證明材料，否則一律不得入庫。3.采購部的采購工作開展須遵循以下原則：（1）三保原則：①保證需要，在采購計劃下達后，依照使用時間的要求，及時將需采購物品采購入庫或直接送到生產現場，確保生產工作的順利開展；②保證價格，采購時應當綜合考慮需采購物品的性價比，擇優采購，采購過程中如果出現超出預算而生產上又急需的情況時，必須經部門主管或總經理批準后方可進行；③保證質量，在采購各類物品時，應當認真檢查采購物品的規格、型號及品質情況，確認符合要求后才能進行采購。（2）三比原則：①比較價格的高低，合理選擇；②比較質量的好壞，注重性價比；③比較運輸距離的遠近，綜合考慮成本及公司的實際需求，保證經濟效益。（3）五勤原則：①勤問原則：遇到對材料貨源情況比較熟悉的人員需要多問；②勤聽原則：有材料方面的信息要多聽，從中盡可能多的了解貨源情況；③勤記原則：對材料貨源、生產單位、物品材料的基本判定標準及其它的信息資料要做到勤記錄④勤跑原則：對供應商及供貨企業要勤跑，以便于切實掌握物品材料的第一手信息；⑤勤看原則：要經常深入倉庫，了解庫存的基本情況，對于庫存情況做到心中有數。4.對初次進行合作的供應商進行調查了解，根據實際掌握的資料與信息做出相應的評價判定。對于符合項目要求的，方可與之開展業務往來與合作。5.負責對所有與公司有業務往來的供應商或供貨企業進行定期的資質評價并給出明確的評價等級，針對不同的評價等級給出相應的處理意見。6.采購工作的開展應當做到精打細算，盡力降低公司的采購成本，避免出現浪費公司資金的情況。7.完成領導布置的其它各項工作。（五）項目倉儲部職責1.部門職責：（1）認真做好物料及產品的收發管理工作；（2）仔細做好原材料和成品的標識與分類；（3）合理做好倉庫區域的整體規劃工作；（4）物料及產品的出入庫應及時準確的做好記賬工作，確保帳、物、卡的各項內容相符；（5）嚴格做好倉庫的安全管理工作（防盜、防潮、防壓、防碰傷與劃傷等）；（6）協助財務部門做好倉庫庫存的定期盤點工作，及時對庫存的滯存物料向主管領導提出合理的處理意見；（7）做好倉庫的“6S”管理工作；（8）配合質檢部門做好原材料的進貨檢驗工作等；（9）及時準確的向財務部門提供倉庫的相關庫存報表；（10）做好倉庫相關表單及臺帳的歸檔管理工作。2.部門權限：（1）對不符合入庫條件的各種原料，倉庫有權拒收。（2）對不符合財務規定的各種領發單，倉庫有權拒發。（3）對不符合領發規定的各種配件，有權拒發。（4）對入庫的各種原輔料發現有總是時，有向主管部門反映的權限。（5）對貨單不相符的原料入庫，倉庫有權拒收。（6）發現領料單與使用不相符時有權拒付，并有向主管部門反映的權限。（7）對不符合入庫質量的產品，有權拒入庫的權力，并有向主管部門反映的權限。（六）項目行政人事部職責1.負責項目制度建設與管理：（1）編制人力資源管理的各項規章制度及員工的日常行為規范并監督實施。（2）根據項目進行狀況，及時對人力資源各項規章制度進行修改和完善。2.負責項目人力資源規劃：（1）結合項目發展戰略，綜合分析項目人力資源現狀和未來一段時間內人力資源供需狀況，編制項目人力資源規劃方案。（2）將所擬定的人力資源計劃提交總經理審核，并根據其修改意見對人力資源計劃進行修改與完善。（3）根據部門人員需求情況，提出內部人員調配方案（包括人員內部調入和調出），經上級領導審批后實施，促進人員的優化配置。3.負責招聘管理：

（1）根據項目具體需要及各部門對員工的需求狀況，編制員工需求計劃。

（2）選擇適當的招聘途徑進行人員招聘。（3）人員面試組織工作。（4）做好被錄用員工的入職手續辦理工作。

4.負責培訓管理：

（1）編制企業年度培訓計劃，報領導審批后執行。

（2）組織培訓、培訓效果評估、培訓檔案建立及管理。5.負責績效考核：（1）建立健全績效考核標準，編制考核辦法及實施方案。（2）負責員工的日常考勤管理，進行統計、整理與分析工作。

（3）負責員工的考核、評優、評先的組織工作。（4）接受、處理有關員工績效考核的投訴。（5）做好相應的職位說明書，并根據項目職位調整需要進行相應的變更，保證職位說明書與實際相符。6.負責薪酬與福利制度制度：

（1）組織制定適合本項目的薪酬管理制度。（2）按規定做好日常工資計劃、核算、發放及統計分析工作。（3）根據相關規定，負責辦理員工的各項保險及福利事宜。7.負責其它人事工作：（1）執行項目的人力資源管理制度，辦理員工的聘用、勞動合同的簽訂、調動、離職、解聘及勞動關系維保等日常的人事管理事宜。（2）組織員工的職稱與技術等級評定。（3）企業人事檔案管理及人力資源信息系統的維保工作。（4）勞動關系管理協調企業內部員工工作，維保良好的勞動關系。8.負責其它行政工作：（1）負責項目基礎設施的建設與管理工作。（2）負責項目車間的消防等管理工作。（七）項目生產部職責1.生產部在生產部負責人的直接領導下，全面負責項目的生產管理工作。2.根據公司要求，合理安排組織人員及物料的調度安排，以按時完成項目下達的各項生產任務。3.充分調