第13頁共13頁公司檔案管?理制度樣本?一、總則?1、為?加強本公司?檔案工作，?充分發揮檔?案作用，全?面提高檔案?管理水平，?有效地保護?及利用檔案?，為公司發?展服務，特?制定本制度?。2、公?司檔案，是?指公司從事?經營、管理?以及其他各?項活動直接?形成的對公?司有保存價?值的各種文?字、圖表、?聲像等不同?形式的歷史?記錄。公司?檔案分為受?控檔案和非?受控檔案。?3、公文?承辦部門或?承辦人員應?保證經辦文?件的系統完?整（公文上?的各種附件?一律不準抽?存）。結案?后及時歸檔?。工作變動?或因故離職?時應將經辦?的文件材料?向接辦人員?交接清楚，?不得擅自帶?走或銷毀。?二、文?件材料的收?集管理?1、公司指?定專人負責?文件材料的?管理。2?、文件材料?的收集由各?部門或經辦?人員負責整?理，交總經?理審閱后歸?檔。3、?一項工作由?幾個部門參?與辦理的，?在工作中形?成的文件材?料，由主辦?部門或人員?收集，交行?政部備案。?會議文件由?行政部收集?。三、歸?檔范圍?1、重要的?會議材料，?包括會議_?___通知?、報告、決?議、總結、?典型發言、?會議記錄等?。2、本?公司對外的?正式發文與?有關單位來?往的文書。?3、本公?司的各種工?作計劃、總?結、報告、?請示、批復?、會議記錄?、統計報表?及簡報。?4、本公?司與有關單?位簽訂的合?同、協議書?等文件材料?。5、本?公司職工勞?動、工資、?福利方面的?文件材料。?6、本?公司的大事?記及反映本?公司重要活?動的剪報、?照片、錄音?、錄像等。?四、歸?檔要求1?、檔案質量?總的要求是?。遵循文件?的形成規律?和特點，保?持文件之間?的有機聯系?，區別不同?的價值，便?于保管和利?用。2?、歸檔的文?件材料種數?、份數以及?每份文件的?頁數均應齊?全完整。?3、在歸檔?的文件材料?中，應將每?份文件的正?件與附件、?印件與定稿?、請示與批?復、轉發文?件與原件，?分別立在一?起，不得分?開，文電應?合一歸檔。?4、不同?年度的文件?一般不得放?在一起立卷?；跨年度的?總結放在針?對的最后一?年立卷；跨?年度的會議?文件放在會?議開幕年。?5、檔?案文件材料?應區別不同?情況進行排?列，密不可?分的文件材?料應依序排?列在一起，?即批復在前?，請示在后?；正件在前?，附件在后?；印件在前?，定稿在后?；其它文件?材料依其形?成規律或特?點，應保持?文件之間的?密切聯系并?進行系統的?排列。?6、案卷封?面，應逐項?按規定用鋼?筆書寫，字?跡要工整、?清晰。五?、檔案管理?人員職責?1、按照有?關規定做好?文件材料的?收集、整理?、分類、歸?檔等工作。?2、按照?歸檔范圍、?要求，將文?件材料按時?歸檔。3?、工作人員?應當遵紀守?法、忠于職?守，努力維?護公司檔案?的完整與安?全。六、?檔案的利用?1、公司?檔案只有公?司內部人員?可以借閱，?借閱者都要?填寫《借閱?單》，報主?管人員批準?后，方可借?閱，其中非?受控文檔的?借閱要由部?門經理簽字?批準，受控?文檔的借閱?要由總經理?簽字批準。?2、檔案?借閱的最長?期限為兩周?；對借出檔?案，檔案管?理人員要定?期催還，發?現損壞、丟?失或逾期未?還，應寫出?書面報告，?報總經理處?理。3、?必須嚴格保?密，不準泄?露檔案材料?內容，如發?現遺失必須?及時匯報，?追求責任。?4、不準?拆卷及任意?抽、換卷內?文件或剪貼?涂改其字句?等；不得任?意摘抄或復?制案卷內容?，如確有需?要，必須經?領導批準才?能摘抄或復?制。___?_ie__?__ieb?ang.?5、必須愛?護檔案，保?持整潔，不?準在檔案材?料中寫字、?劃線或作記?號等。6?、不準轉借?，必須專人?專用。7?、用畢按時?歸還，如需?延長借閱時?間，必須通?知檔案管理?人員另行辦?理續借手續?。七、本?制度即日起?開始執行。?公司檔案?管理制度樣?本（二）?近日，國家?____局?局長李明華?簽署國家_?___局第?十三___?_，公布《?機關檔案管?理規定》（?以下簡稱《?規定》），?自____?年____?月____?日起施行。?《規定》?的頒布實施?，是國家_?___局在?新形勢下推?動機關檔案?工作的一項?重大舉措。?《規定》是?以中辦、國?辦《___?_加強和改?進新形勢下?檔案工作_?___》為?指導，以《?____檔?案法》《機?關檔案工作?條例》等法?律法規為依?據制定的。?全文共7章?____條?，第一章總?則，明確了?《規定》制?定的目的和?依據，機關?檔案定義，?機關檔案工?作的意義、?體制和管理?原則;第二?章機構和人?員，明確了?機關檔案工?作機構、人?員的要求，?確定了機關?檔案工作的?基本任務;?第三章基礎?設施，明確?了機關應設?置的各類檔?案用房及基?礎設施設備?要求;第四?章管理要求?，明確了機?關檔案的門?類和管理要?求，提出了?檔案從形成?到移交整個?管理流程的?各項要求;?第五章信息?化建設，明?確了機關檔?案信息化工?作管理要求?，對傳統載?體檔案數字?化和電子檔?案的管理做?出了詳細規?定;第六章?獎勵與處罰?，明確了應?予獎懲的各?類情形;第?七章附則，?對解釋權、?施行日期等?加以規定。?《規定》?具有___?_個顯著特?點。一是普?適性。將適?用范圍確定?為各級黨和?國家機關、?人民團體，?事業單位、?社會團體可?參照執行。?《規定》對?機關檔案管?理工作提出?的要求，充?分考慮了不?同層級機關?客觀條件的?差異，特別?對縣級或檔?案形成數量?較少的機關?明確了基本?要求。二是?實用性。《?規定》梳理?借鑒數十個?機關檔案工?作參照的標?準規范，對?機關檔案門?類劃分，檔?案形成收集?、整理歸檔?、保管保護?、鑒定銷毀?、開發利用?、統計移交?等做出詳細?規定，具備?較強的實用?性和操作性?。三是創新?性。《規定?》特別__?__近年來?機關檔案工?作出現的新?情況、新問?題，提出了?新形勢下機?關檔案工作?的任務和要?求，明確了?機關檔案工?作監督指導?的原則和方?式，提出了?建立檔案工?作協調機制?和工作網絡?，確定了檔?案工作各類?業務用房需?求，加強了?機關檔案信?息化工作等?，為機關檔?案工作轉型?升級提供了?依據。國?家____?局希望各地?區各部門認?真學習，抓?好貫徹落實?。國家__?__局將繼?續____?宣貫活動，?不斷加強監?督指導，采?取有效措施?引導提升各?地區各部門?機關檔案管?理水平。?公司檔案管?理制度樣本?（三）1?、總則1?、1為了加?強對檔案的?管理和收集?、整理工作?，有效地保?護和利用檔?案，為公司?的發展和經?營服務，特?制定本制度?。1、_?___本制?度所稱的檔?案，是指公?司各個部門?以及個人在?從事工作和?經營管理活?動中直接形?成的對公司?有保存價值?和利益關系?的各種文字?、圖表、聲?像等不同形?式的資料和?記錄。1?、____?公司所有部?門和個人均?有保護公司?檔案的義務?。1、_?___公司?的檔案工作?實行統一領?導、分級管?理的方式，?共同維護檔?案的完整與?安全，便于?公司在經營?中的借鑒和?利用。1?、____?本制度適用?于公司所有?檔案資料的?管理。2?、檔案管理?的機構與職?責2、_?___公司?的檔案工作?實行部門收?集保管，辦?公室統一歸?檔的原則。?2、__?__公司辦?公室為公司?檔案管理的?主管部門，?對公司的檔?案資料實行?統一的歸檔?和日常管理?，并對公司?各部門的檔?案管理進行?指導、監督?和檢查。具?體工作由辦?公室的檔案?管理員負責?。2、_?___公司?各部門為檔?案管理的分?管部門，負?責管理本部?門的檔案資?料。公司各?部門負責人?均應指定專?人（兼職檔?案員）負責?收集、保管?本部門的檔?案資料并督?促其及時歸?檔。2、?4辦公室的?檔案管理員?和各部門的?兼職檔案員?均為公司的?檔案工作人?員，應保持?相對穩定，?名單須報到?辦公室進行?備案，各部?門的檔案工?作人員如有?變動須及時?通知辦公室?。2、_?___檔案?工作人員出?現工作變動?或離職時，?應將其經辦?或保管的檔?案資料向接?辦人員交接?清楚，嚴禁?擅自帶走或?銷毀。2?、____?所有檔案工?作人員應忠?于職守，遵?守公司保密?制度，嚴守?公司秘密，?不得向無關?人員泄露檔?案內容。?3、檔案管?理3、_?___檔案?的歸檔3?、1、__?__公司應?歸檔的檔案?資料包括：?行政文書檔?案、人事檔?案、營銷業?務檔案、財?務檔案、設?備儀器檔案?、生產技術?資料檔案和?基建項目檔?案等。3?、1、__?__對于應?當立卷歸檔?的材料，各?部門須按照?規定，定期?向本部門的?檔案工作人?員移交、集?中管理，任?何個人不得?據為已有。?3、1、?3除人事檔?案由公司人?力資源部負?責外，其它?檔案資料均?由辦公室負?責整理分類?，立卷和歸?檔管理。人?力資源部的?檔案管理亦?遵循本制度?。3、1?、____?公司各部門?（人力資源?部除外）的?檔案工作人?員應于每年?的____?月____?日將本部門?本年度的檔?案材料移交?到辦公室。?3、__?__檔案保?管3、2?、____?公司所有檔?案資料均進?行專人、專?柜管理。?3、2、_?___檔案?管理員應做?好檔案資料?的立卷、案?卷排列和編?制案卷目錄?等工作。具?體的立卷工?作，相關部?門的檔案工?作人員應配?合檔案管理?員進行。?3、2、_?___檔案?工作人員應?做好案卷的?準確、及時?歸檔，并根?據檔案的密?級和保管期?限的不同，?分類進行管?理。3、?2、___?_檔案工作?人員應參照?國家的規定?和公司<保?密制度>，?對檔案資料?進行密級劃?分，并確定?保管期限，?上報董事會?，經批準后?執行。3?、2、__?__所有檔?案資料劃分?四個密級：?普通級、秘?密級、機密?級和絕密級?。具體劃分?標準見<保?密制度>。?3、2、?____檔?案工作人員?應注意檔案?資料的保護?工作，檔案?的存放地點?要做到“八?防”：防塵?、防潮、防?火、防盜、?防鼠、防蟲?、防霉、防?光。3、?2、___?_對于檔案?的管理和利?用，密級的?變更和解密?，參照國家?有關規定執?行。3、?____檔?案的查閱、?借閱3、?3、___?_公司員工?查閱、借閱?檔案時，應?嚴格辦理查?閱（借閱）?手續，由檔?案管理員對?查閱（借閱?）人、所查?閱檔案名稱?、查閱（借?閱）時間和?歸還時間進?行詳細登記?。3、3?、2查閱（?借閱）密級?檔案時，如?查閱人為<?保密制度>?中知曉范圍?外的員工或?公司外部人?員，須填寫?<檔案查閱?（借閱）申?請單>，經?檔案管理員?審核，批準?人審批后方?可進行查閱?（借閱）。?公司員工不?得查閱（借?閱）檔案內?容與本身工?作無關的檔?案。3、?3、___?_檔案查閱?（借閱）的?批準權限：?普通檔案由?辦公室主任?審批;秘密?級檔案由行?政總監審批?;機密級檔?案由總經理?審批，絕密?級檔案由董?事長審批。?3、3、?4原則上檔?案原件概不?外借，檔案?室可對常用?的檔案資料?復制副本，?供需要部門?借閱，副本?在使用部門?使用完畢后?，由檔案室?回收、保管?和銷毀，其?處理等同于?檔案原件。?3、3、?5查閱、借?閱公司檔案?者應愛護檔?案，不得在?文件上作任?何標記、標?志和涂改，?不得損壞檔?案。3、?3、6嚴禁?公司員工未?經允許私自?對檔案資料?進行復印和?復制，否則?將按照公司?<保密制度?>的有關規?定予以處罰?。3、_?___檔案?的銷毀3?、4、__?__對于超?過保管期限?或確已失去?價值的檔案?，檔案工作?人員應定期?銷毀。銷毀?前，檔案管?理員應將銷?毀檔案3、?4、2清單?上報辦公室?主任，經辦?公室主任審?核，報批準?人批準后，?方可銷毀。?3、4、?3任何人不?得私自銷毀?檔案。普通?檔案和秘密?級檔案的銷?毀由總經理?審批，機密?級和絕密級?檔案的銷毀?由董事長審?批。檔案的?銷毀具體見?<檔案銷毀?程序>。?3、4、_?___檔案?銷毀時應有?____人?以上進行現?場監督，嚴?禁私自銷毀?檔案。4?、附則4?、____?本制度由公?司辦公室制?訂，并負責?解釋和組織?實施。4?、____?本制度報總?經理批準后?施行，修改?時亦同。?4、___?_本制度施?行后，凡既?有的類似規?章制度自行?終止，與本?制度有抵觸?的制度以本?制度為準。?4、__?__本制度?自頒布之日?起施行。?實用的企業?檔案管理制?度1.目?的規范全?公司的檔案?管理。2?.適用范圍?本制度適?用于公司及?所屬各部門?檔案管理。?3.管理?原則分類?分部門管理?，行政部統?一監管。?4.職責與?權限4.?1各部門必?須設兼職的?檔案管理員?，規范部門?檔案管理。?4.2行?政部不定期?對各部門檔?案管理工作?進行監督和?檢查（每月?至少抽查一?次），對違?反本制度的?部門有權進?行處罰。?____檔?案的分類?（1）證照?類：如營業?執照及各類?證照。（?2）文件類?：分外來文?件和內__?__文件。?（3）制?度類。（?4）合同類?。（5）?計劃總結和?____類?。（6）?財務類。?（7）圖紙?類：工藝文?件、圖紙、?說明書等。?（8）人?事管理類：?人事檔案、?培訓記錄、?健康檔案、?安全、消防?等等。_?___檔案?的歸口存放?部門（1?）公司級檔?案存放在行?政部。（?2）其它檔?案由歸口部?門負責存放?。___?_檔案建檔?要求建立?檔案時要有?檔案編號和?檔案目錄。?____?檔案裝訂?檔案須裝訂?成冊保存，?某些特殊珍?貴的手稿、?照片等，采?用卷盒、相?冊等保管。?9.保存?年限原則?上公司重要?檔案永久保?存，進行檔?案銷毀時經?公司領導批?準。10?檔案日常管?理10.?1借閱1?0.1.1?借閱手續?（1）各部?門經辦人員?因業務需要?借閱檔案時?，應出示經?公司領導批?準的《檔案?資料借閱登?記表》，經?辦人在公司?借閱登記表?上簽字后方?可借閱。?（2）檔案?歸還時，檔?案管理員填?寫歸還日期?。10.?1.2檔案?借閱審批權?限（1）?證照類：由?公司總經理?或者其授權?人審批。?（2）文件?類：由行政?部審批，財?務、技術類?等重要文件?借