人和商業控股有限公司經營管理事業部文獻管理體系執行程序目錄一、建立文獻管理體系的目的……………2二、文獻管理體系定義………………………2三、文獻公布類型………………2四、文獻公布形式………………2五、文獻管理原則…………………2六、文獻類別………………………3七、文獻收發流程………………4八、文獻保管、借閱管理………………………4九、文獻管理體系表單模板和行文原則格式……………………4

一、建立文獻管理體系的目的1.加強事業部文獻管理，規范事業部行文程序；2.強化文獻體系為決策服務的作用；3.凡事做到有據可查，成為內控管理中復查、稽核的重要而有效的手段。二、文獻管理體系定義1.本體系范疇僅指全部經事業部行政辦和有關職能部門負責的收發文；2.全部文獻的收發、分類、歸檔、借閱均歸由事業部行政辦統一管理。三、文獻公布類型1.上行文：經營管理事業部向公司或政府有關職能部門的一種行文2.平行文：經營管理事業部與其它事業部之間的一種行文3.下行文：經營管理事業部對所屬各職能部門及各團體的一種行文四、文獻公布形式1.對內公布：紙質、OA辦公系統2.對外公布：紙質、公司網站、信箱五、文獻管理原則1.保密原則：但凡牽涉公司重大商業機密的文獻須有嚴格的保密方法予以保障，有關負責人須訂立保密合同；2.歸口管理，專人負責原則：文獻的收發、分類、歸檔及借閱必須由歸口部門指定專人負責；3.實效性原則：文獻的解決與執行要講求效率，以追求文獻的實際效用為目的；4.原則化、規范化原則：全部文獻的格式、流程及檔案管理均須遵照所制定的規范原則，以使文獻管理系統的運轉高效、有序。六、文獻類別經營管理事業部文獻體系分為外部來文和內部文獻。外部來文外部來文為政府有關職能部門、行業協會、社會團體和企事業單位的外來文獻。按來源可分為：政府有關職能部門行業協會、社會團體、民間組織公司或其它事業部其它企事業單位等2.內部文獻內部文獻為經營管理事業部內部的多個告知、決定、報告、請示、計劃、總結和有關資料等文獻。內部文獻按類別可分為：①行政管理類文獻a.經營管理事業部領導機構構成及變更，職能部門構成及變更b.經營管理事業部重大活動c.行政事務d.公司文化e.法律事務f.勞動合同管理，社會保險、薪酬福利、職務任免，績效等g.員工教育和培訓h.消防保衛i.外事工作②經營管理類文獻a.事業部經營戰略、計劃總結、多個統計報表b.資產管理、產權變動c.公司宣傳d.商務合同e.物資采購、保管和使用f.招投標管理③設備物品類文獻材料a.購置設備物品的審批，購置合同等b.設備的驗收和安裝調試c.設備物品的使用、維護和更新七、文獻收發流程1.收文管理流程行政辦簽收來文、登記→行政辦主任審視解決→主管副總/總經理批示→行政辦下發批示解決文獻→有關部門經理接受解決→行政辦歸檔管理2.發文管理流程發文部門起草公文→發文部門經理審視→主管副總審核→總經理審批→行政辦校稿、打印、蓋章、發出→行政辦接受反饋并存檔八、文獻保管、借閱管理1.文獻由歸口部門負責收集并及時移交到行政辦，行政辦指定專人統一管理。2.因工作需要借閱文獻時，須填寫《文獻借閱審批單》（見【附件二】），并經對應審批人同意后借閱，償還時文獻管理員應及時歸檔。3.借閱人必須保持資料的完整性，不得破損。4.如文獻已過保存期限，須填寫《文獻銷毀申請單》（見【附件四】）并經對應審批人同意后銷毀。九、文獻管理體系表單和行文原則格式【附件一】文獻歸檔記錄表模板文獻歸檔記錄表序號歸檔日期文獻名稱文獻編號歸檔人經辦人備注12345678910備注：標有密級的文獻應在備注中寫明。

【附件二】文獻借閱審批單模板文獻借閱審批單編號：借閱申請部門申請人文獻名稱借閱日期償還日期借閱目的：部門經理審批主管副總經理審批總經理審批【附件三】文獻借閱記錄表模板文獻借閱記錄表文獻名稱編號借閱類型借閱時間返還時間借閱人簽字保管人簽字□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制【附件四】文獻銷毀申請表模板文獻銷毀申請表文獻名稱文獻類別歸屬部門正/副份數保存期限銷毀因素經手人部門負責人審核行政辦經手人行政辦負責人復核總經理審批備注【附件五】發文申請表模板發文申請表文獻名稱文獻類別文獻份數緊急程度密級起草部門負責人發文闡明：審批意見：終審意見：□同意公布、實施，公布日期年月日□請修改、補充、核算□暫緩公布不予同意簽字：年月日填報闡明：1.文獻類別涉及：規定、決定、決策、告知、通報、請示、報告、批復、函和會議紀要等。2.文獻密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。3.緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。4.各級別文獻對應由總經理、主管副總經理或部門經理進行審批，并訂立終審意見（文獻級別遵照事業部文獻管理制度中的規定）。5.發文申請表后需附擬發文獻的正文。【附件六】文獻發放記錄表模板文獻發放記錄表序號發文日期文獻名稱文獻類別文獻編號發文部門收文部門備注部門經辦人部門經辦人12345678910填報闡明：屬于密級的文獻和緊急程度為特急或急的文獻應在備注中標明。【附件七】收文記錄表模板收文記錄表序號收文日期文獻名稱文獻類別文獻編號收文部門轉呈部門發文部門備注部門經辦人部門經辦人部門經辦人12345678910填報闡明：屬于密級的文獻和緊急程度為特急或急的文獻應在備注中標明。【附件八】上行文格式模板部文獻編號：簽發人： 有關的請示/報告 年月日（印章）主題詞:主送：抄送:

【附件九】平行文格式模板有關的函特此函詢/復函/函告發文單位年月日

【附件十】下行文格式模板經營管理事業部文獻編號：有關的告知/批復/決定/批示：