會務接待工作中注意事項與案例分析會務接待標準會務工作是任何一個會議取得成功的基礎和保障。會務工作是圍繞會議的內容、形式進行的。所以制定一個會議的接待方案對會務的會前準備來說，是非常重要的。(會務接待工作是圍繞會議和接待活動全過程、全方位工作而開展的一系列參謀性、協調性和事務性的服務工作，包括會務接待安排、相關協調、會前準備、現場服務和決定事項的落實等，具體工作紛繁復雜、面面俱到，任何一個方面、一個環節有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導致會務接待工作無法進行。因此，科學確立標準化流程，能全面規范地搞好各項準備工作，有序推進會議和接待活動，有效避免和減少會務接待工作中的失誤。)會務工作可以在自己的工作范圍內發揮其主動性和創新性。（例如：天氣提示、接站短信、房簽問候卡……）會務工作

會務接待標準會務接待標準協調人一、按流程環節分解任務，確保責任到位。根據會議和接待活動的規模大小確立具體負責的領導和工作人員，把標準化流程中的各項任務具體分解到每一個人，把責任落實到每一個人，不留死角，不留空檔。

二、按流程要求完成任務，確保落實到位。任務分工明確以后，責任人按照標準化流程各項任務的要求嚴格實施，防止走樣。

三、按流程標準統籌兼顧，確保協調到位。由于標準化流程環節較多，要求精細，各責任人和各相關部門可能出現工作脫節，對突發性事件和臨時性事件缺乏應變能力和解決辦法。因此，在按標準化流程實施的過程中，必須加強協調，統籌兼顧，協調人應督查各項流程各項細節是否到位，及時組織相關人員相互合作、查漏補缺，對沒有到位的流程事項緊急處理，靈活安排。同時要與會議相關部門保持密切聯系，及時發現和協調解決在準備、進行過程中的各種問題和矛盾。必要時要制訂相關應急預案，以確保工作人員在遇到重大突發性事件和臨時性變動時能夠處變不驚。

會務接待標準協調人案例1：協調人不見了案例2：會務人員新人－不認識案例3：安排有變不更新案例4：默認了軟臥綜管辦……人力資源行政后勤市場部承上啟下、協調左右、聯系內外

溝通協調能力強

協作意識好

應變能力強

認真負責、細心、耐心會務接待標準回執匯總訂房、接機、訂票、訂餐……抵達回執匯總姓名性別機構聯系方式抵達日期航班/車次起始地抵達時間備注

返程回執匯總姓名性別機構聯系方式返程日期航班/車次起始地起飛時間備注

會務接待標準費用申報項目天數數量單價合計住宿費行政單間

行政標間

交通費

會務資料

茶歇

餐費11月26日晚餐

11月27日午餐

11月27日晚餐

其他

合計

會務接待標準預訂房間依據回執訂房間；交通因素--早到晚走

案例：房訂1天-重新登記換房間標間(到達順序)；單間補差價費用標準看房間條件（味道，網絡設備……）案例1：房間無桌子網絡遠案例2：搬（麗江）賓館提前訂--同事身份證--拿房卡寫姓名

案例1：到了等房間；12點退房--7點到--提前通知老師

案例2：同事身份證保密領導樓層分開 案例：隔壁房簽-免費的礦泉水-水果會務接待標準設備、資料條幅（室內、室外）歡迎指示牌桌簽會議議程、文具（一支筆幾張紙即可） 案例：會務資料960元錄音錄像設備（確保電力充足）、接線板投影調試會議室，桌椅擺放①主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內其他人員的座次安排：橫排法、豎排法、左右排列法。會務接待標準茶歇、訂餐茶歇-請保留超市小票提前訂餐訂位 案例：火車過去無早飯，賓館吃，人均標準早到晚走會務接待標準中餐餐飲座次

主墻

主1客1客2主2主3客3客4主4主5秘書或助理女主人主桌1#桌2#桌3#桌4#桌會務接待標準中餐桌次

②①③

①

②③⑦⑤④⑥⑧

④

⑤

④⑤

②①

③

⑥⑦會務接待標準接機/接站降落前發短信接機牌—新東方標接多人--等（最好不要超過半個小時）租車、打車議程、講座安排會務接待標準團隊建設提前踩點--訂餐……行程路線--司機會務接待標準接待方案提前發郵件案例：講座出發前，不知道自己是否有講座，哪兒？受眾？誰搭？會務接待標準提交回執按時完整提交案例1：會開始了沒到，會沒結束走了案例2：接--無信息會務接待標準提交報告、PPT如何使加了圖片的OFFICE文件變小TIPS：PPT文件過大的解決辦法（適用于所有OFFICE文件）

PPT中由于包含很多圖片，往往有幾M甚至幾十M，無法通過郵件發送。可以把PPT文件打開后，在任一圖片上點右鍵，選擇“顯示圖片工具欄”，然后點如下圖1所示的壓縮圖片按鈕。在出現的工作框里選擇應用于“文檔中的所有圖片”和更改分辨率為“Web/屏幕”，然后選確定。這個操作可以大大壓縮圖片過多的PPT文件的大小。會務接待標準會務協調提前訂機票，訂不到--訂好了，請假不去提前到會場--會前必須要做的基礎性工作 案例：錄音、電腦－答應－無；文具會務接待標準講座主持-講座老師溝通 案例：介紹錯誤訂快餐 案例：沒飯吃協調車 案例：打車串場--距離；講座時間 案例：40分鐘、公車會務接待標準會中協調各種短信叫醒-提前40分鐘調整房間點菜 案例：眾口難調－？合影544455444445544421344451-主人2-主賓3-第二主賓4-客方人員（或主客插排）5-主方人員會務接待標準費用結算發票抬頭：廣東啟德教育服務有限公司會議相關費用--集團；其他--學校；快餐--學校費用控制： 案例1：2人講座—快餐費 案例2：相關費用會議結束當天早退房會務接待標準送行提前換登機牌會務接待標準紀要插入對象

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顯示為圖標PDF會務接待標準理解、溝通案例1：生氣案例2：接待郵件共同的目標互相幫助、互相關心會務接待標準建議 由于會務接待工作靈活多樣，會務接待工作中有很多意想不到的情況發生，所以標準化流程的實施也需要不斷完善和改進，確保會務和接待工作高效優質。在具體工作中還需做好三個方面的工作：

一、及時總結。每一次按照標準化流程完成會務接待工作后，及時做好了資料歸檔和工作小結。認真總結成績，查找問題，特別是對領導的指示精神要認真思考，反復領悟，不斷提高服務水平。

二、