OA需求分析目錄TOC\o"1-4"\h\z1引言 31.1編寫目標 31.2背景 31.3定義 31.4參考材料 42義務概述 52.1體系目標 52.2用戶的特點 52.3應用范疇 52.4假定和束縛 52.5體系平臺及應用軟件開創總體需求 53需求規定 63.1應用軟件總體構成 63.2對功能的規定 83.2.1電子郵件 83.2.2信息宣布 93.2.2.1電子通知布告 93.2.2.2電子論壇 93.2.2.3電子期刊 103.2.3公函流程 113.2.3.1收文治理 113.2.3.2發文治理 143.2.3.3呈批件治理 163.2.3.3呈批件治理 173.2.3.4函件治理 203.2.3.5電報治理 233.2.4會議治理 263.2.5營業辦公 273.2.5營業辦公 283.2.5.1車輛治理 283.2.5.2報表傳遞 313.2.5.3合同治理 343.2.5.4會議室資本治理 363.2.5.5營業文件審批治理 383.2.6檔案治理體系 393.2.6檔案治理體系 403.2.6.1文書檔案治理 403.2.6.2歸檔文件治理 403.2.7待干事宜 413.2.8小我辦公辦事 423.2.8.1用戶認證 423.2.8.2暗碼修改 423.2.8.3個性設置 423.2.8.4外出設置 423.2.8.5常用看法 423.2.8.6日程安排 423.2.8.7小我通信錄 423.2.8.8義務指派 433.2.9體系界面 443.2.9.1體系登錄界面 443.2.9.2體系功能界面 443.2.9.3常用界面元素與圖片 443.2.10體系愛護 453.2.10.1人員與組織 453.2.10.2工作崗亭 453.2.10.3組織機構 453.2.10.4流程設備 453.2.10.5檢索設備 453.2.10.6流程日記 453.3對機能的規定 463.4輸人輸出要求 463.5數據治理才能要求 464運行情形規定 474.1設備 474.2支撐軟件 47

1引言1.1編寫目標本文檔是對廣州市建筑機械施工辦公主動化體系推廣的需求進行詳盡地分析和說明，是體系具體設計的差不多，是甲乙兩邊對開創義務的界定，以及簽定合同的依照。1.2背景在運算機應用于治理范疇的30多年里，產生了驚人的變更：信息體系開創與應用方面的進展相當神速，從單一文件處理到信息治理體系、辦公主動化體系、企業資本籌劃體系的開創，甚至當今“信息高速公路”、“信息港”的扶植，一浪高過一浪；信息體系扶植的三大年夜支柱（治理科學、信息技巧、體系理論）的新成果賡續顯現，專門是信息技巧（包含信息理論、運算機科學、收集通信技巧）的成長更是日新月異。我們正處在從“工業社會”向“信息社會”過渡的龐大年夜時代！跟著我國公平易近經濟的飛速成長、信息技巧的賡續進步，信息資本的開創和應用已成為企業成長和介入猛烈市場競爭的重要計策身分。廣州市建筑機械施工是位列全國“中國的脊梁”國有企業500強，廣州地區企業（集團）綜合實力120強第二名的廣州市建筑集團的全資子公司。是廣州市大年夜型國有建筑機械施工企業，實施“優質、快速、履約、辦事好”的經營主旨，以優良的辦事和優質的質量深受用戶的信任和贊譽,為廣州都市扶植作出了龐大年夜供獻，獲得多項榮譽稱號。為強化企業內部治理，進步企業辦公效力，公司引導高瞻遠矚，審時度勢，在集團公司的同一調和下，決定在全公司推廣辦公主動化。廣州市建筑集團為了包管辦公主動化體系的成功實施，派出了由主管OA的技巧人員和廣州市天工遠科信息技巧項目構成員構成的調研組赴廣州市建筑機械施工進行OA體系需求調研，取得了專門多寶貴材料，為辦公主動化體系的實施奠定了差不多。1.3定義為了便于掃瞄明白得本文，在此說明一些在本文頂用到的簡寫和專業術語：廣州市建筑機械施工，以下簡稱機施公司或公司；廣州市天工遠科信息技巧，以下簡稱天工公司；辦公主動化體系，以下簡稱OA體系；現在正在集團公司應用的辦公主動化體系，以下簡稱舊OA體系或舊體系。1.4參考材料本文擋的編寫所依照的參考材料如下：.集團本部舊體系；.舊體系具體設計說明書；.天工公司需求分析說明書編寫規范；

2義務概述2.1體系目標廣州市建筑機械施工將以現有收集平臺為差不多，結合集團公司舊OA體系的特點與機施公司辦公營業的實際情形，周全推敲辦公主動化的功能、機能、可操作性和可視性，使得設計的新體系能夠或許克服舊體系中的不足，加強舊體系的功能，為公司決定打算層供給關心決定打算的辦公平臺，為各本能機能部分辦公人員實現無紙化和移動辦公。在設計實施的過程中盡量要做到接收和連續舊體系的長處，儲存舊體系好的操作適應，新體系還應具有優勝的擴大性、易用性，安裝、實施、治理簡便，運行愛護費用低的特點。經由過程辦公主動化體系的扶植和應用，慢慢實現廣州市建筑機械施工辦公無紙化、信息電子化、辦公事務處理并行化，以進步辦公效力和辦公質量為最高目標。2.2用戶的特點廣州市建筑機械施工有局域網和辦事器，集團公司有Internet固定IP，機施公司是撥號上彀，集團公司和機施公司之間臨時是以撥號的方法互相連接。2.3應用范疇本期體系的應用范疇為:廣州市建筑機械施工。2.4假定和束縛機施公司至少有一臺OA專用辦事器，要求內存至少1G，硬盤至少有30G余暇空間；機施公司和集團公司之間收集必須包管通TCP/IP協定，至少要求有1M帶寬；集團公司和機施公司必須有完全的局域網；在硬件和收集能及時保證的情形下，機施公司辦公主動化體系扶植必須在2003歲尾全然完成。2.5體系平臺及應用軟件開創總體需求1、收集辦事器:本期工程機施公司采取PC辦事器作為體系的應用辦事器2、操作體系與體系軟件平臺 收集操作體系:Windows2000Server群件數據庫:采取LotusDomino5.011企業版客戶端安排:支撐Window2000、WindowXP、Windows98掃瞄器:采取IE6.03、應用軟件體系總體開創說明(1).新的OA體系將采取B/S模式，實現公函流程和營業流程處理的主動化，對辦公流程可進行環節定義、路徑設置以及路徑規矩的描敘，從而實現辦公流程按照規矩可靈活設備，如流程回退，流程的跳躍，流程路徑的增長等，同時還可對辦公流程進行流程監控；(2).經由過程電子郵件體系實現公司內部職員與外部用戶自由通信和交換；(3).體系經由過程對應用者的注冊和驗證，來確保系同一級的安穩性，防止不法用戶進入體系，體系經由過程對權限的定義和分派，防止用戶對體系越權操作；(4).對小我到來的郵件、公事通知供給了聲音或視覺提示，便應用戶即時處理郵件和公函。(5).由體系治理員對用戶操作導致的流程逝世節點進行疏浚，包管公函流程和營業流程的通順，進步體系運行的容錯性和靠得住性。當主文檔產生缺點時，由體系治理員對掉足的文檔進行修改，并包管主文檔修改后，其相干的傳閱、會簽的文檔的精確。有效的防止缺點文檔的擴散。(6).可進行網上通知布告信息的宣布，網上電子評論辯論；(7).新體系將加強文檔編輯功能，擬采取word作為超文本的編輯器。進步OA的文字的處理功能，如插入圖表、文字、的排版，增長紅頭文件加蓋電子印章等；(8).新體系將加強文件的查詢功能，供給多種文件分類和多前提的組合查詢，支撐跨庫查詢。實現對公司和部分各類材料、文檔、檔案的分類儲存和便利快捷的查找，達到信息的完全共享；(搜刮引擎)(9).增長體系的穩固性，防止顯現壞文檔和逝世文檔，強化文件的并行處理才能，有效解決文件的加鎖和解鎖問題；(10).對數據量大年夜的體系分時刻段建庫，以進步體系的處理速度；(11).對公函流程處理和營業流程處理環節設置處理時限，對超時的處理進行提示和督促，從而進步辦公效力；(12).對公函流程處理和營業流程處理可進行授權，使得外出時，工作可交他人代理；(13).新體系供給個性化的辦事，如：小我操作界面，小我常用看法等；(14).打破部分間的藩籬，實現公函流程和營業流程在部分間的協作和交換；(15).實現集團公司與機施公司之間的文件收發還執功能，以幸免文件收發有漏掉；(16).對附件文檔修改后能夠直截了當儲存，而不必拆離。3需求規定3.1應用軟件總體構成

電子郵件(收件箱、發件箱、草稿、廢紙簍) 信息宣布電子通知布告(公司通知布告、常用信息、人員外出)電子論壇（技巧交換、職員寰宇、企業文化論壇、核心話題）電子期刊(企業文化、引導講話、杰出回放)公函流程收文治理(公司收文、部分收文)發文治理(公司發文、部分發文、會議紀要)呈批件治理(公司請示、部分請示、公司申報、部分申報)函件治理（公司函、部分函）電報治理（公司電報、部分電報）會議治理(籌劃內會議、籌劃外會議)營業辦公車輛治理報表傳遞合同治理營業文件審批會議室資本治理檔案治理文書檔案治理歸檔文件治理待干事宜(待辦文件、待閱文件、已辦工作)小我辦公辦事用戶認證修改暗碼個性設置外出設置常用看法 日程安排小我通信錄義務指派體系界面體系登錄界面 體系功能界面模塊界面元素與圖片體系愛護人員與組織工作崗亭組織機構流程設備檢索設備流程日記

3.2對功能的規定3.2.1電子郵件在公司的OA網上，用戶可在全公司和各子公司范疇內互相收發電子郵件，郵件體系內具有收件箱、發件箱、草稿、廢紙簍功能，在體系內可對郵件進行轉發、刪除、儲存、回執等多種操作，此外還需達到如下要求：(1).當有新郵件達到時，體系以聲覺和視覺的情勢對收件人進行提示；(2).OA郵件可經由過程Internet發出，也可接收Internet上的郵件；(3).能夠將郵件歸到設定的文件夾內，也可將郵件歸到本地（OutLook）儲存；(4).可對郵件按時刻、人員排序查尋；(5).可對郵箱大年夜小進行限制；(6).可在郵件體系內進行小我的工作籌劃或義務的日程安排，并可主動提示；(7).外出時，可對別人發來的郵件進行主動應答；(9).發送郵件時，可經由過程地址本選定發送人和群組，也可經由過程按部分和科室選定發送人和群組，查詢群構成員可經由過程查詢差不多數據。

3.2.2信息宣布3.2.2.1電子通知布告公司通知布告:在OA體系中，對公司級和部分級的一些公告、通知等通知布告信息進行治理，為企業供給通知布告信息的編輯、審批、播發、清除等功能，其設計要求如下：(1).由體系治理員設定通知布告信息治理員群組，通知布告信息治理員群構成員可愛護；(2).只有通知布告信息治理員群組中的成員才能編輯、播發、清除通知布告信息；(3).通知布告信息治理員群組中的成員編輯的通知布告信息必須經由引導審批才能進行宣布；(4).體系可將跨過播發刻日的通知布告信息做主動清除；(5).通知布告信息可在屏幕上輪回滾動播發，同時滾動播發的速度可設定。人員外出:在OA體系中，為職員供給其他職員外出授權信息的查詢。當公司某些職員因為專門緣故不克不及及時上岸OA體系處理日常公事時，在其外出前能在OA體系中設置一個或多個職員代理其處理日常公事，在其外出設置完成后，其他職員能夠查閱到外出職員的信息。3.2.2.3電子期刊為公司和部分供給須要對所有職員宣布的規章軌制、企業文化、技巧材料等在OA網上宣布的空間，便利職員及時進修和明白得公司規章軌制、企業文化、技巧材料。體系治理員能夠設定電子期刊治理員群組，只有電子期刊治理員群組中的成員才能編輯、修改期刊信息，一樣職員只能查詢相干信息。企業文化:電子期刊治理員按期將公司企業文化扶植方面的信息宣布到企業文化專欄，便利職員及時明白得公司的企業文化。引導講話:電子期刊治理員按期將公司引導在一些大年夜型會議上的講話宣布到引導講話專欄，讓職員隨時有機會領會公司會議精力。杰出回放:電子期刊治理員按期將公司一些大年夜型活動中記錄的文字、圖片、視頻等材料在杰出回放專欄中宣布，供職員掃瞄查詢，以便供給公司集體榮譽感和職員凝集力。

3.2.3公函流程3.2.3.1收文治理對公司和部分收到高低級公司、或其它單位的來文后所進行的一系列處理過程進行運算機治理，收文治理分為公司收文和部分收文兩種，公司收文全然處理環節包含掛號、擬辦、批示、分發、部分簽收、部分批示、部分化決和傳閱等處理環節，部分收文全然處理環節包含掛號、部分批示、部分化決和傳閱等處理環節。其設計要求如下：收文治理為分公司收文和部分收文兩種。收文環節和路徑可由治理員自行設定，默承認設為掛號、擬辦、批示歸檔等。其默認工作流程如圖【、分發、部分簽收、部分批示、部分化決、傳閱、督辦、公司收文營業流程圖】和【部分收文營業流程圖】所示；收文原件支撐多種情勢的文檔格局，對紙質文件可直截了當掃描引入；可主動形成收文掛號流水號，對文件分類、來文單位等有必定規律的欄目，應做到選擇和輸入方法相結合；對涉密文件，體系能夠只填寫收文掛號表，而不引入原件；可按收文處理狀況、文件類型、文件字號、來文單位等進行查詢，并供給全文檢索；文件在解決的過程中，要求承辦者與協辦者互相之間可動態查閱，解決完畢后督辦人可查看承辦與協辦看法和成果，并可視解決情形可打回承辦者和協辦者從新解決，或送交歸檔；文件傳閱者傳閱完畢應可簽傳閱看法和簽名，傳閱文件的分發者應可感知文件傳閱人的傳閱看法和簽名；文件在歸檔狀況后應在設定的時刻內儲存，跨過時刻后體系主動清除；當流程進行中碰到逝世結點時，收文體系治理員應可經由過程不測事宜處理體系對逝世結點進行疏浚，以包管流程的通行；體系可進行監控督辦文件的解決情形，對到期和過期未辦的文件，體系能主動催辦。廣州市建筑機械施工（部分）收文處理單收文日期b2008-1-1收文序號b1來文單位b廣州市市當局文件字號b廣州市政務發(2006)89來文標題b關于2008年市區綠化扶植收文主題詞b文件類型b法定/常用公函緊急程度b特急/急件份數b1性質b通用/專用/經濟/科技密級b絕密/隱秘/隱秘收文流水號b09120801擬辦c看法承辦部分：技巧部協辦部分：施工部擬辦看法c速辦批示看法d贊成解決情形

【公司收文營業流程圖】函件數據收集庫函件數據收集庫A掛號B擬辦C協辦K承辦擬辦F協辦擬辦J承辦G督辦H分發E批示D傳閱L歸檔IA：從函件數據收集庫中文件轉入收文體系，假如是紙制文件，則掃描文件B：辦公室收發員將文件掛號編號C：辦公室引導或秘書擬辦來文，提出流轉看法D：公司引導對來文進行批示E：辦公室收發員將文件發放給相干部分，發放情勢有三中：承辦、協辦、傳閱，依照文件性質具體發放情勢由引導和收發員決定F：承辦部分引導對文件提出處理看法，指定人員解決G：承辦人員解決具體事宜H：辦公室相干人員對文件進行督辦I：辦公室相干人員將文件送入檔案室J：協辦部分引導擬辦文件K：協辦人員解決具體事宜L：傳閱部分和人員傳閱文件

【部分收文營業流程圖】AA：從函件數據收集庫中文件轉入部分收文體系，假如是紙制文件，則掃描文件B：部分收發員將文件進行掛號C：部分引導擬辦來文，提出流轉看法D：部分收發員將文件發放給相干人員，發放情勢有三中：承辦、協辦、傳閱，依照文件性質具體發放情勢由部分引導和收發員決定E：傳閱人員傳閱文件F：部分收發員對文件進行督辦G：承辦人員解決具體事宜H：協辦人員解決具體事宜I：部分收發員將文件送入檔案函件數據收集庫A掛號B擬辦C協辦H承辦G督辦F分發D傳閱E歸檔I

3.2.3.2發文治理對公司名義發出和部分名義發出的紅頭文件的處理過程進行運算機治理，發文治理分為公司發文和部分發文兩種，公司發文全然處理環節包含擬稿、部分審核、會簽、辦公室核稿、簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節，部分發文全然處理環節包含擬稿、辦公室核稿、部分引導簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節。其默認工作流向如圖【公司發文營業流程圖】和【部分發文營業流程圖】所示。設計要求如下：公司發文和部分發文流程環節和路徑可自行設定，默承認設為擬稿、部分審核、會簽、辦公室核稿、簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節；支撐加蓋與日期合成的電子公章；在公函處理中，增長文件的密級水平和緊急程度，并分別標示；發文文件字、文件號、部分應三者對應，在歲終時還應推敲文件號的跨年度問題；發文流水號可主動生成，也可指定流水號，假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）小，則指定流水號不阻礙當前體系中的最大年夜流水號值（體系愛護中的），假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）大年夜，則體系愛護中的流水號為當前指定的最大年夜流水號值；發文會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程設備，會簽人可本身會簽、也可轉交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽看法和簽名；當流程進行中碰到逝世結點時，發文體系治理員應可經由過程不測事宜處理體系對逝世結點進行疏浚，以包管流程的通行；文件頭中的發文單位中的主送單位、抄送單位、抄報單位應與正文中的主送單位、抄送單位、抄報單位一致，并始終用頓號分隔；可按發文處理狀況、紅頭標題、文件類型、文件字號、發文部分等進行查詢，并供給全文檢索；單位內發文所發到各部分的文件作為發文類型處理，如有部分漏發的情形則可再次補發；草擬人對本身草擬的未發送文件有刪除權限；發文正文修改陳跡和處理看法都可儲存。廣州市建筑機械施工（部分）發文擬稿紙 標題： 集團內接收部分（單位）：發文單位：分發：發文性質：抄報：應用專門紅頭：抄送：專門紅頭選擇：文件分隔線：是否須要文號：是否結合發文：

【公司發文營業流程圖】擬稿擬稿A歸檔F成文、分發E核稿C會簽G簽發D審核BA：草擬人草擬公司發文B：部分引導審核草擬人草擬的文件，假如不相符要求，能夠退回草擬人重擬C：辦公室對經由過程審核的文件進行文字審核，假如不相符要求，能夠退回草擬人D：公司引導對文件簽發，引導也能夠終止發文過程E：辦公室對引導簽發經由過程的文件進行成文、編號、發放等一系列處理F：辦公室對發放過的文件送入檔案室G：假如文件須要會簽，部分引導能夠決定將文件送到相干部分引導收羅看法

【部分發文營業流程圖】擬稿A歸檔E成文、分發D核稿B簽發C擬稿A歸檔E成文、分發D核稿B簽發CA：草擬人草擬部分發文B：辦公室文件進行文字審核，假如不相符要求，能夠退回草擬人C：部分引導對文件簽發，引導也能夠終止發文過程D：辦公室對簽發經由過程的文件進行成文、編號、發放等一系列處理E：辦公室對發放過的文件送入檔案室對公司職員向公司引導或部分引導請示、報告請示工作情形所進行的一系列處理過程進行運算機治理，呈批件分為公司請示、部分請示、公司申報、部分申報四種。公司請示和公司申報全然處理環節包含擬稿、部分審核、公司審核、返回申請部分、歸檔等處理環節；部分請示和部分申報全然處理環節包含擬稿、部分審核、返回申請人、歸檔等處理環節。其設計要求如下：各級呈批件流程環節和路徑可自行設定。其默認工作流向如圖【公司呈批件營業流程圖】【部分呈批件營業流程圖】所示；呈批件流水號可主動生成，也可指定流水號，假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）小，則指定流水號不阻礙當前體系中的最大年夜流水號值（體系愛護中的），假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）大年夜，則體系愛護中的流水號為當前指定的最大年夜流水號值；呈批件會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程設備，會簽人可本身會簽、也可轉交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽看法和簽名；當呈批件流程進行中碰到逝世結點時，呈批件體系治理員應可經由過程不測事宜處理體系對逝世結點進行疏浚，以包管流程的通順；文件在解決的過程中，要求承辦部分和承辦者與協辦部分和協辦者互相之間可動態查閱，解決完畢后督辦人可查看承辦與協辦看法和成果，并可視呈批件解決情形打回承辦者和協辦者從新解決，或送交歸檔；體系可進行監控督辦文件的解決情形，對到期和過期未辦的文件，體系能主動催辦；可按呈批件處理狀況、類型、部分等進行查詢，并供給全文檢索。廣州市建筑機械施工(部分)內部請示、申報處理單自編文號：發文單位或發文人發文日期主送引導或部分抄送引導或部分引導或部分批復、指令事由

【公司呈批件營業流程圖】擬稿擬稿A審核B財務總監審核D財務部審核C歸檔GA：請示或申報人草擬請示或申報的文件內容B：部分引導審核請示或申報的文件內容，假如須要應用資金，則需進行財務審核，假如不應用資金，則直截了當送公司引導審核C：財務部引導對請示或申報的文件進行審核D：財務總監對請示或申報的文件進行審核E：公司引導對請示或申報的文件進行審核，公司引導包含分擔引導或總經理F：將審核成果返回請示或申報人K：將文件送檔案作材料儲存答復擬稿人F公司引導審核E

【部分呈批件營業流程圖】AA：請示或申報人草擬請示或申報的文件內容B：部分引導對請示或申報的文件內容進行審核C：部分引導將審核成果答復草擬人D：將文件送入檔案作材料儲存擬稿A審核B答復C歸檔D

3.2.3.4函件治理對以公司名義或部分名義所發出的函件的形成過程進行運算機治理，函件治理分公司函件和部分函件兩種類型，公司函件流程全然包含擬稿、部分審核、會簽、綜合部核稿、簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節，部分函件全然流程包含擬稿、部分簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節。其設計要求如下：函件治理流程環節和路徑可由體系治理員自行設定，各級便函流程節點名稱可自行設定，其默認工作流如圖【公司函件營業流程圖】【部分函件營業流程圖】所示；函件文件字、文件、部分應三者對應，在歲終時還應推敲文件號的跨年度問題；函件流水號可主動生成，也可指定流水號，假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）小，則指定流水號不阻礙當前體系中的最大年夜流水號值（體系愛護中的），假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）大年夜，則體系愛護中的流水號為當前指定的最大年夜流水號值；函件會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程設備，會簽人可本身會簽、也可轉交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽看法和簽名；當流程進行中碰到逝世結點時，函件體系治理員應可經由過程不測事宜處理體系對逝世結點進行疏浚，以包管流程的通順；以公司名義發到各部分的函件，在各部分內應作為部分的收文流程處理；可按函件處理狀況、類型、部分等進行查詢，并供給全文檢索；抄送單位、部分或人員之間一律始終用頓號“、”分開。廣州市建筑機械施工（部分）函件擬稿紙事由：正文：發文單位：引導簽發：擬稿人：發文字號總頁數分發：抄報：抄送：發出時刻：廣州市建筑機械施工

【公司函件營業流程圖】擬稿擬稿A歸檔F成文、分發E核稿C會簽G簽發D審核BA：草擬人草擬公司函B：部分引導審核草擬人草擬的文件，假如不相符要求，能夠退回草擬人重擬C：辦公室對經由過程審核的文件進行文字審核，假如不相符要求，能夠退回草擬人D：公司引導對文件簽發，引導也能夠終止發文過程E：辦公室對引導簽發經由過程的文件進行成文、編號、發放等一系列處理F：辦公室對發放過的文件送入檔案室G：假如文件須要會簽，部分引導能夠決定將文件送到相干部分引導收羅看法

【部分函件營業流程圖】擬稿擬稿A歸檔E成文、分發D核稿B簽發CA：草擬人草擬部分函B：辦公室文件進行文字審核，假如不相符要求，能夠退回草擬人C：部分引導對文件簽發，引導也能夠終止發文過程D：辦公室對簽發經由過程的文件進行成文、編號、發放等一系列處理E：辦公室對發放過的文件送入檔案室

3.2.3.5電報治理對以公司名義或部分名義所發出的電報的形成過程進行運算機治理，電報治理分公司電報和部分電報兩種類型，公司電報全然包含擬稿、部分審核、會簽、綜合辦核稿、簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節，部分電報全然包含擬稿、部分簽發、成文、宣布、歸檔等處理環節。其設計要求如下：電報流程環節和路徑可由治理員自行設定，其默認工作流向如圖【公司電報營業流程圖】【部分電報營業流程圖】所示；電報文件字、文件號、部分應三者對應，在歲終時還應推敲文件號的跨年度問題；電報流水號可主動生成，也可指定流水號，假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）小，則指定流水號不阻礙當前體系中的最大年夜流水號值（體系愛護中的），假如指定的流水號比最大年夜流水號值（體系愛護中的）大年夜，則體系愛護中的流水號為當前指定的最大年夜流水號值；電報會簽有串行和并行二種供選擇，二者都要求可進入流程設備，會簽人可本身會簽、也可轉交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽看法和簽名；當流程進行中碰到逝世結點時，電報體系治理員應可經由過程不測事宜處理體系對逝世結點進行疏浚，以包管流程的通順；以公司名義發到各部分的電報，在各部分內應作為部分的收文流程處理；可按電報處理狀況、類型、部分、文件字號等進行查詢，并供給全文檢索；抄送單位、部分或人員之間一律始終用頓號“、”分開。廣州市建筑機械施工公司(部分)電報擬稿紙事由：正文：發文單位：引導簽發：擬稿人：發文字號總頁數分發：抄報：抄送：發出時刻：廣州市建筑機械施工

【公司電報營業流程圖】擬稿擬稿A歸檔F成文、分發E核稿C會簽G簽發D審核BA：草擬人草擬公司電報B：部分引導審核草擬人草擬的文件，假如不相符要求，能夠退回草擬人重擬C：辦公室對經由過程審核的文件進行文字審核，假如不相符要求，能夠退回草擬人D：公司引導對文件簽發，引導也能夠終止發文過程E：辦公室對引導簽發經由過程的文件進行成文、編號、發放等一系列處理F：辦公室對發放過的文件送入檔案室G：假如文件須要會簽，部分引導能夠決定將文件送到相干部分引導收羅看法

【部分電報營業流程圖】擬稿擬稿A歸檔E成文、分發D核稿B簽發CA：草擬人草擬部分電報B：辦公室文件進行文字審核，假如不相符要求，能夠退回草擬人C：部分引導對文件簽發，引導也能夠終止發文過程D：辦公室對簽發經由過程的文件進行成文、編號、發放等一系列處理E：辦公室對發放過的文件送入檔案室

3.2.4會議治理對籌劃會議和日常的會議審批過程進行運算機治理，同時能夠發會議通知，會議審批流程為草擬、部分審核、辦公室審核、引導審核、預定會議室、發會議通知、歸檔等處理環節，會議審批流程如【會議審批營業流程圖】。其設計要求如下：會議治理審批流程環節和路徑可自行設定，默承認設為草擬、部分審核、辦公室審核、引導審核、預定會議室、發會議通知、歸檔等處理環節；能夠或許以圖形化的方法查看會議室的應用和預定情形，以便能夠或許明白得會議室的余暇便于預定會議室；可對會議的內容(會議名稱、召開部分、日期、會期、地點、參加范疇、費用預算等)進行一系列審批；可發邀請函到部分或小我參加會議，并可接收邀請回執；會議治理會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程設備，會簽人可本身會簽、也可轉交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽看法和簽名；當流程進行中碰到逝世結點時，會議籌劃治理員應可經由過程不測事宜處理體系對逝世結點進行疏浚，以包管流程的通行；可按會議籌劃處理狀況、類型、部分等進行查詢，并供給全文檢索；可對會議的召開過程和決定進行記錄（如全然情形、人員出席、議題評論辯論、會議談話），并可整頓形成會議紀要。廣州市建筑機械施工會議審批表單擬稿人員：擬稿部分：會議時刻：會議地點：會議介入人數：會議緊急程度：召開會議主題：會議具體描述：

【會議審批營業流程圖】開端部分審核B辦公室審核C引導審核D預定會議室E發會議通知開端部分審核B辦公室審核C引導審核D預定會議室E發會議通知F歸檔處理G擬稿AA會議申請人針對會議情形草擬會議申請表，具體填寫會議相干信息B會議申請人的部分引導審核會議申請C辦公室負責引導審核會議申請D公司引導審核會議申請E會議草擬工資會議預定會議室并預備會議材料F會議草擬人對參加的部分和人員發放會議通知G處理完畢的流程后臺歸檔處理H紅線表示能夠退回的環節3.2.5.1車輛治理重要對公司車輛應用申請、司機全然情形、及車輛應用情形進行運算機治理。車輛申請的全然處理環節包含：申請人填寫申請單、部分引導審批、辦公室派車、申請單反饋等。其設計要求如下：車輛全然信息治理：內容包含具體記錄車輛的型號、車號、駕駛員等信息，形成車輛臺帳；車輛調劑治理：治理各部分的用車調劑情形，包含用車申請、審批及派車單樣式記錄，派車單樣式包含車輛、部分、用車人、目標地、里程情形、用油情形等記錄并可依照部分、車輛等前提進行分類統計；車輛治理模塊需具備須要的統計功能，完成指定車輛在指準時刻段中，用油，年檢，行駛里程，駕駛員綜合評判分數，路橋費用等相干的統計報表；在用戶申請用車時，在用戶指準時刻段內，無法應用的車輛應當不在選擇的范疇內；車輛申請人員在用車停止后應能夠對用車情形，辦事質量，司機立場等方面賜與評判，給定的相干評判將成為相干指標的依照；車輛申請單在指準時應成為日后生成，統計，查詢相干報表的數據來源；體系應具備相干的提示功能，例如車輛的年檢日期前指定天數以郵件或短信息方法給車輛治理員提示信息；車輛應用完畢后，對應的車輛應當由體系設置為可用車輛；引導應用的車輛應當不在一樣用戶用車申請的范疇內；對應用超時的車輛，應由治理職員資處理延時應用，或撤消其出車安排；所有的派車申請單須要優勝的查詢功能，以便利汗青數據的查找。同時須要按用戶的須要以多種視圖展現。廣州市建筑機械施工車輛掛號單車輛牌照：車輛型號：車輛前次年檢日期：車輛下次年檢日期：車輛發念頭號：車輛歸屬：車輛具體說明：廣州市建筑機械施工司機情形單司機姓名：年紀：性別：牌照類型：駕駛證號：身份證號：今朝指定駕駛車輛：歸屬單位：司機具體說明：廣州市建筑機械施工車輛治理申請派單申請信息申請部分：申請人名：隨行人員數量：抵達地點：用車開端時刻：用車停止時刻：估量里程：申請用處：派車信息車輛牌照：車輛型號：車輛駕駛人員：本次實際油量：車輛實際里程：本次行駛里程：本次實際路橋費用：用戶評判司機辦事評分：車輛情形：評判備注：

【車輛申請營業流程圖】開端開端部分引導審核B派車C申請反饋D辦結E派車申請AA各部分具體經辦人填寫申請（姓名、陪伴人員、前去地點（路經地點）、派車具體事由、動身具體時刻、歸回時刻等）。B地點部分重要營業負責人審批（單位看法）。C車輛治理部分派車（車輛編號、駕駛員、約行駛路程、調劑人、調劑時刻等）。D申請反饋，將派車成果反饋給申請人。E辦結，做處理完畢標記，過時刪除。

3.2.5.2報表傳遞報表傳遞主假如對公司內部和上報集團公司須要填報的營業報表進行審批和上報的過程進行運算機治理，營業報表在報表傳遞模塊中已附件的情勢附加到審批文件中，對報表數據的統計和分析有操作員人工完成。其設計要求如下：報表模板治理：因為用戶的報表模板不是一成不變的，是以要求數據庫須要在治理員的干涉下完成報表模板的新增，修改，刪除，并能及時的供給給用戶填寫和上報。模板供給給用戶應用遴選時，應以治理員指定的分類情勢顯現；因為報表上報將跨辦事器實現，是以全部上報過程將以函件數據庫為中轉，以接收和發送的情勢完成；報表傳遞審批流程環節和路徑可自行設定，默承認設為草擬、部分審核、辦公室審核、引導審核、上報、歸檔等處理環節；報表傳遞擬稿前，供給可供選擇的報表模板讓用戶遴選，并將用戶遴選的模板以附件的情勢在指定的分類表單中生成，生成的附件須要支撐在線編輯功能，陳跡儲存功能；處理完成的報表可按指定的分類供給用戶掃瞄查詢，歸檔文件的處理須要供給查詢和全文檢索功能；函件收集數據庫應今后臺代理的方法處理相干報表的上傳，代理履行的時刻距離以用戶規定的時刻為準；體系可進行監控報表的解決情形，對到期和過期未辦的報表，體系能主動催辦；報表傳閱者傳閱完畢應可簽傳閱看法和簽名(含簽名日期和時刻)，傳閱報表的分發者應可感知報表傳閱人的傳閱看法和簽名(含簽名日期和時刻)報表草擬人對本身草擬的未發送報表有刪除權限；須要傳遞和審批的報表全然包含：《市基建施工公司機械設備大年夜修申報表》、《機械設備租賃信息表》、《設備（鋼周轉材料）租賃籌劃表》、《機械設備租賃報價表》、《重要施工機械無缺、應用統計表》、《重要機械設備有用、無缺、應用情形表》、《市建機械施工固定資產（低值機械）盤點表》、《固定資產盤點分類表》、《預拌混凝土供給籌劃》等。

【報表傳遞上報審批流程】開端開端部分審核B辦公室審核C引導審核D治理員處理E上報集團公司F歸檔處理G擬稿AA◆報表傳遞擬稿人針對指定報表填寫或者修改指定的附件信息和正文，若擬稿為部分主管，將直截了當送文檔到辦公室審核環節，若辦公室主管擬稿將直截了當送引導審核環節，若辦公室人員擬稿將躍過部分審核環節。B◆報表傳遞擬稿人部分引導審核報表C◆辦公室負責引導審核報表D◆公司引導審核報表E◆報表傳遞治理員收到引導簽發的報表后，對報表做恰當的文書處理F◆報表傳遞治理員將該報表分發到函件收集數據庫，由函件收集庫轉到集團公司報表傳遞收文數據庫，形成新的流程文檔并在集團公司報表文檔治理員的小我工作臺形成待辦文件G◆處理完畢的流程后臺歸檔處理H◆紅線表示能夠退回的環節

【報表傳遞接收審批流程】開端開端部分審核C引導閱文E歸檔處理F集團收文A是否需引導審核閱文D報表收集人審核BA◆集團報表傳遞收文環節由指定的文檔治理員將函件收集數據庫發送的報表整頓后送交報表收集部分指定人員處理。B◆報表收集人員收集的報表經由須要的處理后提交部分引導審核。C◆部分引導審核報表。D◆由部分引導決定該報表是否需公司引導審批或者閱文。E◆公司引導審核查閱報表F◆報表收集工作完成后，文檔將回到報表收集人員環節進行歸檔處理。

3.2.5.3合同治理合同治理主假如對合同文本審批的處理過程進行運算機治理，其審批過程全然包含：合同草擬、部分審核、財務審查、審計審查、律例審查、引導審核、法定代表審批、歸檔等環節。合同審批默認的流程如下【合同審批營業流程圖】。其設計要求如下：合同文本全然信息：內容包含具體記錄合同審批申請文本正文，合同附件，合同要求簽訂日期，合同信息目次，合同分類等；合同審批的流程必定要經由財務審查，審計審查，律例審查環節。生成的文檔以用戶指定的視圖方法顯現；合同審批申請文檔的查詢需具備優勝的，可定義的查閱權限操縱；合同審批申請人員對本身草擬的未發送文檔有刪除權限；合同審批申請文檔正文修改陳跡和處理看法都可儲存；體系可進行監控文檔的解決情形，對到期和過期未辦的文檔，體系能主動催辦。廣州市建筑機械施工合同審批表經濟合同名稱經辦人主辦單位送批時刻主辦單位看法日期計財部分看法審查人日期審計部分看法審查人日期律例部分看法審查人日期主管引導看法簽準時刻法定代表人看法簽準時刻

【合同審批營業流程圖】歸檔歸檔H合同擬稿A部分引導審核B財務審查C審計審查D律例審查E法定代表審批GH引導審核FA部分主管營業人員負責擬稿合同、協定（負責人可直截了當轉送財務審查節點）B主管部分負責人負責查對、審批C財務部分引導簽訂審查看法D審計部分引導簽訂審查看法E律例部分引導簽訂審查看法F主管營業引導簽訂審核看法G法定代表人簽訂審批看法H檔案室負責文件材料的歸類、查詢

3.2.5.4會議室資本治理重要對公司會議室及其相干資本應用的申請過程，及會議室和相干資本應用情形進行運算機治理，會議室申請過程全然包含：申請草擬、部分審核、辦公室審核、會議室安排，會議室和相干資本應用情形必須能查詢到會議室和資本的應用和余暇狀況。其設計要求如下：會議室全然信息治理：內容包含具體記錄會議室的最大年夜應用人數，會議室地點，適應范疇，是否有投影儀，是否有幻燈片，是否有麥克風等相干資本設備；會議室調劑治理：治理各部分的會議室應用情形，包含會議室申請、審批及會議室申請樣式記錄。會議室應用人員部分需具體填寫會議室資本要求，會議用處，會議參加人員，會議室應用時刻，會議完成時刻，會議主持人員，會議召集部分，是否有投影儀，是否有應用空調，是否有生果，花籃擺放，是否能夠應用宣傳條幅，是否應用專人辦事，是否應用茶水等等相干信息；會議室治理模塊需具備須要的統計功能，完成指定會議室在指準時刻段中應用次數，與會人員數量，應用人員評判分數等；在用戶申請用會議室時，在用戶指準時刻段內，無法應用的會議室應當不在選擇的范疇內；會議室申請人員在會議室應用停止后應能夠對會議室衛生情形，治理人員辦事質量，立場等方面賜與評判，給定的相干評判將成為相干指標的依照；會議室申請單在指準時應成為日后生成，統計，查詢相干報表的數據來源；體系應具備相干的提示功能，在會議室應用前的某段時刻以短信，郵件的方法提示會議室治理員做好接待預備；會議室應用完畢后，對應的會議室應當由體系設置為可用會議室；對應用超時的會議室，應由治理職員資處理延時應用，或撤消其會議室安排；所有的會議室申請單須要優勝的歸檔查詢功能，以便利汗青數據的查找。同時須要按用戶的須要以多種視圖展現。廣州市建筑機械施工會議室申請單主辦單位會議名稱會議時刻肇端時刻停止時刻申請日期申請人分擔引導簽名其他

【會議室審批營業流程圖】開端開端部分審核B辦公室審核C會議室治理員處理D歸檔處理E申請草擬AA會議室申請人員依照會議的須要，填寫會議室申請單，若擬稿為部分主管，將直截了當送文檔到辦公室審核環節，若辦公室主管擬稿將直截了當送會議室治理員處理環節，若辦公室一樣人員擬稿將躍過部分審核環節。B會議室申請人員部分引導審核會會議室申請C辦公室引導審核會議室申請D會議室治理員收到辦公室主管引導簽核的會議室申請的信息后，進行會議室申請的相干處理同時按要求將會議室安排完畢的通知給擬稿人員（待閱文件），同時按須要打印文件，歸檔。E處理完畢的流程后臺歸檔處理F紅線表示能夠退回的環節

3.2.5.5營業文件審批治理主假如對各營業部分和科室須要處理的營業文件進行審批的過程進行運算機治理，營業文件審批的各類文件都以附件的方法附加到審批文件中，營業文件審批的全然環節包含：審批文件草擬、部分引導審核、相干部分會簽、公司引導審核、返回文件草擬部分等環節。其設計要求如下：營業文件審批流程的環節和路徑可自行設定，默承認設為審批文件草擬、部分引導審核、相干部分會簽、公司引導審核、返回文件草擬部分等環節；處理完成的營業文件可按指定的分類供給用戶掃瞄查詢，歸檔文件的處理須要供給查詢和全文檢索功能；體系可進行監控營業審批的解決情形，對到期和過期未辦的報表，體系能主動催辦；營業文件審批的各個審批環節都能簽寫審批看法；營業文件草擬人對本身草擬的未發送報表有刪除權限；須要審批的營業文件全然包含：《新施工機械驗收表》、《固定資產驗收表》、《機械設備（固定資產）調撥單》、《機械設備（固定資產）報廢申請審批表》等。

【營業審批流程圖】草擬A部分審核B公司引導審核C答復草擬部分D歸檔草擬A部分審核B公司引導審核C答復草擬部分D歸檔E相干部分會簽FA：營業部分草擬須要審批的營業文件B：部分引導對草擬的營業文件進行審核，假如營業文件涉及多個部分，必須送相干部分會簽，假如不涉及多個部分，則直截了當送公司引導審核C：相干公司引導對營業文件進行審核D：將審批經由過程的營業文件返回相干營業部分E：營業部分將處理完的營業文件送檔案備查F：相干部分引導對營業文件進行會簽3.2.6.1文書檔案治理按照廣東省檔案局出臺的最新檔案治理規范，對公函流程治理體系中產生的文件進行掛號、分類、歸檔治理。文書檔案治理主假如把公函流程治理中形成的文檔最落后行歸檔治理，也確實是把收文、發文、呈批件、函件、五類文檔進行歸檔處理；因為檔案庫文檔數在賡續的增長，為防止因文檔數過多，數據庫過大年夜而導致操作速度慢，是以要求分收文、發文、呈批件、函件、、五種類型以及年度建立檔案庫；要有手動掛號的功能，內容能夠同本來的，手動掛號儲存的文件也要進入上述視圖；文件定了刻日后主動生成件號；已歸檔的檔案文件中的刻日、件號、專題、頁數、類別號應能夠由設定的人修改；所有的打印應能夠選擇范疇和預覽所選擇的范疇（含目次、文件）；專題代碼為次序號、一個號代表一個專題、一份文件能夠選擇多個專落款稱，也能夠不選專題；視圖界面部分的文件分列始終不改變，生成歸檔目次后也不改變；檔案借閱流程為：借閱申請、借閱審批、借閱，借閱時刻到期后文件主動消掉；文件歸擋時，處理看法也要求歸檔，處理看法和正文還能夠或許分別打印。3.2.6.2歸檔文件治理所有在OA體系中處理過的文件都能主動轉到歸檔文件數據庫中，在歸檔文件中查詢文件的方法全然連續文件在處理過程中的查找方法，能夠按不合分類進行文件查詢，并供給全文檢索和前提組合查詢的功能。

3.2.7待干事宜待干事宜是職員在公函處理流程和營業處理流程的各環節須要解決的事宜，重要對發來的文檔進行傳閱、審核、會簽、簽發、批示、解決、督辦等處理。對待干事宜中的文檔可依照處理的情形分為待辦文件、待閱文件、已辦(閱)文件，下表是對文檔處理情形的說明；待辦文件在OA體系中別人提交給當前用戶解決或審批的文件，待辦文件中還從打開的文件一樣用蘭色來標示，已打開過但未解決完畢的文件一樣用淺棕色標