檔案借閱審批單記錄編號:日期：借閱部門借閱人借閱部門經理總經理行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注檔案管理流程：相關部門/部門負責人行政人事部分管總監/總經理審核驗收nshou配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料審核驗收nshou配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收nshou是審核驗收nshou是否第三節檔案管理制度為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：???一、檔案管理的范圍?本單位所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。???二、檔案的管理部門?公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。???接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。三、檔案的分類?在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：1.行政管理2.人事管理3.財會檔案4.生產經營管理5.技術質量安全管理6.基建檔案7.外來文件8.聲像檔案9.實物檔案10.其他檔案。?財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。?實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。?以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。???四、歸檔要求?1.歸檔的文件材料要完整、系統、準確。?2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。3.存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。?4.檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。?5.檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。?6.文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。7.歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。五、檔案的查閱和借閱?（一）查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。?（二）查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。?（三）原則上本單位內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：?1.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；?2.按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；3.要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；4.所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；5.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；?6.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；7.調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。???六、檔案的移交?檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。???七、檔案的保管?要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。百度對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。?檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。八、檔案的銷毀?公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀。?九、托養對象身故時應急預案（一）目的在托養對象發生身故事件時，及時協助家屬處理好托養對象身故時的事務。（二）操作流程1.發生托養對象疾病后，經120醫生搶救無效情況時；2.醫院醫生開具死亡通知書，護理主管通知托養對象家屬、中心主任；3.醫護小組了解家屬是否需要其他協助，如：殯儀服務等；4.記錄托養對象死亡處理事件；5.安撫托養對象家屬，協助家屬做好托養對象遺物整理等。（三）注意事項1.注意觀察120醫生搶救托養對象的全過程，包括醫生給托養對象的身體檢查項目、搶救措施，托養對象的生命體征等；2.準確記錄整個事件的發生、發展的過程及時間。十、火警火災事故應急預案（一）目的為了及時有效的在火災發生時，最大限度保護院內托養對象的安全，將損失減到最低程度，維護院內秩序。（二）處理措施1.發現火災后迅速判斷火情，報119火警中心、120救護中心，向行政總值班匯報，并通知中心主任到現場進行指揮；2.院內各樓面安全疏散引導員引導搶救托養對象，將托養對象安全疏散到安全的地方，護理主管及辦公室人員在廣場安撫、照顧托養對象；3.中心主任總指揮，后勤主管負責帶領后勤部進行現場滅火；4.門衛接引消防隊員到現場，并向其簡單描述災情；5.勸阻無關人員不得進入現場，如有傷亡托養對象立即由救護中心送至附近醫院就醫；6.由院內行政人員負責保護現場，收集發生火災時的證物，為事故調查提供依據；7.根據院領導的要求，向上級主管報告，并總結事故發生的原因進行分析、總結，對安全隱患地進行重點排查。（三）注意事項1.工作人員要保持冷靜，不要驚慌失措引起托養對象混亂；2.穩定托養對象情緒，不要留在危險地帶，勸阻托養對象回火災現場拿遺留物品；3.如有可能應盡力撲救，控制火勢蔓延；4.除報警外，不使用電話；5.除不得已，不敲窗跳樓或隨意開窗；6.離開現場時，應隨手把經過的門關上；7.如被煙籠罩或眼見度低，應俯地沿墻慢慢爬行或去另一通道，應用濕毛巾包住口鼻等部位；8.發現因電失火決不能用水滅火；9.如正處在室內，發現煙從門縫進來，應先用手在們得上部試探一下，如感受很燙，說明門外正在燃燒，不要開門，應采取措施防止煙霧進入；10.疏散人員要走安全通道；11.托養對象疏散秩序按先自理托養對象，后全護理托養對象的原則，全護理托養對象在移動的過程中必須有護理員陪同。十一、托養對象觸電時應急預案（一）目的托養對象在發生觸電情況時，能得到及時的救治，挽救生命、減少不必要的損失。（二）操作流程1.第一個發現托養對象觸電的人員，立即切斷電源，（手動切斷電源或用木棍等）通知安全管理員；2.檢查托養對象身體情況，如托養對象發生心跳、呼吸停止等情況，立即就地進行心肺復蘇搶救，通知醫護小組，向行政值班人員匯報；3.經醫護小組工作人員判斷后，根據托養對象受傷情況，撥打120急救電話派人送托養對象去醫院治療；4.向院領導匯報，并跟蹤事件全過程；5.通知家屬，并告知托養對象具體情況，做好溝通、安慰工作；6.安全管理員和護理主管對整個事件進行詳細了解，對事件發生地進行安全排查工作，找出事件發生原因，并記錄；7.向中心主任匯報情況；8.托養對象從醫院轉回服務中心后工作人員按照醫囑照顧托養對象（給托養對象準備營養湯）直至托養對象身體情況穩定；9.對整個事件的發生進行具體分析、總結，學習。（三）注意事項1.在未切斷電源前，不可接觸觸電者身體；2.穩定托養對象、家屬的情緒，要求每位員工不得以個人名義向外擴散消息，以免引起不必要的混亂；3.如有家屬來院探視，由護理部做好家屬的思想工作和接待工作；4.如果有新聞媒體要求采訪，必須經過中心主任同意，未經同意，任何人不得接受采訪，以避免報道失實。（四）托養對象觸電時應急處理程序圖十二、停電和突然停電時應急預案（一）目的為了有效應急處置院內可能發生的停電或突然停電事件，合理安排院內托養對象的基本生活，確保正常的工作秩序和有力的后勤保障，使事故處理工作高效、有序地進行，最大限度地減輕事件對我院造成的影響，維護院內穩定。（二）操作措施1.接到上級領導的停電通知后，立即在院內發布停電通知并且告知托養對象及員工具體的停電日期，準備應急手電筒并且做好應變工作；2.發生突然停電時，立即通知后勤部相關負責人，行政總值班；3.進行搶修及匯報，立即通知中心主任及致電電力局查找停電原因，如有需要馬上請人維修；4.檢查應急照明燈，手電筒是否備足，確保使用；5.護理員必須照顧好托養對象安全，及時檢查托養對象情況；6.對事件進行分析，總結，必要情況下進行教育學習。（三）注意事項1.加強巡邏，及時安撫托養對象的情緒，并勸阻托養對象在房間內點蠟燭，保障托養對象安全；2.停電后，應立即關閉正在使用的電器，嚴禁私自使用電器；3.如遇夜間或特殊情況，托養對象必須在護理員的陪同下活動。（四）停電和突然停電的應急處理流程圖十三、停水和突然停水時應急預案（一）目的為有效、及時的處理停水及突然停水事件。減少停水時對我院的影響及造成的損失，維持正常的工作秩序，能在發生故障時最大程度的保證院內托養對象能夠正常的生活。（二）處理措施1.接到上級部門的停水通知后，立即通知托養對象及員工停電時間，做好停水前的準備工作；2.如發生突然停水的情況，及時通知后勤部主管或行政總值班，查找停水原因；3.做好調水的準備工作；4.后勤部主管督促下屬人員預備好適量的飲用水，以及使用水；5.加強巡視，及時幫托養對象解決飲用水或用水不夠的情況。（三）注意事項1.發生突然停水時要及時向托養對象們解釋，安撫他們的情緒；2.停水時避免去開水龍頭；3.當供水恢復時，應先放一部分水讓有雜質的水先流掉。（四）停水和突然停水的應急處理流程圖十四、院內泛水時應急預案（一）目的以保護托養對象的人生安全為前提，及時、有效、快速的解決院內泛水，維持正常的生活與工作秩序、減少損失。（二）處置措施1.發生泛水的情況應立即通知后勤部或行政總值班及中心主任；2.發生泛水后后勤部主管立即派人查找泛水原因，如能自行解決應立即進行維修；3.如泛水不能自行解決應立即通知維修部門進行維修；4.后勤部主管應及時派人清掃泛水以及清理污水；5.協助維修人員進行維修；6.總結事故發生的原因并進行分析并總結上報中心主任及上級領導。（三）注意事項1.泛水發生后應立即在泛水區域外放置防滑警示牌；2.告知托養對象泛水情況并且告誡托養對象不可涉足泛水區域或潮濕處，防止滑倒；3.護理員應加強巡邏，及時了解托養對象的情況。十五、發生臺風、雷雨時應急預案（一）目的為了進一步的規范及完善我院的防御臺風及雷雨工作，促進防御臺風、雷雨工作有序、高效地開展，全面提升防御力，最大程度地減輕臺風、雷雨帶來的損失，保障院內托養對象生命財產安全和經濟社會的持續穩定發展。（二）操作流程1.接到臺風、雷雨天氣預報后，院內后勤部主管或行政總值班督促各部門員工做好臺風來臨前的準備工作；2.后勤部主管或行政總值班認真檢查各部門防臺、防雨工作，以及做好各部門的安全保障工作，做到防患于未然；3.當臺風及雷雨發生時，如發生故障或