第六章秘書辦會第一節會議概述第二節會前準備第三節會間工作第四節會后工作第一節會議概述會議管理模式主要有兩種：一是上意下達，也就是說，在大多數情況下，公司最高領導層已做出了決定，開會是把決定貫徹下去。歐美多為這種模式。二是下意上達的審批制。即各職能部門首先提出自己的意見，上報公司領導，公司領導開會討論，最終決定是否采納。中國、日本多是這種模式。○會議：○會議：○其他聚會○會前準備

一、 制定會議籌備方案二、 準備會議文件資料三、 布置會場四、 發送會議通知五、 安排食宿六、 會議的接（送）站報到七、 會議的經費預算○會議籌備方案

1、 確定會議的主題與議題2、 確定會議的名稱3、 確定會議的議程和日程4、 確定會議的時間和日期5、 確定會議所需的設備和工具6、 確定會議與會代表的組成7、 確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發放工作8、 確定會議經費預算9、 確定會議的住宿和餐飲安排10、 確定會議的籌備機構○會議籌備方案

君安實業公司2003年年會預（籌備方案）一、 會議議題：總結2002年公司的全面工作；討論并通過2002年公司決算報告和2003年公司預算報告；研究在新的歷史條件下，公司發展的總體戰略與策略；研究如何適應新的市場競爭形勢，改變營銷策略。二、 與會人員：總公司管理層和各分公司管理層部門經理以上管理人員。○會議籌備方案

三、會議議程：（1）12月22日，由公司總裁王于作《君安實業總公司2002年工作總結報告》，并交與大會討論審議；（2）12月23日，由財務總監張軍作《君安實業總公司2002年財務決算報告》和《君安實業總公司2003年財務預算報告》，并提交大會審議通過；（3）12月24日，討論2003年公司如何根據新形勢，確定公司總體發展戰略，分組講座，再進行大會發言；（4）12月25日，研討公司2003年新的營銷策略，由銷售總監劉冰作《君安實業總公司2002年銷售工作總結和2003年市場預測分析》，并討論如何制定新的營銷策略。四、會議召開辦法：開幕式、閉幕式為大會形式。討論分為大會討論和小會討論相結合。○會議籌備方案

五、會議籌備工作：擬組織會務組、接待組、秘書組三個精干的小組。秘書組重點負責總裁工作報告的起草和所有會議文件的印制、校對、分發，做好會議記錄，做好會議的宣傳、簡報工作；會務組負責會務組織、場地布置、財務工作；接待組負責住宿工作、交通工作、生活服務。預算、決算報告和銷售工作總結分別由財務部和銷售部門負責起草。大會的各項準備工作需于12月20日以前完成。六、會議經費：會議經費總計25萬元，由公司行政經費中撥出。（經費預算見“附件”）○會議籌備方案

七、會議的生活服務和后勤保障：會議代表統一安排在公司招待所住宿，伙食標準為每人每天120元，自助餐形式，25日晚安排會餐，然后在愛天地大廈卡拉OK廳安排對話聯歡會。公司車隊將派出五輛小轎車和兩輛大巴供大會使用。八、在開幕式上，擬請市工委副書記石明講話。在閉幕式上，由公司總裁高原作總結報告。附：（1）會議經費預算表。（2）會議通知。（3）會議日程表。○會議時間的安排● 確定會議時間A． 先要考慮主要領導、主管領導和主持人的時間是否適宜。在上司出差返回的當天盡量不安排重要會議。B． 有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓是否能到會。C． 會議議題應集中，日程就高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續進行的最佳時間是3小時以內。D． 安排會議時間要考慮人們的生理節律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率較高。○安排會議議程和日程要注意的問題A．要把握會議的目的。即了解會議召開的原因。B．要保證重要人物能夠出席會議，為此需要先安排關鍵人物的時間。同時要注意根據多數人的意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。C．例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現會議給人們帶來的疲勞。D．如遇到幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會，所以，全體會議安排在上午，分組討論則可安排在下午，晚上可安排一些文娛活動。E．會議方程的編制在前，議程確定了，才能具體安排日程的內容。方程一般不宜變動，日程可根據需要進行微調。F．會議日程和議程的內容應相吻合，并要經主要領導審核確定。○會議議程的樣式：全球數字化背景下中國語言文學研究學術研討會會議議程

廣州市語言文學學會年會將于12月15日（星期六）、16日（星期日）在佛山三水舉行。1、宣布會議日程。2、由學會秘書長吳晟宣布大會開幕，介紹市社科聯領導、學會理事及來賓。3、徐南鐵副會長致開幕詞。4、市社科聯領導致詞。5、秘書長匯報一年來的學會工作。6、大會發言。分兩段進行，第一段由學會副會長王首程、副秘書長戴仲平主持；第二段由學會紀德君、許光烈主持。7、由特邀嘉賓吳承學教授作大會總結。8、由副會長張海歐宣布閉幕。○會議日程樣式：全球數字化背景下中國語言文學研究學術研討會會議日程2007年12月15日（星期六）一、上午8：30會議代表在廣州大學桂花崗校區上車，中途在暨大、華師、華農、中大接學會學術顧問。入住佛山三水柏安酒店。二、上午11時正，召開學會理事會。三、上午12時午餐。四、下午1：30大會開幕。五、下午5：00大會閉幕。六、下午6：00晚餐。七、晚上8：00—11：00卡拉OK。2007年12月16日（星期日）一、上午7：30—8：00早餐。二、上午8：30參觀公園。三、12：00午餐。四、下午1：30回廣州。○準備會議文件資料1、為上司撰寫會議文稿：根據上司的指示，為其草擬各種會議文稿，然后將這些草擬稿送上司審閱，并根據上司的要求修改、定稿，打印成文。2、為上司準備材料：主要是兩類。一是對議題的說明，即會議的目的；二是對議案的說明。為上司準備的資料應在會前整理妥當后，按上司需要的順序排好，放在文件夾內。3、組織好發言人的文稿：會上所做的重要發言的文稿，秘書人員要事先與發言人聯系、收集，在會前分發給每位與會人員，并作為會議檔案之一收存。4準備資料袋：秘書人員在準備文件資料的同時，常要準備一個資料袋。在做好各種會議資料的收集的前提下，按所需規格、款式和數量將他們打印出來，并放入資料袋中。這些資料有會議通知、會議日程、會議文獻、會議證等，在與會者報到時，發給他們。○會前會場檢查B．檢查空調設備，必要時做好開機的準備，一般要在會議前兩個小時開機預熱或預冷。C．檢查好燈光、擴音設備。D．檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。E．如有陌生人或外來人員參加會議，應擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。F．在每人座位前擺放好絕筆。G．多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。H．如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。I．會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。J．如果是電話、廣播會議須提前檢查線路，保證專人服務。K．如果是電話、廣播會議須提前檢查線路，保證音響效果良好。○發送會議通知1、為了規范公司的管理及動作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過各種形式傳遞到有關人員，以示正規和鄭重。2、時間較長或較正規的大型會議至少要提前兩星期發出通知或邀請函，并且附上回執或一張注明了本單位地址、郵編、電話、收信人、發信人姓名明信片，以便對方有時間考慮并能及時回復。也能確保會議信息能夠按時、完整地傳達到與會者。3、書面通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。4、會中使用的有關票證：如人場券、代表證、汽車通告證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等與會議通知一并發出。5、如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具線路。6、會議通知樣本要作為檔案收存。○發送會議通知1、為了規范公司的管理及動作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過各種形式傳遞到有關人員，以示正規和鄭重。2、時間較長或較正規的大型會議至少要提前兩星期發出通知或邀請函，并且附上回執或一張注明了本單位地址、郵編、電話、收信人、發信人姓名明信片，以便對方有時間考慮并能及時回復。也能確保會議信息能夠按時、完整地傳達到與會者。3、書面通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。4、會中使用的有關票證：如人場券、代表證、汽車通告證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等與會議通知一并發出。5、如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具線路。6、會議通知樣本要作為檔案收存。○會議的經費預算會議經費的主要內容有：文件資料費郵電通訊費會議設備和日用品費會議場所租用費會議辦公費會議住宿補貼費會議伙食補貼會議交通費其他不可預見的臨時性開支第二節會間工作一、 會場的組織與服務二、 會議信息的收集與編發三、 會議記錄的制作四、 會議文件的起草○會場的組織與服務

1、 組織簽到和登記2、 做好會議記錄和必要的錄音錄像工作3、 會議設備的操作與維護4、 做好會議的記錄工作5、 提供會議資料與聯絡協調6、 做好會議保密工作7、 組織好會議期間的住宿、車輛、娛樂、照相等工作8、 會議的信息工作第二節會后工作一、 合理安排與會人員返程二、 提醒與會者及時做好各種物品的清退三、 清理會場和文件四、 整理會議材料，立卷歸檔五、 會議的總結工作六、 會議效果的評估工作七、 催辦和反饋眼睛容不下一粒砂土安全來不得半點馬虎。6月-236月-23Wednesday,June7,2023杜絕不良思想，發揚優質精神。13:44:4713:44:4713:446/7/20231:44:47PM作業精神：，第一次做對，次次都做對。6月-2313:44:4713:44Jun-2307-Jun-23安不可忘危，治不可忘亂。13:44:4713:44:4713:44Wednesday,June7,2023提供優質的產品，是回報客戶最好的方法。6月-236月-2313:44:4713:44:47June7,2023質量做得好，錯漏自然少。2023年6月7日1:44下午6月-236月-23成功者找方法，失敗者找借口。07六月20231:44:47下午13:44:476月-23安全第一，預防為主，綜合治理，整體推進。六月231:44下午6月-2313:44June7,2023要想產品銷得好，產品質量最重要。2023/6/713:44: