檔案工作介紹

綜合檔案室于沁

2009.9.1檔案工作介紹

綜合檔案室1內容l綜合檔案室簡介l各門類檔案介紹l科研人員歸檔工作職責l實驗記錄規范l發表論文、著作統計l檔案利用l綜合檔案室主頁介紹

內容l綜合檔案室簡介2綜合檔案室簡介成立于1993年3月1997年12月達“國家二級”單位2002年2月達“國家一級”單位2004年9月完成1980年以前的進館檔案2006年1月，綜合檔案室獲大連市檔案先進集體。

2006年5月，榮獲大連化物所保密工作先進集體。2007年6月，榮獲“中科院公共事務檔案管理標準院一級”單位，在全院名列前茅。

新中國第一份科研檔案的誕生地隸屬圖書檔案信息中心編制：2人(于沁、王巖)地址：圖書館樓102、103房間綜合檔案室簡介成立于1993年3月新中國第一份科研檔案的誕生3各門類檔案介紹

科研文書基建設備專利發表論文研究生論文聲像刊物死亡檔案等會計名人檔案各門類檔案介紹科研文書基建設備專利發表論文研究生論文聲像刊4科研人員歸檔工作職責

1．做好平時科研文件材料的形成、積累工作要保存和積累日常工作形成的報告、小結、記錄等，做到各課題形成積累科研文件材料的工作與科研進展同步，以便在課題結束時交給兼職檔案員（每組一人）一并歸檔，做到歸檔質量符合完整、系統、準確的要求。

完整系統準確歸檔質量要求:科研人員歸檔工作職責1．做好平時科研文件材料的形成、積累工5科研人員歸檔工作職責2．課題完成后，整理出由本人承擔任務部分的科研文件材料，做到質量符合要求歸檔的材料應交原件，如帶有紅印章的，打印件、底稿。凡歸檔的材料，一律要用鋼筆書寫或交打印材料，禁止交復印件或鉛筆、紅筆、油筆書寫的材料。碩士、博士生的畢業論文只交一份打印本，封面要注明密級（秘密、機密、絕密）或內部、公開，密級的確定要征求組長意見并經保密辦審批。科研人員歸檔工作職責2．課題完成后，整理出由本人承擔任務部分6實驗記錄規范

一、實驗記錄本的使用1.正式簽定合同的項目或課題，應建立新的實驗記錄本。實行一個課題一個實驗記錄本；不得多課題混用；一個大項目中的多課題不得同用一個實驗記錄本；2.實驗記錄本封頁中應寫明課題名稱、起止年月、使用人等；3.實驗記錄本由各組兼職檔案員統一到綜合檔案室免費領取；4.記錄本須妥善保管，不得遺失或轉借他人；5.實驗記錄本專供實驗記錄使用，不得記載其它無關事項；實驗記錄規范一、實驗記錄本的使用7實驗記錄本的使用6.

實驗記錄要用藍黑墨水的鋼筆或簽字筆書寫，字跡清晰整潔；寫錯作廢的張頁，不得撕毀；7.科技人員應定期對實驗記錄進行數據處理、總結歸納，并進行記錄；8.對于計算機處理的材料，如程序設計說明、程序框圖、計算結果也要定期整理歸納；9.課題完成后，實驗記錄本作為歸檔內容之一統一歸檔，學生畢業離所時應將實驗記錄本移交所在研究組保存。實驗記錄本的使用6.實驗記錄要用藍黑墨水的鋼筆或簽字筆書寫8實驗記錄規范二、實驗原始記錄

1.實驗記錄是科學研究最基本的要求，是研究素質和嚴謹科學態度的表現；

2.實驗記錄應做到正確、無誤、真實的記錄所有的原始實驗內容；3.記錄實驗目的和實驗計劃；4.記錄上次實驗問題和現象；5.記錄所用儀器（廠家，型號，基本參數等）；

實驗記錄規范二、實驗原始記錄9實驗原始記錄6.記錄所用材料、藥品（廠家，品名，等級標準等）；7.記錄實驗裝置草圖；8.記錄實驗詳細步驟，實驗條件和材料重量等；9.記錄結果和問題；10.分析儀器和設備應定期校正，分析方法正確可靠；

11.記錄的實驗結果做到可重復。

實驗原始記錄6.記錄所用材料、藥品（廠家，品名，等級標準等）10實驗記錄規范三、計算機數據處理1.在實驗中用記錄本記錄數據和在計算機中記錄數據及譜圖的方法應配合使用。2.在實驗記錄本中應詳細說明實驗日期、實驗目的、實驗方案、實驗條件，以及計算機中的相應數據及譜圖的文件名。

3.計算機中的各種采樣數據及譜圖文件應按記錄本中的實驗順序排列，文件命名規則如下:××××—××—××—××(年月日)(流水號)研究組也可根據實際情況自行命名，以查找方便，和實驗記錄本中的文件名一一對應為原則。4.計算機的數據及譜圖文件每年定期備份一次，并刻入光盤，和記錄本一同保存，歸檔時和實驗記錄本一同歸檔。實驗記錄規范三、計算機數據處理11發表論文、著作統計

一年一度的公開發表的論文、著作進行統計是我所統計工作的一項重要內容，也是衡量科研機構學術水平和科研成果的重要依據。每年我所論文、著作的統計工作都是在綜合檔案室的統一組織下，由各部門兼職檔案員收集、提供，再由綜合檔案室核實確認的。職工、學生若有當年度的公開發表論文和著作，要及時提交給本組兼職檔案員，確保全所論文收集齊全。對您組年終的考評，都是有直接聯系。統計工作是嚴肅的，要作到保障統計數據的準確及時，即不埋沒，又不虛張，需要大家的努力。

發表論文、著作統計一年一度的公開發表的論文、12發表論文、著作統計隨著信息技術條件的不斷改善，對論文統計工作的要求也在提高，不僅統計論文的題目、作者、部門、出版物等要準確無誤，而且對時效性要求也明顯加強。為了將該項工作進行得更加完善，我所的論文統計分二個步驟進行：當年的12月31日進行初統，該數字作為估算基礎提供給院里及對研究組業績的考核；二是在次年的3月20日前通過研究組提交的論文抽印本進行核定，輔以各類查詢手段，作為最終的結論。這無疑對論文統計工作又有了更高的要求。統計時間：公開發表的論文可隨時在所主頁論文網上登錄，并將當年每季度的論文抽印本收齊交到綜合檔案室歸檔（3月末、6月末、9月末、12月末、次年3月20日前）。發表論文、著作統計隨著信息技術條件的不斷改善，13收集范圍：

我所職工、研究生出版的著作（有ISBN號）和在公開出版發行的科技期刊（有ISSN號）上發表的署名單位含中國科學院大連化學物理研究所的論文；被收編在會議論文集中的論文必須是全文發表，論文集必須有ISBN號。下列論文不屬于本統計范圍a)

內部刊物上發表的論文；b)

非公開出版的學術會議論文集收編的論文；c)

屬于摘要、簡介性質的文章。發表論文、著作統計收集范圍：發表論文、著作統計14填表要求：

1.以課題組、公司為單位進行錄入；2.作者姓名全部錄入。中國作者不論論文是何種語言，均以中文表示，作者與作者之間加中文逗號，作者名字是兩個字的，中間不得空格；英文論文作者除中國作者姓名外，均采用原文寫法；3.用英文發表的論文題目除第一個單詞的首字母大寫外，其余均小寫。特殊符號（如化學符號、專業縮寫詞等）按照學科慣例處理；發表論文、著作統計填表要求：發表論文、著作統計15填表要求：

4.國內出版的英文版刊物名稱以中文表示；5.“刊物名稱”不得縮寫；6.公開出版（有ISSN或ISBN號）的論文，在ISSN/ISBN一欄中將該號填上；7.凡屬于由我所兩個部門（或兩個以上部門）合作項目發表的論文，由第一作者所在部門申報并填寫所有合作部門。如：502，501，803。以免重復統計。8.研究生畢業后發表的論文，由出資出版費的部門統計，如有異議，兩部門自行協商解決，不得重復登錄或1人填寫2個部門。

發表論文、著作統計填表要求：發表論文、著作統計16

直接本人研究形成的檔案(現仍在本組)或本組組長非本人研究形成的檔案或非本組人員借閱密級審批表內部所在研究組組長審批科技處審批辦理借閱主管所長審批秘密機密借閱期限：所借閱的檔案必須在當年12月20日前歸還。逾期交還每份文件交滯納金0.1/天。丟失檔案的按《