文件制作與發行培訓制作者：制作日期：2009-09-24文件制作與發行培訓1目錄品質文件的內容與關連性金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件發行流程文件制作與發放單位文件封面格式文件內容架構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定記錄的書寫與修改規定其他文件格式外來文件管制目錄品質文件的內容與關連性文件內容架構2品質文件的內容與關連性第一階第二階第三階第四階決策會對全公司品質的指引方向,也即企望大家應該做什么.Police,只說why?由中間層依據上述意圖,相互溝通應由哪一部門、哪些人，做哪能些事及做完流向哪一部門。策略性，以what,when,where,who說明如何達成policy品質手冊程序書管理/作業辦法操作標準/規范作業指導書就某一作業說明其所用材料、使用工具、機械、作業條件、步驟、重點、注意事項、安全事項等。普通以文書表示，但為簡便容易達成目的，有時亦用略圖或照片。詳細描述某一個特定作業是如何進行的。定義出產品或服務可接受的標準表格、記錄用來印證該產品或服務是依照所訂定的要求來發展及制造的。它也是用來證明品質系統是有效地運作。Results→保管教導基層人員如何一步來做及應注意的事項(workhowto)目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性第一階第二階第三階第四階決策會對全公司3金字塔形的質量體系文件品質手冊

質量程序文件各部門作業流程質量記錄描述本公司質量體系的范圍,包括品質方針和目標，引用了文件化的程序,并且描述了質量管理體系中的過程之程序及相互關系除了ISO9001:2008規定要求建立的六個程序文件外,還可視工藝的復雜程度及人員能力水平編寫其它文件包括更為詳細的作業辦法,作業指導書,質量計劃,表格等品質系統有效運作的證明。目錄文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性外來文件金字塔形的質量體系文件品質手冊質量程序文件各部門作業流程質4文件代碼/部門代碼文件階別一階文件二階文件三階文件階別代碼ABC部門品保部文管中心生產部工程部研發部管理部營業部代號品文生工研管營

文件階別碼：部門代碼：目錄金字塔形的質量體系文件文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性文件代碼/部門代碼文件階別一階文件二階文件三階文件階別代碼A5文件編碼原則

第一、二、三階文件：

（手冊、程序文件、管理辦法）SOP/SIP/BOM/DWG（圖紙）

QC工程表編碼/設備操作標準書：表單編碼：環境管理體系文件編碼：目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性如文管中心制作的第一份二階程序文件：

文字B-001如工作制作的導光板第一份SIP：

工字C-LSIP-001如工程第一份三階文件里的第一張表單：工字C-001-001如文件中心制作的一階環境管理手冊：

E-文字A-001

品保制作的第一份二階GP程序文件：

GP-文字B-001文件編碼原則第一、二、三階文件：

（手冊、程序文件、管6文件版本每修訂一次，版本升級一次，見文件封面版本號：1.0，2.0，3.0，4.0…。

A．文件格式版本：B．文件內容版本：版本號：A、B、C-----，見文件頁腳C．表單格式版本：B．表單內容版本：版本號：A-Z,A1-Z1…，見表單頁腳第一版如：文字B-002-001第二版如：文字B-002-001A可用發布時間代替版次目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性文件版本每修訂一次，版本升級一次，見文件封面A．文件格7文件制作核準●制修訂本部門文件

文件列印簽核時：向文管索取文件編號；填寫制作日期●單位主管審核，部門最高主管核準會簽發行●文件內容與其它部門有相關性時填寫“文件申請單”與文件同時簽核文件必須經制作部門主管批準后方可送其他部門會簽

●發行前審核●發行登錄●MAIL發行通知●發放登記使用與維護不符合文件發行流程不符合不符合不需會簽

會簽部門、權責及會簽目的文件最新版次一覽表文件分發記錄表-3日內領取并繳回舊版目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性ftp://fs2/Public/特急件：2H一般件：24Hftp://fs2/Public/文件制作核準●制修訂本部門文件●單位主管審核，部門最高主管核8文件制作與發放單位文件名稱制作單位會簽單位會簽目的會簽權責人員發放單位SIP品保部：外觀工程部：尺寸/光學品保部確認產品的檢驗標準與量測工具品檢組長品保部、工程部生產二課（LGP外觀）SOP工程部：產品作業生產部確認產品作業標準與相關作業規定課長及以上級人員工程部、生產部BOM工程部品保部確認是否需要執行工程變更作業課長及以上級人員工程部、品保部生產部、生管、業務生產部確認生產使用之材料規格課長及以上級人員業務/生管確認所交貨之產品料號/材料規格等課長及以上級人員采購確認材料及材料廠商是否在我司合格供應商名冊內課長及以上級人員圖紙工程部品保部確認產品尺寸檢驗標準及是否需要執行工程變更作業品檢組長工程部生產部品保部生產部確認產品成型尺寸標準要求課長及以上級人員QC工程表工程部品保部確認產品作業流程與產品檢驗規范課長及以上級人員品保部生產部工程部生產部確認產品作業流程與作業規范課長及以上級人員其他文件各部門與文件內容有相關性的單位確認新規定或修訂之相關作業流程與作業辦法課長及以上級人員不發書面檔目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性文件制作與發放單位文件名稱制作單位會簽單位會簽目的會簽權責人9文件名稱至發行時<一個月格式頁碼文件名稱文件格式目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性文件名稱至發行時<一個月格式10文件內容架構1．目的：敘述該文件欲達成之目的。2．范圍：界定該文件所涵蓋之人、事、時、地、物。3．職責：說明該流程之權責單位職責。4．定義：解釋該文件中所敘及單字或名詞，若無則注明“無”。5．作業內容：該流程之作業人員、時間、地點、方法及內容等相關說明。5.1流程圖：簡要說明每一事項或作業。6．相關文件：陳述該流程與作業內容時，所需引用之一、二、三階文件。7．相關表單：說明該流程與作業內容時，所需引用之表單、記錄等第四階文件。8．附件：所引用之外來文件內容或附圖或不好用WORD編輯之本文件內容。若無附件，則注明“無”。目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位流程圖格式與填寫表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性文件內容架構1．目的：敘述該文件欲達成之目的。目錄金字塔形的11參與該項作業的所有部門單位該作業站別中

使用的表單流程圖格式與填寫目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構表單格式文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性參與該項作業的所有部門單位該作業站別中

使用的表單流程圖格式12記錄保存期限設定：1、若法律法規及客戶有特殊要求時，則依照法規及客戶的要求定義保存期限。2、產品及零件之變更通知書等技術性記錄資料，其保存期至少需等于該產品的壽命周期，但不可少于3年。3、人員履歷表/教育訓練等人員資料保存至人員離職后一年。4、儀器、設備技術與操作、維修資料需至少保存至該儀器、設備報廢；其日常保養、校驗等之記錄應確保可追溯至上次保養、校驗OK之記錄，但不得少于3年。5、文件、記錄一覽表、儀器臺賬等記錄應持續更新，并永久保存最新更改之內容。6、若有其它特殊情況或規定，依特殊規定執行或延長保存期限。7、本公司四階表單保存期限匯總于“記錄管制一覽表”，亦可見各表單頁腳標注。8、所管控之記錄包括供應商及客戶相關記錄。9、若合約中有規定時，在買賣雙方同意的期間內，各項記錄應隨時提供給客戶或其代表評估使用。設定保存期限公司標識編號頁數/總頁數表單格式目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫文件申請單文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性表單名稱記錄保存期限設定：設定保存期限公司標識編號頁數/總頁數表單格1324H內發行2H內發行退件原因文件申請單目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件使用修改規定其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性24H內發行2H內發行退件原因文件申請單目錄金字塔形的質量體14文件使用修改規定文件使用與修改規定：在系統文件中,不允許手寫、涂改、玷污、損壞之現象，并不可COPY使用；文件使用單位需確保文件之方便取用并避免污損、遺失，并置于適當場所加以分類、標識、索引以便于管理調閱；所保管之記錄應保持清晰、易于識別和檢索。文件修改需由原審核單位執行審核，任何人不得任意修改。任何文件之修改、審核都必須簽名或蓋章并注明日期。目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性文件查詢地址：ftp://fs2/Public/

文件使用修改規定文件使用與修改規定：目錄金字塔形的質量體系文15記錄的書寫與修改規定記錄的書寫規定：記錄不得使用鉛筆或褪色之書寫工具書寫（客戶同意不在此限）；記錄填寫應及時、真實、完整，字跡必須清晰且易辨認；所保管之記錄應保持清晰、易于識別和檢索。記錄各欄均需填寫清楚，不需填寫之欄位應劃掉。記錄經主管核準后方可生效。實際使用時，若記錄作業內容超過一頁，則每一頁需有表單的編號、頁碼/頁數及或表頭目錄金字塔形的質量體系文件文件代碼/部門代碼文件編碼原則文件版本文件格式文件發行流程文件制作與發放單位文件內容加構流程圖格式與填寫表單格式文件申請單其他文件格式外來文件管制品質文件的內容與關連性記錄的修改規定：記錄不得任意涂改，應經確認及核可；所有記錄不允許用修正液修正任何錯誤，正確方法是用雙橫線繪出錯誤的地方表示該筆數據注銷，并在原始數據旁填上正確的數據，再簽上更改者姓名或蓋章以示負責；記錄之修改亦不得使用其它修改方法，如涂改液、白膜等。記錄的書寫與修改規定記錄的書寫規定：目錄金字塔形的質量體系文16其他文件格式BOM格式