淺析以項目管理方式提高圖書館管理效率——以為研究生、教職工撰寫論文及開展課題提供服務為例淺析以項目管理方式提高圖書館管理效率——以為討論生、教職工撰寫論文及開展課題供應服務為例

企業的分散力;明確的管理過程，使管理結構更加扁平化，提高管理效率。

1.4項目管理的過程

項目管理是一個一次性的、漸進的、系統的過程，它主要分為:(1)啟動過程;(2)方案過程;(3)執行過程;(4)掌握過程;(5)結束過程。

2、圖書館開展項目管理的必要性

一個組織之所以做項目，是由于在實施方案的過程中，一段時間后，進展的方向會漸漸偏離目標。假如圖書館的目標是更好地為讀者服務，進一步的是引導讀者獵取相應的信息，在實際的工作中，往往不能滿意讀者的要求，不能履行引導讀者獵取信息的功能或一些沖突，如采納項目管理的方式，會使方案落差縮小，如圖1。

在圖書館的管理中，往往缺少方案和目標，都是一些日常的管理。這些不利于圖書館與社會進展接軌與創新。雖然圖書館不是以經濟利益為目標，但以項目的方式開展一些工作，必定會使圖書館的進展有所創新和得以持續性進展。

3、圖書館的一些功能滿意項目管理的特質

3.1討論生撰寫論文進行專題服務

圖書館應為討論生供應足夠的信息檢索點，編制各種專題名目，供應最新期刊信息通報、索引、文摘等二次文獻以及供應專題綜述、圖書評述等三次文獻，建立學位論文數據庫等。每年討論生論文撰寫有高峰期，討論的詳細方向也不同，有新增的專業，有國內國際新的討論成果，都需要一個特地的項目管理團隊來完成。lOcAlHost其目標就是更好地服務于討論生，制造質量更高的討論生論文，提高學校教學質量。

3.2科研項目供應重點服務

每個科研項目都有肯定的截止日期，各個方向的不同都需要專業的人士供應信息，項目管理運用在各個方向科研項目中，提高質量與速度。

3.3圖書館特色數據庫的建設

圖書館數據庫的開發，往往有肯定的周期性，開展起來需要肯定的經費和資源。根據項目管理的模式，可對成本進行估算、掌握、管理現金流等。

3.4圖書館組織的各種同學活動

例如每年的講座等都可以由項目的形式綻開。

3.5圖書館人才培育等管理工作

在圖書館全部日常管理中，圖書館的人才培育是最適合開展項目的。圖書館始終存在汲取高級人才難的問題，對圖書館現有人才進行培育，可為圖書館的進展供應人才。圖書館人才培育可按年為時間單位，開展不同內容和不同層次的培訓，對培訓的結果還可進行考核和評估。

4、項目管理方式開展圖書館工作的步驟

4.1項目規劃與方案

首先要組建團隊，團隊的成員必需了解獵取圖書館信息途徑，和肯定的專業背景和協調力量;其次是方案為服務對象開展哪些服務，為討論生和教職工撰寫論文供應服務，內容可有以下幾個方面:(1)詢問服務，為服務對象供應面對面服務，包括介紹、指導服務對象討論方向的館藏資源等;(2)整理、編寫相關專業的二次文獻，最新討論動向等;(3)與選購部門聯系引進服務對象需要的資源;(4)開展論文寫作講座或溝通等活動;(5)建設與學校專業相關的特色論文數據庫;(6)關心服務對象進行科技查新工作;(7)對一些服務進行合理收費工作;(8)在館內設立討論生論文撰寫教室，配備相關計算機等資源，為同學與指導老師供應溝通的平臺等。

4.2項目組織形成

由于項目的一次性與獨特性的特點，在打算一個項目以后，就需要依據這一項目的詳細狀況，建立項目的管理班子，負責項目的實施、費用掌握、時間掌握和質量掌握，按項目的目標去實現項目。根據組織結構的基本原理和模式，項目的組織結構也可分為線性的項目組織結構、職能的項目組織結構和矩陣的項目結構等若干形式。項目管理組織的結構實質上打算了項目管理班子實施項目獵取所需資源的可能方法與相應的權力，不同的項目組織結構對項目的實施會產生不同的影響。由于圖書館開展的項目相對比較單純，也不是以純粹的經濟利益為目的，可實行線形和職能相結合的形式，見圖2。

4.3項目實施及掌握

4.3.1對項目進行資源安排

每個組織的人力資源配置都有肯定的限額。當圖書館開展項目的時候，不行能特地配置項目人員。對資源的安排要避開“按人員安排工作還是按工作安排人員”的風險。以為討論生、教職工撰寫論文及開展課題供應服務為例。見圖2，項目組長直接向館長負責，主要由組長服務對象，由組織成員收集信息、整理信息及一些服務服務對象的工作。組織成員可由各部門的人員參與，如采編，信息，流通等部門，組織成員最好具有外語、計算機及其他專業學問背景、對本部門工作熟識，便于開展工作，由項目組長協調工作。

4.3.2實施方案

實施方案的過程主要包括:對將進行的活動進行方案支配，包括估算工作內容和工期，在工作范圍內對活動進行日程支配等:對工作授權;描述活動的日程支配和描述時間進度。以為討論生、教職工撰寫論文及開展課題供應服務為例，項目組成后，在實施的過程中由項目組長對工作進行支配，定義團隊，組織工作人員進行工作。

4.3.3安排工作

當工作即將開展時，要明確每個項目成員的工作職責、范圍準時間等。以為討論生和教職工撰寫論文供應服務為例，安排工作包括:項目組長開展講座等活動、負責內部協調、擬訂討論方向、收集資料、科技查新及服務等工作，項目成員按

淺析以項目管理方式提高圖書館管理效率——以為討論生、教職工撰寫論文及開展課題供應服務為例

照項目組長的要求，分別負責收集資料，制作數據庫，向項目組長供應信息、服務等工作。

4.3.4有效掌握

當項目被運行，我們必需確保它能取得預期的效果，以為討論生、教職工撰寫論文及開展課題供應服務為例，項目的運行是更好地服務于服務對象，從而提高論文的數量與質量。在項目的開展過程中，確定會消失一些沖突和困難使服務對象不能獵取相應的最新的信息或使服務對象不情愿接受服務。假如消失這樣大的偏差就實行訂正措施，這種結構化的方法就是掌握，掌握過程包含以下4個關鍵步驟:(1)指定方案并估算執行狀況;(2)檢測并報告結果;(3)將報告結果與方案進行對比，并估計將來結果;(4)方案并實行有效行動來修復原訂方案，或者將偏差削減到最小，見圖3。

4.4項目收尾

項目要留意兩個問題，以為討論生、教職工撰寫論文及開展課題供應服務為例，第一此項目雖然有討論生畢業時間及課題結束的時候，但時間長久，為了更好地總結閱歷，可以以年或學期或學年單位進行總結。為了下一次項目的開展，對已結束項目要做好數