主任應知應會-財務管理室根據主任對財務知識的掌握程度，財務管理室組織教材給大家進行一系列的培訓，希望大家注意聽，并運用到實踐工作中去提高工作效率，提高工作準確度。

現將分三大部分來講解：一是財務知識的掌握和落實。二是安全性（現金安全、貨物安全、人身安全）。三是《雷區》。一.財務知識的要求：1.退換貨的規定：A.需調換的商品必須有兩人經手，主任在必須由主任和記賬員共同清點（看清商品的貨號和數量）。主任不在必須做好委托，不允許私自拿走柜組的商品，如因清點不仔細造成貨號和數量有誤差造成損失的由取貨人本人承擔。案例1：褲壹部某柜組主任到天津出差，在周日調換貨時，由于顧客較多，沒有及時清點調換貨。到天津出差時也未與供應商清點返貨，回來后發現少一條褲子，給供應商打電話時，供應商稱貨都裝上，所以導致丟一條褲子。根據《關于出差人員丟款、丟貨的處理規定》特做如下規定：柜組主任擔負損失。案例2：男鞋組主任出差前與記賬員共同清點調貨，但未全部開盒看貨，親自裝車，到供應商處，供應商到車上取貨，與供應商清點，未見實貨（開盒看貨）到倉庫后，發現了空盒子一個，發現鞋少一雙，柜組主任擔負相應損失。B、與記賬員一起查看遺留問題：如未調回的商品、多（少）貨或多（少）收錢情況、應付供應商賬的余額（包括應還供應商的和應與供應商要回的，出差前查看應收應付賬做到心中有數，及時同供應商對賬，月底以對賬單形式對賬。）C、將存貨放在指定的地點，取貨時清點包數。D、與供應商調換貨時必須當面點清數量，如因未當面點清造成損失的由責任人承擔相應的損失。案例：羊毛衫部某柜組主任去北京出差，把多家供應商的退換貨放在一個袋子里，在調換貨時與供應商一起拿貨時，沒有參與只是看著供應商拿貨，到了另一供應商處也是供應商拿出來的貨并未參于調貨，在第三家供應商處也沒有參與，是供應商自己拿的調換貨，也只是供應商自己拿貨，當供應商說出實際數量時，也沒有與退換貨登記表核對，只憑自己的印象應了聲“對”，但是記賬員驗貨中卻發現少了1件貨，該主任在調換貨時與供應商沒有核對退換貨登記表，違反了財務程序造成了這次失誤，經公司決定個人承擔損失。E、如有未取回的商品，為了保護柜組主任的利益要求柜組主任與供應商索要欠條。2、捎貨的規定：A、讓司機接貨的應注意：進貨人填寫完整“送貨條”，司機憑“送貨條”接貨。10：00以后送貨，以免影響司機的休息。B、主任讓供應商直接把貨送車上應注意：主任回到車上后核實送貨條貨是否到齊。

3、關于底單的相關要求：合格底單的要求：(1)底單需有如下項目且要填寫完整：品名、數量、進價、進價金額、總金額（大小寫金額一致）。(2)底單需注明結算方式，全部現金結算的注明“已付款”或“現金已付”字樣，全部延付結算的注明“未付款”或“延付”字樣，部分現金、部分延付的，注明“已付XX元，未付款XX元”。(3)需有供應商的簽字或印章（公章或財務專用章）有效。(4)如有甩零需注明“實收”字樣，若供應商不配合的，由主任當供應商面寫明“實收XX元”。(5)供應商退差價的商品需明細體現所退商品的品名、數量、及差額。(6)柜組進貨底單不允許出現白條（沒有或體現不出進貨單位名稱或地址的底單，如送貨單、無章收據、白紙等），更不能私自撕毀或開具底單。注：1、不符合以上規定的底單錄入不予錄入；2、底單不允許私自更改、撕毀等，一經發現按弄虛作假處理；3、如有發傳真的底單或收到條需注明“此傳真件有效”由商品部、樓層經理簽字認可。

底單不合格的情況：底單所含內容填寫不全或填寫錯誤。底單上不體現進價金額和總金額。供應商底單總金額與本次進貨金額不符，未注明原因。底單大小寫不等或大寫金額有誤。供應商提供的底單進價為4.5折，實際收款4折，底單進價總金額實際收款額不符。正確做法：底單進價總金額實收款額一致。。退差價的商品不體現所退商品的品名、數量、及差額。結算方式標注不清楚。從同一供應商處進貨有多張底單的，前幾頁有合計總金額，并注明“已付款”或“未付款”字樣，但最后一頁底單的商品只有本頁的進價金額，沒有注明“已付款”或“未付款”。若延付結算，供應商少發貨或多算錢的，需供應商提供證明。少發貨

例：進10件商品，實際來了9件。多算錢

例：A：總金額應為100元，但底單上計算為105元。正確做法：請供應商按實際到貨的數量和金額重新發一份正確底單，或將少發貨或多算錢部分開一份退貨或退款且注明未付款證明。收到條格式：

收到條今收到霸州誠信商廈

柜組

主任貨款（小寫）

元大寫

。（壹貳叁肆伍陸柒捌玖零）

供應商簽字及蓋章：

供應商地址：

日期:年

月

日注：1、收到條的要求填寫齊全，蓋章處蓋有公章或

財務專用章有效；2、收到條表格可到財務室領取；3、柜組主任要有節約成本的意識，不要因個人工

作不到位（如忘要底單、收到條、底單有誤等)

產生額外的電話費、傳真費。4、變價的規定：不同柜組相同商品必須保持統一零售價A、變價的幾種情況：處理變價、庫存變價、市場變價、優惠變價、退回變價、報耗。B、變價簽字程序（市場變價）案例：電腦組、女裝組。案例1：電子部電腦組柜組主任，見習記賬員，市場變價時，未經財務管理員見數，便將標簽更改，按新售價出售給顧客。此行為違反了《員工手冊》中商品變價的規定：“商品變價要及時填寫變價單，變價單由記賬員、柜組主任、商品部經理、樓層經理（上變價還須有副總）、財務管理員簽字后上交財務管理室，同時變動標簽，及時入數量賬（含倉庫賬），并通知柜組人員。案例2：

因某柜組年前調給總店代賣一部分商品，對原其剩余的庫存進行已變價350元/件，隨后從總店調回（要求不同柜組相同商品必須保持統一零售價），未經柜組變價按變價后的價格出售，導致柜組損失。5、處理商品的規定：(1)、星期六、日為固定處理商品日。(2)、平時不準隨意變價處理，凡需星期六、日處理的商品，星期五統一開變價單之后，打好標簽集中存放，記帳員須在下午4：00之前告知柜組員工，遇有顧客購買時，應告知明日處理，如顧客執意購買按原價銷售。星期六早9:00方可懸掛，陳列銷售。（特殊情況逐級申請）(3)變價的程序：A

星期五統一開具變價單；

B

由柜組主任、部門經理、樓層經理簽字；C

簽字后，通知財務管理員，由財務管理員到現場清點實物審核簽字。D財務管理員見數后，到錄入室更改價格。E下班之前半小時，柜組員工改動標簽，星期六早9:00方可懸掛，陳列銷售。(4)星期六處理商品，凡本公司員工均不得在中午12：00以前購買，更不準留貨。員工對親朋好友也不得泄漏處理商品信息。只宣傳星期六、日為部分商品處理日。員工的直系親屬亦不得在12：00以前購買該員工所在柜組的處理商品，違反規定每次處以購貨人（如：購貨人為員工直系親屬，處罰員工）200元以上罰金，并降職、直至除名。1、星期六、日處理庫存商品應貼出“處理商品”字樣；2、廠家處理貼出“廠家處理”字樣。注：柜組處理商品和廠家處理商品不準混放。(6)非季節性處理商品“三包”期限按正常商品對待。季節性處理商品由樓層經理會同財務經理批準后，為顧客開具蓋有“處理商品三天保退換”專用章的信譽卡，不允許私自更改“三包”期限。(7)隨時變價的食品類商品，本柜組員工半小時之內不允許購買，更不準留貨。6、費用單：A、簽字及時性，費用發生后及時簽字報銷；B、出差產生的費用：有貨打的或坐三輪的注明幾包貨、發貨的要求盡量用直接將貨送至商廈不用花市內費用物流。7、應付供應商賬的規定：要求：出差前查看應收應付賬做到心中有數，及時同供應商對賬，月底以對賬單形式對賬。

⑴與供應商對賬的要求主任出差前應查看應付賬，對應付款做到心中有數，每次進貨時都應主動與供應商對賬，對賬時由供應商先唱出金額，如賬務不符應及時與供應商查找原因。主任每月最后一次（截止到月底）出差，必須以“對賬單”的形式與供應商核對一次應付供應商賬，確保雙方賬務真實準確。主任每次與供應商核對后的“應付供應商對賬單”（包括供應商提供的對賬單）交于財務管理員，由財務管理員填寫對賬單的“我方金額”，核對無誤后在應付供應商賬的相應金額處注明“已核對”字樣。應付供應商對賬單

部門：

柜組：

×年×月×日對賬日期供應商名稱及單位供應商簽字聯系方式供方金額我方金額財務管理員、主任簽字⑵對賬單的要求：每月5號主任將應付供應商對賬單交于財務管理室，如有賬務不符時及時反饋財務管理員。對賬單的內容需由供應商填寫完整真實（不允許柜組私自填寫）。如因對賬不及時造成賬務混亂或損失的，主任負全部責任。注：新老主任交接應由商品部經理或老主任領新主任到供應商處對賬，并填寫“應付供應商對賬單”明確責任，確保賬務清晰準確。若延期未交者將視情節輕重對相應責任人進行通報批評、降薪、降職，直至除名的處分。案例：羊毛衫部某柜組主任出差去進貨并一同還供應商上次欠款，回來后與記賬員在核對應付供應商賬發現多還供應商錢，經查找原因是記賬員入錯賬，給柜組造成損失（提醒主任出差前必須先跟供應商對賬，再還款）。注：每次還錢時必須先和供應商對賬由對方唱出金額，如相符正常操作，如不符不允許當時還錢必須查找清楚再還賬。日清日清是一項日常的基本工作，它在柜組經營中起著很重要的作用，做日清是每個員工的責任，員工應該輪流做日清。一

日清的作用反映商品每天真實的銷售情況通過觀察日清可以了解銷售銷售動態（暢銷、平銷、滯銷），為購進、淘汰商品提供準確依據通過日清可以很好的掌握庫存數量（庫存量過大或缺貨情況），員工可提高接待效率可以及時發現售貨失誤（賣錯價、丟貨等）可以鍛煉導購員清點庫存的能力，便于觀察導購員工作的準確性和認真程度。便于盤點查找原因二日清的程序先和款臺對賬，確保銷售的真實性、準確性。做日清的時間：晚上下班之前或早班上班以后清點實貨，把品名、數量明細登記。銷日清（今日余數=昨日余數-今日銷售數+進貨-退貨）再將今日余數與實貨進行核對，要求賬貨相符。三

日清的注意事項日清的增、減，根據驗單退單來增、減日清，注意驗價和售價是否一致。如有顧客維修商品，應日清表上單獨體現（每天清實貨），并與正常商品分開存放。日清采取更換式日清，便于監督查找錯誤。日清表上各個欄目均不允許涂改，如出現錯誤必須有證明人簽字方可更改。清點貨物。要求見貨清貨，尤其是有包裝盒的商品更應注意真實性。平時對貨物多進行整理，同一品牌相鄰存放，同一貨號放在一起，殘貨統一集中存放便于提高日清效率。清貨時要注意模特、柜組互借商品、樣衣等。遇有變價在變價數量下標記“△”，及時在原售價處劃線，并寫上新售價，保證日清表價格的正確。在日清過程中，有賣出和退回的商品應及時告之日情人。銷日清時要求不但要看貨號還要看價格。如有賣錯價、退回變價、變價后售出情況需做記錄，并及時告知記賬員做賬務處理。日清時，如調換商品未取回，需將調換貨數量加入該商品的日清數量中（即日清數量=調換貨數量+實貨數量），并在日清數量的右上角體現調貨數量。（例：調貨數量為2件，實貨數量為5件，日清表上應體現日清數量為72）每月25日更換新日清表時，應對數量和價格進行再次核實。四

日清出現問題如何查找單純的少貨時先清點實貨，再看模特、殘貨、柜組互借、樣衣、調換貨是否漏加。核實售貨記錄總金額是否和銷售一致，是否有漏記現象。如遇有來貨還需核實驗單增減日清數量是否正確。推算上次日清是否屬實。排除以上四種情況應為丟貨。五

單純的多貨時先清點實貨，確保實貨的真實性。收顧客維修商品是否直接清入實貨，未在日清上體現。日清表中加驗單上的數量是否少加。核實售貨記錄總金額是否和銷售一致，是否有多記現象。顧客已交款但未取走商品。推算上次日清是否屬實。排除以上六種情況應為多發貨未驗出。六

有多有少時先清點實貨，看是否幾種商品混在一起。核對售貨記錄是否有落混數、銷錯數現象。調換貨換回其他商品未打一退一驗的單據。顧客調換同價格商品在柜組直接調換，未開一退一賣的銷售小票。排除以上四種情況應為買錯貨。注：日清工作是全體員工的本職工作，都應積極認真的做好日清工作，從而保證日清的效果。對出現的問題日清人及時反饋記賬員，并一同查找原因。如日清人未能發現問題（丟貨、賣錯價）當事人共同承擔責任。數量賬一、數量帳定義：用來分別記錄柜組每種商品進、銷、存以及價格變動情況的流水賬，它是柜組最全面、最原始的記錄,是柜組經營的重要依據。注：根據“驗單”“退單”“變價單”“盤點表”“盤點封面中的應收商品”入賬。二、數量帳的作用：1、數量賬可反應商品的進貨渠道，進價、零售價、數量。2、通過對商品的進、銷、存、分析可了解銷售動態，把握市場規律，控制經營主動權。并能幫助主任提高開拓及駕馭市場的能力。3、提供有效的數據，便于主任填寫進貨計劃、庫存結構表、缺貨登記表等，避免積壓和缺貨，從而實現勤進快銷的良性循環。4、鍛煉職工能力，發現人才，提拔人才。5、為來年的經營留下有效的數據，為新主任提供有效的業務數據。三、填寫數量帳細則1、編寫目錄表（每本數量帳可按商品類別來編寫目錄，如：襪子組分為女襪類—1、2、3、、、、男襪類—1、2、3、、、、）2、按驗單（含退貨單）入帳，要填寫進貨日期、地點（如：天津大胡同進貨，應寫天津）、進（退）貨人（注：必須將姓名寫全）、數量、進價、零售價。注：如有發貨、送貨、捎貨或結算方式為延付的，還應在備注欄中注明。3、商品統一變價及庫存商品變價，按變價單及時入數量帳，周五統一變價的入帳時注明“處理變價”字樣，庫存變價的注明“庫存變價”字樣，市場變價注明“市場變價”字樣，退回變價注明“退回變價”字樣，報耗注明“報耗”字樣，優惠變價不入數量賬。4、從其他組轉入貨物，應將它組轉出貨物前的最后一次進貨情況抄清（如轉入數量大于最后一次進貨數量，應將它組最后兩次的進貨情況抄清），然后按退轉驗單入帳，“摘要”寫某某組轉入。

5、月底盤存數量及盤點封面中的應收商品必須入數量賬。6、每年年末更換新帳。更換新帳時必須先把年末結余數前最后一次進貨日期、地點、進貨人、數量、進價、零售價寫明，當以上的年末余數大于最后一次進貨數量時，應把最后兩次進貨的詳細情況寫清，以此類推。四、案例及手續示范例1：結轉上年轉來手續示范：2006年女精二數量帳顯示：該組2006年12月25日售價78元／條的“安娜”裙盤存8條，本年最后一次購進該裙是12月10日，王紅從天津大胡同進15條，進價為65元／條，售價為78元／條，2002年更換新帳。例2：男皮一2007年1月6日從北京購進“情人鳥”皮鞋50雙，進價為80元，驗價98元；此種皮鞋原庫存3雙，售價為108元，1月22日柜組處理4雙（顧客退回），新售價為40元；1月25日清存98元的20雙，40元的2雙。1月26日張紅退回北京10雙。例3：內部轉賬數量賬填寫方式：由于某種原因2007年2月1日由男皮二組轉入精品一組“富貴鳥”鞋10雙，通過查男皮二數量賬顯示最后一次進貨時間是1月20日鄭雪石家莊入30雙，進價98元/雙，售價118元/雙（注：柜組接收價格根據實際情況而定）

第八章：金額帳

柜組金額帳分為四種科目：“應付帳”“應收帳”“庫存商品帳”“商品進銷差價帳”。

登記賬簿時發生錯誤應采用劃線法更正，每一賬頁記載完畢結轉下頁時，應在賬頁的最后一行結出余額，注明“轉下頁”字樣，同時將余額記入頁第一行余額欄目，并注明“承上頁”字樣。應付顧客帳貸方：登記柜組收取顧客的預交款或為顧客維修商品的發生額借方：登記付顧客預交款或付等值的商品及顧客取走維修商品的發生額余額=貸方-借方（余額表示柜組應該付給顧客的金額）

反應柜組與供應商之間發生欠、還關系。借方：登記還給供應商的貨款或供應商歸還我方的貨款（歸還我方貨款時金額前打“-”號）貸方：登記柜組購進商品未付給供應商的貨款或已開退單，但供應商未退給我方貨款（在金額前打“-”號）余額=貸方-借方（余額表示柜組未付給供應商的金額）應付供應商賬年月日記賬憑證摘要頁數借方貸方余額承上頁轉下頁應付供應商賬借方：登記取貨人從柜組取走商品的售價金額；貸方：登記退回商品的售價金額；

余額=借方-貨方（余額表示取貨人尚未退回的商品的售價金額）。另注意：記賬員應妥善保管好“回廠家或客戶處退換貨登記表”。保持連號不允許撕毀，如有錯誤注明作廢。應收取貨人帳年月日記賬憑證摘要頁數借方貸方余額承上頁轉下頁應收取貨人賬1.如為負數及時讓供應商打欠條。2.三個月未發生業務往來的及時做處理。3.如有甩零情況及時到財務室核對（核對無誤，將甩零交本柜組利潤）如果發生賬務而手續問題造成不能及時入、銷賬的，先拿鉛筆附記入賬，待解決后在相應欄正式銷賬。余額要求：商品進銷差價賬貸方：登記由驗收單的差價，變價單形成的相應的轉賬單金額；借方：登記月末財會室計算的柜組應轉毛利總額；余額=貨方-借方（余額反映月末庫存商品的差價總額）。借方：登記由驗收單、退貨單及變價單、損失單形成的相應的轉賬單金額；貸方：登記由柜組交款單形成的轉賬單金額；余額=借方-貨方（余額反映庫存商品的售價總金額）。庫存商品帳二、現金安全、貨物安全、人身安全1、人身安全：

A、乘坐公交車不談論與業務有關的話題。B、外出不參加與出差無關的事項（不湊熱鬧）。C、不暴露現金。D、對市場布局，安全通道做到心中有數。2、現金安全：

A、公、私款必須分開存放。公款必須貼身存放。

B、進貨回來后余款要及時退到現金室打暫存條，不允

許帶回家。注：特殊情況（業務原因）不能在規定時間內退清的填寫延遲還款申請單。3、貨物安全：

進貨人要對從柜組取走的貨物和所購進的貨物數量心中有數，乘換車時，每次都必須清點貨物，并記清車號，萬一落下貨物，便于查找。案例：

百貨部某柜組主任去北京出差，正趕上總店同項目的主任一起出差，吃完早飯，兩人一起拿著殘貨打的，從大紅門到天意去，由于兩店的殘貨太多（共計七包），后備箱內放不下，把其中一包小的放在了后坐位的空隙里，另一包自己在手里拿著，到目的地后，司機趕時間，催她們趕快下車，她們就拿著手里的急忙下車，下車后，未來的及清點數量，司機開車就走了，由于下車的地方離供應商特別近，她們就提著貨進去了，在與供應商退殘貨時核對“退換貨登記表”時，發現少了一小包殘貨，才想起落在了出租車上未拿下，造成殘貨丟失，丟貨損失由柜組主任擔負。

進貨中暫存貨物時，點清數量，放在關系比較好且不忙的供應商處，并向供應商交付清楚，存放于僻靜且安全位置。案例：針棉部某柜組主任在天津出差，由于供應商分布不集中，忙于進貨，忽略了調換貨，將調換貨中15元/個的地墊忘在了供應商處，過后給供應商打電話詢問時，供應商說沒看見，給柜組造成損失，丟貨損失由柜組主任擔負。

進貨完畢結賬時，應當面點清貨物，嚴格遵守收付款手續，如供應商甩零需注明“實收”。

返回途中應隨貨同行，如不能同行，由應電話通知本柜組人員接貨并告之接貨人所載貨物車輛號，貨物件數，大約到站時間等具體情況。

進貨人在裝車的同時對自己的特殊商品必須在外包裝上注明“怕壓、易碎、怕臟”字樣，對于拆包的商品主任要做到心中有數，卸貨時做到貨物安全。案例：褲二部某柜組主任去北京進貨，兜底49條，與此供應商是第一次合作，在供應商處共同清點完貨，打完包開完單留下送貨條后才走，（因為供應商與另一柜組主任長期合作，所以送貨條留了一張），在到達停車場后裝車時因進貨較多整包的放不下，因此將貨物散開裝車，到達商廈后，分別從另幾個柜組中找回商品，記賬員驗完貨后發現少了4條褲子，隨后又對柜組商品進行清點未找到，又在整個商品部進行查找均未找到，隨后的幾天又進行了查找，均未找到，后確定為丟貨。根據公司關于出差人員丟款丟物的處理決定，故對柜組主任做如下處理：個人承擔部分損失。三、雷區1、禮品、贈品的規定：A、員工進貨、參加訂貨會或紀念活動所得禮品、贈品七日內親自上交財務管理室。不允許他人代交。七日內未上交的，按侵占公司財產處理。B、作價的禮品、贈品如銷售不暢，及時與財務管理室協商處理，在柜組滯留時間不能超過1個月。C、隨帶贈品應固定某一品牌或型號，不允許隨意搭配或疊加隨贈（特殊情況需經樓層、財務經理批準）。

2、不得利用出差進貨之便為自己和他人捎帶商品，違反以上規定的，給予通報、降薪、降職處分。

案例1：2013年3月7日，文具組主任王軍取走四種商品去天津調換，記賬員委托張萌辦理，3月7日王軍進貨回來，由記賬員李娜驗貨，驗出：相冊換回，筆芯退貨，軟皮本換回四個，其余下次再給，“白雪”圓珠筆被調換成“王子”圓珠筆，其進價為2.1元/支，售價為2.5元/支。回供應商處退換貨登記表柜組：文具組進貨地點：天津2013年3月7日商品名稱取走商品取回商品未取回調換原因數量進價售價金額日期數量金額解決方式數量金額相冊2151836換圖案軟皮本811.29.6換圖案筆芯500.160.210不漏油白雪圓珠筆32.12.57.5筆帽有殘取貨人：王軍經手人：張萌金額：63.1欄中“金額”均指零售金額商品部經理簽字：xx柜組：文具組進貨地點：天津2013年3月7日回供應商處退換貨