學生檔案管理辦法（草稿）第一章總則第一條為進一步加強學生檔案管理，實現檔案管理的制度化、規范化、科學化，提高檔案管理水平，維護檔案的真實性、嚴肅性，完善學校學生檔案管理服務體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發揮檔案在學生管理中的作用，保障學生正當權益。依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及相關法律法規，結合學校實際，制訂本辦法。第二條學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生個人學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校考察、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。第三條本辦法適用于我校各專業層次在校大學生。 第二章檔案管理機構、原則及其職責第四條全體在校大學生檔案由學務部檔案管理中心集中負責管理。第五條學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規范性原則，實行歸口負責和集中管理相結合。第六條學務部學生檔案管理職責：（一）接收、鑒別和整理學生檔案材料；（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；（三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況；（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作；（六）辦理其它有關學生檔案事項。第七條院系及相關職能部門的職責：（一）教務部、各院系要及時向學務部提交新生數據，以便對學生檔案進行接收、核對、編號和保存；（二）各院系及各相關職能部門按照要求做好新生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交工作。（三）就業指導服務中心負責畢業生檔案管理及轉遞工作。第三章檔案的保管與保護第八條根據安全保密、便于查找的原則要求，對于學生檔案應嚴密、科學地保管，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。第九條做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光論、處分決定或意見、組織鑒定等）應有本人的簽字，特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。（三）檔案材料須用紙張為十六開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫。（四）歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。（五）歸檔材料必須注明學生姓名及學號，并按照學號的順序先后排放。（六）學務部對不符合歸檔要求的學生檔案材料，有責任和權力對歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。（七）各類材料須經學務部審批登記后方可歸檔。第五章檔案材料移交和檔案的歸檔時間第十三條入學新生檔案均由各院系在開學后一個月內收集齊全，編學號并形成《新生檔案移交清單》（一式兩份），按要求向學務部提交登記存檔。第十四條學生取得各類獎懲的原始材料及《休、復、轉學、轉專業證明》，應在形成文件下發后的一周內歸檔。第十五條學生校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成并已形成材料的情況，隨時登記歸檔，，以保證檔案材料的完整。第六章檔案的利用第十六條查閱和借用檔案，應遵守的規定和原則：（一）各院系只能查閱本院系的學生檔案。查閱學生檔案應出具介紹信，由部門負責人簽字，并加蓋所在單位公章經學務部審批同意方可查閱；外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學生檔案的，須持本單位介紹信、學院介紹信和有關身份證明，經主管校領導簽字同意方可查閱。在查閱學生檔案時，檔案管理員必須在場。（二）查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復制檔案的內容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經主管校領導批準，方可復制拍攝。（三）學生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時，須說明理由，經主管校領導批準，并嚴格履行借出手續。借出時雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認。借出時間一般不得超過7天（含休息日）；借出檔案不得擅自轉借他人。（四）查借閱學生檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。（五）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。（六）依據檔案材料中所記載事實，向有關部門出具證明時，不得出具有評論性意見的文字。（七）所有檔案的查閱和借用必須進行詳細的登記記錄，嚴格審核查閱、借用者資質及審批手續。第七章檔案的轉遞第十七條學生畢業（結業、肄業）、轉學、退學、出國或死亡等學籍變動發生后，應當及時辦理檔案轉遞手續。學生檔案在校外轉遞必須使用統一印制的專用檔案袋，經嚴格密封后通過機要郵局寄送、轉遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。第十八條在校內跨專業、跨院系轉學的學生，學籍管理部門應當在學生學籍變更后，及時將學生學籍變更通知書送達有關院系；有關院系在接到學生學籍變更通知書后，應及時開具證明來學務部重新編號整理存檔。第十九條轉到其他學校學習的學生，有關院系應當在接到學生轉學通知后及時開具證明，在學務部辦理學生檔案轉遞，填寫《檔案轉遞單》，按規定寄發或送交。通過機要郵局寄發的，自寄發之日起1個月未收到回執者，學務部應與檔案接收單位聯系，加以確認。第二十條由其他學校轉入我校的學生，有關院系在收到學生檔案后要認真檢查驗收，經核對無誤后及時將回執寄回對方，并持相關證明前來學務部存檔。第二十一條畢業生檔案的轉遞工作，由就業指導服務中心按有關規定組織實施。第二十二條申請自費出國或主動申請退學的學生，其檔案由學校征求學生本人意見后，按規定寄送至有關單位代管。第二十三條受退學、開除學籍處分的學生，其檔案由學校寄送至學生家庭所在地人事部門管理。第二十四條當年未報到入學的本科生新生，其檔案由學校轉回生源所在地招生部門。第二十五條因故失蹤、死亡的學生，或因學生出國等其他原因導致檔案無法轉遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉寄回學生生源所在地。第八章法律責任第二十六條檔案管理員不準向無關人員談論有關學生檔案內容，嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反《中華人民共和國保守秘密法》、《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的，視情節輕重，予以嚴