2-1-公司傳統載體檔案數字化管理辦法第一章總則第一條為促進公司傳統載體檔案數字化工作向科學化、規范化的方向發展，結合公司實際工作，特制訂本管理辦法。第二條范圍本辦法規定了公司傳統載體檔案數字化技術規范和相關管理要求。第二章傳統載體檔案數字化工作原則第三條公司根據傳統載體檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素，統籌規劃、科學開展傳統載體檔案數字化工作，結合實際，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優先數字化。加工涉密檔案時要按照集團及本公司相關保密要求進行實施。第四條傳統載體檔案數字化包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描或信息采集、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。第五條傳統載體檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、各類數字化技術參數等方面的元數據。第六條應加強傳統載體檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和信息安全。第七條檔案原件數字化，要保證數字化后形成的電子文件與原文件的一致性，確保電子檔案的完整性、真實性、可用性和安全性。第八條公司傳統載體檔案數字化可采用自主完成或外包的方式進行，做好相應安全管理工作。第三章傳統載體檔案數字化基本要求第九條機構及人員（一）應建立傳統載體檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數字化工作順利開展。（二）應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務并具有較高調查研究水平和良好組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規范并能夠為傳統載體檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。第十條基礎設施（一）應配備專用加工場地，并進行合理布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區域。（二）應合理規劃、配備和管理傳統載體檔案數字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足相應傳統載體檔案數字化工作需要。第十一條工作方案（一）應根據實際情況，制定科學合理的工作方案，方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容，確保傳統載體檔案數字化工作達到預期目標。（二）傳統載體檔案數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。（三）對傳統載體檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規范、合理。（四）傳統載體檔案數字化工作方案經審批后嚴格執行。工作方案審批結果與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。第十二條管理制度（一）應制定科學化、規范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和傳統載體檔案數字化成果質量。（二）傳統載體檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。第十三條工作流程控制（一）應依據相關法律法規和各類技術標準，制定相關工作流程和各環節操作規范等，對傳統載體檔案數字化全過程進行有效控制，確保數字化成果質量。傳統載體檔案數字化流程示例參見附件1。（二）應加強對傳統載體檔案數字化工作全流程安全管理。（三）應建立完善的問題反饋機制，在傳統載體檔案數字化工作過程中，后端環節若發現前端環節產生問題，應進行及時反饋和修正。第十四條工作文件管理（一）應根據情況制定符合實際要求的傳統載體檔案數字化工作文件，以此加強數字化工作管理。主要包括傳統載體檔案數字化工作方案、傳統載體檔案數字化審批書、傳統載體檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、傳統載體檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。部分工作文件示例參見附件2。（二）應加強對傳統載體檔案數字化工作文件管理，明確數字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。第十五條檔案數字化外包管理（一）公司傳統載體檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化服務機構的相關資質；按照相關要求評估數字化服務機構的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查數字化服務機構的管理能力。如需審查數字化服務機構的保密資質，檔案部門可按照相關文件要求執行。（二）檔案部門應指派專門人員參與傳統載體檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面工作。（三）在項目實施過程中，應從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。第四章檔案數字化加工場所管理第十六條數字化加工場所應設在相對獨立、封閉建筑內。第十七條數字化加工場所須配備防火、防盜、視頻監控設施設備，確保供電穩定，場所環境應符合防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。第十八條數字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監控設備，確保檔案暫存處、數字化加工工位、服務器、數據導出端及門窗等無監控死角，視頻監控系統應由檔案部門專人負責。數字化加工場所如設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監控系統，數字化服務機構應將視頻監控數據移交檔案部門保存，視頻監控數據自產生之日起保存1年以上。檔案部門應定期對視頻監控數據進行回放檢查，在刪除視頻監控數據之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。第十九條數字化加工場所應配備符合國家和天津市標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數字化處理和已數字化處理的檔案。在檔案數字化加工區域外設置存放數字化加工人員私人物品的專用儲物箱柜。第二十條數字化加工場所內不得設有能連接國際互聯網的信息接口，數字化加工使用的計算機禁止接入互聯網，外接接口應實行全封閉管理。第五章檔案數字化加工人員管理第二十一條數字化加工場所現場所有工作人員必須嚴格遵守工作時間，保持良好工作狀態，無正當理由不得遲到、早退或缺勤；嚴格遵守考勤制度，嚴禁代打考勤卡。第二十二條數字化工作人員存放隨身物品配置專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區放置。第二十三條數字化加工場所內不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦、U盤、硬盤等各類電子設備和各類移動存儲介質；嚴禁擅自將數字化加工場所內的物品帶離現場。第二十四條工作人員不得在數字化加工場所內從事與數字化無關的活動，嚴禁在數字化加工區內喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數字化加工場所。第二十五條工作人員不得損毀、涂改重要文件或公物，不得偽造或盜用公司印章，不得利用公司名義招搖撞騙。第二十六條工作人員不得將任何與本業務無關人員帶入掃描場地，如有業務辦理需要，需要來訪人員出具帶有相關身份信息并加蓋來訪單位公章的介紹信，嚴禁無關人員進入數字化加工場所。第二十七條工作人員嚴格保證檔案資料安全與保密，簽署保密協議，保守集團公司秘密，嚴禁泄密。第二十八條工作人員應不定期對數字化加工場所進行巡查，確保有關數字化加工和管理的各項規章制度和操作規范得到切實貫徹和執行。第六章傳統載體檔案數字化工作流程第二十九條檔案出庫（一）檔案人員應按照傳統載體檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續，經清點無誤后，對檔案進行交接出庫。（二）傳統載體檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放傳統載體檔案，并對傳統載體檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保傳統載體檔案安全。第三十條紙質檔案數字化前處理（一）確定掃描頁原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。（二）編制頁號應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號，并將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。（三）目錄數據準備1.應按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件，規范檔案目錄內容。2.對需在目錄數據庫中標記的情況進行標記。（四）拆除裝訂應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。（五）技術修復1.破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。2.折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。第三十一條錄音錄像檔案數字化前處理（一）確定信息采集范圍原則上應將確定為數字化對象的錄音錄像檔案信息全部采集,不宜進行挑選采集,確有不需要采集的對象應加以標注。（二）檔案檢查1.對錄音錄像檔案載體進行外觀檢查,如出現下列情況,應對錄音錄像檔案載體進行適度的清洗或修復等技術處理。（1）檔案載體物理形態出現卷曲、變形、劃傷、脆裂、粘連、磁粉脫落等情況。（2）檔案載體出現可見性微斑、變色、生霉等情況。（3）檔案載體出現受潮,灰塵附著等情況。（4）影響錄音錄像檔案數字化的其他情況。2.檢查聲音，畫面的質量，對存在的問題進行記錄。3.記錄錄音錄像檔案載體編號、載體類型等信息。4.對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。第三十二條目錄數據庫建立（一）應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T18對檔案著錄的要求。（二）數據庫應可轉換為通用數據格式，便于數據交換。（三）數據庫結構設計應保持檔案內在聯系，有利于傳統載體檔案數字化成果的管理和利用。（四）應將傳統載體檔案數字化前處理工作中對檔案目錄修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。（五）可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格數據應及時進行修改。第三十三條紙質檔案掃描（一）基本要求檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，進行相關參數的設置和調整。參數設置和調整應保證掃描后，數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。（二）掃描設備1.選擇掃描設備應注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破環性小的掃描設備進行數字化。2.超出使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠重疊，并且采用標板等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接，重疊尺寸應不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3。3.對于極其珍貴且尺寸不規則的檔案，為方便直觀顯示原件大小，可采用標板、標尺等方式標識原件大小等信息。4.應遵循相關設備的使用規律進行定期維護、保養。（三）掃描色彩模式1.為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。2.頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。3.頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。4.頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。（四）掃描分辨率1.掃描分辨率的選擇，應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。2.掃描分辨率應不小于300dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，掃描分辨率不小400dpi。3.如有計算機輸出縮微攝影(COM)、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據需要調整掃描分辨率。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率不小于300dpi；需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率不小于600dpi；需要進行印刷出版的檔案，可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。（五）存儲格式1.紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用需求而定。2.紙質檔案數字圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為OFD、PDF等其他格式。3.同一批檔案應采用相同的存儲格式。（六）圖像命名1.應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保其唯一性。2.應將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。3.數字圖像確需存儲為多頁文件時，應采用該檔案的檔號對圖像命名。4.應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。第三十四條紙質檔案圖像處理（一）圖像拼接對分幅掃描形成的多幅數字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，保證紙質檔案數字圖像的整體性。拼接時確保拼接處平滑融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。（二）旋轉及糾偏對不符合閱讀方向的數字圖像進行旋轉還原，對出現偏斜的圖像進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。（三）裁邊如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延2mm~3mm處裁剪圖像。（四）去污如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。（五）圖像質量檢查1.數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。2.對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。3.數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。4.對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。第三十五條錄音錄像檔案信息采集（一）基本要求1.應根據檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的信息采集設備，進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證采集后的數字音視頻信息清晰、完整、不失真，聲音和畫面效果最接近檔案原貌。2.應按有關規定對從庫房調用的錄音錄像檔案進行溫濕度平衡調整后方可進行信息采集。（二）信息采集設備1.信息采集設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的信息采集設備進行數字化。2.在信息采集前，應對相應的采集設備進行清潔，檢查和調整，并設定正確的參數。3.應遵循相關設備的使用規律進行定期維護，保養。（三）技術參數1.錄音檔案數字化的技術參數應滿足下列要求：（1）采樣率：不低于44.1kHz。對于珍貴或有特別用途的錄音檔案,采樣率不低于96kHz。（2）量化位數：24bit。（3）聲道：以原始聲道數記錄。（4）文件格式:WAVE格式。2.錄像檔案數字化的技術參數應滿足下列要求:（1）視頻編碼格式：采用H.264或MPEG-2IBP。對于珍貴或有特別用途的錄像檔案,可采用無壓縮的方式。（2）幀率：與檔案原件相同。（3）畫面寬高比：與檔案原件相同。（4）分辨率：采集為標清視頻時分辨率為720×576(檔案原件為PAL制式、SECAM制式)或720×480(檔案原件為NTSC制式)；采集為高清視頻時分辨率不低于1920×1080。（5）色度采樣率：采集為標清視頻時色度采樣率不低于4∶2∶0,采集為高清視頻時色度采樣率不低于4∶2∶2。（6）視頻量化位數：不低于8bit。對于珍貴或有特別用途的錄像檔案，視頻量化位數不低于10bit。（7）視頻比特率：采集為標清視頻時視頻比特率不低于8Mbit/s,采集為高清視頻時視頻比特率不低于16Mbit/s。（8）音頻編碼格式：PCM。（9）音頻采樣率：不低于48kHz。（10）音頻量化位數：不低于16bit。對于珍貴或有特別用途的錄像檔案音頻量化位數采用24bit。（11）聲道：以原始聲道數記錄。（12）文件格式：AVI或MXF格式。（四）文件切分與著錄1.對于同一物理載體中記錄多個不同主題錄音錄像檔案的,應根據每個主題的起止時間,在采集時按照主題進行切分,針對每個主題按照DA/T18的要求進行著錄,并根據錄音錄像檔案的特點進行深層次的著錄,將結果錄入數據庫,形成準確、完整的目錄數據。檔號的編制方法應符合本檔案部門的檔號編制規則。2.音視頻文件的首尾空白無內容的部分如果時間過長,可進行適當剪切,在聲音或畫面開始前和結束后各保留5s左右的空白。（五）文件命名1.應以檔號為基礎對音視頻文件命名,并確保唯一性。2.一條目錄對應采集后的多個音視頻文件時,可按檔號與順序號的組合對音視頻文件命名。3.應科學建立音視頻文件的存儲路徑,確保數據掛接的準確性。（六）質量檢查信息采集完成后,應通過播放、對比檔案原件和采集到的音視頻文件等方式進行質量檢查。存在音視頻不清晰、不同步等差錯,不符合音視頻質量要求時,屬于采集問題的,應對該檔案進行重新采集。（七）檔案恢復數字化工作完成后,應對錄音錄像檔案進行整理恢復,對于帶式檔案,應在數字化完成后進行倒帶操作。（八）音視頻處理音視頻文件在提供利用前,針對原始音視頻文件的拷貝文件,可采用壓縮比更高的編碼格式進行文件轉換;可進行適當的降噪,振幅標準化等處理以抑制和去除噪音,爆音；可對影像畫面進行去蒙塵、去劃痕、校色、畫面穩定處理等。第三十六條數據掛接（一）應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的傳統載體檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。（二）逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與傳統載體檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。第三十七條數字化成果驗收與移交（一）驗收方式1.檔案部門成立專項驗收組，對傳統載體檔案數字化成果進行驗收。2.采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式，對傳統載體檔案數字化成果進行驗收檢驗。（二）驗收內容1.傳統載體檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。2.應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目內容、格式等的準確程度以及必填項是否填寫等。3.應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。4.應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。5.應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據和與其對應的數字圖像掛接的準確性等。6.應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規范性等。7.應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。（三）驗收指標能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。（四）驗收結論1.每批傳統載體檔案數字化成果質量檢驗達到第三十七條（二）和（三）的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。2.驗收完成后應經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，應經相關領導審核、簽字后方有效。（五）移交驗收合格的數據應按照傳統載體檔案數字化工作方案及時移交，并履行交接手續。第三十八條檔案歸還入庫（一）檔案裝訂傳統載體檔案數字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應注意保持檔案原貌，做到安全、準確、無遺漏。（二）檔案歸還入庫按照檔案入庫相關要求對傳統載體檔案進行處理和清點，并履行檔案入庫手續。第七章附則第三十九條本辦法由公司行政辦公室負責解釋。第四十條本辦法自發布之日起實施。附件1.傳統載體檔案數字化流程2.傳統載體檔案數字化管理登記表附件1傳統載體檔案數字化流程傳統載體檔案數字化流程示例見圖A。圖A傳統載體檔案數字化流程附件2傳統載體檔案數字化管理登記表傳統載體檔案數字化管理登記表示例見表1~表8。表1傳統載體檔案數字化審批書批次數字化對象檔案部門意見數字化意見：部門負責人：年月日保管意見：部門負責人：年月日單位意見現批準對等全宗共計卷（件）傳統載體檔案進行數字化。法定代表人：（單位簽章）年月日表2傳統載體檔案數字化審批書全宗號：目錄號：案卷號：進度¨數字化前處理¨前處理質檢¨數據庫建立¨目錄質檢¨檔案掃描¨圖像處理¨圖像質檢¨數據掛接¨掛接質檢¨數據驗收¨裝訂還原流程數字化前處理前處理質檢數據庫建立目錄質檢檔案掃描圖像處理圖像質檢數據掛接掛接質檢數據驗收裝訂還原整理編頁目錄數據準備技術修復前處理質檢備注數據錄入備注目錄質檢備注檔案掃描備注圖像處理備注圖像質檢備注數據掛接備注掛接質檢備注數據驗收備注裝訂還原備注完成人員完成時間表3傳統載體檔案數字化前處理工作單全宗號：目錄號：案卷號：件號編頁起始號需掃描頁數特殊情況記錄頁面修整頁號頁面修復完成情況總體質量檢查備注檔案整理人：