PAGEPAGE4瑞普(天津)生物藥業有限公司瑞普(天津)生物藥業有限公司Ringpu(Tianjin)Bio-PharmacyCo.,Ltd.公司文件管理制度1.目的：為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監督。5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：5.1管理制度：適用于公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法?！皸l例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。5.2工作通知：適用于轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項；5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。5.6對外發函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。5.10批復：答復請示事項用“批復”。6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分組成；6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發文編號；發文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。6.5發文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。6.5.1公司級發文瑞普總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發文瑞普人字【XXXX】6.5.3總裁辦發文瑞普辦字【XXXX】XXX號6.5.4財務部發文瑞普財字【XXXX】6.5.5研發部發文瑞普研字【XXXX】XXX號6.5.6質管部發文瑞普質字【XXXX】XXX號6.5.7營銷中心發文瑞普銷字【XXXX】XXX號6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距?！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。6.9具體要求：6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。例：一.（一）1、（1）2、（1）……或：1.1.11.1.12.2.12.1.1,……6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規范；6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。7.收文：7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。7.3文書處理工作：7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表；8.發文：8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下：公司內部發文：擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監）審核→公司主管領導（總監、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案對外發文：擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案9.附則：9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發；9.3本制度自下發之日起生效。9.4附相關支持性文件。9.4.1文件頁面格式9.4.2文件閱辦單9.4.3公文擬稿紙9.4.4標題格式簽發：二零一零年一月十五日模板一瑞普(天津)瑞普(天津)生物藥業有限公司Ringpu(Tianjin)Bio-PharmacyCo.,Ltd.公司文件資料管理制度瑞普津管字（XXXX年）XXX號簽發：主題詞：報送：發送：抄送：

模板二：請批示口請提出意見口請處理口請閱存口急件口交呈TO：發文From：日期Date：主題Subject：附件Attachment：簽發：

供應商調查管理制度總則1．1制定目的為了解供應商之制程能力、品管功能，確認其是否有提供符合成本、交期、品質之物料的能力，特制定本規章。1．2適用范圍對擬開發供應商之調查，及本公司合格供應商之年度復查，除另有規定外，悉依本規章辦理。1．3權責單位采購部負責本規章制定、修改、廢止之起草工作?？偨浝碡撠煴疽幷轮贫?、修改、廢止之核準。供應商調查作業規定2．1供應商調查程序采購部實施采購前，應對擬開發之廠商組織供應商調查工作，目的是了解供應商之各項管理能力，以確定其可否列為合格供應商名列。由采購、生技、品管、生管人員組成供應商調查小組，對供應商實施調查評核，并填寫《供應商調查表》。評核之結果由各單位作出建議，供總經理核定是否準予成為本公司之合格供應商。未經供應商調查認可之廠商，除總經理特準外，不可成為本公司之供應商。2．2供應商調查評核2．2．1價格評核對供應商所提供之物料價格，由采購部依下列因素作評核：原料價格。加工費用。估價方法。付款方式。2．2．2技術評核對供應商之生產技術，由生技部依下列因素作評核：技術水準。技術資料管理。設備狀況。工藝流程與作業標準。2．2．3品質評核對供應商之品質，由品管部依下列因素作評核：品管組織與體系。品質規范與標準。檢驗之方法與記錄。糾正與預防措施。2．2．4生管評核對供應商之生產管理，由生管部依下列因素作主核：生產計劃體系。最短及最長之交貨期限。進度控制方法。異常排除能力。2．3供應商復查規定經調查認可之合格供應商，原則上每年復查一次。復查流程類同首次調查評核。復查不合格之供應商，除經本公司總經理特準外，不可列入次年合格供應商之列。若供應商之交期、品質、價格或服務產生重大變異時，可于一年中，隨時對供應商作必要之復查。附件[附件]GA02-1《供應商調查表（范例）》

供應商調查表（范例）