第四章檔案保管工作第一節檔案保管工作概述所謂的檔案保管工作，指采取一定的管理方式和技術手段對檔案進行科學管理與保護，以便維護檔案的完整與平安，最大限度延長檔案壽命的工作。具體內容：1.檔案的庫房管理2.檔案流動過程中的保護3.保護檔案的專門措施一、檔案保管工作的意義檔案保管工作質量的上下，對提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成局部之一，它與其他環節有著密切的聯系，不能離開其他環節而單獨存在和孤立進行。檔案保管工作不是單純為保管而保管，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用根本上是一致的。〔一〕檔案保管工作是開展檔案工作的重要根底；〔二〕檔案保管工作是開展檔案工作的必要條件；〔三〕檔案保管工作是延長檔案壽命的必要手段。二、檔案保管工作的任務為了解決平安留存的要求和檔案可能損壞之間的鋒利矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會原因或自然原因，或者說是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務，就是了解和檔案損壞規律，通過經常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統性和完整性，保證檔案的政治平安。簡言之，檔案保管工作應該做到四不：不散〔不使檔案分散〕、不亂〔不使檔案互相混亂〕、不丟〔檔案不喪失不泄密〕、不壞〔不使檔案遭到損壞〕。

檔案保管工作的具體任務是：

〔一〕防治檔案的損壞

要了解和掌握檔案損壞的原因和規律，通過經常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內。

〔二〕延長檔案的壽命

檔案保管工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。

〔三〕維護檔案的平安

維護檔案的平安，一方面是指檔案作為一種物質存在的形態必須最大限度地使其平安存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會現象，要在整個政治斗爭范圍內，不致因為保管的不當或條件的低劣使檔案喪失而發生泄密，造成政治上的不平安。

三、檔案保管工作的原那么和根本要求〔一〕以防為主、防治結合〔二〕加強重點、兼顧一般〔三〕相互協調、密切配合〔四〕立足長遠、保證當前第二節與保管工作密切相關的群體一、檔案形成者與檔案保管工作檔案形成者對文件制成材料質量的關注程度，對文件有序排放的關注程度，都會影響保管工作的水平。1.使用耐久的紙張、字跡材料；2.管理過程中減少機械磨損和污染，防光、防有害氣體等。二、檔案利用者與檔案保管工作1.不能自如使用檢索工具2.涂抹勾畫3.污染檔案4.任意拆裝、復印檔案5.隨意撕毀、剪裁檔案三、檔案管理者與檔案保管工作1.進一步提高對檔案保管工作的認識。2.進一步提高業務水平。3.運用法律手段，切實負責地做好保管工作。4.積極宣傳、傳播檔案保護的知識和利用檔案的有關規定、要求。第三節保管工作的技術與方法一、檔案庫房〔一〕檔案庫房的建設1.遠離易燃、易爆、污染、腐蝕、高壓輸電線。2.防止“頂天立地〞。3.交通方便，公共設施完備。4.與檔案工作人員辦公室、生活間分設，防盜、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體等。〔二〕檔案庫房的設置1.檔案庫房溫濕度的標準〔見下表〕用房名稱溫度（℃）相對濕度（%）紙質檔案庫14~2445～60拷貝片庫14～2440～60母片庫13～1535～45磁帶庫14～2440～60聲像庫20～2550～602.檔案庫房應配備的根本設備①空氣調節裝備；②防火設備、如自動報警器、滅火器具；③檔案裝具。3.檔案庫房的防光、防塵、防有害氣體的措施防光的措施有：①庫房窗子要少，東西方不宜有窗、南北向的窗子應小而窄，并加設遮陽措施。②庫房的窗玻璃應采取一定的防紫外線措施。③庫房照明應使用白熾燈。④存放檔案應使用檔案裝具，檔案文件不宜長時間放在近窗處。防塵、防有害氣體的措施有：①正確選擇檔案庫房的地址。②注意檔案的密閉保存。③庫房周圍留有綠化地帶。④庫房維護結構外表應選擇質地堅強、光滑、易清潔的財料。⑤檔案材料入庫前要做除塵處理、進入庫房的工作人員應換工作服和拖鞋。⑥注意庫房清潔衛生工作。4.如何進行害蟲的預防？①搞好庫房內外的清潔衛生；②對入庫前的檔案和檔案庫房嚴格消毒；③使用驅蟲劑；④控制溫濕度；⑤定期檢查檔案。〔三〕檔案庫房的類型1.綜合檔案庫房2.專門檔案庫房3.圖書資料庫房〔四〕檔案庫房的編號1.統一編順序號2.根據庫房位置和特征進行編號二、檔案裝具〔一〕檔案裝具的種類常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等；專用檔案裝具包括防磁櫥、底圖柜、會計檔案櫥和照片檔案櫥等。〔二〕檔案裝具的排放與編號1.整齊一致2.避光通風3.空間利用4.統一編號三、檔案包裝材料〔一〕卷皮〔二〕卷盒〔三〕包裝紙

第四節保管工作技能訓練一、溫度的控制與調節二、防光、防塵、防微生物等技能三、檔案庫房的日常管理1.檔案柜架編制順序號2.繪制檔案存放平面圖3.設置“代卷卡〞4.入庫前消毒5.分清交接責任6.保持衛生7.控制水電四、建立健全平安檢查和保密制度〔一〕平安檢查制度要建立健全定期和不定期檢查制度，內容有：1.檔案有無缺少和霉變蟲蛀等情況；2.有無失密、泄密的漏洞和水火災的潛在因素；3.有無超期不歸還的的出借檔案。〔二〕保密制度檔案庫房一定要有嚴密的管理制度。庫房管理人員首先應做好防盜工作，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。還必須杜絕一切失密的可能性。五、存放秩序確實定和保持〔一〕檔案的存放與全宗排列1.檔案館檔案的存放應以全宗為單位進行，力求一個全宗的檔案集中存放在一起；一個全宗內的特殊載體的檔案，如照片、錄音、錄像等可以分別存放在專門的檔案庫房內。2.機關檔案是一般只保存本單位檔案全宗，其存放方法可以按檔案門類、保管期限，結合檔案產生的時間，分庫分櫥具存放。3.全宗排列，根本上依照進館檔案的先后順序，按全宗群排列。4.檔案有平放與豎放兩種。〔二〕檔案存放位置的索引1.標明檔案的存放位置。〔P86表1〕2.標明檔案庫房保存檔案的情況。〔P86表2〕〔三〕檔案的檢查1.檔案的實有數量和登記數量是否一致；2.遺失、損壞文件的數量；3.檔案防護措施和庫房設備的平安情況；4.案卷歸入的全宗、類別及排放順序是否正確；5.案卷的收進、移出是否登記和有無影響檔案平安的因素。第五節全宗卷全宗卷是檔案室在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷，即“檔案的檔案〞。一、全宗卷的作用〔一〕有助于全宗的連續管理；〔二〕有助于檔案管理人員熟悉檔案情況，進一步提高工作效率；〔三〕有助于綜合利用檔案材料；〔四〕便于澄清事實，明確責任。二、全宗卷的內容1.檔案收集工作中材料，包括檔案交接文據、移交目錄、接收、征集記錄、檔案來源和價值說明等。2.檔案整理工作中的材料，包括整理工作方案，分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。3.檔案鑒定工作中材料，包括鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案清冊等。4.檔案保管工作中的材料，包括檔案檢查記錄、報告、重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。5.檔案統計工作中的文件材料，包括檔