電子文件歸檔制度第一條為適應辦公及檔案信息化建設需要，規范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關法律法規，結合本單位實際，特制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可以在通信網絡上傳輸的文件。第三條按照檔案工作集中統一管理的原則，各科室形成的電子文件并需歸檔保存的應由單位綜合檔案室統一保管。綜合檔案室負責對電子文件歸檔的指導、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，計算機管理工作人員對電子文件的歸檔提供協助和支持。第四條各科室應建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負責本處室的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位職責。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實和有效利用，各科室從電子文件產生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。第六條歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關紙質文件歸檔的規定執行。第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔。指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案室移交的過程。物理歸檔。是指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件。第九條電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。第十條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應對其載體的技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十一條各科室在每年3月之前將上一年度應歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向綜合檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應在活動結束后及時歸檔。移交清單應一式兩份，交接雙方各執一份。第十二條移交檔案室的電子文件數字檔案應至少制作四套備份（一套硬盤，三套光盤），備份介質分開保管，一套提供利用、一套封存、一套異地保存、一套送交檔案館備份保存。第十三條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應采用專門的保護設備和保護技術手段，其載體應直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在OC；相對濕度控制在 。第十四條接收入庫的電子檔案，應定期進行檢驗、轉存，發現問題要及時采取恢復措施。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。第十六條利用歸檔的電子文件，應使用復制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規定，采取身份認證、權限控制等安全措施。第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經本單位有關業務處室和分管領導批準，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。第十八條綜合檔案室應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。一、 檔案管理人員為數字檔案室安全保密責任人，計算機管理工作人員要采取必要的計算機和網絡安全措施以協助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應自覺維護電子檔案的安全保密。二、 數字檔案室系統登錄帳號和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應定期更改，密碼長度應在八位以上，并由數字、大小寫字母與符號等組成。三、電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯網公開、政務網公開、本單位公開、不公開四個級別。檔案管理人員應根據電子檔案實際內容設置條目和原文的網上查詢利用級別，并根據查詢用戶需求設置該用戶網上查詢權限。四、 電子檔案（除業務檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。五、 電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網上提供查詢。六、 禁止外來計算機在未經許可的情況下使用檔案管理系統。一、 數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案網上查詢。二、 本單位工作人員經開通個人帳號，網上登錄進入數字檔案管理系統查詢數字檔案。外單位人員查詢單位檔案需經本單位分管領導同意后由檔案管理人員執行相應查詢操作。三、 本單位工作人員數字檔案利用權限分三級設定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發布的檔案信息進行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權限基礎上，可以添加指定分類的資料。高級用戶：是指中層以上的領導可以查閱各類檔案。四、 外來人員利用數字檔案管理系統查詢業務檔案資料，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應權限的內容。五、 查詢限制開放的數字檔案和紙質檔案需在網上提出查閱申請，需經分管領導審批同意后，由檔案管理人員提供查詢利用，六、網上數字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。一、 數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全。二、 各門類數字檔案經質量檢查合格后，輸入數字檔案室管理系統，由檔案室統一管理。三、 修改、刪除數字檔案必須由檔案管理人員執行操作。四、 數字檔案應至少制作四套備份（一套硬盤，三套光盤），備份介質分開保管，一套提供利用、一套封存、一套異地保存、一套送交檔案館備份保存。五、綜合檔案室應配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。紙質檔案數字化技術規范本制度參照中華人民共和國行業標準《紙質檔案數字化技術規范（ 一）》實施。以外包的方式請專業公司完成。范圍本標準規定了紙質檔案數字化的主要技術要求。本標準適用于采用各種設備對紙質檔案的數字化加工處理及數字化成果的管理。2規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡足不注日期的引用文件其最新版本適用于本標準。信息技術連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼第1部分：要求和指南信息技術連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼第部分：一致性測試電子文件歸檔與管理規范術語和定義下列術語利定義適用于本標準。?數字化用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。?紙質檔案數字化采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。?數字圖像表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣—連續函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。?黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態的文字稿、線條圖等。?連續色調靜態圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。?分辨率單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英寸點數表i。?失真度對檔案進行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。?可懂度數字圖像向人或機器提供信息的能力。?圖像壓縮消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中，較常見的有( 等壓縮格式。紙質檔案數字化基本要求?基本原則紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。?數字化對象的確定原則應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。?符合國家法律法規的原則紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。?價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。?基本環節紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。?過程管理?應加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。?紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。檔案整理在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。?目錄數據準備按照《檔案著錄規則》 等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。?區分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。?頁面修整破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等后再進行掃描。?檔案整理登記制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。?裝訂掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案掃描?掃描方式??根據檔案幅面的大小、、等選擇相應規格的掃描儀或專業擔描儀如工程圖紙可采用號圖紙掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。?紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。?掃描色彩模式?掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。?頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。?頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。?頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。?掃描分辨率?掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。?采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于 d特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。??需要進行 漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于 d?掃描登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。圖像處理?圖像數據質量檢查?對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。?由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。?發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。?發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。?認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。?糾偏對岀現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。?3去污對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。?圖像拼接對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處

理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。?裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。圖像存儲?存儲格式?采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。?提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為 B或其他格式。?圖像文件的命名紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。??多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。目錄建庫?數據格式選擇目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過 文檔進行數據交換。?檔案著錄按照《檔案著錄規則》 的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。?目錄數據質量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。10數據掛接?匯總掛接檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為"合格"后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。?數據關聯以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，耍認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。?交接登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。11數據驗收1?1數據抽檢?以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。?一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于?驗收指標?目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。?—個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到以上（含 ）時，給予以驗收“通過”。合格率抽檢合格的文件數抽檢文件總數X?驗收審核驗收"通過"的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。?驗收登記認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。12數據備份?備份范圍經驗收合格的完整數據應及時進行備份。?備份方式為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。?數據檢驗備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。?備份標簽數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。?備份登記填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。13數字化成果管理?應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。?紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。該標準文本以國家檔案局政策法規研究司法規標準化處編輯岀版的《檔案工作標準匯編》為準一、數字檔案鑒定以檔案主管部門的指導性文件和本單位《文件材料歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據和標準。二、 數字檔案鑒定工作需經分管領導同意，由檔案管理人員和有關職能部門組成的鑒定小組，根據檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數字檔案，重新進行審查，做出鑒定，提出存毀意見。三、 經鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。四、檔案鑒定小組將數字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數字檔案銷毀清冊，報請主管領導審批同意，在檔案管理系統刪除相關數據。五、數字檔案銷毀清冊要永久保存。六、嚴禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數字檔案。檔案數據網絡和信息設備維護使用制度一、 禁止外來計算機在未經許可情況下使用檔案管理系統。二、 嚴格按照計算機操作規程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應及時請技術人員處理，不得隨意盲目操作。三、 認真保護計算機設備，保持設備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在°C±°C，相對濕度V5。。四、 存、儲介質如移動硬盤、盤應由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質禁止在檔案計算機上使用。五、 禁止利用檔案計算機訪問互聯網網站、玩電子游戲或者觀看娛樂節目。檔案庫房管理制度一、 檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應嚴格按照《檔案法》的要求，對庫房進行經常性檢查，必須保持庫房整潔衛生。嚴禁存放與檔案無關的物品。二、 庫房內檔案排列應整齊、規范、有序，檔案存放前后保持一致。三、 做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。庫房內應配備有關設施，并經常性進行檢查，保持性能完好。四、 定期對庫存檔案進行檢查、整理，如發現有檔案褪變、破損的情況，應及時采取補救措施。保護檔案的安全，如遇特殊情況應及時檢查，發現問題要及時解決。五、 庫房內禁止吸煙、生火，不準堆放易燃易爆物品，經常檢查庫內電源線路及其它安全設施，及時排除各種隱患。六、非檔案室工作人員嚴禁進入庫房，檔案室工作