辦公室如何做好檔案管理摘要：針對現階段的辦公室檔案管理而言，還需要注重檔案管理的科學性和完整性，結合檔案管理的實際情況做好創新與完善，才能在滿足辦公室檔案管理質量的前提下，實現檔案管理的真正價值。一直以來，辦公室檔案管理都是非常關鍵的一項工作，所以，認真分析辦公室檔案管理面臨的共性問題，才能夠找到相對應的解決措施，推動辦公室檔案管理工作的可持續進行。關鍵詞：辦公室；檔案；管理隨著檔案管理技術的不斷進步，隨著人們頻繁的使用檔案，導致檔案的管理工作變得越來越復雜。目前，檔案管理科學化已經成為重點研究的課題之一。1辦公室檔案管理存在的共性問題1.1歸檔不及時一旦出現辦公室檔案歸檔不及時，就很容易出現業務進度脫節等問題，甚至在部分業務結束之后，才會存在辦公室收錄相關信息的工作，但是卻沒有在進行之中不斷的更新檔案。尤其是針對個別重要的信息檔案，存在不完全或者是信息缺損等問題，導致后續無法補全，最終很難形成準確的、完整的有效文檔。在這一階段，如果不能保證檔案資料的完整性，不僅會影響檔案管理的效率，同時也會對信息的完整性帶來影響，所以，需要格外的注意。1.2檔案管理不規范在辦公室的日常檔案管理中還存在資料內容混亂、資料不全等質量不高的操作。甚至在個別操作中，還存在辦公室人員兼任檔案管理人員的行為，其往往就只是整理文檔，進行編號與保存處理，沒有針對資料做好相對應的分類管理，并且也缺少這一方面的能力。如，在某辦公室檔案管理中，檔案室沒有上鎖，導致其余的工作成員可以隨意的進人其中，這樣很容易影響檔案管理秩序，并且常常出現丟失或者是編號錯亂的問題，直接對檔案管理效果造成嚴重的影響。1.3缺少現代化管理手段就當前的檔案管理學發展來看，現階段的檔案管理還需要現代化技術手段的支持，才能夠滿足辦公室檔案管理這一項專業化的工作，只有懂技術，具有高素質的人才，再配合上現代化的管理手段，才能提升檔案管理效率。但是，很多辦公室在面對檔案管理的時候，依舊選擇使用傳統的管理手段，這樣無法滿足現代化檔案管理的時效性、科學性、便捷性等要求，所以，注重現代化管理，才符合現階段辦公室檔案管理工作的要求。2辦公室檔案管理共性問題解決的方法針對辦公室檔案管理之中存在的共性問題，從檔案管理組織設置的改善、規范檔案管理程序以及利用現代化的管理手段，才能解決相應的問題。2.1改善檔案管理組織設置在開展辦公室檔案管理的時候，需要做好辦公室檔案管理部門與崗位的合理設置，能夠通過不同的人員分別開展檔案信息的收集、錄人、歸檔、更新、修改、核對等多項工作，以此來提升檔案管理的及時性。同時，進一步完善檔案管理制度，針對檔案資料的借調等情況，進行合理的授權約束，這樣才能避免在檔案管理之中出現機密信息外流等情況。在辦公室檔案管理中，應該督促建立一個左右銜接、上下貫通的檔案收集工作網絡體系，在其中明確主管領導，具體檔案管理人員的職責范圍，能夠確保檔案收集的每一層工作都能夠有人管理。進一步明確檔案收集之中的崗位責任、工作程序以及工作計劃，這樣才能確保有專門的人員來支持與理解檔案管理工作，這樣也能夠滿足一系列檔案管理工作的要求，并且確保檔案能夠完整、齊全、及時的移交給檔案部門。2.2規范檔案管理程序在大部分單位之中，檔案管理都有著自己的一套管理流程，這樣才能在日常工作中確保檔案管理人員有章可循。但是，很多單位依舊存在檔案管理流程不規范的現象，所以，制定規范化的辦公室檔案管理流程，就需要明確下述幾點要求：第一，參考大型單位在辦公室檔案管理之中的規范化流程，從而借鑒其內成功的經驗，確保辦公室檔案管理工作能夠更加的規范。第二，合理的制定規章制度，要求每一位檔案管理人員都能夠嚴格的遵守相應的規章制度，針對表現優異的員工，可以給予適當的獎勵，進而為其余的檔案管理人員樹立良好的榜樣。2.3合理運用現代化技術手段目前，辦公室檔案管理還存在效率差，有效性不高等突出的問題，所以，針對辦公室本身的動態化與立體化等特點，辦公室檔案管理就可以利用信息技術手段來做好相對應的改進。在單位的檔案管理之中，可以基于原有的檔案作為基礎，利用數字化的檔案編號制度，將檔案對應的關鍵詞以及關鍵信息錄入其中，以便后續的管理。在歸檔的時候，一旦出現檔案信息不完整等情況，還需要及時的核對，及時做好信息的補充登記，確保信息的完整性。另外，科學的利用數字化、信息化管理手段，利用電子檔案的管理方式，也能滿足檔案的現代化管理要求，進而提升檔案管理的有效性。3結語總而言之，在現階段辦公室檔案管理工作中，還需要將檔案管理制度的完善以及檔案管理系統的信息化作為其基礎，在這一基礎上，提升檔案管理的工作質量。當然，現階段的辦公室檔案管理工作還會涉及到諸多方面的問題，只要能夠認真的聽取意見，積極的完善，就一定能幫助檔案管理可持續的開展下去。以下資料為贈送資料：《滴水之中見精神》主題班會教案活動目的：教育學生懂得“水”這一寶貴資源對于我們來說是極為珍貴的，每個人都要保護它，做到節約每一滴水，造福子孫萬代。

活動過程：

1.主持人上場，神秘地說：“我讓大家猜個謎語，你們愿意嗎？”大家回答：“愿意！”

主持人口述謎語：

“雙手抓不起，一刀劈不開，

煮飯和洗衣，都要請它來。”

主持人問：“誰知道這是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的頭飾上場說：“我就是同學們猜到的水。聽大家說，我的用處可大了，是真的嗎？”

主持人：我宣布：“水”是萬物之源主題班會現在開始。

水說：“同學們，你們知道我有多重要嗎？”齊答：“知道。”

甲：如果沒有水，我們人類就無法生存。

小熊說：我們動物可喜歡你了，沒有水我們會死掉的。

花說：我們花草樹木更喜歡和你做朋友，沒有水，我們早就枯死了，就不能為美化環境做貢獻了。

主持人：下面請聽快板《水的用處真叫大》

竹板一敲來說話，水的用處真叫大；

洗衣服，洗碗筷，洗臉洗手又洗腳，

煮飯洗菜又沏茶，生活處處離不開它。

栽小樹，種莊稼，農民伯伯把它夸；

魚兒河馬大對蝦，日日夜夜不離它；

采煤發電要靠它，京城美化更要它。

主持人：同學們，聽完了這個快板，你們說水的用處大不大？

甲說：看了他們的快板表演，我知道日常生活種離不了水。

乙說：看了表演后，我知道水對莊稼、植物是非常重要的。

丙說：我還知道水對美化城市起很大作用。

2.主持人：水有這么多用處，你們該怎樣做呢？

（1）（生）：我要節約用水，保護水源。

（2）（生）：我以前把水壺剩的水隨便就到掉很不對，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前幾天，我看到了學校電視里轉播的“水日談水”的節目，很受教育，同學們看得可認真了，知道了我們北京是個缺水城市，我們再不能浪費水了。

（4）（生）：我要用洗腳水沖廁所。

3.主持人：大家談得都很好，下面誰想出題考考大家，答對了請給點掌聲。

（1）（生）：小明讓爸爸刷車時把水龍頭開小點，請回答對不對。

（2）（生）：小蘭告訴奶奶把洗菜水別到掉，留沖廁所用。

（3）一生跑上說：主持人請把手機借我用用好嗎？我想現在就給姥姥打個電話，告訴她做飯時別把淘米水到掉了，用它沖廁所或澆花用。（電話內容略寫）

（4）一生說：主持人我們想給大家表演一個小品行嗎？

主持人：可以，大家歡迎！請看小品《這又不是我家的》

大概意思是：學校男廁所便池堵了，水龍頭又大開，水流滿地。學生甲乙丙三人分別上廁所，看見后又皺眉又罵，但都沒有關水管，嘴里還念念有詞，又說：“反正不是我家的。”

旁白：“那又是誰家的呢？”

主持人：看完這個小品，你們有什么想法嗎？誰愿意給大家說說？

甲：剛才三個同學太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，應該把水龍頭關上。

乙：上次我去廁所看見水龍頭沒關就主動關上了。

主持人：我們給他鼓鼓掌，今后你們發現水龍頭沒關會怎樣做呢？

齊：主動關好。

小記者：同學們，你們好！我想打擾一下，聽說你們正在開班會，我想采訪一下，行嗎？

主持人：可以。

小記者：這位同學，你好！通過參加今天的班會你有什么想法，請談談好嗎？

答：我要做節水的主人，不浪費一滴水。

小記者：請這位同學談談好嗎？

答：今天參加班會我知道了節約每一滴水要從我們每個人做起。我想把每個廁所都貼上“節約用水”的字條，這樣就可以提醒同學們節約用水了。

小記者：你們談得很好，我的收獲也很大。我還有新任務先走了，同學們再見！

水跑上來說：同學們，今天我很高興，我“水伯伯”今天很開心，你們知道了有了我就有了生命的源泉，請你們今后一定節約用水呀！讓人類和動物、植物共存，迎接美好的明天！

主持人：你們還有發言的嗎？

答：有。

生：我代表人們謝謝你，水伯伯，節約用水就等于保護我們人類自己。

動物：小熊上場說：我代表動物家族謝謝你了，我們也會保護你的！

花草樹木跑上場說：我們也不會忘記你的貢獻！

水伯伯：（手舞足蹈地跳起了舞蹈）……同學們的笑聲不斷。

主持人：水伯伯，您這是干什么呢？

水伯伯：因為我太高興了，今后還請你們多關照我呀！

主持人：水伯伯，請放心，今后我們一定會做得更好！再見！

4.主持人：大家歡迎老師講話！

同學們，今天我們召開的班會非常生動，非常有意義。水是生命之源，無比珍貴，愿同學們能加倍珍惜它，做到節約一滴水，造福子孫后代。

5.主持人宣布：“水”是萬物之源主題班會到此結束。

6.活動效果：

此次活動使學生明白了節約用水的道理，浪費水的現象減少了，宣傳節約用水的人增多了，人人爭做節水小標兵

以下資料為贈送資料：《滴水之中見精神》主題班會教案活動目的：教育學生懂得“水”這一寶貴資源對于我們來說是極為珍貴的，每個人都要保護它，做到節約每一滴水，造福子孫萬代。

活動過程：

1.主持人上場，神秘地說：“我讓大家猜個謎語，你們愿意嗎？”大家回答：“愿意！”

主持人口述謎語：

“雙手抓不起，一刀劈不開，

煮飯和洗衣，都要請它來。”

主持人問：“誰知道這是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的頭飾上場說：“我就是同學們猜到的水。聽大家說，我的用處可大了，是真的嗎？”

主持人：我宣布：“水”是萬物之源主題班會現在開始。

水說：“同學們，你們知道我有多重要嗎？”齊答：“知道。”

甲：如果沒有水，我們人類就無法生存。

小熊說：我們動物可喜歡你了，沒有水我們會死掉的。

花說：我們花草樹木更喜歡和你做朋友，沒有水，我們早就枯死了，就不能為美化環境做貢獻了。

主持人：下面請聽快板《水的用處真叫大》

竹板一敲來說話，水的用處真叫大；

洗衣服，洗碗筷，洗臉洗手又洗腳，

煮飯洗菜又沏茶，生活處處離不開它。

栽小樹，種莊稼，農民伯伯把它夸；

魚兒河馬大對蝦，日日夜夜不離它；

采煤發電要靠它，京城美化更要它。

主持人：同學們，聽完了這個快板，你們說水的用處大不大？

甲說：看了他們的快板表演，我知道日常生活種離不了水。

乙說：看了表演后，我知道水對莊稼、植物是非常重要的。

丙說：我還知道水對美化城市起很大作用。

2.主持人：水有這么多用處，你們該怎樣做呢？

（1）（生）：我要節約用水，保護水源。

（2）（生）：我以前把水壺剩的水隨便就到掉很不對，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前幾天，我看到了學校電視里轉播的“水日談水”的節目，很受教育，同學們看得可認真了，知道了我們北京是個缺水城市，我們再不能浪費水了。

（4）（生）：我要用洗腳水沖廁所。

3.主持人：大家談得都很好，下面誰想出題考考大家，答對了請給點掌聲。

（1）（生）：小明讓爸爸刷車時把水龍頭開小點，請回答對不對。

（2）（生）：小蘭告訴奶奶把洗菜水別到掉，留沖廁所用。

（3）一生跑上說：主持人請把手機借我用用好嗎？我想現在就給姥姥打個電話，告訴她做飯時別把淘米水到掉了，用它沖廁所或澆花用。（電話內容略寫）

（4）一生說：主持人我們想給大家表演一個小品行嗎？

主持人：可以，大家歡迎！請看小品《這又不是我家的》

大概意思是：學校男廁所便池堵了，水龍頭又大開，水流滿地。學生甲乙丙三人分別上廁所，看見后又皺眉又罵，但都沒有關水管，嘴里還念念有詞，又說：“反正不是我家的。”

旁白：“那又是誰家的呢？”

主持人：看完這個小品，你們有什么想法嗎？誰愿意給大家說說？

甲：剛才三個同學太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，應該把水龍頭關上。

乙：上次我去廁所看見水龍頭沒關就主動關上了。

主持人：我們給他鼓鼓掌，今后你們發現水龍頭沒關會怎樣做呢？

齊：主動關好。

小記者：同學們，你們好！我想打擾一下，聽說你們正在開班會，我想采訪一下，行嗎？

主持人：可以。

小記者：這位同學，你好！通過參加今天的班會你有什么想法，請談談好嗎？

答：我要做節水的主人，不浪費一滴水。

小記者：請這位同學談談好嗎？

答：今天參加班會我知道了節約每一滴水要從我們每個人做起。我想把每個廁所都貼上“節約用水”的字條，這樣就可以提醒同學們節約用水了。

小記者：你們談得很好，我的收獲也很大。我還有新任務先走了，同學們再見！

水跑上來說：同學們，今天我很高興，我“水伯伯”今天很