01.040.01CCS

A1415 DB15/T

2459—2021電子檔案和檔案數字化副本移交接收規范

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chives2021-12-10

發布 2022-01-10

實施內蒙古自治區市場監督管理局發

布DB15/T

2459—2021 本文件按照GB/T

1.1—《標準化工作導則

第1草。本文件由內蒙古自治區檔案局提出并歸口。本文件起草單位：內蒙古自治區檔案館。本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韓曉軍、溫旭東、李志鵬、常青、張鑫、張宇杰。DB15/T

2459—1 范圍本文件規定了電子檔案和檔案數字化副本移交接收的技術和管理要求,包括在線和離線移交接收。他組織開展電子檔案和檔案數字化副本的移交接收工作。2 規范性引用文件文件。GB/T

18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范GB/T

20530 文獻檔案資料數字化工作導則GB/T

33476 （所有部分）

黨政機關電子公文格式規范DA/T

1 檔案工作基本術語DA/T

檔號編制規則DA/T

檔案著錄規則DA/T

歸檔文件整理規則DA/T

紙質檔案數字化規范DA/T

電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范DA/T

文書類電子文件元數據方案DA/T

版式電子文件長期保存格式需求DA/T

基于的電子文件封裝規范DA/T

數碼照片歸檔與管理規范DA/T

檔案數字化光盤標識規范DA/T

照片類電子檔案元數據方案DA/T

檔案關系型數據庫轉換為DA/T

電子檔案管理基本術語DA/T

錄音錄像檔案數字化規范DA/T

錄音錄像類電子檔案元數據方案DA/T

錄音錄像檔案管理規范3 術語和定義GB/T

18894、DA/T

1、

18、DA/T

22、DA/T

31、DA/T

、DA/T

62界定的以及下列術語和定義適用于本文件。DB15/T

2459—2021電子文件 electronic

document理、傳輸和存儲的電子格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。[來源：GB/T

電子檔案 electronic

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。[來源：GB/T

檔案數字化副本

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of

archives能被計算機識別的數據，包括檔案原文圖像數據、照片圖像數據、音頻視頻數據及相關檔案元數據。[來源：DA/T

有修改]元數據 metadata描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。[來源：GB/T

4 總則移交單位和檔案館應當依據《中華人民共和國檔案法》履行電子檔案和檔案數字化副本的移交和接收職責。在移交與接收電子檔案和檔案數字化副本過程中，應確保檔案信息的安全。涉及國家秘密的電子檔案和檔案數字化副本應單獨存儲，其移交接收應符合國家保密相關規定。5 移交要求基本要求5.1.1 各門類電子檔案移交前應按照

GB/T

18894

執行及相應門類檔案整理標準進行規范整理；紙質

DA/T

31

的前提下，按照

DA/T

62

執行形成檔案數字化副本。5.1.2 形成時間早于本標準所引用規范性文件實施日期的電子檔案和檔案數字化副本，應符合形成時所適用的規范性文件或本標準所引用的規范性文件。5.1.3 電子檔案應與相關元數據一同移交，并采用基于

的封裝方式組織檔案數據。檔案數字化副DB15/T

2459—2021本可以參照上述方式與相關元數據一同移交，也可選擇與其機讀目錄一同移交。5.1.4 匿名電子簽名等技術，特殊格式的電子文件應當與其讀取平臺一起移交。5.1.5 待移交的電子檔案和檔案數字化副本應進行檢驗，確保數據真實、完整、可用、安全。電子檔案格式要求5.2.1 文書類電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等應齊全、完整；電子公文的電子印章應齊全、完整，公文版式應符合

GB/T

33476

的要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應采用符合

DA/T

47

的

OFD、

等版式文件格式；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以采用

等流式文件格式。5.2.2 照片類電子檔案應為數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不應對數碼照片的內容和EXIF

JPEG

高分辨率。分辨率小于

的，應當征得檔案館同意后移交。數碼照片元數據字段符合

要求。5.2.3 錄音錄像類電子檔案應為攝錄設備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件。錄音類電子檔案應采用

MP3

文件格式，重要或珍貴的錄音類電子檔案采用

WAVE

格式，音頻采樣率不低于

44.1KHz像類電子檔案應是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件，應采用

格式，比特率不低于

8Mbps。5.2.4其他門類電子檔案的移交格式和要求按照國家有關規定執行。檔案數字化副本格式要求紙質檔案數字化副本應存儲為JPEG、PDF等版式文件；錄音檔案數字化副本應存儲為WAVE格式；錄像檔案數字化副本應存儲為AVI格式。元數據構成及要求5.4.1 其中文件實體元數據為必選域，詳見附錄

A《元數據（機讀目錄）結構》（表

可選域。文書類元數據的收集按照

DA/T

46）執行。5.4.2照片類、錄音錄像類元數據分為檔案實體元數據、業務實體元數據、機構人員實體元數據、授

A

A.4

至表A.8

DA/T

54、DA/T

、DA/T

18

執行。移交方式5.5.1 離線移交方式5.5.1.1 待移交檔案應采用一次寫光盤作為移交存儲介質，有關技術指標應符合

DA/T

38

的要求，不

DA/T

52

的錄

B。光盤應與電子檔案和檔案數字化副本一同移交。檔號結構應當符合

13

的要求。DB15/T

2459—20215.5.1.2

52

執行。5.5.2 在線移交方式檔案移交單位需接入自治區同級政務外網，通過調用同級檔案館部署在政務外網的在線移交接口進行電子檔案和檔案數字化副本移交，移交電子檔案元數據信息詳見附錄C。質量檢驗要求和安全性等方面的檢驗，合格后方可移交。檢驗要求如下：a)

檢驗檔案門類，確認其符合檔案進館范圍；b)檢驗檔案內容，在線移交時確認移交檔案不涉及國家秘密；c)

準確，檔案數字化副本與傳統載體檔案關聯準確；d)

索、顯現和理解，可供合法的下載、瀏覽、打印、復制等形式的利用；e)

檢驗原文。確認文件格式、存儲結構、文件命名符合要求；檔案數字化副本質量符合要求；f)

合格率應達到

%。合格率=合格的件數/總件數×100

%；g)

離線移交時檢驗存儲介質。按照

DA/T

、DA/T

執行，對存儲介質進行規范性檢驗。存儲介質檢驗合格率應達到

%。6 接收要求接收流程接收流程為：清點數量、檢驗檔案數據，辦理交接手續，著錄保存交接信息等。清點移交單位應當面清點介質數量和移交檔案數量。如發現問題，由移交單位進行整改。檢驗6.3.1 按照本文件第

條進行檢驗。6.3.2 檔案館應按件進行人工抽檢，抽檢檔案數量不少于移交檔案總量的

5

%。文件存儲格式和文件命名合格率應達到

%。電子檔案、檔案數字化副本與元數據（機讀目錄）關聯關系合格率應達到

%，并且檔案數字化副本、元數據（機讀目錄）與傳統載體檔案關聯關系合格率應達到100

%。其他項目合格率應達到95

%以上（含

%)。合格率=抽檢合格的數量/抽檢總數×100

%。DB15/T

2459—2021合格率未達到要求的，由移交單位進行整改。辦理交接手續質量檢驗合格后，檔案館與移交單位應填寫《移交接收登記表》（附錄D），一式兩份，由雙方簽字蓋章后各自留存一份。著錄保存交接信息檔案館應將電子檔案和檔案數字化副本移交接收信息補充至相關元數據中。JHCC200QZMCQZH24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組MLHDAMLDM

WSNDBGQX檔案的存留年永久、30

10

10JGWT對實體分類整理時按部門或問10AJH111000TM12500ZTC用以表達主題的規范化的詞或1317QZRQ卷內目錄中文件最早日期至最

19800101-1981010114MJ標注最高密級如絕密、機1510BMQX16JS17YS18KFZT根據鑒定結果分為開放和控制19300FZDB15/T

2459—2021

附錄 A（規范性）元數據（機讀目錄）結構A.1 文書案卷元數據字段說明見表

。表A.1

文書案卷元數據字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHMLHDAMLDM

WSNDBGQX檔案劃定的存留年如永

10

10JGWT對實體分類整理時按部門或問10AJH11SXH以卷內文件排列先后順次填寫121000TM13500ZDCD用以表達主題的規范化的詞或1440WH15300ZRZ對檔案內容進行創造或負有責16CWRQ1750WZ按性質和用途確定的文件種類18JJCD公文送達和辦理時間要求的急19300ZS20300CS除主送者以外需要執行或知曉DB15/T

2459—2021A.2 文書卷內文件元數據字段說明見表

。表A.2表A.2

文書卷內文件元數據字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHDAMLDM

WSNDBGQX檔案劃定的存留年如永

10

JGWT對實體分類整理時按部門或問

JH21MJ2210BMQX23JMBS24JMRQ25YH26YS2740YZ28KFZT根據鑒定結果分為開放和控制29300FZDB15/T

2459—2021表A.2 文書卷內文件元數據字段說明

(續表A.2 文書卷內文件元數據字段說明

(續)表A.3表A.3

文書歸檔文件元數據字段說明101000TM11500ZDCD用以表達主題的規范化的詞或1240WH13300ZRZ對檔案內容進行創造或負有責14CWRQ1550WZ按性質和用途確定的文件種類16JJCD公文送達和辦理時間要求的急17300ZS18300CS除主送者以外需要執行或知曉19MJ2010BMQX21JMBS22JMRQ23WJZHLX文件級聚合層次上文檔聚合狀24YS2540YZ26KFZT根據鑒定結果分為開放和控制27300FZDB15/T

2459—表A.3表A.3 文書歸檔文件元數據字段說明(續)JHCC200LDDWMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHMLHDAMLDM

ZPNDBGQX檔案劃定的存留年如永

10

AJH101000TM11MJ標注冊內最高密級如絕密1210BMQX13JMBS14JMRQ15ZS16KFZT根據鑒定結果分為開放和控制17300FZ

DB15/T

2459—2021A.4 照片案卷元數據字段說明見表

。表A.4表A.4

照片案卷元數據字段說明JHCC200LDDWMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHDAMLDM

ZPNDBGQX檔案劃定的存留年限永久

AJHJNSXH以卷內照片排列先后順次填寫101000TM11100SYZ12SYSJ13200SYDD14MJ1510BMQX16JMBS17JMRQ1824DPH19100CJH相同主題的不同記錄形式和載2020HDLX21500HDNR22100HXRW記錄拍攝照片中的核心人物姓DB15/T

2459—2021A.5照片卷內文件元數據字段說明見表

。表A.5表A.5

照片卷內文件元數據字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定QZHDAMLDM

ZPNDBGQX檔案劃定的存留年如永久、長30

10

ZPZH

00011000ZPZTM10ZH

0001111000WZSM12100SYZ23100ZYRW記錄拍攝照片中的主要人物姓24300STRY記錄拍攝照片中的隨同人員姓25300QTRY記錄拍攝照片中的除了核心人26300BQXX27KFZT根據鑒定結果分為開放和控制28300FZDB15/T

2459—2021A.5 照片卷內文件元數據字段說明(續)A.6A.5 照片卷內文件元數據字段說明(續)表A.6表A.6

數碼照片元數據字段說明13PSRQ1410WJGS

jpeg

15200PSDD16MJ標注照片密如絕密、機密、秘1710BMQX18JMBS19JMRQ20100CJH相同主題的不同記錄形式和載體2120HDLX22500HDNR23100HXRW24100ZYRW25300STRY26300QTRY27300BQXX28KFZT鑒定結果分為開放和控制兩種狀29300FZDB15/T

2459—2021表A.6表A.6 數碼照片元數據字段說明(續)JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的QZHDAMLDM

LYNDBGQX檔案劃定的存留年限如永30

10

PH錄音文件所在存儲光JH101000TM11300ZRZ對檔案內容進行創造或負有12300LYZ13500YWHDMS14500GZHDMC件等的名稱。同一項工作活動形成的多件錄音錄像文件1550LYRQ16500GZHDMS工作活動的主要內容包括工形成的多件錄音錄像文件的17MJ1810BMQX19JMBSDB15/T

2459—2021A.7 錄音文件元數據字段說明見表

。表A.7表A.7

錄音文件元數據字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHDAMLDM

LXNDBGQX檔案的存留年永久、30

10

PHJH10500TM11300ZRZ對檔案內容進行創造或負有責20JMRQ2130CJH相同主題的不同記錄形式和載體的各門類檔案檔號的組2220ZTLX23300RW記錄具有檢索意義的人物姓24300DD25SJCD26KFZT27300FZDB15/T

2459—2021表A.7 錄音文件元數據字段說明(續)表A.7 錄音文件元數據字段說明(續)表A.8表A.8

錄像文件元數據字段說明12300SXZ13300BJZ14500GZHDMC等的項工作活動形成的多件錄音錄像文件著錄內15500GZHDMS工作的主要內括工作.(多件錄音錄像文件的著錄內容1650SXSJ17MJ1810BMQX19JMBS20JMRQ2130CJH相同主題的不同記錄形式和載2220ZTLXP2

23300RW24300DD25SJCD26KFZT27300FZDB15/T

2459—2021表A.8表A.8 錄像文件元數據字段說明（續）DB15/T

2459—

附 錄 B（規范性）電子檔案和檔案數字化副本存儲結構要求B.1 電子檔案和檔案數字化副本的存儲應使用帶有層級的結構，以件為單位存儲，且層級文件夾名應與檔號一一對應，并符合以下要求。按案卷整理的檔案，以檔號結構建立并命名文件夾，檔號結構是：“全宗號-目錄號-案卷號-4343--40B.1。圖B.1

以案卷整理的檔案存儲結構示意圖B.2-檔案門類代碼?年度-保管期限代碼--

4

2

4

位，中間以“·”分隔；保管期限代碼為“Y、D30、D10、CQ、DQY”代表“定期

30

年”，“D10

年”，“”代表“長期”，“DQ

3

4

中間以“-”分隔。文件名稱以“檔號-

4

位。位數不足前面以“0”補齊。詳見圖

。17DB15/T

2459—2021圖B.2

以文件整理的檔案存儲結構示意圖18DB15/T

2459—2021

附 錄 C（規范性）XML

報文格式C.1 以案卷為單位的

XML

報文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名稱/檔案門類名稱<object type="" validate="true" ><propertyname="全宗號"

value="XXX"/><property name="目錄號"

value="XXX"/><property name="案卷號"

value="XXX" /><property name="題名" value="XXX"/>……<object type="件"

><property name="全宗號"

value="XXX"/><propertyname="全宗名稱"

value="XXX"/><property name="目錄號"

value="XXX"/><property name="順序號"

value="XXX"/><property name="保管期限"

value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文號" value="XXX"/><object type="電子文件"

validate="false" ><property value="電子文件路徑" <propertyname="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息"

value="XXX"/><property name="計算機文件名"

<property name="計算機文件大小" ……</object>……<objecttype="業務過程"

false

"

><property name="業務狀態"

value="XXX"/>19DB15/T

2459—2021<property name="業務人員"

value="XXX"/><property name="業務行為"

/><property name="行為時間"

value="XXX"/><property name="行為依據"

value="XXX"/><property name="行為描述"

value="XXX"/>……</object></object></object></archive>C.2 以件為單位的

報文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名稱/檔案門類名稱<object type="件"

><property name="全宗號"

value="XXX"/><property name="全宗名稱"

value="XXX"/><property name="檔案門類代碼"

value="XXX"/><property name="件號" value="XXX"/><property name="保管期限"

value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文號" value="XXX"/>……<object type="電子文件"

><property value="電子文件路徑" <property name="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息"

value="XXX"/><property name="計算機文件名"

<property name="計算機文件大小" ……</object>……20archivetarget移交歸檔的目標路徑，包括全宗名稱、檔案門類。如：內蒙古自治objecttypeobjectvalidate表示是否進行檔案數據驗證。根據校驗條件進行數據驗證，其中的檢驗條件包括數據是否唯一、數據格式是否正確、數據最大值和最truefalsepropertynamepropertyvalue

property

object

0001.pdf”。propertytypeobject

file”。<object

type="

value="D:\0239\0239-WS2018-Y\0239-WS2018-Y-BGS\0239-WS2018-Y-BGS-0001\0239-WS