商務談判的準備培訓教材公開課第六章商務談判的準備進行一場商務談判，前期準備工作非常關鍵。大部分重要的談判工作是在準備階段完成的。商務談判準備工作一般包括談判背景調查、談判組織準備、談判計劃的制訂等項任務。一、

商務談判背景調查（一）商務談判背景調查的內容

1、對談判環境因素的分析談判是在一定的法律制度和某一特定的政治、經濟、文化影響下的社會環境中進行的。它們會直接、間接地影響談判。談判，特別是涉外商務談判的環境因素包括談判對于國家的所有客觀因素。如它的政治法律、社會文化、經濟建設、自然資源、基礎設施、氣候條件與地理位置等等。英國談判專家馬什對談判有關的環境因素概括為以下幾類：

（1）政治狀況1）國家對企業的管理程度，涉及到企業自主權的大小。2）經濟的運行機制3）對方當局政府的穩定性。4）政府與買賣雙方之間的政治關系（2）宗教信仰（3）法律制度

（4）商業做法（5）社會習俗1）衣著、稱呼方面，什么才是合乎規范的標準?2）是否只能在工作時間談業務?在業余時間是否也可談業務?3）社交場合中是否應該帶妻子?是不是所有的款待、娛樂活動都在飯店、俱樂部等地進行?4）送禮的方式、禮品的內容有什么習俗?5）在大庭廣眾之下，人們是否愿意接受別人的批評?人們是如何看待榮譽、名聲等問題的?這涉及到雙方意見交流的方式和策略。6）婦女是否參與經營業務?如參與是否與男子具有同等的權力?（6）基礎設施與后勤供應系統1）該國的人力資源情況?包括勞動力數量、質量。2）該國的郵電通訊、交通運輸狀況如何?

2、對談判對手的調查談判對手的情況是復雜多樣的，主要調查分析對方的客商身份、對方的資信情況、對方的資本、信用及履約能力、參加談判人員的權限和談判目的等情況。(1)客商身份調查首先應該對談判對手屬于哪一類客商了解清楚，避免錯誤估計對方，使自己失誤甚至受騙上當。

①對待在世界上享有一定聲望和信譽的公司，談判中要求有較高超的談判技巧，要有充足的自信心②對待享有一定知名度的客商，要看到對方比較講信譽，占領我國市場比較迫切，技術服務和培訓工作比較好，對我方在技術方面和合作生產的條件比較易于接受，是較好的貿易伙伴。

③對待沒有任何知名度的客商，只要確認其身份地位，深入了解其資產、技術、產品、服務等方面的情況，也是我們很好的合作伙伴。

④對待專門從事交易中介的客商，要認清他們所介紹的客商的資信地位，防止他們打著中介的旗號行欺騙的手段。⑤對待“借樹乘涼”的客商，不要被其母公司的光環所迷惑，對其應持慎重態度。⑥對待各種騙子型的客商，我們一定不要被對方虛假的招牌、優惠的條件、給個人的好處所迷惑，使自己誤人圈套。

(2)談判對手資信調查對談判對手進行資信狀況的調查研究，是談判前準備工作極其重要的一步。對談判對手資信情況的調查包括以下內容：①是對方主體的合法資格；參加商務談判的企業組織形式主要有三種：A、公司（有限責任與股份），具有法人資格。法人應具備三個條件：a、必須有自已場所，組織機構是決定和執行法人各項事務的主體b、必須有自己的財產，這是法人參加經濟活動的物質基礎與保證c、必須具有權利能力和行為能力B、合伙企業C、個體戶

對客商合法資格的審查還應包括對前來談判的客商的代表資格或簽約資格進行審查；在對方當事人找到保證人時，還應對保證人進行調查，了解其是否具有擔保資格和能力；在對方委托第三者談判或簽約時，應對代理人的情況加以了解，了解其是否有足夠權力和資格代表委托人參加談判。②是對方的資本、信用與履約能力。

對談判對手資本審查主要是審查對方的注冊資本、資產負債表、收支狀況、銷售狀況、資金狀況等有關事件。因此，應該通過公共會計組織審計的年度報告、銀行、資信征詢機構出具的證明來核實。通過對談判對手商業信譽及履約能力的審查，主要調查該公司的經營歷史、經營作風、產品的市場聲譽與金融機構的財務狀況，以及在以往的商務活動中是否具有良好的商業信譽。

③了解對方談判人員的權限談判的一個重要法則是不與沒有決策權的人談判。要弄清對方談判人員的權限有多大，對談判獲得多少實質性的結果有重要影響。④了解對方的談判時限要注意搜集對手的談判時限信息，辨別表面現象和真實意圖，做到心中有數，針對對方談判時限制定談判策略。

⑤了解對方談判人員其他情況要從多方面搜集對方信息，以便全面掌握談判對手。比如，談判對手談判班子的組成情況，談判對手的談判目標，談判對手對己方的信任程度。3、對談判者自身的了解在談判前的準備工作中，不僅要調查分析客觀環境和談判對手的情況，還應該正確了解和評估談判者自身的狀況。自我評估首先要看到自身所具備的實力和優勢，同時要客觀地分析自己的需要和實現需要缺欠的優勢條件。(1)談判信心的確立談判者應該了解自己是否準備好支持自己說服對方的足夠的依據，是否對可能遇到的困難有充分的思想準備，一旦談判破裂是否會找到新的途徑實現自己的目標。(2)自我需要的認定滿足需要是談判的目的，清楚自我需要的各方面情況，才能制定出切實可行的談判目標和談判策略。談判者應該認定以下幾個問題：①希望借助談判滿足己方哪些需要②各種需要的滿足程度③需要滿足的可替代性需要滿足的可替代性包含兩方面內容：一是談判對手的可選擇性有多大二是談判內容可替代性的大小④滿足對方需要的能力鑒定談判者不僅要了解自己要從對方得到哪些需要的滿足，還必須了解自己能滿足對方哪些需要，滿足對方需要的能力有多大，在眾多的提供同時需要滿足的競爭對手中，自己具有哪些優勢，占據什么樣的競爭地位。

（二）商務談判背景調查的手段調查要尋求多種信息渠道和調查方法，使調查的結果全面真實準確地反映現實情況。1、背景調查的信息渠道(1)印刷媒體。印刷媒體主要通過報紙、雜志、內部刊物和專業書籍中登載的消息、圖表、數字、照片來獲取信息。(2)電腦網絡。

(3)電波媒介。電波媒介即通過廣播、電視播發的有關新聞資料，其優點是迅速、準確、現場感強，缺點是信息轉瞬即逝，不易保存。(4)統計資料。統計資料主要包括各國政府或國際組織的各類統計年鑒(5)各種會議。通過參加各種商品交易會、展覽會、訂貨會、企業界聯誼會、各種經濟組織專題研討會來獲取資料(6)各種專門機構。各種專門機構包括國內貿易部、對外貿易部、對外經濟貿易促進會、各類銀行、進出口公司、本公司在國外的辦事處、分公司、駐各國的大使館等。(7)知情人士。例如，各類記者、公司的商務代理人、當地的華人、華僑、駐外使館人員、留學生等。

2、背景調查的方法(1)訪談法調查者直接面對訪問對象進行問答，包括個別對象采訪，也包括召集多人舉行座談。這種方法的特點是可以有針對性地抽樣選擇訪談對象，可以直接感受到對方的態度、心情和表述。

(2)問卷法問卷的設計要講究科學性和針對性，既有封閉式問題又要有開放式問題。這種方法的特點是可以廣泛收集相關信息，利于實現調查者的主導意向，易于整理分析，難點在于如何調動被調查者填寫問卷的積極性以及保證填寫內容的真實性。

(3)文獻法從公開出版的報紙、雜志、書籍中收集，也可以從未公開的各種資料、文件、報告中收集。文獻法的特點是可以收集到比較權威比較準確的信息，但是要注意信息是否陳舊、過時。(4)電子媒體收集法電子媒體指、電腦、電視、廣播等媒體。通過電子媒體收集信息可以及時獲取最新信息。(5)觀察法觀察法是指調查者親臨調查現場收集事物情景動態信息。這種方法可以補充以上幾種方法的不足。通過親自觀察得到最為真實可靠的信息。(6)實驗法實驗法即對調研內容進行現場實驗的方法。

3、背景調查的原則(1)可靠性收集的信息要力求真實可靠，要選用經過驗證的結論、經過審準的數據和經過確認的事實。(2)全面性背景調查的資料力求全面系統，應該從整體上反映事物的本質，不能僅僅靠支離破碎的信息來評估某些事物。

(3)可比性調查資料要具備可比性。一方面可以橫向比較，針對同一問題收集多個資料，就可以在比較中得出正確的結論；另一方面可以縱向比較，可以通過事物的過去分析其現在和未來的發展趨勢，找出事物發展的規律性。(4)針對性背景調查工作是一項內容繁雜的工作，需要耗費大量的精力和時間，短時間內不可能把所有背景都調查清楚。要將與談判有最密切聯系的資料作為重點調查內容，要將最急需了解的問題作為優先調查內容，這樣才能提高調查工作效率，爭取時間，占據主動。(5)長期性背景調查既是談判前的一項準備工作，又是企業一件長期的任務。在企業經營管理工作中重視信息的重要作用，建立完善的信息收集網絡，不間斷地將各種重要信息隨時進行收集存檔，就可以為企業經營、商務談判不失時機地提供各種決策依據。4、資料的加工整理(1)要將收集的資料進行鑒別和分析，剔除某些不真實的信息、某些不能有夠證據證明的信息、某些帶有較多主觀臆斷色彩的信息，保存那些可靠的、有可比性的信息，避免造成錯誤的判斷和決策。

(2)要在已經證明資料可靠性的基礎上將資料進行歸納和分類。將原始資料按時間順序、問題性質、反映問題角度等要求分門別類地排列成序，以便于更明確地反映問題的各個側面和整體面貌。(3)將整理好的資料做認真的研究分析，從表面現象探求其內在本質，由此問題邏輯推理到彼問題，由感性認識上升到理性認識，然后提出有重要意義的問題。

(4)將提出的問題作出正確的判斷和結論，并對談判決策提出有指導意義的意見，供企業領導和談判者參考。(5)寫出背景調查報告。調查報告是調查工作的最終成果，對談判有直接的指導作用。調查報告要有充足的事實、準確的數據，還要有對談判工作起指導作用的初步結論。

二、商務談判的組織準備1、談判組織的構成（1）談判組織的構成原則1）知識互補知識互補包含兩層意思：一是談判人員各具備自己專長的知識，都是處理不同問題的專家，在知識方面相互補充，形成整體的優勢。

二是談判人員書本知識與工作經驗的知識互補。談判隊伍中既有高學歷的青年知識學者，也有身經百戰具有豐富實踐經驗的談判老手。2)性格協調談判隊伍中的談判人員性格要互補協調，將不同性格人的優勢發揮出來，互相彌補其不足，才能發揮出整體隊伍的最大優勢。3)分工明確談判班子每一個人都要有明確的分工，擔任不同的角色

（2）談判組織的構成1)談判人員配備配備各類精通本專業的人員組成一個素質過硬、知識全面、配合默契的隊伍。①談判隊伍領導人。負責整個談判工作，領導談判隊伍，有領導權和決策權。有時談判領導人也是主談人。②商務人員。由熟悉商業貿易、市場行情、價格形勢的貿易專家擔任，商務濟貿易的對外聯絡工作。

③技術人員。在談判中負責對有關生產技術、產品性能、質量標準、產品驗收、技術服務等問題的談判，也可為商務談判中價格決策作技術顧問。④財務人員。由熟悉財務會計業務和金融知識，具有較強的財務核算能力的財會人員擔任。主要職責是對談判中的價格核算、支付條件、支付方式、結算貨幣等與財務相關的問題把關。

⑤法律人員。職責是做好合同條款的合法性、完整性、嚴謹性的把關工作，也負責涉及到法律方面的談判。⑥翻譯。由精通外語、熟悉業務的專職或兼職翻譯擔任，主要負責口頭與文字翻譯工作，溝通雙方意圖，配合談判運用語言策略。2)談判人員的分工與配合談判人員的分工是指每一個談判者都有明確的分工，都有自己適當的角色，各司其職。

談判人員的配合是指談判人員之間思路、語言、策略的互相協調，步調一致，要確定各類人員之間的主從關系、呼應關系和配合關系。①主談與輔談的分工與配合所謂主談是指在談判的某一階段，或針對某些方面的議題時的主要發言人，或稱談判首席代表。主談是談判工作能否達到預期目標的關鍵性人物，其主要職責是將已確定的談判目標和談判策略在談判中得以實現。

主談的地位和作用對其提出了較高的要求：深刻理解各項方針政策和法律規范，深刻理解本企業的戰略目標和商貿策略，具備熟練的專業技術知識和較廣泛的相關知識，有較豐富的商務談判經驗，思維敏捷，善于分析和決斷，有較強的表達能力和駕馭談判進程能力。主談必須與輔談密切配合才能真正發揮主談的作用。輔談要配合主談起到參謀和支持作用。

②“臺上”和“臺下”的分工與配合臺上人員是直接在談判桌上談判的人員，臺下人員是不直接與對方面對面地談判，而是為臺上談判人員出謀劃策或準備各種必需的資料和證據的人員。2、談判組織的管理談判組織的管理包括談判組織負責人對談判組織的直接管理和高層領導對談判過程的宏觀管理。

（1）談判組織負責人對談判組織的管理1)談判組織負責人的挑選和要求談判組織負責人應當根據談判的具體內容、參與談判人員的數量和級別，從企業內部有關部門中挑選，可以是某一個部門的主管，也可以是企業最高領導。在選擇組織負責人時要考慮以下幾點：①具備較全面的知識。

②具備果斷的決策能力。當談判遇到機遇或是遇到障礙時，能夠敏銳地利用機遇，解決問題，做出果斷的判斷和正確的決策。③具備較強的管理能力。談判負責人必須具備授權能力、用人能力、協調能力、激勵能力、總結能力，使談判隊伍成為具備高度凝聚力和戰斗力的集體。④具備一定的權威地位。談判負責人要具備權威性，有較大的權力，如決策權、用人權、否決權、簽字權等；要有豐富的管理經驗和領導威信，能勝任對談判隊伍的管理。

2)談判組織負責人管理職責①負責挑選談判人員，組建談判班子，并就談判過程中的人員變動與上層領導取得協調。②管理談判隊伍，協調談判隊伍各成員的心理狀態和精神狀態，處理好成員間的人際關系，增強隊伍凝聚力，團結一致，共同努力，實現談判目標。③領導制定談判執行計劃，確定談判各階段目標和戰略策略，并根據談判過程中的實際情況靈活調整。

④主管己方談判策略的實施，對具體的讓步時間、幅度，談判節奏的掌握，決策的時機和方案做出決策安排。⑤負責向上級或有關的利益各方匯報談判進展情況，獲得上級的指示，貫徹執行上級的決策方案，圓滿完成談判使命。（2）高層領導對談判過程的宏觀管理1)確定談判的基本方針和要求

在談判開始前，高層領導人應向談判負責人和其他人員指出明確的談判方針和要求，使談判人員有明確的方向和工作目標。2)在談判過程中對談判人員進行指導和調控高層領導應與談判者保持密切聯系，隨時給予談判人員指導和調控。①談判桌上出現重大變化，與預料的情況差異很大，交易條件變化已超出授權界限時，需要高層領導做出策略調整，確定新的目標和策略。

②企業本部或談判班子獲得某些重要的新信息，需要對談判目標、策略做重大調整時，高層領導應及時根據新信息作出決定，授權談判班子執行。③談判隊伍人員發生變動時，尤其是主談發生變動時，要任命新的主談，并明確調整后的分工職責。3)關鍵時刻適當干預談判當談判陷人僵局時，高層領導可以主動出面干預，可以會見談判對方高層領導或談判班子，表達友好合作意愿，調解矛盾，創造條件使談判走出僵局，順利實現理想目標。

三、商務談判計劃的制訂1、商務談判計劃的要求（1）商務談判計劃的合理性商務談判計劃要有一定的合理性，必須建立在周密細致的調查和準確科學分析的基礎之上，真正體現出企業的根本利益和發展戰略，并能對談判人員起到綱領性指導作用。談判計劃的合理性要考慮以下幾方面問題：

1)合理只能是相對合理，而不能做到絕對合理由于談判過程中會發生偶然因素的影響，會出現意外的變化，談判人員思想水平、認識能力都有一定的局限性。2)“合理”是一個應從理性角度把握的概念任何談判都不可能追求十全十美，也不容易達到最滿意的目標。3)合理是談判雙方都能接受的合理談判計劃只顧己方利益和條件不考慮對方各種因素，那么這個計劃的合理性是沒有可靠保證的。

（2）商務談判計劃的實用性商務談判計劃內容力求簡明、具體、清楚，要盡量使談判人員很容易記住其主要內容和基本原則。（3）商務談判計劃的靈活性談判過程中各種情況都可能發生突然變化，要使談判人員在復雜多變的形勢中取得比較理想的結果，就必須使談判計劃具有一定的靈活性。

2、商務談判計劃的內容（1）談判目標的確定談判目標是指談判要達到的具體目標，它指明談判的方向和要達到的目的、企業對本次談判的期望水平。談判的目標可以分為三個層次：1)最低限度目標最低限度目標是在談判中對己方而言毫無退讓余地，必須達到的最基本的目標。

2)可以接受的目標可以接受的目標是談判人員根據各種主、客觀因素，經過對談判對手的全面估價，對企業利益的全面考慮、科學論證后所確定的目標。3)最高期望目標最高期望目標是對談判者最有利的一種理想目標，實現這個目標，將最大化地滿足己方利益。

（2）談判策略的部署談判目標明確以后，就要擬定實現這些目標所采取的基本途徑和策略。談判策略包括多種策略，如開局策略、報價策略、磋商策略、成交策略、讓步策略、打破僵局策略、進攻策略、防守策略、語言策略等等。（3）談判議程的安排談判議程一般要說明談判時間的安排和談判議題的確定。議程包括通則議程和細則議程，前者由談判雙方共同使用，后者供己方使用。

1)時間安排①在確定何時開始談判、談判計劃多長時間結束時要考慮以下幾個因素：A．談判準備的程度。B．談判人員的身體和情緒狀況。C．市場形勢的緊迫程度。D．談判議題的需要。②談判過程中時間的安排要講策略

A．對于主要的議題或爭執較大的焦點問題，最好安排在總談判時間的五分之三時提出來，這樣既經過一定程度的交換意見，有一定基礎，又不會拖得太晚而顯得倉促。B．合理安排好己方各談判人員發言的順序和時間，尤其是關鍵人物關鍵問題的提出應選擇最成熟的時機，當然也要給對方人員足夠的時間表達意向和提出問題。

C．對于不太重要的議題，容易達成一致的議題可以放在談判的開始階段或即將結束階段，而應把大部分時間用在關鍵性問題的磋商上。D.己方的具體談判期限要在談判開始前保密，如果對方摸清己方談判期限，就會在時間上用各種方法拖延，待到談判期限快要臨近時才開始談正題，迫使己方為急于結束談判而匆忙接受不理想的結果。

2)確定談判議題談判議題就是談判雙方提出和討論的各種問題。確定談判議題首先要明確己方要提出哪些問題，要討論哪些問題。3)通則議程與細則議程的內容①通則議程：通則議程是談判雙方共同遵照使用的日程安排，一般要經過雙方協商同意后方能正式生效。

在通則議程中，通常應確定以下一些內容：A．談判總體時間及各分階段時間的安排；B．雙方談判討論的中心議題，尤其是第一階段談判的安排；C．列人談判范圍的各種問題，問題討論的順序；D．談判中各種人員的安排；E．談判地點及招待事宜。

②細則議程：細則議程是對己方參加談判的策略的具體安排，只供己方人員使用，具有保密性。其內容一般包括以下幾個方面：A．談判中的統一口徑：如發言的觀點、文件資料的說明等。B．對談判過程中可能出現的各種情況的對策安排。C．己方發言的策略：何時提出問題?提什么問題?向何人提問?誰來提問?誰來補充?誰來回答對方問題?誰來反駁對方提問?什么情況下要求暫時停止談判等等。D．談判人員更換的預先安排。E．己方談判時間的策略安排、談判時間期限。3、商務談判地點的選定商務談判地點的選定一般有三種情況：

一是在己方國家或公司所在地談判；二是在對方所在國或公司所在地談判；三是在談判雙方之外的國家或地點談判。（1）在己方地點談判1)對己方的有利因素①談判者在家門口談判，有較好的心理態勢，自信心比較強。

②己方談判者不需要耗費精力去適應新的地理環境、社會環境和人際關系，從而可以把精力更集中地用于談判。③可以選擇己方較為熟悉的談判場所進行談判，按照自身的文化習慣和喜好布置談判場所。④作為東道主，可以通過安排談判之余的活動來主動掌握談判進程，并且從文化上、心理上對對方施加潛移默化的影響。

⑤“臺上”人員與“臺下”人員的溝通聯系比較方便，談判人員心理壓力相對比較小。⑥談判人員免去車馬勞頓，以逸待勞，可以以飽滿的精神和充沛的體力去參加談判。⑦可以節省去外地談判的差旅費用和旅途時間，提高經濟效益。2)對己方的不利因素

①由于身在公司所在地，不易與公司工作徹底脫鉤，經常會由于公司事務需要解決而干擾談判人員，分散談判人員的注意力。

②由于離高層領導近，聯系方便，會產生依賴心理，一些問題不能自主決斷而頻繁地請示領導，也會造成失誤和被動。③己方作為東道主要負責安排談判會場以及談判中的各種事宜，要負責對客方人員的接待工作，安排宴請、游覽等活動，所以己方負擔比較重。（2）在對方地點談判1)對己方的有利因素①己方談判人員遠離家鄉，可以全身心投入談判，避免主場談判時來自工作單位和家庭事務等方面的干擾。②在高層領導規定的范圍，更有利于發揮談判人員的主觀能動性，減少談判人員的依賴性和頻繁地請示領導。③