2010年11月16日公文寫作講座(楊老師)一、文書的概念

文書又稱應用文書或實用文書，是人們在日常的工作、學習和生活中，辦理公務、溝通情況、解決實際問題時所使用的一種實用性文體。按文書性質分為：公務文書私務文書

公文寫作講座(楊老師)在日常使用中可分為：法定公文《中國共產黨機關公文處理條例》規定的14種文書決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請求、批復、條例、規定、函、會議紀要。《國家行政機關公文處理辦法》規定的13種文書命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。公文寫作講座(楊老師)事務文書計劃、總結、調查報告、簡報、述職報告、大事記、公示、事跡材料等會務文書主持詞、開幕詞、閉幕詞、講話稿、會議議程、會議須知、會議紀錄、會議決議規章文書條例、規定、章程、辦法、守則等其他文書社交禮儀類：請柬、邀請函、回信、回電、感謝信、表揚信、喜報等專用書信類：倡議書、介紹信、聘書、證明書、保證書等宣傳信息類：消息、海報、啟事、聲明條據契約類：協議、請假條、借條、欠條、收條、留言條等公文寫作講座(楊老師)二、文書的特征一、文體的實用性二、格式的規范性三、內容的真實性四、表述的簡潔性五、應用的時效性六、對象的明確性公文寫作講座(楊老師)三、文書寫作規范（一）版面規范1.字號法定公文標題使用2號宋體字，正文用3號仿宋字，小標題使用3號黑體字。其他文書可參照公文字號。常用文書標題2號黑體或華文中宋字，加粗；正文使用小四號宋體字，1.5倍行距；小標題使用4號宋體字或黑體字，加粗。2.回行標題回行時，詞義要完整，排列對稱，間距恰當；正文回行應頂格；數字、年份不能回行。3.不宜使用自動編號功能數字與文字之間的間距過大，一般不宜在文書寫作中。

公文寫作講座(楊老師)三、文書寫作規范（二）字詞規范1.字不用錯字、別字、異體字，不用簡化的文字。

公共管理學院≠公公管理學院2.詞書面用語，忌用口語；用現代漢語，個別文言詞除外，如“其、之、者，所”等；不生造詞，正確運用現代高科技新術語；慎用重疊式詞語“開開心，明明白白，清清楚楚楚”等；感情色彩，褒貶詞性。正確使用代詞、助詞等：他她它，的地得。公文寫作講座(楊老師)三、文書寫作規范（三）數字的使用1.阿拉伯數字

除成文日期、部分結構層次序數和在成詞、慣用語、縮略語等作為詞素的數字必須使用漢字外，其它應用阿拉伯數字。2.概數

相鄰的兩個數字并列連用表示概數，必須用漢字，邊用的兩個數字不能標點符號隔開。3.約數

帶有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”等表示約數一般用漢字。當文中出現一組具有統計和比較意義的數字時，即有精確數字，又有約數時，為保持一致性，其約數也可用阿拉伯數字。公文寫作講座(楊老師)三、文書寫作規范4.結構層次序數第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，一般不超過四層。5.日期公文的成文日期必須使用漢字，如“二○一○年十月十七日”，其他日期一般用阿拉件數字，如“2010年10月17日”。“○”為插入符號中的特殊符號，而不是阿拉伯數字“0”，也不是英文字母“O”或“o”。公文寫作講座(楊老師)三、文書寫作規范（四）標點符號1.序號后面的標點符號“第一”后用“，”，“一”后用“、”，“1”后用“.”，“（一）”和“（1）”不用標點符號，不加空格。2.嘆號嘆號是具強烈感情色彩的標點符號，主觀性強，在文書中一般不用。3.不使用標點的情況小標題句尾；固定格式；每行的頂格不用標點符號。公文寫作講座(楊老師)三、文書寫作規范（五）單位名稱使用1.全稱規章制度中必須用全稱，經濟管理學院≠經管學院，2010級新生≠10級新生2.習慣簡稱共青團華南農業大學委員會=校團委共青團廣東省委員會=團省委公文寫作講座(楊老師)（六）生效標識1.單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間，成文時間右空4字；加蓋印章應采用“騎年蓋月，上大下小”的原則。端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。公文寫作講座(楊老師)2.聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。不署機關單位名稱。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。公文寫作講座(楊老師)當聯合行文需加蓋3個或以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。公文寫作講座(楊老師)四、常文文書行政公文

通知請示報告函會議紀要事務文書計劃、總結、調查報告、簡報、公示會務文書會議紀錄規章文書（略）其他文書社交禮儀類：請柬、邀請函、感謝信、表揚信、喜報等專用書信類：倡議書、介紹信、聘書、證明書等條據契約類：請假條、借條、欠條、收條、請假等公文寫作講座(楊老師)通知布置性通知、會議通知（一）標題發文機關+事由+通知（關于)+事由+通知特殊要求的通知：聯合、緊急、補充等+通知(二）主送機關（三）正文：事由常用開頭：據……、經……、由于……、按照……慣用語過渡：特通知如下通知事項：文章式寫法、條款式寫法結尾：希望、號召、要求一般事項通知常用結束語：希遵照辦理、請認真貫徹執行、請參照執行、特此通知等落款公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作請示（一）標題發文機關+（關于)事由+請示（二）主送機關（單頭請求、不越級請示、有隸屬關系）（三）正文（一文一事）請示原因：背景、依據、根據、理由等常用過渡語：為此、因此,綜上所述請示事項結束語：以上請示，請予批準當否，請批復妥否，請指示以上請示，如無不當（妥），請批復（準）（四）落款公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作報告（一）標題（關于）事由+報告（二)主送機關（三）正文1、綜合報告：基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今后意見2、專題報告(1)答復報告：上級何時布置何任務本單位領導的態度何意見辦理的大致過程辦理遇到的問題和需要進一步陳述的事項征詢上級對辦理結果的意見公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作（2）情況報告簡要交代開展的工作及效果開展工作的原因、目的工作開展的情況及具體做法，一些好的典型如何利用這項活動取得的成果推動其他工作（3）突發事件處理情況報告陳述事件發生、發展過程造成損失、危害、影響等處理辦法、措施總結教訓、提出防范措施對直接責任人提出處理意見（限責任事故）常見結束語：特此報告、專此報告、特此報告，請審閱（四)落款公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作函（商洽、問答、請批）（一）標題（關于）事由+(復)函（二）主送機關（三）正文開頭：發函緣由復函開頭：“年月日你處關于……問題的來函收悉，現答（簡）復如下”中間：咨詢、答復、要求、基本意見或方案結尾：常見結尾：請即復函請研究復函盼復特此函復（告）此復（四)落款

公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作會議紀要（一）標題會議名稱+會議紀要正副標題：正標題會議精神副標題：會議名稱+會議紀要如：以……精神為指導，開創……的新局面----……會議紀要（二）正文會議概況：會議目的、指導思想、時間、地點、名稱、主持單位、與會代表、主要議程、會議效果等會議主要精神：常用：會議討論了……、會議認為……、與會者認為……、會議強調……會議指出……等形式闡述會議的主要精神。會議的希望和要求：常用：會議希望……、會議要求…….

公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作計劃1、標題常見的兩種標題

計劃內容加文種構成，通常標明計劃范圍、計劃時限、計劃項目，如：＜＜林學院黨委信息中心2010年工作計劃＞＞單位名稱加計劃內容加文種如：＜＜林學院黨委信息中心新聞講解大賽活動方案＞＞

公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作２．正文計劃前言為何做因何做（指導思想、有關情況政策依據等）轉折詞如：為此．．．．計劃事項（一般分層次寫）目標，回答“做什么”措施，回答“如何做”要求，回答“做得怎么樣”3.結尾注意事項、號召或決心等公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作總結１、標題常見三種寫法

單位名稱加總結內容加文種（總結）如：林學院黨委信息中心2010年工作總結

比較平實莊重

總結內容或中心作標題如：加強質量管理，提高經濟效益我們是如何做好學生宿舍管理工作的

比較醒目引人注意

正副標題

如：建設社會主義精神文明的嘗試－－－－華南師大“美的咨詢”活動總結公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作2、正文導言：常見寫法：概述基本情況（工作總結）介紹主要成績（經驗總結）提出問題，發表議論公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作主體基本情況：基本過程主要措施做法主要成績：是總結的重點，加入實際事例，夾敘夾議基本經驗或體會存在問題和教訓主體內容的排列并列式遞進式３、結尾今后努力方向等公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作公示標題：發文機關+事由+公示《林學院黨委信息中心關于2010年招新擬錄用干事人選的公示》正文：公示原由公示事項公示要求落款：單位，時期公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作會議記錄整體重點記錄個體分別記錄內容翔實，準確，記錄結束簽字。公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作請柬，邀請函標題：請柬或請帖，邀請函或邀請信或邀請書稱謂：尊稱正文：時間，地點，活動內容。若有其他要求需明確注明。敬語：此致敬禮敬請光臨指導！祝頌，大安。一般個人用請柬，組織用邀請函；簡單的事用請柬，內容較多用邀請函。公文寫作講座(楊老師)幾種常見公文的寫作申請書標題：申請書或事由+申請書稱謂：接受申請的領導或組織正文：申請內容敬語：此致敬禮懇請批準落款：單位（蓋章）或個人簽名，日期

公文寫作講座(楊老師)聘書聘書周雅琳同學：茲聘請你為林學院黨委信息中心第三屆委員會主任，任期一年，時間為2010年3月至2011年3月。此聘林學院黨委（蓋章）XXXX年XX月XX日公文寫作講座(楊老師)表揚信表揚信林學院：在開展暑期“……”活動中，你院……，……先進事跡……。在此，……授予你院“XXXX榮譽”稱號。希望你院同學，……提出希望號召……。XXXXXXX年X月X日公文寫作講座(楊老師)喜報喜報蘇劍波同學：由于你在第X屆“挑戰杯”大賽中表現出色，榮獲大賽一等獎。此特報喜林學院黨委X年X月X日公文寫作講座(楊老師)倡議書建設“節約型校園”倡議書林學院全體老師、同學們：節約是一種美德（思想、意義）……。目前，我校浪費風氣泛濫……存在的問題……，發出倡議的目的……。因此，我們向全院師生發出如下倡議：一、…………五|……親愛的師生們，……總結。林學院黨委信息中心X年X月X日公文寫作講座(楊老師)介紹信介紹信（存根）茲介紹XXX等同學X人前往XX參觀學習。

X年X月X日（公章）（有效期X天）……………………….介紹信XXXX：茲介紹XXX等同學X人前往XX參觀學習，望接洽為盼。此致敬禮X年X月X日（公章）（有效期X天）公文寫作講座(楊老師)證明信證明茲證明XXX同學為我院2010級林學專業在讀本科生，其學號為2010XXXXXX，身份證號XXXXXXXXXX。特此證明華南農業大學林學院（蓋章）X年X月X日公文寫作講座(楊老師)借條借條今借到農學院迎賓牌壹塊，使用時間2010年10月9-11日，歸還時間10月12日。此據經手人：XXXX年X月X日公文寫作講座(楊老師)欠條欠條原借林馳同學人民幣壹仟壹佰圓整，已還陸佰圓整，尚