PAGE1公司管理制度會議室管理規(guī)定目的為規(guī)范玉海有限公司（以下簡稱公司）會議室的管理，確保充分利用場地資源，做好會議后勤服務工作，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司TDCQ產業(yè)園各會議室的管理，其他各駐外機構可參照執(zhí)行。會議室分類及管理責任劃分3.1公司會議室為公司舉行會議、接待來賓的場所。3.2為方便管理，會議室分為公司級會議室與區(qū)域級會議室，公司級會議室主要用于以下會議：3.2.1公司副總經理以上領導主持或參加的會議；3.2.2有重要來賓參加的會議；3.2.3其它經公司領導批準的會議。3.2.4區(qū)域級會議室主要用于各區(qū)域自行組織的會議或公司內其它區(qū)域申請使用的會議。3.3公司會議室根據就近原則指定管理責任單位（見附件1：《會議室管理責任與設施情況一覽表》）。各會議室管理責任單位須指定會議室管理員，負責會議室的日常管理，包括會議室會前準備、過程服務、會后檢查，會議室設備、設施管理及會議室環(huán)境衛(wèi)生、電氣、門窗、鑰匙等安全管理。并對會議室管理的整體效果負責。3.4行政事務部負責指定會議室預訂受理員，負責公司各會議室的預訂受理，并對會議室的使用進行監(jiān)督檢查。4會議室使用管理4.1會議室預訂4.1.1各單位使用會議室，需提前登錄玉海內部網，在確定無沖突的情況下，通過TDCQ-OA提交“會議室預約申請”，經會議室預訂受理員審核、批準后，方可使用。特殊情況下，如臨時召集的會議或在原約定的時間內不能結束的會議，申請人需通知會議室管理員和會議室預訂受理員，在不與其它會議室使用申請相沖突的情況下，通過TDCQ-OA補填“會議室預約申請”。4.1.1.1會議室在會議正式召開前五天內（含五天）預訂有效，超過五天，系統(tǒng)將自動覆蓋會議室預訂信息，會議室使用申請人需另行通知會議室管理員與會議室預訂受理員。4.1.1.2會議室使用申請人在填寫會議室使用申請時，須注明會議主題與會議室使用的相關要求，如會議需使用的投影，重要來賓參加的會議需配置的水果、點心等（提供水果、點心應提前一天申請），填寫完畢后立即通知會議室管理員與會議室預訂受理員，以便及時審批。4.1.2各單位因故取消會議或活動，會議室使用申請人必須登錄玉海內部網取消會議室預訂，以方便其他單位使用。4.1.3會議室預訂如出現沖突，會議室預訂受理員原則上根據預訂時間的“先后順序”審批。重要會議需協(xié)調已被預訂的會議室，由會議室使用申請人做好相關協(xié)調工作，并通知會議室預訂受理員。4.1.4外單位借用會議室，需經公司主管安全保密領導同意，在確定無會議室使用沖突的情況下，由行政事務部辦理預訂。4.2會議室使用4.2.1會議室使用前，主辦單位應根據會議需要，提前做好橫幅、座位牌的準備及擺放等工作；需進行投影、VCD播放等工作的，應提前對設備進行調試、檢查，以確保正常運行。4.2.2如有外單位人員參加的會議，會議室管理員或會議主辦單位應做好茶水或瓶裝水等服務跟進，原則上不向公司內部人員提供茶水、瓶裝水，內部會議超過三小時方可提供礦泉水。會議續(xù)水間隔時間可視季節(jié)氣候而定，一般情況下，夏、秋季為20分鐘，春、冬季為30分鐘。4.2.3使用過程中，主辦單位須愛護會議室的設施，保持會議室的清潔。任何單位和個人不得將會議室的桌椅、音響設備、投影設備、茶具等私自移出會議室。4.2.4會議結束后，主辦單位應及時進行會后整理，包括清理會議桌面、拆除橫幅等，以確保下次會議的正常使用。5會議管理員職責要求5.1會議室預訂受理員職責5.1.1會議室預訂受理員應及時受理會議室使用申請，并按會議重要程度、緩急情況、出席人員情況等合理安排會議室。5.1.1.1上班期間必須隨時關注會議室預訂情況，在確定預訂填寫規(guī)范且無沖突的情況下，在會議室申請?zhí)峤缓蟮囊恍r內必須完成審批。5.1.1.2如因故離開崗位，需安排他人予以代理。5.2會議室管理員職責5.2.1會議室管理員在會議室使用前應根據會議要求做好開門、開燈、室溫調控等相關準備工作。5.2.2會議室使用過程中，積極協(xié)助主辦單位做好會議過程服務。5.2.3會議室未使用時，會議室管理員必須上鎖，使用完畢，督促保潔人員做好會議室的保潔，并按以下第6點要求做好會議室設備設施的檢查、維護管理。5.3其它5.3.1凡公司的重要會議或接待須穿著公司制服上班。5.3.2會議服務手勢規(guī)范，使用文明禮貌用語，做到“微笑服務”。5.3.3恪守職業(yè)道德加強6會議室設備設施檢查、維護6.1會議室實行“日檢、月檢、季檢”相結合的檢查監(jiān)督方式，即會議室管理員負責每日對會議室的門、窗、燈、會議用品等常用設施進行檢查；負責每月對會議桌椅、投影、音響等設備設施進行常規(guī)性檢查；負責每季督促會議系統(tǒng)管理員對公司重要會議室設備使用狀態(tài)進行全面檢查，并做好檢查記錄（見附件2：《會議室檢查表》）。6.2會議室如設有時鐘，會議室管理員每周須至少一次對會議室時鐘進行校對，如出現時間誤差應及時進行更正，并做好登記記錄（見附件3：《時鐘校對登記表》）6.3會議室管理員在日常檢查過程中如發(fā)現異常應立即向行政事務部報修，并通知會議室預訂受理員。7違規(guī)處理7.1根據“誰主管，誰負責”原則，對會議室管理失職所造成的會議效果受到影響，視情節(jié)嚴重程度，分別對相關人員給予批評教育或建議扣除當月部分績效工資等處理。8附則8.1本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，原相關規(guī)定廢止。8.2本規(guī)定由行政事務部負責解釋、執(zhí)行與修訂。8.3附件8.3.1會議室管理責任與設施情況一覽表8.3.2會議室檢查表樣式8.3.3時鐘校對登記表樣式8.4支持文件8.4.1《會議系統(tǒng)管理制度（試行）》批準：審核：撰寫：發(fā)布日期：年月日發(fā)至：公司管理團隊成員、各單位TDCQ產業(yè)園研發(fā)大樓會議室（Ａ）設備設施一覽表樓層門牌號會議室名稱實用面積（M2）容納人數設施、配備備注會議桌(M）凳子數量窗簾燈光空調投影音響麥克風激光筆白板白板筆白板刷磁貼責任人一樓61.5304.5*1.531手動√√————√√√46304.5*1.530手動√√————√√√二樓40.5203.8*1.516手動√√———————20195————————————三樓42303.8*1.529手動√√————√√√152.8907.5*2.474手動√√—√√————900301-301自動√√√√√√√√√四樓42304.5*1.523手動√√———————61.5304.5*1.530手動√√———————五樓48.8304.5*1.526手動√√———————115.6758.8*2.291自動√√√√√√√√TDCQ產業(yè)園制造大樓（Ｂ）會議室設備設施一覽表樓層門牌號會議室名稱實用面積（M2）約容納人數設施、配備備注會議桌(M）凳子數量窗簾燈光空調投影音響麥克風激光筆白板白板筆白板刷磁貼責任人一樓2525手動√√———————三樓3030手動√√————√√√四樓2626手動√√———————六樓7777手動√√————√√√TDCQ產業(yè)園事業(yè)部大樓（Ｃ）會議室設備設施一覽表樓層門牌號會議室名稱實用面積（M2）容納人數設施、配備備注會議桌(M）凳子數量窗簾燈光空調投影音響麥克風激光筆白板白板筆白板刷磁貼責任人三樓手動√√√———√√√五樓手動√√√———√√√附件2：2.1《會議室檢查表》式樣會議室檢查表會議室地址檢查時間空調燈光異常情況1日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決2日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決3日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決4日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決5日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決6日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決7日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決8日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決9日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決10日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決11日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決12日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決13日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決14日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決15日□正常□異常□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決16日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決17日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決18日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決19日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決20日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決21日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決22日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決23日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決24日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決25日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決26日□正常□異常□正常□異常□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決27日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決28日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決29日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決30日□正常□異常□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決31日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！?/p>