2023/8/231中冶集團管理創新成果發布2013年7月開好會議秦皇島研究設計院摘自《開好會議》（美）弗塞斯2023/7/311中冶集團管理創新成果發布2013年2023/8/2321．本次”會議管理”交流背景（1）作為工程公司（設計科研企業）,本人有一些深刻的體會,會議作為企業開展日常工作的工具之一，有它積極的意義，但過多的會議在一定程度上又會分散了大家做有效生產的精力,因此在公司管理提升活動中,本人提出了精簡會議的建議。

（2）《卓有成效的管理者》管理的有效性表現在三個方面，其中之一是：各項管理手段的運用，包括會議

學習交流背景2023/7/3121．本次”會議管理”交流背景學習交流背景2023/8/233學習交流背景（3）會開的太少或太多都會范同樣嚴重的錯誤,事實上，我們需要會議，需要會議產生最佳的績效，但有效的會議不會自然產生。2023/7/313學習交流背景（3）會開的太少或太多都會范學習交流背景無效的會議成本無效的會議主要表現在以下幾個方面：浪費時間浪費金錢分散人們對更重要問題的關注拖延工作進度制造糾紛影響士氣……2023/8/234學習交流背景無效的會議成本無效的會議主要表現在以下幾個方面：學習交流背景有效會議的作用有效的會議真正起的作用：提供信息分析并解決問題討論觀點鼓舞士氣調和沖突獲得反饋更新知識、技能和態度……2023/8/235學習交流背景有效會議的作用有效的會議真正起的作用：2023/學習交流背景開會和開好會有效的會議的核心作用是實現真正的變革，如果一切只維持現狀，就沒必要開會。

實際上，一個組織的進步與發展在一定意義上是通過開會和開好會來實現和保證的。那么請大家隨我一起來學習怎么“開好會議”2023/8/236學習交流背景開會和開好會有效的會議的核心作用是實現真主要內容開會和開好會

一、會前準備１、究竟有沒有必要開？２、會議議程３、會議目標４、會議時間選擇５、與會人員二、會議引導１、主持人２、開局３、過程三、參加會議四、會后落實

2023/8/237主要內容開會和開好會一、會前準備2023/7/317究竟有沒有必要？一、會前準備2023/8/23

首先問自己一個問題：究竟有沒有必要召開一次會議？或者別人是否需要參加你主持的會議？

要冷靜下來仔細想想，問問自己，就工作中的問題是否可以用其他方式來解決？比如：電話交談，郵件，或中午工作餐順便商議？

會上要發布的信息是否還能通過其他方式進行傳閱和傳播？比如：電子郵件，內網信息發布。8究竟有沒有必要？一、會前準備2023/7/318議程一、會前準備（一）議程：每個會議都需要議程。大多數情況下，議程需要以書面形式事先傳閱。一份清晰的議程能夠以各種方式規范和控制一次會議。

1、議程內容：詳細說明所有事項（例如是否要注明遲到者要道歉或罰款等）；總結聯系以前會議的未盡事宜，確保議程的連續性讓與會者對議程提供信息，提出建議；詳細規定會議的主持人和發言人；幫助個人做好會議準備；2023/8/239議程一、會前準備（一）議程：2023/7/319議程一、會前準備

組織和安排那些需要討論和回顧的議題。需要考慮每個議題的邏輯順序、可能出現的困難（例如先發言的人占用了后發言人的時間）、與會者的便利（例如有些與會者因故要提前離開，需要提前發言討論自己的議題等）；明晰那些隱藏的議程：例如推出有爭議的問題。并盡量減少無意義的討論（該議題安排在午飯前較好）；

確定會議舉辦的時間、地點等管理事宜。如果會議較長，什么時間安排會間休息等內容。2023/8/2310議程一、會前準備組織和安排那些需要討論和回顧的議題。2、科學的安排和選擇合適的議程順序

為保證所有議題按計劃順利完成，主要事項如下：盡早進行，趁與會者仍然精力充沛時想出對策；做好議題的最佳安排，以便引出下一個議題（先開花，再結果）；為最沒底的問題做好準備；盡量讓每個與會者感到興趣和會議的重要性；議程一、會前準備2023/8/23112、科學的安排和選擇合適的議程順序議程一、會前準備2023/避免占用過多時間影響其他事情。判斷該議程順序的特點，是否不明智、不受歡迎、具有爭議性，還是很容易處理、可直截了當或簡潔明快地表達與完成，考慮其是否適合安排在特定的位置上等等；議程一、會前準備2023/8/2312避免占用過多時間影響其他事情。判斷該議程順序的特點，是否不明3、為確保議程的實效性應注意：所有議程是否適宜在規定的時間內完成？有沒有足夠的時間做會前提示和會前準備？有沒有哪個主要議題會造成會議的其余議題處于危險境地？議程內容是否符合與會者自身的情況（與會者是否是確定議題的最佳人選）？會議的形式是否正確（例如培訓或說服的時間可能多于提供信息的時間）？

總之，議程應反映會議的客觀要求，符合實際。

議程一、會前準備2023/8/23133、為確保議程的實效性應注意：議程一、會前準備2023/7議程一、會前準備2023/8/2314舉例：1、公司職工代表大會日程安排2013年1月議程一、會前準備2023/7/3114舉例：1、公司職工代表議程一、會前準備2023/8/2315舉例：２、2013年秦皇島院內審實施計劃之審核日程安排議程一、會前準備2023/7/3115舉例：２、2013年（二）會議目標（為什么要開會？）實效性應注意：設置明確、清晰的會議目標，避免類似“討論降低管理費用”等含糊不清的措辭，相反，要清楚的表明你想“決定在未來12個月減少10%的管理成本預算”

會前提出明確的會議目標的意義：與會者會理解為什么要開會與會者將更加盡力并樂于認真準備會議討論的焦點會更加集中會議的進程更容易控制會議目標一、會前準備2023/8/2316（二）會議目標（為什么要開會？）實效性應注意：會議目標一、（三）時間選擇1、開始時間：

你僅僅需要一個小時的會議嗎？如果肯定，那么上午11點或下午4點半開始比較適宜。因為人們要等著吃飯或者回家，就不會隨便消磨時間。

早上8點半開會也是不錯的選擇。這時一天許多令人煩心和分神的事情還沒有襲擾你。會議時間的選擇一、會前準備2023/8/2317（三）時間選擇會議時間的選擇一、會前準備2023/7/311尊重時間：

尊重時間至關重要，一定要按時開會，會議一定要準時開始。如果有人遲到，不要專為他做內容復述（也許會后可為他補補課），并且要當眾指出“你最好不要在開會時遲到”。議程定時：在議程中為所有事項和議題限定時間十分必要。這樣會有助于讓大家集中精力專心討論一個問題。

尊重時間—按時開會一、會前準備2023/8/2318尊重時間：尊重時間—按時開會一、會前準備2023/7/311（四）與會人員一旦確定了清楚的會議目標和議程，就要開始考慮哪些人應該參加會議，哪些人不應該參加會議。（哪些人應該出席；哪些人會認為開會有用；哪些人會有積極的表現；哪些人會制造不必要的麻煩并降低會議的成效；對與會者進行精心的組織與合理的劃分，讓最適合的人來討論他們最適合的話題；誰做記錄并隨后整理成會議紀要。）

預備會議也許有著積極和消極的兩面性。與會人員一、會前準備2023/8/2319（四）與會人員與會人員一、會前準備2023/7/3119（一）、主持人每個會議都需要一個“主持人”，主持人職責：1、做到胸有成竹如:要閱讀相關的文件材料，切實負起責任，同時還要鼓勵其他人做類似的準備工作。2、準時出席3、準時開始4、確保任何會務管理和服務都能到位（如會間休息，茶水）5、使會議輕松開始，隨即順利地導入議程6、必要時對與會者進行介紹主持人二、會議引導2023/8/2320（一）、主持人每個會議都需要一個“主持人”，主持人7、設置會議規章并使全體與會者遵守8、根據不同出席人員的情況控制討論形勢（如健談者）9、必要時插話提問以澄清所述事物的脈絡（減少無謂的爭論，引導好會議）10、確保人人都有發言和表達意見的機會（視會議性質而定，見《唐駿談如何組織高效會議》）11、讓會議討論切入要點12、仔細傾聽主持人二、會議引導2023/8/23217、設置會議規章并使全體與會者遵守主持人二、會議引導2023

13、隨時看表，提醒大家遵守時間，做好對全會場時間壓力的管理；14、對討論的問題進行清晰和緊湊的歸納總結；15、應付好突發事件，如因某些議題而引發的激憤、爆發和情緒高潮；16、做好總結和歸納的陳詞（包括最后的會務信息、下次會議時間等的發布）；17注意引導下一步行動（這一點在系列會議中特別重要，以防止對與會者在一處做出的承諾又會在另一處被推翻）。

主持人二、會議引導2023/8/2322主持人二、會議引導2023/7/3122

總之，一個稱職的主持人會引導會議，掌控討論，并且以簡潔干練的作風、高效務實的精神，在不浪費任何時間的情況下，使會議凸顯成效。

主持人二、會議引導2023/8/2323主持人二、會議引導2023/7/3123（二）讓會議有一個良好的開端：良好的會議最好以下列幾種形式開始態度積極；會議目的與程序清楚明了；樹立主持人掌控會議局勢的權威；營造恰當的氣氛（激發創造性思維與進行詳細的數據分析所需要的氛圍是不一樣的；）開局二、會議引導2023/8/2324開局二、會議引導2023/7/3124（三）激發討論有些會議需要激發討論，如評審會，主持人需要激發與會人參與討論，確保讓最多的與會者最大限度的發言，使隨后作出的會議決定能夠建立在充分的民主智慧和廣泛的群眾意見基礎之上。

（四）精神專注一個成功、嚴肅的會議需要與會者的專注；制定處理臨時信息的規則；會議長的話，要組織會間休息；讓會外人員做好準備（電話、秘書等）過程二、會議引導2023/8/2325過程二、會議引導2023/7/3125

（五）混亂與中斷（意外情況）主持人自己絕不能沮喪或情緒失控；適當擱置正在激烈爭議的問題，使其在總體降低爭辯氣氛的環境下解決；

如果以上不起作用，可以采取更加嚴厲的行動：要求暫停幾分鐘；短暫休息；暫時把這個問題擱置在一邊，等日后解決；讓會議改期舉行。

過程二、會議引導2023/8/2326過程二、會議引導2023/7/3126(一)詢問自己以下問題：我能為本次會議做出什么貢獻？我能從本次會上獲得什么收獲？如果自己不參加，會后你是否能夠參閱筆記和會議記錄或者讓別人替你去開會呢？對于你自己是否參加會議，要作出明確的決定。除非有緊急命令或緊急任務，否則你一定要搞清楚自己是否有必要參加這個會議。問自己問題三、參加會議2023/8/2327(一)詢問自己以下問題：問自己問題三、參加會議2023/7/(二)有效參與：

充分的準備。你應該知道到底要討論些什么內容，為此做好準備，并完成所有的功能(事先閱讀所有相關的資料;對相關文件進行注解或做好筆記；準備好要在會上提的問題等)；

有效的溝通。你應該認真判斷自己該講什么和怎樣講,使會議溝通有效；

適度的討論。你不僅要作會議發言，還要站在自己的立場上快速思考，以便對其他人的發言作出適當的回應；

著衣打扮；要坐在大家都能看見你又能夠與全場有效溝通的地方。有效參與三、參加會議2023/8/2328(二)有效參與：有效參與三、參加會議2023/7/3128四、會后落實讓會議記錄發揮作用四、會后落實

任何一次會議之后的關鍵問題都是要及時準確地對會上作出的決定進行貫徹落實，以使召開的會議能夠產生預期的價值和效果。因此需要會議記錄。2023/8/2329四、會后落實讓會議記錄發揮作用四、會后落實任何會議記錄作用有：1、行動提示

提醒接受任務的人，應該并且要準時完成任務。2、承上啟下

作為下一次會議的有效的維系。3、檔案記錄

對已經發生的事情，特別是對已經作出的決策及采取的行動的一種確認和記錄。讓會議記錄發揮作用四、會后落實2023/8/2330會議記錄作用有：讓會議記錄發揮作用四、會后落實2023/7記錄會議記錄五大原則：準確：避免今后在一些問題上扯皮和爭論，因此要保持會議記錄的準確性，一些主要問題不能被夸大也不能被忽視；客觀：要本著客觀誠實的原則，真實的記錄，不添加自己的觀點，不做任何的潤色和修飾；簡捷：保證必要信息量的前提下，堅持記錄的簡捷原則；易懂：避免冗長、晦澀難懂的描述，避免產生誤解；清晰：記錄的信息要清楚，責任明晰，一目了然。

讓會議記錄發揮作用四、會后落實2023/8/2331讓會議記錄發揮作用四、會后落實2023/7/3131讓會議記錄發揮作用四、會后落實再好的會議記錄需要人們去閱讀和執行時才會顯示出它的重要性和價值，才能進一步體現會議的價值。

會議結束后要迅速寫好會議記錄（一般為24個小時以內），落實會議精神。正文結束2023/8/2332讓會議記錄發揮作用四、會后落實再好的會議記錄需要結束篇總結:(1)不得不開的會才去召開，可開可不開的會一定不開。（2）明確的會議目標，以及會議結論、會議落實。（3）精簡會議，精簡參會人員，會議是浪費時間的最大因素。（4）今后主持會議，要做個“專業”的或“懂會議”的主持人。（5）盡量養成習慣，按院要求，通知會議時通知時間，準時，守時。2023/8/2333結束篇總結:2023/7/3133附《唐駿談如何組織高效會議》

1.所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。

2.會議的流程完全可以按照固定的模式來做。

3.提出議案的人就是會議的協調人。

4.微軟開會的時候是鼓勵你發言，不發言你來開會干什么。

5.會議的決策者必須要有權威。

6.有了權威，會議過程中出現爭議不可怕。

7.會議主持人在最后一定會告訴大家一個結論，接下來的工作應該怎么做。附１：唐駿談如何組織高效會議2023/8/2334附《唐駿談如何組織高效會議》附１：唐駿談如何組織高效會議20從微軟中國總裁，到盛大網絡總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個職業經理人的進化歷程。曾經的創業青年，如今已是中國最著名的企業家“輔佐者”。中西方的會議文化存在非常大的差異，西方人習慣在會議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時候經常到美國開會，所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對意見，老板就當場拍板。假設五個中國人和五個外國人一起開會，你會發現，只有一個中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對稱。這種現象是中西方文化上的差異造成的。中國企業很多時候從早到晚開會，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個人開會只有一個人說，如果是這樣，那九個人就不要來開會，只有一個人來好了。微軟開會的時候是鼓勵你發言，不發言你來開會干什么。在微軟的時候，如果你不發言大家就很奇怪，但在中國，你發言就很奇怪，大家會想：老大都沒發言你發什么言呢。所以，企業一定要鼓勵員工在會議上來發言，誰來鼓勵呢，就是企業的領導者。領導者必須來改變這樣的企業文化，鼓勵員工參與進來。要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數據，每個部門都要來講自己的數據、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講下面應該怎么做，這樣效率就會高很多。附：附１：唐駿談如何組織高效會議2023/8/2335從微軟中國總裁，到盛大網絡總裁，再變身新華都開會并不需要創新，會議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個模式來做，會議就會很簡單很高效。在微軟的時候，我們開會有個規定：所有的會議時間都不能超過一個小時。假設我們今天要就市場部的一個方案開討論會，那么提出議案的人就是會議的協調人，而不是由固定的人如秘書來做協調人，他應該負責人員通知哪些人來參與會議，比如總裁要不要來，相關部門如銷售部、技術部的人員要不要來。會議必須由他來主持，他要把這個會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當場征詢大家意見，要求各個部門就討論的議題發表觀點。如果討論完最后大家都認可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對某些環節有爭議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。會議主持人在最后一定會告訴大家一個結論，接下來的工作應該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時間節點。會議會形成執行的時間表，某個時間段以后大家要做什么，工作的結果如何匯總，什么時間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。有些會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果會議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會議的時間。

附１：唐駿談如何組織高效會議2023/8/2336開會并不需要創新，會議的流程完全可以按照固會議的決策者必須要有權威。最終決策者的權威是非常重要的，沒有決策者的會議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會，只是大家在會議室里面聊聊天，做做信息溝通。有了權威，會議過程中出現爭議不可怕。會議一定要有爭議，有了爭議才有意義。有的時候，對于比較有爭議的事情，為了會議的有效性，決策人應該根據爭議的焦點來迅速做出判斷，做出一個決定來。決定錯了也沒關系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個決定，那他就應該立刻告訴大家，先不要來爭議，我們下次再來重新討論這個話題，不能使會議無休止地爭議下去。很多中國公司的會議無休止地爭議下去，其實是沒有效果的。爭議是沒有對錯的，很多事情其實無非就是多做一點少做一點，付出一點時間為代價。所以決策者在會議里面扮演著非常重要的角色。

附１：唐駿談如何組織高效會議2023/8/2337會議的決策者必須要有權威。最終決策者的權威是

如果判斷會議的必要性是至關重要的話，那么遭到一系列例會（regularmeeting）的羈絆之前，做出仔細的思考與判斷將無疑更加重要。有些周例會和月例會定期召開，風雨無阻，其實沒有更好的理由，就是因為其成了一種工作慣例。如果真是如此，這些例會實際上很少發揮真正的作用。事實上，我想斗膽倡導和建議禁止任何與諸如“每周”這樣字眼有關的例會。我們應該承認，事先預定的會議往往有著其重要性。定期或者準定期地召開會議似乎也順理成章。但是，這種例會最好是一年十次，而不是一定要每月一次。例會的密度可隨季節而變化，根據業務的旺季和淡季來增加或減少。通過各種辦法把工作繁忙的人聚集起來解決問題本身就是一個滋生許多無效會議并浪費時間的溫床。附２：例行會議－－《開好會議》節選2023/8/2338如果判斷會議的必要性是至關重要的話，那么遭到一請觀看時間又短又高效的會議電影片斷：《霸王花》節選（會議時長２’03’’）附３：高效會議節選影片2023/8/2339請觀看時間又短又高效的會議電影片斷：《霸王花》2023/8/2340謝謝！不妥之處請批評指正！致謝與期望2023/7/3140謝謝！不妥之處請批評指正！致謝與期望企業未來的競爭，就是細節的競爭。好的習慣是一筆財富，一旦你擁有它，你就會受益終生。養成"立即行動"的習慣，你的人生將變得更有意義。8月-238月-23兵隨將轉，無不可用之才。作為一個管理者，你可以不知道下屬的短處，卻不能不知道下屬的長處。人生就像一條河，你趟過去就沒有了。人生不是一種享樂，而是一樁十分沉重的工作。三流的點子加一流的執行力，永遠比一流的點子加三流的執行力更好。人之所以能，是相信能。22:17:4922:17:4922:17大成功靠團隊，小成功靠個人。成功開始于想法，但是，只有這樣的想法，卻沒有付出行動，還是不可能成功的。惟一持久的競爭優勢，也許就是比你的競爭對手學習得更快的能力。很多人喜歡拖延，他們對手頭的事情不是做不好，而是不去做，這是最大的惡習。管理就是把復雜的問題簡單化，混亂的事情規劃化。人生偉業的建立，不在能知，乃在能行。8月-2322:17:4922:17人類學會走路，也得學會摔跤，而且只有經過摔跤他才能學會走路。管理階層的領導能力是刺激員工努力工作的原動力。管理首先是人為達到自己目的而進行的自覺活動。管理職能包括明確地說明目標及獲得實現所定目標必需的資源和努力。經理不是只告訴別人怎么干的家伙，而是要激發隊伍產生一定報負，并朝目標勇往直前。22: