XXX有限公司財務管理制度文件編號JF-WI-財-01版本/版次A/0管控狀態受控頁次第6頁共7頁1.目的為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為，合理控制費用特制定本制度。2.范圍適用于公司全體職工。3.名詞定義公司財務及報銷管理。4.權責4.1財務部：監督、實施及管理。5.作業程序5.1本制度根據相關的財務制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出以及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及費用支出具體的報銷制度和報銷流程。5.2本制度適用公司全體職工。5.3借支管理規定及借支流程5.3.1借款管理規定5.3.1.1出差借款：出差人員憑審批后單據，按批準額度辦理借款，出差返回3個工作日內辦理報銷還款手續。5.3.1.2其他臨時借款，如業務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許超過七日借支。5.3.1.3各項借款及備用金需以現金支付的，金額超過（1,000）元應提前通知財務部備款；5.3.1.4借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經副總經理批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；5.3.1.5借款未還者原則上不得再次借款，當月的借款應在當月清償，如逾期未還的借支將轉為個人借款，從工資中扣回。5.3.1.6原則上全廠員工不可因私借支（特殊情況除外），因私借支金額不得超過上月工資的50%，新進員工入廠15天內不可借支；5.3.2借款流程5.3.2.1借款人按規定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)。5.3.2.2審批流程：部門主管審核簽字后由總經理復核審批。5.3.2.3財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續。5.4日常費用報銷制度及流程5.4.1日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、培訓費、資料費等）以及其他零星報銷費用（主要包括行政管理費用等）。5.4.2費用報銷及供應商付款的一般規定5.4.2.1報銷時間規定：每周二、周四下午14:00——17:00為統一報銷時間，考慮到員工墊付資金的壓力，超過100.00元以上的支出，單據齊全并且相關管理人員簽名后即可到財務部門報銷，但金額超過1000.00元的要提前一天通知財務部準備資金。5.4.2.2報銷票據要求：5.4.2.2.1費用報銷時，必須提供業務發生時的原始票據，原始票據必須是因購物或接受服務從供應商或提供服務單位手中取得的真實、合法的發票，包括普通發票及增值稅專用發票；5.4.2.2.2所有報銷單據應以普通發票或增值稅專用發票為憑據，如果確實無法取得普通發票及增值稅專用發票的，由申請人說明原因，副總經理核準后方可安排付款，白單不允許作為報銷的憑證，（注：有發票與無發票的費用單據請分開填寫費用報銷單，否則財務拒收）5.4.2.2.3發票抬頭必須正確、完整填開，應要求對方開具發票抬頭為本公司全稱（金灃實業（東莞）有限公司）。不允許發票抬頭為公司簡稱或HK公司名稱及別字。5.4.2.2.4原始票據不得涂改、刮擦、挖補，填開時必須使用相同筆跡，如出現上述情況則視同票據無效，需重新開具；5.4.2.2.5凡填有大小寫金額的原始票據，大小寫金額必須相符；發票的票面金額與實際發生金額、報銷時填報的金額原則上必須相符，涂改無效；5.4.2.3費用報銷單的填寫與粘貼要求：5.4.2.3.1費用報銷單（支出證明單）的填寫1)列明所屬部門、費用發生期間、申請人姓名、部門、所附單據張數等基本信息；2）費用明細欄內簡要說明費用發生事由及其他需要說明的事項；3）各項費用需按日期依序填寫，應在對應欄目內填寫各項費用的發生金額，交通費必須注明準確的往返路線，且每段線路都應標注費用金額。4）如有個人借支需沖銷，應注明“已借款金額”、“應歸還金額”、“實際支付金額”；5）審批欄應獲得相應人員的審批；6）出差人員差旅費報銷請附上外出放行條。5.4.2.3.2報銷單據的粘貼：所有費用單據應以粘貼單大小為準，用膠水橫向貼在粘貼單上。粘貼票據時不要將所有單據全部粘貼在左上角，而應該將所有票據均勻粘貼在裝訂線內。嚴禁使用訂書機將所有單據訂在一起；5.4.2.4費用報銷的其他規定：5.4.2.4.1報銷住宿費用和伙食費用要附有外勤申請單，而且回廠時間要過了飯堂提供飯菜時間方可報銷（中午12:30過后，晚上17:30過后），主管級（含主管）以下員工按15.00元/人/餐的標準報銷，經理級別的按實際報銷。5.4.2.4.2快遞費用的規定，已交易過的供應商一律不給快遞費用到付，應由供應商自行負擔。5.4.2.5供應商付款5.4.2.5.1以現金等非月結方式付款的：由申請人填寫“支出證明單“并附上一整套資料（包括普通發票或增值稅專用發票、送貨單原件、采購訂單等及其他需附的資料），如為預付款，請注明交付發票及其他資料至財務部的時間及相關跟進人信息。5.4.2.5.2以月結方式支付供應商貨款的：對帳：月結供應商必須每月５日前傳真上月對帳單到我司，對帳單上需有對方的印章。經采購對帳，財務核對、副總經理審核簽字后回傳給對方。含稅貨款發票必須于收到我公司回傳確認OK的對賬單后5個工作日內送至我司財務部，否則貨款安排順延。付款：供應商將送貨單原件，回簽確認的對賬單、加蓋公章的收款收據同委托書及發票資料交財務部，由財務部填寫費用報銷單并將一整套資料審核無誤，由總經理批準后安排付款。如果是緊急支付的貨款，應至少提前兩天通知財務以便及時處理。（注：月結單上一定要有供應商蓋章；送貨單應有供應商的蓋章及收貨人簽名并加蓋收貨章）;5.4.2.5.3所有供應商的來料都必須通過品質部相關人員確認驗收合格后財務部才可付款;5.4.2.6報銷流程5.4.2.6.1報銷人將整理的報銷單據，填寫《費用報銷單》，并交部門負責人審批簽字。5.4.2.6.2部門負責人必須對費用報銷的合理性和準確性進行業務審核（如不符合公司制度規定，應退回報銷人），然后交副總經理審批。5.4.2.6.3報銷人將已審批簽字的《費用報銷單》提交財務部門會計并在單據上作相關信息登記。5.4.2.6.4需總經理簽批費用，報銷人將《費用報銷單》及其內附原始單據提交總經理審核簽字。5.4.2.6.5財務部門會計審核報銷單據的準確性以及是否符合公司制度規定，如不符合，應退回報銷人，審核通過方可準予辦理費用報銷。5.4.2.6.6財務部門會計確認后，出納方可安排付款。5.4.2.6.7財務部門出納根據報銷單據金額辦理付款。5.4.2.6.8財務部門會計收到出納付款的單據后，歸檔并編制會計憑證。5.4.2.7為了規范內部管理，禁止外部人員直接到財務部取款，外部人員應在招待室等待，由相關內部員工拿手續齊全的報銷單據到財務室報銷，再由出納和相關內部員工拿報銷款給外部人員；每月25號左右付供應商月結款，屆時財務會電話通知供應商，供應商也禁止進入辦公區，在招待室等待。5.5不良品處理制度制度5.5.1為了完善不良品的管理，如各項作業中發現品質不標準不符合或不易分辨之物料時，應將其視為異常品予以隔離，經辦人員提請品管人員作不良品鑒定工作，以確認隔離異常品是否屬于不良品，如確為不良品應判斷不良原因，填寫不良品退料單（注明物料編碼，名稱，規格，訂單號，不良原因），經部門負責人及品管簽名后，把不良品退回倉庫。5.5.2生產線應每天把產線上的不良品退回倉庫，倉管員收到產線上不良品應該按PO分開擺放，并填寫不良品物料標示卡。5.5.3不良品弄清責任人，計算好賠款金額后，由品管填寫報廢單，報廢單經副總經理，總經理簽名確認后交給倉管，避免倉庫堆放過多不良品，倉管應該把報廢物品拉到廢物倉。5.5.4倉管應該過磅報廢品，標示好報廢品的種類，重量等基本資料。5.6固定資產管理5.6.1各部門需購置固定資產，需填寫“新增固定資產申請單”，由部門經理、副總經理、總經理批準。5.6.2固定資產收到后，由行政部門負責驗收工作，并填寫“固定資產驗收清單”，在驗收清單中應詳細填寫固定資產名稱、規格型號、金額、供貨廠商，并同時對固定資產進行編號，建