讓審計報告更有影響力的6條建議讓審計報告更有影響力的6假設問及內部審計人員寫審計報告的理由，有些人可能會說，這是為了溝通審計業務的目標、范圍和結果；也有人可能會說，這是為了描述審計覺察并提出改進建議。我認為，寫內部審計報告的最終目標，不是描述我們的覺察或提出改進建議，而是為了說服讀者實行行動。影響讀者實行行動是必要的。然而，并不是全部的內部審計人員都能意識到，不同寫作風格對實施乃至準時實施訂正措施有關鍵影響。報告的內容讀者很輕易可以獲知，但鼓舞讀者實行行動的因素是寫作風格。例如，當年美國陸軍作過一個測試，使用兩個不同版本的業務郵件要求收件人執行一樣的任務，結果顯示，那些收到認真撰寫并極具感染力郵件的收件人，在收到郵件當天就完成任務的概率是比照組的兩倍。在我作為內部審計人員的職業生涯中，我編寫或編輯了數百份內部審計報告，其中一些是好的，另一些則可能需要進展一輪的編輯。下面這些建議，可以幫助大家有效提升審計報告的影響力——它們不僅會轉變報告閱讀者的觀念，而且會發出行動的號召，從而到達目的。01讓報告變得更為簡短(IG)里·克林頓(HillaryClinton)子郵件效勞器的調查報告，你就會覺察它與一般的內部審計報告截然不同。它超過25500左右才開頭。我既不評論這份報告的調查覺察，也不爭論與這一大事相關的政治。作為一名前檢查官，我能體會到司法調查對細節的需要。審查的范圍令人生畏，問題很簡潔，業務的每個領域都布滿了爭議。但是，確定要敬重讀者的需求，對于一個大型的IG整一個晚上嘗試(也失敗了)閱讀IG溫斯頓·丘吉爾(WinstonChurchill)的名言:“這份報告篇幅很長，可以使自己遠離被閱讀的風險。”:(1);(2)漫灌讀者，那報告的影響力就會變小。報告中的每個單詞、每個思考甚至整個句子，假設不能直接說明問題，就應當考慮刪掉它。02讓報告變得更加平實最好的內部審計報告是用更平實的詞語來表達更繁雜的觀點，而不是用更繁雜的詞語表達更平實的觀點。當我們使用清楚、直接和生疏的語言時，我們的文章最有說服力。這并不意味著讓我們的報告變得“淺薄”;平實的語言意味著清楚有效的溝通——與法律術語相反。正如我在之前的一篇博文《內部審計報告中不該說的十件事》中提到的。假設這十件事聽起來讓你印象深刻，意味著你的報告可能需要重寫。令人信服的證據說明，通俗易懂的語言更簡潔在更短的時1989了一項調查，他們閱讀的商務備忘錄要么是簡明平實，要么是官僚作風。結果顯示，看到這份平實易懂備忘錄的官員們：明顯有更高的理解力。1723%。覺得沒必要再讀一遍備忘錄。很多內部審計師使用Flesch-ReadingEase或Flesch-Kincaid等級測試等工具來確定他們的報告是否可讀。這些測試可以在網上免費獲得。假設你使用MicrosoftWord預備報告，你也可以選擇在檢查完拼寫和語法后顯示有關閱讀水平的信息。內部審計人員可以吸取的教訓：在營銷材料中，很少看到官僚主義語言或法律術語，這是有緣由的：平實的語言能更好地推銷觀點。即使你全部的利益相關者都有力氣閱讀和理解博士論文，這并不意味著他們想去讀這類文章。假設你的文章既不浮夸，又沒有不必要的繁復，更非布滿了技術詞匯，那么你的文章更有可能具有說服力。03讓報告的重點更加突出我們需要讓勞碌的高管們更簡潔閱讀、吸取并依據我們的工作成果實行行動。讓報告變得更為簡短是有幫助的，但我們還必需組織我們的報告，讓最重要的觀點脫穎而出。消息樣式的標題、副標題和標注框可以吸引他人留意到報告中最重要的信息。不要遲疑使用例子、表格、顏色、圖表或圖片來修飾和強調重要的問題。還可以考慮使用內容摘要、名目和/或索引來幫助讀者輕松地在報告中找到信息。對于較長的報告，內容摘要是必不行少的。內部審計人員可以吸取的教訓：不同的利益相關者有不同的需求，我們需要幫助每個讀者快速訪問到他們需要的特定信息。假設關鍵信息被細節所漂移，我們的文章就不會有說服力。04不要無視細節曾經收到過包含拼寫或語法錯誤的簡歷或商業打算書嗎?對于發送這類郵件的個人或公司，你可能會三思而行。審計報告也是如此。假設文章中消滅拼寫錯誤、語法或標點符號錯誤，讀者可能會覺得你不留意細節，更糟糕的是，他們會認為你的工作不夠認真。哪怕只是一個小小的錯誤，都會對你的可信度造成負面影響。這可能不公正，但假設你的報告中有錯誤(馬虎或其他)，你理性的論點可能會落空。內部審計人員可以吸取的教訓：留意細節。假設你由于無視了最根本的東西而失去了信譽，你就很難有說服力。05語言更加客觀公正我們都試圖不帶偏見，但有時我們無視了我們的話的含意。假設我們想讓讀者承受我們的想法，我們的語氣需要客觀——即使我們傳達的是負面信息。在《清楚、影響、速度：提交重要的審計報告》(Clarity,Impact,Speed:deliverAuditReportsThatMatter)一書中，我的好朋友薩莉 卡特勒(SallyCutler)供給的以下幾個例子，從治理層的角度來看，可能會顯得不必要的偏見或負面影響。偏見和更負面的表達:-審計客戶未能編制文件以證明符合政策。-承受詢問時，經理們對供給商核查過程給出了相互沖突的解釋。-未能供給證明文件以證明該政策的符合性。-治理人員對供給商驗證過程有不同的解釋。內部審計人員可以吸取的教訓：我們無法通過讓別人感到敵意或防范來說服別人。假設我們的報告看起來有偏見或不公正，客戶很可能會無視我們的存在。065CIIA5C-標準(應當是什么)。-條件(當前實際狀態如何)。-緣由(兩者存在區分的緣由)。-后果(當前條件的影響后果)。-訂正行動打算/建議。5C是假設沒有這五個C，你成功的幾率就會直線下降。你對潛在后果的描述尤其重要：一句表達嚴謹的“這將導致……后果”，說明誰將受益，他們將如何受益，以及