高效會議籌劃與管理黃石時代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級講師-李旭升高效會議籌劃與管理黃石時代光華教育發(fā)展有限公司學(xué)習(xí)的目標(biāo)1、提高會議效率2、規(guī)范會議流程2學(xué)習(xí)的目標(biāo)1、提高會議效率2課程導(dǎo)航一、高效會議的管理之道二、小型會議籌備與組織三、大型會議策劃與管理3課程導(dǎo)航一、高效會議的管理之道3一、高效會議的管理之道1、會議常見病“三多一少”2、會議制約因素與改善3、高效會議的八大準(zhǔn)則4一、高效會議的管理之道1、會議常見病“三多一少”4會議與會議管理會：會面、聚會與集會；議：議論、討論與商議會議：有目的、有組織，召集人們商議事情的活動。會議讓決策者和參會者更全面、更深入、更綜合的了解事態(tài)、充分討論問題、決議解決方案。會議管理：為保障會議的效率和效果，對會議的籌備、組織、服務(wù)等工作所進(jìn)行的有效協(xié)調(diào)與管理。目的：同一意愿、集思廣益

信息交流、解決問題5會議與會議管理會：會面、聚會與集會；議：議論、討論與商1、會議常見病“三多一少”1）會議多，會議太頻繁、治病萬能藥

凡事就開會、出事大家背2）耗時多，主題不明確、籌備不到位

程序無控制、時間鬼難拿3）參會多，甄選有錯位、職責(zé)不關(guān)聯(lián)

關(guān)鍵有疏漏、決策不到會4）檢核少，會有議無決、責(zé)任無擔(dān)當(dāng)

執(zhí)行無檢核、結(jié)果少反饋61、會議常見病“三多一少”1）會議多，會議太頻繁、治病萬能藥2、會議制約因素與改善1）時間不合適：午餐時間

休息時間

工作最忙碌的時間…改善：避開一和五，選擇二至四的上午9點或11點、下午2點或4點開比較適宜72、會議制約因素與改善1）時間不合適：午餐時間7會議制約因素與改善2）地點不適宜：大小

嘈雜

設(shè)施改善地點盡量設(shè)置在一個安靜的場合、封閉的環(huán)境，最好圍著圓桌進(jìn)行8會議制約因素與改善2）地點不適宜：大小8會議制約因素與改善3）主持少經(jīng)驗：廢話太多

缺乏影響力

不能引導(dǎo)議程和調(diào)動氣氛改善：充分準(zhǔn)備、提前到場精神飽滿、準(zhǔn)時開始點明目標(biāo)、宣布規(guī)則緊扣主題、引導(dǎo)發(fā)言議程井然、形勢掌控9會議制約因素與改善3）主持少經(jīng)驗：廢話太多9會議制約因素與改善4）參會太盲目：通知太突然事先沒準(zhǔn)備

目的不明確內(nèi)容不清楚改善：詳讀議程表、提前準(zhǔn)備好

為議題貢獻(xiàn)、因探討收獲

發(fā)言有準(zhǔn)備、解釋要精準(zhǔn)深思熟慮：先動腦子再動嘴揚(yáng)長補(bǔ)短：反觀內(nèi)造多學(xué)習(xí)10會議制約因素與改善4）參會太盲目：通知太突然10會議制約因素與改善5）發(fā)言沒技巧：言未及之而言

言而及之而不言未見顏色而言

時機(jī)不合適改善：做好各種準(zhǔn)備，深思熟慮

將自己的發(fā)言融入到正確觀點之中

預(yù)案影響、歸納收放有彈性11會議制約因素與改善5）發(fā)言沒技巧：言未及之而言11會議制約因素與改善6）效果沒要求：組織不認(rèn)真、參會不尊重目標(biāo)太分散、主題有重疊明知有爭辯、權(quán)威不到會檢核有借口、結(jié)果無反饋改善：能合并壓縮就不分列主題能到現(xiàn)場開就不進(jìn)會議室能站著開短會就不要坐著開長會解決問題會多開、走形式會少開會前排除無關(guān)人、議程無關(guān)應(yīng)早離重視結(jié)論與決議、及時檢核獎懲12會議制約因素與改善6）效果沒要求：組織不認(rèn)真、參會不尊重123、高效會議的八大準(zhǔn)則1）互動認(rèn)同、目的議題先確立2）計劃周詳、精心籌備與組織3）主持擅長、決策關(guān)鍵都到場4）合理劃分、程序時限不離譜5）討論熱烈、正反利弊有碰撞6）歸納總結(jié)、決議任務(wù)有擔(dān)當(dāng)7）執(zhí)行檢核、責(zé)任結(jié)果有反饋8）公正客觀、效果評估多高分133、高效會議的八大準(zhǔn)則1）互動認(rèn)同、目的議題先確立13重點提示：高效會議五要五不要五要：重要信息必須傳遞和解釋分解目標(biāo)、研討解決方案聽取匯報、協(xié)調(diào)配置資源同一意愿、聚焦目標(biāo)思路需當(dāng)眾嚴(yán)肅紀(jì)律激發(fā)士氣五不要：議題多，目的不明確無籌劃，準(zhǔn)備太隨意無規(guī)則，議程和決策程序無結(jié)果，決策和關(guān)鍵人缺會不適宜、有更好的方法14重點提示：高效會議五要五不要五要：五不要：14二、小型會議籌備與組織1、小型會議籌備組織“315”2、常見個性與麻煩之對策3、開會顯才能的三大技巧15二、小型會議籌備與組織1、小型會議籌備組織“315”151、小型會議、籌備組織“315”

1）3個關(guān)鍵環(huán)節(jié)

(1）會前籌備與準(zhǔn)備確定目的、議題決定規(guī)格、方式設(shè)計議程、規(guī)則預(yù)定時間、人員、會議室會議資料、通知會場布置、調(diào)試16我組織1、小型會議、籌備組織“315”

1）3個關(guān)鍵環(huán)節(jié)

(1）(2）會中管理與服務(wù)簽到寒暄、分發(fā)資料整頓秩序、宣布主題引導(dǎo)議程、激發(fā)討論掌控時間、處理冷沖解決問題、歸納提議有效決議、保證效果17我組織(2）會中管理與服務(wù)簽到寒暄、分發(fā)資料17我組織(3）會后收場與跟進(jìn)紀(jì)要整理、審簽明確任務(wù)、責(zé)任清理會議室、叮囑與告別總結(jié)匯報情況費用報帳核銷編寫簡報、紀(jì)要報存收集反饋、會議結(jié)束18我組織(3）會后收場與跟進(jìn)紀(jì)要整理、審簽18我組織(1）得到通知要準(zhǔn)備詳讀相關(guān)資料理解議題與議程準(zhǔn)備議題建議認(rèn)真設(shè)計發(fā)言準(zhǔn)備情緒狀態(tài)遵守規(guī)則與要求提前安排好工作準(zhǔn)時參加會議19我參會(1）得到通知要準(zhǔn)備詳讀相關(guān)資料19我參會(2）會中參與有貢獻(xiàn)積極傾聽思考他人發(fā)言有補(bǔ)充主動表達(dá)看法想法建議需創(chuàng)新真誠欣賞鼓勵談?wù)摖庌q有技巧決議有擔(dān)當(dāng)行動結(jié)果有承諾20我參會(2）會中參與有貢獻(xiàn)積極傾聽思考20我參會(3）會后行動重效果高層：解釋要求檢查承擔(dān)責(zé)任、結(jié)果第一中層：解讀貫徹指導(dǎo)緊盯目標(biāo)、要事第一基層：解決執(zhí)行回饋超越創(chuàng)新、細(xì)節(jié)第一組織：督導(dǎo)檢核獎懲優(yōu)化行為、改進(jìn)第一21我參會(3）會后行動重效果高層：解釋要求檢查21我參會2）1張會議導(dǎo)航定位卡（1）好處：提醒有備

定時（2）步驟：建立坐標(biāo)，會議時間+會議類別

重大預(yù)定，關(guān)鍵事件優(yōu)先安排

標(biāo)注日程，根據(jù)會議邏輯規(guī)律

時間優(yōu)先，預(yù)定決策者與關(guān)鍵參會者時間

要事優(yōu)先，反觀往年規(guī)律與固定事件標(biāo)定小建議：將議題、內(nèi)容、人員相近的會合并

高層、咨詢顧問、重要客戶要標(biāo)注222）1張會議導(dǎo)航定位卡（1）好處：提醒22

會議導(dǎo)航定位卡2010年會議卡片

會議時間會議類別第一季度第二季…一月二月……一周二周三周四周一周…戰(zhàn)略會周一周二……………運營會執(zhí)行會觸發(fā)高層參加咨詢顧問關(guān)鍵人或重要客戶會議導(dǎo)航定位卡2010年會議卡片3）5個重要表單

（1）會議通知如何寫？關(guān)鍵點明、一目了然：會議名稱/目的/議程/起始時間/地點/參會對象/主辦單位重要陳列、細(xì)節(jié)注明：參會者需要攜帶準(zhǔn)備材料及準(zhǔn)備工作報到時間及地點主辦單位/會務(wù)聯(lián)系人/咨詢電話乘車路線/衣著及溫馨提示會議費用參會人員回執(zhí)

姓名、性別、職務(wù)、民族、到達(dá)日期、聯(lián)系方式、回程票預(yù)定243）5個重要表單

（1）會議通知如何寫？關(guān)鍵點明、一目了然會議通知模板25會議主題：會議目的：時間：會議類型：地點：會議準(zhǔn)備資料：組織部門:通知人:聯(lián)系電話:會議規(guī)則:決策程序：

議程：主要輸入：參加人：列席人：

主要輸出：會議通知模板25會議主題：會議目的：時間：會議類型：地點：（2）會議議程規(guī)劃書嚴(yán)肅說明會議紀(jì)律與規(guī)則排列會議主題與焦點問題議題重點突出、簡潔明快編排好每個議題的邏輯順序關(guān)系確定會議主席、主持和發(fā)言人標(biāo)定發(fā)言人的發(fā)言主題與時間提示：提示：重要議題盡早進(jìn)行爭議問題特殊安排議程與發(fā)言時間以“分鐘”為單位劃分清楚26（2）會議議程規(guī)劃書嚴(yán)肅說明會議紀(jì)律與規(guī)則26會議議程規(guī)劃書范本

營銷工作會議議程按照集團(tuán)全年銷售工作部署，為分析總結(jié)上半年銷售工作并對三季度銷售工作做出安排，特召開《上半年銷售工作會議》。會議相關(guān)事宜通知如下：一、時間：2010年6月28日14：00至17：30二、地點：集團(tuán)綜合辦公一樓多功能廳三、參加人員：1、營銷總監(jiān)；2、營銷策劃部,市場銷售部,客戶關(guān)系部全體人員；四、目標(biāo):深刻反省,致力市場再拓展;統(tǒng)一布署,勇創(chuàng)銷售新巔峰五、議程：14：00-14：10與會人員提交書面建議材料并簽到入席14：10-14：20營銷總監(jiān)動員《答案就在問題中！》14：20-14：40市場銷售部做上半年銷售工作匯報《數(shù)據(jù)風(fēng)雨錄》14：40-15：00客戶關(guān)系部做上半年客服經(jīng)驗總結(jié)《反饋溫度計》15：00-15：20分組討論《問題分析與解決》《目標(biāo)執(zhí)行與支持》15：20-15：30茶歇15：30-16：00營銷總監(jiān)做市場綜合分析與銷售目標(biāo)的設(shè)定《變壓力為動力》16：00-16：30營銷策劃部提出、分析與解釋營銷策劃方案《降龍十八法》

16：30-16：50分組討論、認(rèn)同與接受，銷售任務(wù)協(xié)議簽定16：50-17：10表彰獎勵上半年“銷售精英五虎將”、先進(jìn)與獲獎感言17：10-17：25營銷總監(jiān)進(jìn)行會議總結(jié)及致詞17：25-17：30準(zhǔn)時散會、清理會場、致謝告別六、有關(guān)要求1.參加人員要事先安排好工作，務(wù)必準(zhǔn)時參加，不得請假；2.薦于會議重要性，需攜帶本子與筆做記錄

27會議議程規(guī)劃書范本

營銷工作會議議程按照集團(tuán)全年銷售工作部署（3）會議紀(jì)要主題要點善歸納問題方法明決議發(fā)言重點要標(biāo)注重要會議要錄音例行會議要記全字跡清楚不失真修正排版與整理會后核簽裝訂發(fā)28（3）會議紀(jì)要主題要點善歸納28會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要：時間：地點：會議名稱：會議類型：主持人:會議紀(jì)要人:聯(lián)系人:聯(lián)系電話:出席人員:列席人員:缺席人員:紀(jì)要呈報:會議關(guān)鍵詞:編號發(fā)言人1…編號形成的決議與決議內(nèi)容責(zé)任人完成時間1…備注:會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要：（4)會議效果評估模板30部門：

職位：

姓名：1、您會前對會議目標(biāo)是否清楚？

是□否□部分清楚□

2、議程安排是否合理？是□否□不太恰當(dāng)□3、過程控制的是否井井有條？是□否□不能確定□4、時間安排是否適合？

是□否□不能確定□5、會議主持是否恰當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)發(fā)言和討論，并作出恰當(dāng)?shù)臎Q議？

是□否□不太恰當(dāng)□6、您認(rèn)為這次會議的組織效能和整體效果是否滿意？是□否□部分滿意□

7、會后對決議是否認(rèn)同？是什么原因？

8、哪些預(yù)期目標(biāo)沒有完全達(dá)成？為什么沒有完全達(dá)成？

9、會議地點的位置是否適當(dāng)？大小是否合適？住宿、飲食和服務(wù)是否滿意？設(shè)施是否適用？工作人員是否熱情周到？您的改進(jìn)意見如何？

10、您認(rèn)為會議的主題是否打動人心？大家的參與度是否合適？討論是否深入？

11、您有什么更合理的建議？請?zhí)峁┤龡l改進(jìn)建議或意見（4)會議效果評估模板30部門：（5)決議實施督查表模板具體決議貫徹執(zhí)行人關(guān)鍵指標(biāo)達(dá)成情況環(huán)節(jié)落差分值加減主要問題表現(xiàn)主要影響因素原因分析改進(jìn)措施檢查時間整改完成時間檢查與負(fù)責(zé)人決議擔(dān)當(dāng)部門：督導(dǎo)記錄人：（5)決議實施督查表模板具體貫徹關(guān)鍵達(dá)成環(huán)節(jié)分值加減主要2、常見個性與麻煩之對策1）能言善辯的人炫耀表現(xiàn)、爭功諉過充滿激情、倍感興趣壟斷講話、能言善辯東拉西扯、信馬由韁旁征博引、偏離主題獨霸時間、侃侃而談應(yīng)對方策幽默提醒、建議節(jié)制停頓插斷、動作制止限定時間、輪流發(fā)言轉(zhuǎn)移話題、選人勸止偏題延后、切題討論調(diào)動群眾、總結(jié)歸納322、常見個性與麻煩之對策1）能言善辯的人炫耀表現(xiàn)、爭功諉過應(yīng)常見個性與麻煩之對策2）惹事添煩的人人身攻擊、傷害貶責(zé)排斥觀點、壓制表現(xiàn)消極否定、推諉責(zé)任含沙射影、冷嘲熱諷言語犀利、盛氣凌人唯我獨尊、自以為是應(yīng)對方策重申規(guī)則、安撫情緒重復(fù)提醒、理性討論反問論據(jù)、事實數(shù)據(jù)暗示打斷、限制時間權(quán)威在旁、左右寡言總結(jié)發(fā)言、帶進(jìn)大家33常見個性與麻煩之對策2）惹事添煩的人人身攻擊、傷害貶責(zé)應(yīng)對方常見個性與麻煩之對策3）挑戰(zhàn)權(quán)威的人質(zhì)疑權(quán)威、反對眾議分歧較大、尋機(jī)發(fā)難過分敏感、情緒爭議抱怨不滿、消極對話不顧感受、粗暴打斷想法獨特、不合適宜應(yīng)對方策緩和情緒、創(chuàng)造和諧肯定創(chuàng)意、換位澄清征求建議、理解分析權(quán)衡優(yōu)劣、是非對錯當(dāng)機(jī)立斷、堅決制止尊重眾議、妥協(xié)正確34常見個性與麻煩之對策3）挑戰(zhàn)權(quán)威的人質(zhì)疑權(quán)威、反對眾議應(yīng)對方常見個性與麻煩之對策4）事不關(guān)己的人思想走神、經(jīng)常出入電話短信、紛擾不斷公私兼顧、裝聾作啞故作深沉、沉默寡言瞌睡疲憊、私下討論干擾分心、影響進(jìn)度應(yīng)對方策強(qiáng)化重要、緊系考評停頓重復(fù)、夸張舉動點名發(fā)言、追問細(xì)節(jié)提問待答、鼓勵反饋及時提示、中斷閑談拉回注意、規(guī)定懲罰35常見個性與麻煩之對策4）事不關(guān)己的人思想走神、經(jīng)常出入應(yīng)對方分享：小會管理重在有效有組織：提前溝通目標(biāo)和意愿，資料提前發(fā)直接進(jìn)入議程，按順序進(jìn)行有秩序：決策領(lǐng)導(dǎo)開場經(jīng)驗主持責(zé)任人主講有參與：圍繞議題、充分準(zhǔn)備和討論

快速思考、觀點融合，積極發(fā)言有結(jié)論：決策領(lǐng)導(dǎo)，提前思考結(jié)論、備融正確觀點主持引導(dǎo)，激發(fā)大家主動思考和積極討論主講貢獻(xiàn)，用成熟且行之有效的方法和結(jié)論結(jié)束有負(fù)責(zé)：責(zé)任人、重要事件和完成時限要明確并記錄清楚過程有人檢核、問題有人解決、結(jié)果有人負(fù)責(zé)36分享：小會管理重在有效有組織：提前溝通目標(biāo)和意愿，資料提373、開會顯才能的三大技巧

1）發(fā)言、傾聽與反饋有技巧

（1）參會發(fā)言有秘方清晰預(yù)報亮點設(shè)計框架邏輯了解他人需要照顧對方感受吻合會場氛圍尊重參會伙伴表達(dá)通俗易懂觀點重點突出輔助件更重要373、開會顯才能的三大技巧

1）發(fā)言、傾聽與反饋有技巧

（小經(jīng)驗：同理心表達(dá)認(rèn)同別人的說法，支持別人的想法和建議，認(rèn)同別人更容易肯定你自己表達(dá)不同意見，要照顧對方立場和面子表達(dá)相同意見，要檢查對方解讀和理解少用你、他、他們和你們，多用您、我、我們、咱們多用也、同時，少用但是38小經(jīng)驗：同理心表達(dá)認(rèn)同別人的說法，支持別人的想法和建議，39聽（2）參會傾聽有技巧技巧：身體向前傾、點頭且微笑

眼神有交流、重復(fù)和歸納

39聽（2）參會傾聽有技巧技巧：身體向前傾、點頭且微笑（3）參會反饋有方法如何給予反饋對癥下藥的反饋對方所關(guān)注、關(guān)心、需要的信息找到共同點,主動、具體、及時的回應(yīng)把握時機(jī)，控制情緒、端正態(tài)度對事不對人，描述不判斷如何接受反饋

傾聽，不打斷，更不要防衛(wèi)和設(shè)限如有異議，詢問實例，澄清事實梳理反饋信息，以確定對它的理解適當(dāng)表現(xiàn)需要幫助,獲得更多反饋支持表明你行動的態(tài)度，讓對方放心40（3）參會反饋有方法如何給予反饋40過程管理：請將責(zé)任心放在結(jié)果上！

帶帽定位、換位思考

放下殼子、貢獻(xiàn)點子

尊重規(guī)則、符合職責(zé)過程管理：請將責(zé)任心放在結(jié)果上！

帶帽定位、換位思考

放下殼綠帽守則提出問題、目標(biāo)議程橫向思維、引導(dǎo)異議刺激討論、激發(fā)創(chuàng)意協(xié)調(diào)意動、聚焦目標(biāo)42綠帽守則提出問題、目標(biāo)議程42黃帽守則提出想法、建議和方案樂觀肯定、積極探求排憂解難、探討機(jī)會創(chuàng)新方法、解決問題43黃帽守則提出想法、建議和方案43黑帽守則進(jìn)行負(fù)面評論和批判指出問題、風(fēng)險和危機(jī)理性否定、公而無私分析誤失、固執(zhí)偏激44黑帽守則進(jìn)行負(fù)面評論和批判44白帽守則羅列事實、分析案例獲得、提煉并提供信息輸入數(shù)據(jù)、導(dǎo)出結(jié)果客觀公正、促成目標(biāo)45白帽守則羅列事實、分析案例45紅帽守則感性率性直覺觸發(fā)情緒敏感邏輯預(yù)見勸解說服協(xié)調(diào)關(guān)系46紅帽守則感性率性46藍(lán)帽守則組織控制、綜合權(quán)衡冷靜理智、平息沖突選擇取舍、盤點收獲歸納提煉、達(dá)成決議47藍(lán)帽守則組織控制、綜合權(quán)衡47經(jīng)驗分享：常見的決策方法頭腦風(fēng)暴法：腦力激蕩、創(chuàng)新思維欣賞鼓勵、嫁接改造點子白板、利好聚焦專家決策法：1、專家共參、拋出問題

診斷疑難、傾聽建議

探討方法、梳理決策2、獨立專家、秘密旁聽權(quán)衡利弊、專業(yè)分析

意見思路、往復(fù)反饋48經(jīng)驗分享：常見的決策方法頭腦風(fēng)暴法：腦力激蕩、創(chuàng)新思維4常見的決策方法易地思考法：擺脫干擾、易地探討觸景拓展、啟迪智慧創(chuàng)造構(gòu)想、高效決策思路轉(zhuǎn)換法：逆向思維、正反觀點差異博弈、突破定式趨利避害、聚焦決策權(quán)威決策法少數(shù)服從多數(shù)49常見的決策方法易地思考法：擺脫干擾、易地探討49

50注重集體智慧聚焦會議目標(biāo)高低低高克制回避合作競爭妥協(xié)維持和諧避免爭執(zhí)力爭主動創(chuàng)新方法向正確低頭2）會議沖突的處理技巧50注重集體智慧聚焦會議目標(biāo)高低低高克制回避合作克制與回避情景:不值爭執(zhí)或時機(jī)不佳沒更好建議支持議案對事情了解不太全面發(fā)現(xiàn)自己情緒太沖動發(fā)現(xiàn)別人的建議更好建議:保持支持態(tài)度滿足他人

用欣賞與配合贏取和諧

在容長納短中學(xué)習(xí)與成長51克制與回避情景:不值爭執(zhí)或時機(jī)不佳51妥協(xié)情景:自己想法與集體意愿相沖突勢均力敵又相互排斥時

非常復(fù)雜一時難以辨明

合作與競爭的努力沒成功時建議:相互讓步，彼此借鑒支持利好、妥協(xié)共融52妥協(xié)情景:自己想法與集體意愿相沖突52競爭情景：原則性問題、影響公司利益重大緊急、需迅速抉擇各持己見就會沒完沒了采用你建議或方案明顯利好建議:確保正確、據(jù)理力爭

主動說服、快刀斬亂麻53競爭情景：原則性問題、影響公司利益53合作情景：議題十分重要又無法妥協(xié)

目標(biāo)一致但角度和看法分歧建議：大局第一、舍小求大資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)

充分溝通、各展所長54合作情景：議題十分重要又無法妥協(xié)54553）讓陳述更具條理性的技巧（1）突出重點：

歸納幾點容易聚焦注意力（2）概括三點：

三大紀(jì)律、約法三章（3）歸納提煉：

字字千金553）讓陳述更具條理性的技巧（1）突出重點：三、大型會議策劃與管理1、大型會議籌劃管理三方策2、常見意外尷尬之對策3、開會展風(fēng)采的三大技巧56三、大型會議策劃與管理1、大型會議籌劃管理三方策56會前籌備與準(zhǔn)備之程序明確會議目的與主要議題指定項目負(fù)責(zé)人確定參會人名單敲定時間地點擬定會議議程準(zhǔn)備材料并發(fā)放發(fā)布通知并確定報批預(yù)算費用住宿餐飲接送57會前籌備與準(zhǔn)備之程序明確會議目的與主要議題57會中管理與服務(wù)之程序組織主持前一時、簽到余量一刻鐘組織維持協(xié)調(diào)、主持人引導(dǎo)議程宣布議題與內(nèi)容、重申會議紀(jì)律議題報告要簡明、討論觀點要鮮明主持激發(fā)與控制、依序繞題不超時問題解決要歸納、達(dá)成共識與決議58會中管理與服務(wù)之程序組織主持前一時、簽到余量一刻鐘會后收場與跟進(jìn)之程序重申決議、明確責(zé)任效果評估、激勵行動整理會場、設(shè)備、離會退房、結(jié)帳、送站會務(wù)總結(jié)、報費用紀(jì)要簽發(fā)、編簡報經(jīng)驗提煉、要分享決議跟蹤、執(zhí)行查核結(jié)果反饋、兌現(xiàn)承諾59會后收場與跟進(jìn)之程序重申決議、明確責(zé)任591、大型會議、籌劃管理三方策

1）會前籌劃與準(zhǔn)備之方策

（1）找對人、干對事指定項目（會務(wù)）總監(jiān)成立項目（會務(wù)）組會議結(jié)果的直接責(zé)任人-項目總監(jiān)找對人：職位/威望/年齡和閱歷相關(guān)的組織策劃能力綜合資源的熟悉程度干對事:人財物與流程、吃住行與效果精心配置、合理排期籌劃與會務(wù)、場內(nèi)與場外

腦內(nèi)思維圖、腦外記事板定期溝通與通報合理獎懲1、大型會議、籌劃管理三方策

1）會前籌劃與準(zhǔn)備之方策

（1（2）預(yù)算到、控制好請求財務(wù)人員參與預(yù)算適當(dāng)寬余留出機(jī)動費用書面申報和簽字提前兩周，做出預(yù)算送審批

提前一周，收支出納所需款項提前行文，規(guī)范制約。會議費的預(yù)算三點：全面、精細(xì)、節(jié)約八項：餐飲、住宿、交通、場地、物品、資料、娛樂、酬勞費。（2）預(yù)算到、控制好請求財務(wù)人員參與預(yù)算會議費的預(yù)算三點：全（3)會務(wù)準(zhǔn)備、執(zhí)行核對單NO會務(wù)項目責(zé)人核查NO會務(wù)項目責(zé)人核查1會議的目的、議題、形式與確定人員11交換信息、指導(dǎo)服務(wù)員會務(wù)工作細(xì)節(jié)2會議規(guī)格、地點場所、日程議程與定時12采買擺放茶歇3發(fā)言順序、亟待討論與決策的問題13采買用品、文件、名簽、文具4權(quán)威、主持、記錄、必參確定、排座與桌簽14娛樂、保齡、游泳、臺球、乒乓、網(wǎng)球5參會者準(zhǔn)備資料，通知發(fā)出與反饋15確認(rèn)行程、提前處理往返交通6是否需要簽保密協(xié)定16申報：口頭溝通、書面申請支取：預(yù)算審批、借支票據(jù)7準(zhǔn)備會場周邊位置指引圖17房間安排8輔助PPT制作、條幅制掛、指引牌提示18用餐9會場預(yù)定于布置、必去標(biāo)注示意19接聽電話、傳遞信息10確定輔助視聽設(shè)備與教材（借還）20會場應(yīng)急、醫(yī)療投影儀、投影幕、激光筆21車輛安排/時間表/用車人/接機(jī)/機(jī)動用車無線麥、白板筆、白板檫22會后娛樂項目安排與通知筆記本、照相機(jī)、攝像機(jī)23會后結(jié)帳、費用報銷插電板、訂書機(jī)、剪刀24設(shè)備整理、會務(wù)總結(jié)（3)會務(wù)準(zhǔn)備、執(zhí)行核對單NO會務(wù)項目責(zé)人核查NO會務(wù)項目（4）各司其職、責(zé)權(quán)到人材料文案：確定會議目標(biāo)編寫會議日程表撰寫會議通知和紀(jì)要準(zhǔn)備媒體新聞稿發(fā)言稿及典型經(jīng)驗材料后勤保障：制定費用預(yù)算，會場設(shè)施，現(xiàn)金管理，記帳會議物品準(zhǔn)備、常用文具、用品、視聽器材報到接待：

現(xiàn)場組：下發(fā)會議通知、聯(lián)系方式確定到會、時間和地點收費、房間分配簽到、分發(fā)資料非現(xiàn)場組嘉賓咨詢、邀請與聯(lián)絡(luò)考察地點、會場布置接站、食宿旅游及參觀地點63（4）各司其職、責(zé)權(quán)到人材料文案：報到接待：63特別提示了解是否有少數(shù)民族及特殊的風(fēng)俗習(xí)慣了解有沒有素食者，要為這些人單獨做準(zhǔn)備了解是否有外賓出席會議，是否需要配備翻譯了解是否有媒體記者出席會議，是否需要準(zhǔn)備單獨的座位了解是否有競爭對手參加會議，敏感問題要把握好尺度和講話的方式特別提示了解是否有少數(shù)民族及特殊的風(fēng)俗習(xí)慣（5）會場考察與布置會議環(huán)境位置適宜、會議室大小恰當(dāng)、噪音、溫度、燈光、色調(diào)、通風(fēng)、桌椅舒適、餐廳、住宿房間環(huán)境、娛樂廳、停車場、衛(wèi)生間、附近醫(yī)院、讓服務(wù)方協(xié)調(diào)公共安全事宜輔助設(shè)施條幅、音響、麥克、投影、屏幕、電源、背景音樂、臺布場地布置與檢查桌椅擺放要視主題人數(shù)、互動性擺OUV或橫排形、注意主席、主持、記錄、必參、列席者的位置，人均2－3平米，演示內(nèi)容、視線角度、燈光效果、聲音清晰、聲音效果、可能干擾…65（5）會場考察與布置會議環(huán)境65桌椅的擺放戰(zhàn)略類會議人數(shù)10人左右，最為合適的是5-7人，桌椅擺放以圓桌型、半島型擺放為宜；好處：能防止人數(shù)太少，不能集中反映群體智慧；

又能避免人數(shù)過多而產(chǎn)生部分人消極參與。運營類會議可以超過10人，但要根據(jù)會議的議題、重要性具體決定合適的人數(shù)，桌椅擺放以“U”型、“V”型、魚骨型、小組式排座法為宜。執(zhí)行類會議人數(shù)眾多，可以布置成教室模式、劇院模式、階梯教室。66桌椅的擺放戰(zhàn)略類會議人數(shù)10人左右，最為合適的是5-7人，桌（6）突發(fā)事件、未雨綢繆預(yù)則立，不預(yù)則廢分工明確是前提備用設(shè)備和方案常見突發(fā)事件：設(shè)備故障公共安全部門檢查嘉賓誤場與會者突發(fā)疾病現(xiàn)場停電衛(wèi)生間告急無法準(zhǔn)時就餐集體外出活動漏掉人競爭對手搗亂突發(fā)事件有預(yù)案67（6）突發(fā)事件、未雨綢繆預(yù)則立，不預(yù)則廢常見突發(fā)事件：突發(fā)事（7）錦上添花、第一印象前期精確統(tǒng)計到達(dá)時間、溫馨提示接站有明確標(biāo)識、下車就看到歡迎橫幅接站禮儀不嫌多、現(xiàn)場指示牌要醒目現(xiàn)場報到井然有序化整為零、層層負(fù)責(zé)最小單位不超過10人與會者互助管理報到接待要用心（7）錦上添花、第一印象前期精確統(tǒng)計到達(dá)時間、溫馨提示報到接2）會中管理與服務(wù)之方策

（1）會中服務(wù)重在細(xì)節(jié)現(xiàn)場簽到、組織、安排就座囑咐參會人員匯報順序會議記錄、錄音和整理轉(zhuǎn)接電話、提示休息協(xié)助掌控會議進(jìn)程設(shè)備、音樂管理現(xiàn)場攝錄像茶點服務(wù)

非現(xiàn)場突發(fā)狀況應(yīng)急處理食宿及娛樂管理臨時采買與交付財物管理用餐的保障娛樂的保障休息的保障692）會中管理與服務(wù)之方策

（1）會中服務(wù)重在細(xì)節(jié)現(xiàn)場非現(xiàn)場6（2）會中管理重在高效明確目的和議題、挖掘價值與意義先定邏輯再排序、分類召開選對人精準(zhǔn)籌備排議程、輕重次序排定時適宜場地與時限、標(biāo)準(zhǔn)程序模板化專注問題與方法、避免扯皮與爭吵信息觀點易聚焦、同一意愿化分歧決策關(guān)鍵要到場、充分討論決有行70（2）會中管理重在高效明確目的和議題、挖掘價值與意義703）會后收場與善后之方策（1）主持者在結(jié)束會議時如何辦？花十分鐘回顧和總結(jié)，達(dá)成的主要目標(biāo)和決議將會議確定的待完成之事項分配再重申一下就下次會議的日期地點等事項達(dá)成一致正面評估，請大家填寫會議滿意度調(diào)查表

在積極的氛圍中準(zhǔn)時結(jié)束會議表達(dá)謝意，向每位與會者表示祝賀和贊譽(yù)最后，大聲說：謝謝各位，我們下次會議見713）會后收場與善后之方策（1）主持者在結(jié)束會議時如何辦？71（2）組織者在會議結(jié)束后如何做？

不但乘興來，還要不舍歸！集體合影安排參觀旅游放心訂票發(fā)放禮品、紀(jì)念品將會議文字、照片及錄像制作光盤安排離會、辦理手續(xù)、退房安排車輛、周到送站善后要做好口碑會更高72（2）組織者在會議結(jié)束后如何做？

不但乘興來，還要不舍歸組織者在會議結(jié)束后如何做？

不但表現(xiàn)好，還要結(jié)果好！匯報結(jié)果：講明白關(guān)鍵、說清楚結(jié)果

提煉出經(jīng)驗、歸納談感受處理帳務(wù)：費用建賬與報銷處理資料：會議文件的印發(fā)、回收

立卷、歸檔整理物品：設(shè)備處理、歸還征求建議和投訴，制定改進(jìn)措施處理要及時拖后會很糟73組織者在會議結(jié)束后如何做？

不但表現(xiàn)好，還要結(jié)果好！匯報組織者在會議結(jié)束后如何做？

后期表彰與鼓勵很重要在內(nèi)刊、網(wǎng)站、局域網(wǎng)、內(nèi)部電視臺及行業(yè)相關(guān)媒體刊登新聞稿件和照片舉辦圖片展讓與會者寫心得體會撰寫總結(jié)報告給老板感謝服務(wù)機(jī)構(gòu)會務(wù)組人員聚餐與表彰讓伙伴下次還跟你玩命干！74組織者在會議結(jié)束后如何做？

后期表彰與鼓勵很重要在內(nèi)刊會后收場與善后之方策（3）參會者在會議結(jié)束后如何干？細(xì)讀會議紀(jì)要要點，對與己相關(guān)的信息做出標(biāo)記找到主要負(fù)責(zé)人、目標(biāo)的擔(dān)當(dāng)者溝通關(guān)鍵點研究主要任務(wù)，制定行動目標(biāo)和計劃開始行動，安排具體分工和指導(dǎo)動員開始新工作計劃的實施與督導(dǎo)制定跟進(jìn)計劃、緊盯和檢查落實準(zhǔn)時、優(yōu)質(zhì)、超期望的完成行動后反思，對過程和效果進(jìn)行總結(jié)和提煉75會后收場與善后之方策（3）參會者在會議結(jié)束后如何干？75762、常見意外尷尬之對策1）講話突然被打斷，怎么應(yīng)對？表示理解，不要打斷和爭辯/給出你的解釋2）突然被叫起來說幾句，怎么應(yīng)對？先將前面講過的話進(jìn)行總結(jié)、贊同，給自己時間準(zhǔn)備、調(diào)整3）參會者講話太羅嗦、占用時間太長，怎么應(yīng)對？

語言方式：時間提醒/截過去/帶過去/讓過去形體語言方式：合上書本/把目光轉(zhuǎn)向別人/手勢下壓4）發(fā)言過程中忘了詞，怎么應(yīng)對？