項目資料管理和分發程序一、目的和適用范圍實現對項目文件的有效管理和控制，保持工作成果及過程的可追溯性，防止信息資源丟失、損失，便于有關信息、成果的有效再利用特制定本規定。本程序主要范圍如下：確定項目執行過程中的工作流程（過程文件），即從項目立項到項目完工之間的項目文件的處理流程；定義項目文件處理過程中所涉及活動的相關負責人；本規定適用于公司所執行的工程咨詢、工程設計、項目管理、總承包類的項目。在項目執行過程中，項目內部產生的以及與不同外部組織之間的文件、書信、傳真等均應在項目組保存一份。二、項目文件的分類項目文件是指項目執行過程中產生的文件，凡提到文件處理均含指圖紙。項目文件大體上可分為以下幾類：?項目輸入文件一指在項目開始階段業主提供的本項目的所有相關文件一代碼：PI?項目成品文件一指在項目執行過程中提供給業主的用于構成實體的文件—代碼：PP?項目過程文件一指在項目執行過程中與業主或第三方的用于溝通、協調的文件，可細分為：?和業主來往傳真和信函一代碼:PCL?和其他第三方來往的傳真和信函一代碼:PTL?接受到的設計條件一代碼:PDC?詢價文件一代碼:PTD?報價文件一代碼PQD?會議紀要一代碼PMO?供審核用半成品文件一代碼PSP?內部條件一代碼PIC?項目進展報告一代碼PPR?管理類文件其中管理類文件（開工報告、完工報告、進度計劃計劃、協調程序、項目預算、項目資金流計劃、向公司請款報告等）由項目經理直接處理，不在本規定范圍之內。如業主無特殊要求，各類文件代碼應參照上文執行。如項目有分包，分包商將被視為內部機構，但在與其他第三方來往傳真和信函中應單獨分列。三、項目文件的接受3.1無升版要求的文件此類文件包括與業主來往的傳真和信函、與其他第三方來往的傳真和信函、會議紀要。其工作程序見項目文件管理流程圖序列A。由項目秘書接收并加蓋接受章，填寫日期并簽名。填寫“文件分發通知單”（FJ-01）,填好文件名稱和日期后交給項目經理，由項目經理確定發放范圍，項目秘書負責復印并發放全各相關專業，并由相關專業負責人簽收。分發完成后，由項目秘書負責填寫"****登記表”（FJ-02），并歸檔。各類接受的文件都應分別登記。（***為文件類別，下同）。3.2有升版要求的文件此類文件包括項目輸入條件、接受的設計條件和報價文件。其工作程序見項目文件管理流程圖序列B。對于從業主、第三方等處來的外部文件，由項目秘書負責接收。然后按如下流程處理：項目經理（或授權項目秘書）核對后簽收接收單，然后將文件及接收單一并交給項目秘書。項目秘書負責將接收單歸檔，歸檔時按文件來源方的不同將文件接收單分為來自于業主、來自于第三方等幾類分別存放。由項目秘書對每份文件分別填寫“文件分發通知單”，并將此清單與文件一起交給項目經理，由項目經理在“文件分發通知單”上標出要發放專業后交由項目秘書，項目秘書負責復印、分發至各專業，由各專業負責人簽收。如所接收文件為升版后的文件，項目秘書應按原發放范圍查對原文件并加蓋作廢章。分發完成后，由項目秘書按文件原稿添加更新電子版的“外來文件狀態表”（FJ-04），并保證此狀態表是按專業或文件編號排序的。各類接受的文件都應分別登記。項目秘書負責將文件原稿存檔。關于歸檔方面，要按專業、按編號存放。對于沒有編號的文件，要按類分別存放。對于沒有編號，也無法分類的文件，要按時間先后順序存放。對于全部無編號的文件，須在相應的文件夾首頁一定要有紙目錄。所有無編號的文件，可由項目秘書負責給一個編號，便于查找。四、項目文件的發送4.1對外發放的傳真、信函、會議紀要、詢價文件（見項目文件管理流程圖序列C）由公司內部各專業起草的擬對外發放的傳真，由各專業負責人交給項目經理簽字后，由項目秘書負責編號對外發放。發出后，由項目秘書填寫在原件上加蓋發送章并簽署姓名和日期，填寫“對外發放*****登記表”（FJ-03），將原件歸檔。4.2對外發放文件（見項目文件管理流程圖序列D）由各專業產生的對外發放文件，按如下步驟操作：由各專業擬好文件后，交到項目秘書處，由項目秘書負責填寫“對外文件發送單”（FJ-05）的同時給發送單編號。“對外文件發送單”的編號可視項目具體要求米取如下兩種方式：——按發送外部組織的不同，設置不同的前綴，針對每一個外部組織從001開始編號；——不分外部組織，只要是公司對外發送的文件，統一設置前綴，從001開始編號。如項目協調程序中另有規定，請遵照協調程序中的規定執行。項目秘書負責將要發放的文件和“對外文件發送單”一并送至項目經理處簽字。項目經理簽字后，項目秘書負責按要求復印，并將文件按正確地址寄出。項目秘書負責據此添加、更新電子版“對外發放文件狀態表”（FJ-06）。項目秘書應保證每月底提交一份最新版的“對外發放文件狀態表”給計劃工程師。F）項目秘書負責將原件和“對外文件發送單”歸檔。歸檔時，原文件按專業歸類存放。“對外文件發送單”單獨存放，待已簽收的“對外文件發送單”返回后，以此替換原來未做簽收的一份。4.3內部條件（見項目文件管理流程圖序列E）對于項目各專業之間提的內部條件，包括設計、采購、施工各界面之間的條件，按如下程序進行發放、歸檔。由提條件人填寫“文件分發通知單”，并將此通知單和原條件一并交到項目秘書處。提條件人負責保證條件應有的簽字。項目秘書將收到的“文件分發通知單”編號后，將此清單及所提條件一并交給項目經理。項目經理簽字認可并標記要發放專業后，由項目秘書負責復印，發送至各專業負責人簽收。項目秘書將條件原稿按提條件專業存檔，并將簽收后的“文件分發通知單”附在條件原稿上一并存檔。項目秘書在文件分發過程中，應將“文件分發通知單”分為“外部文件分發通知單”和“內部文件分發通知單”兩類（采用相同格式，只是標題不同），分別編以序號。外部文件分發通知單的編號可采用如下兩種方法之一：——按照文件來源的外部組織的不同，設置不同的前綴，針對每一個外部組織從001開始編號；——不分外部組織，只要是外部組織發給公司的文件，統一設置前綴，從001開始編號。內部文件分發通知單的編號應按專業進行編號。編號順序可按各專業英文縮寫字母進行排序。例如：管道P-001開始編號。五、 電子文件電子文件的處理流程與上述紙介質文件相同，只是運行方式稍有差別。文件收發電子介質文件先由提條件人傳給項目經理或其授權人簽發，提條件人應在電子文件中指明發放范圍，項目經理閱后同意發放，則將電子文件轉發給項目秘書，由項目秘書根據指定的范圍發送。電子介質項目文件通過LotusNotes系統，由項目秘書對公司內部發送時，應與簡單紙介質相配合，首先由項目秘書在LotusNotes頁面上，注明項目名稱、文件名稱、文件編號、始發人等，并按指定的范圍在網上發放，然后由項目秘書將所發的文件目錄（或LotusNotes發送的原始頁面）打印出來，附上“項目文件對內發送單”交各專業負責人簽收，如接收專業在電子文件的接收過程中有問題，應及時找項目秘書以共享等其它方式獲得文件，項目秘書應協助解決。追溯視以“項目文件對內發送單”上的簽收為準。若電子文件有附件時，則提交電子文件的專業負責人應同時提交一份完整的紙文件給項目秘書，由項目秘書負責與打印的發送文件的LotusNotes原始頁面一同在項目組存檔。六、 項目文件的入庫按照項目的具體要求，項目組應最終一次將紙質文件統一入庫。由各專業負責人應將最終版初步設計文件、詳細設計的最終版底圖（無底圖時提供白紙圖）及圖紙總目錄交由項目秘書統一保存在項目組。待項目結束后，在項目經理指導下，經項目秘書整理后統一入庫，入庫時各專業負責人應提供必要的協助。如果項目紙介質文件由各專業分批入庫，則各專業負責人應提交一份最終圖紙/文件目錄給項目秘書，由項目秘書和項目秘書負責按此目錄整理電子版文件入庫。七、項目文件保存項目組電子介質文件的保存通過公司項目文件服務器實現。在項目成立之初，由項目秘書負責向公司信息中心申請，在“項目文件服務器”上建立“項目專用文件目錄”，以項目號命名，其使用人員范圍和權限由項目秘書統一通知信息中心授權。項目組所有計算機制作的成品文件，其電子版均應發送項目秘書（系列文件應是整理好的目錄結構）由項目秘書負責在項目專用文件目錄下登錄保存。升版文件應再次發送項目秘書，以對原文件進行替換。各專業發給項目秘書的電子文件，應保證每個文件中最多只含一張圖紙，不允許多張圖紙放在一個文件中。若項目沒有特殊規定，各專業傳給項目秘書的電子文件（含圖紙）應以文件號+版次命名。若一份紙文件是由若十個電子文件構成，則以文件號+版次建立目錄，將相應的多個電子文件以文件號+版次+順序號命名，順序號按此電子文件在紙文件中的順序先后排序。當外部來的電子文件較多時，由項目秘書按同樣的命名規則整理后放入“項目專用文件目錄”下，并做好目錄及時通知各專業負責人查看。項目電子介質文件的歸檔入庫工作，主要由項目秘書完成，各專業應給與必要的協助。入庫時，