分類號案卷號件號備案號：54315-2017DB44備案號：54315-2017廣東省質量技術監督局發布前言 Ⅲ 1 1 14基本要求 2 2 3 3 4 6附錄A(資料性附錄)社區文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表 7附錄B(資料性附錄)檔案(文件)移交接收登記簿 附錄C(資料性附錄)檔案庫房溫濕度記錄表 20附錄D(資料性附錄)借閱檔案登記薄 附錄E(資料性附錄)檔案利用效果登記薄 附錄F(資料性附錄)檔案銷毀清冊 23IⅢ1本標準規定了社區檔案管理的術語和定義、基本要求、社區檔案工作組織、檔案工作制度、社區下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改適用于本文件。JGJ25檔案館建筑設計規范城市社區黨組織、社區居民委員會、社區服務機構、社區社會組織(以下簡稱社區各組織)等和5件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文5.2.3社區各組織專職檔案人員應做好文件的收集、組卷(件)等整理工作。25.3.2檔案機構應負責社區檔案及應歸檔文件的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、信息化工作。5.3.3檔案機構應監督、指導、檢查社區各組織文件的形成、積累及歸檔工作。5.3.4檔案機構應宣傳、貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和標準規范。5.4檔案人員要求5.4.1應忠于職守，具備專業知識。5.4.2應定期接受檔案業務培訓，持證上崗，保持相對穩定。5.4.3檔案人員調動應辦妥檔案交接手續，否則不得離崗。6檔案工作制度社區檔案管理制度的內容應包括檔案工作原則、管理體制以及檔案管理的基本要求。6.2工作規章社區檔案工作規章應包括對各類文件的歸檔和檔案的整理、保管、鑒定銷毀、統計、利用、保密、電子檔案管理及檔案管理應急預案的具體規定。6.3業務規范社區業務規范應包括檔案綜合管理分類編號方案、文件歸檔范圍和檔案保管期限表等內容。7社區各組織的檔案業務工作7.1文件形成、積累7.1.1歸檔文件應真實、準確、完整。7.1.2文件形成時應使用耐久、可靠安全的記錄載體和記錄方式。7.1.3文件形成者按歸檔時間的要求把具有保存價值的文件材料經整理后移交檔案機構。7.2.1社區檔案應包括文書、基建、設備、會計、聲像、實物等門類的檔案。7.2.2應歸檔文件的主要來源有：a)社區各組織形成的文件材料；b)社區購買的各項服務形成的文件材料；c)由社區執行、辦理的外來文件材料；d)其他對社區工作具有查考價值的文件材料；e)上述文件經數字化加工形成的電子文件；f)社區各組織在各類業務系統中形成的電子文件。7.2.3社區各組織應該根據機構設置情況和具體承擔的職責，制定文件材料歸檔范圍及檔案保管期限a)文書檔案制定《社區文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》可以參照但不僅限于附錄A。b)基建檔案的歸檔范圍和保管期限按DA/T28執行。c)聲像檔案的歸檔范圍和保管期限按GB/T11821執行。3d)會計檔案的歸檔范圍和保管期限按會計檔案有關辦法執行。e)其他門類檔案歸檔范圍應結合社區業務工作的實際確定。7.3文件歸檔整理7.3.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理，保證紙質文件和電子文件整理協調統一。7.3.2各門類檔案按以下要求歸檔整理：a)文書檔案按DA/T22的規定執行；b)基建檔案、設備檔案按GB/T11822的規定執行；c)會計檔案按會計檔案有關規定執行；d)聲像檔案按GB/T11821的規定執行；e)電子文件、數碼照片等數字載體形態的文件材料按GB/T18894、DA/T38、DA/T48、DA/T50等標準的規定執行。7.3.3文件歸檔時間按以下要求確定：a)文書檔案：應于文件整理完畢的第二年六月底前移交歸檔。b)基建檔案：社區投資的基建項目，文件材料的收集、整理與工程項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行，竣工驗收后1個月內移交歸檔。c)設備檔案：設備開箱驗收或安裝接收后1個月內移交歸檔。d)會計檔案：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計管理機構臨時保管一年，于次年3月底前移交歸檔。因工作需要確需推遲移交的，應征得檔案機構同意。會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。e)聲像檔案、實物檔案：活動結束、辦理完畢后即時歸檔。f)電子文件應定期進行邏輯歸檔，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。8檔案機構業務工作8.1檔案收集8.1.1社區各組織應按歸檔時間的要求把已整理的文件材料和《檔案(文件)移交接收登記簿》(參見附錄B)一同向檔案機構移交。8.1.2檔案機構接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案(文件)移交接收登記簿》(參見附錄B)簽字后各保留一份。8.1.3檔案機構應及時收集社區重大活動、重要會議、重大建設項目、設備開箱等工作中形成的檔案。8.1.4檔案機構應收集與社區居民利益相關的民生檔案。8.1.5檔案機構應根據需要收集宣傳報道社區的新聞資料。8.1.6檔案機構應根據需要向居民征集具有保存使用價值的檔案。8.2檔案整理8.2.1全宗的劃分，一個社區為一個立檔單位，黨組織、居民委員會、居民小組、社會服務機構、社會組織等形成的全部檔案組成一個全宗。全宗名由鎮(街道)名稱和社區名稱組成。8.2.2全宗內檔案按類別集中排列，類別內檔案按類目順序依次排列編號。8.2.3根據分類編號方案和排列順序編制檔號，檔號應具有唯一性。48.3.3庫房應安裝防盜門、防盜窗，使用防光、防塵窗簾；配備空調、防光、防塵、防磁、防污染、防腐蝕、防輻射、防汛、防臺風、防失泄、防電子病毒)等措施，確保8.4檔案利用8.4.3檔案室應提供檔案借閱服務，借閱8.6.2檔案鑒定工作小組由社區居民委員會分管檔案工作領導、社區居民委員會綜合部門(辦公室)負責人、檔案人員和社區各組織人員(或者居民代表)組成。568.6.3應以全面、歷史、發展的原則來判斷社區檔案(文件)的價值，檔案保管期限應根據檔案(文件)對社區及居民所具有的現實作用和今后查考、憑證作用，以及歷史研究價值等來確定。8.6.4檔案保管期限的確定應按7.2.3執行。8.6.5應定期組織對檔案期滿的鑒定。由鑒定小組進行鑒定，鑒定后形成鑒定報告。對失去保存價值的檔案，清點核對并編制《檔案銷毀清冊》(參見附錄F)。8.6.6檔案機構應負責組織檔案銷毀工作，檔案機構與社區其他組織派2人共同監銷。監銷人在檔案8.6.7《檔案銷毀清冊》歸入全宗卷，永久保存。9社區檔案信息化9.1基本要求9.1.1檔案信息化應納入社區信息化發展整體規劃同步建設。9.1.2應根據實際情況及上級相關部門的統籌安排，開展檔案信息化工作。9.1.3社區檔案信息化建設可根據社區的實際發展狀況選擇檔案信息化建設目標。9.2檔案條目管理建設目標9.2.1應使用計算機及電子檔案管理系統管理檔案。9.2.2應做好檔案條目的著錄，建立檔案目錄數據庫。9.2.3應實現檔案目錄的計算機檢索。9.2.4電子檔案管理系統數據應一式三套做好備份，并做好數據的維護和質檢，保障數據安全。9.3檔案資源數字化建設目標9.3.1在檔案條目管理基礎上，開展檔案數字化，并實現網絡化的檔案管理、利用。9.3.2應對保管期限為永久、30年保存的、30年以下的紙質檔案進行整理，制作檔案目錄索引；檔案機構應對保管期限為永久、30年保存的紙質檔案進行數字化加工，對保管期限為30年以下的檔案按需要進行數字化加工，實現檔案全文檢索。9.3.3社區檔案室應在線或離線接收應歸檔的電子文件。9.3.4檔案機構應設定利用權限為社區各組織提供檔案資源的在線利用。9.4數字檔案室建設目標9.4.1應在檔案資源數字化的基礎上，建成數字檔案室。9.4.2數字檔案室應符合數字檔案室建設的相關要求。(資料性附錄)歸檔基本范圍1本社區黨組織(包括黨委、黨總支、黨支部等，下同)年度工作計劃、總結2本社區黨組織工作報告3本社區黨組織會議記錄、紀要；黨組織討論通456本社區黨組織成立、換屆選舉的材料(包括選舉人名單、候選人情況、選舉結果報告、上級批復等)7本社區黨組織干部任免、分工的請示、通知及上級的批復、通知8年度或綜合性的年度以下、專題的10年9本社區獲得先進黨組織、優秀黨員等表彰獎勵的先進事跡、獲得省級以上(含省級)表彰獎勵的獲得省級以下表彰獎勵的本社區黨組織的黨建工作形成的材料發展新黨員計劃、入黨發展對象本社區黨組織歷次重大黨員學習、教育、整風活動及各類專項工作中形成的計劃、方案、組織名單、總結、匯報、展覽小樣等本社區黨組織對黨員的管理、培訓、考察，對黨員黨性、黨風、黨紀教育，形成的文件材料本社區黨組織對黨員、干部進行廉政教育、預防瀆職、失職等的處理結果為警告以上的處理結果為警告以下的10年10年10年7表A.1社區管理類(續)歸檔基本范圍上級頒發的有關黨的基層組織建設和黨員、干部教育、培養、違紀定、決定、意見、通知本社區組織召開的黨員大會、團組織會議、婦聯組織會議等重要會議的通知、名單、日程、報告、講話、總結、紀要等本社區工會、共青團、婦聯、社區社會組等群團組織的工作的總結、計劃、報表、報告年度或以上的年度以下的10年本社區成立工會、共青團、婦聯組織及該類組織換屆選舉的請示、批重要的一般的10年本社區工會、婦女組織等開展的維權活動形成的記錄、報告、調研有處理結果、重要的一般的10年上級工會、共青團、婦聯組織等表彰本村工會、共青團、婦聯組獲省級以上(含省級)表彰的獲省級以下表彰的10年本社區統戰工作(僑聯、海外聯誼會等)規劃、計劃、總結、報告、報表年度以上的年度以下的10年本社區統戰對象名冊、情況登記表本社區統戰工作會議材料本社區普通民兵、基干民兵登記表本社區現役軍人和退伍軍人登記表本社區居委會選舉意見、計劃、要求、決定、會議本社區居委會選舉工作實施方案、報告、請示、批復、重要問題的處理8表A.1社區管理類(續)歸檔基本范圍本社區選舉委員會、居民委員會候選人名單及產生過程中形成的相關候選人管理的方案或設想本社區選民證式樣、委托投票書(證)式樣、正式選舉的選票式樣本社區居委會成立、換屆選舉上級批準、登記備案材料。本社區居民小組長及居民代表推選過程中形成的材料及當選居民小10年本社區居民委員會成員、居民小組長、居民代表、居民選舉委員會會議通知，議程、名單、工作報告、選舉辦法、選舉結果及10年本社區居民代表大會、議事(共建)委員會名單、重大事項的議事材料上屆居委會成員的述職報告、民主測評、財務本社區居委會會議形成的通知、決定、決議、會議記錄、紀要本社區居民會議和居民代表會議、居民小組會議形成的通知、決定、決議、會議記錄等本社區居委會及居民向有關部門反映本社區居民意見。要求和建議及反饋的意見、答復等10年本社區啟委會成員、居民小組、居民代表獲得先進集體本社區居委會成員、居民小組長任期和離任經濟本社區居委會工作計劃、規劃、總結、調研、工作方案年度或年度以上的計劃、總結、統計材料、重10年本社區居委會的設立、撤并、調整、行政區劃設立、調整、村組合并、更名、人員編制9表A.1社區管理類(續)歸檔基本范圍規章、規范、制度、自治章程、村規民約、公約等重要的制度其他制度本社區編寫的簡報、情況反映、工作信息10年重要業務問題的一般業務問題的本社區居委會專職工作人員聘用、任免、調動、辭退、福利、社會保障等工作形成的文件材料本社區居委會專職規章人員的培訓、社區志愿者登10年本社區居委會或居委會工作人員受到表彰、獎勵材料(登記表、先進事跡介紹等)受縣級(含)以上表彰、獎勵的受縣級以下表彰、獎勵的受警告(不含)以上處分的受警告處分的上級領導視察、檢查本社區居委會工作的講話、題詞市級(含)以上黨委、政府、人大、政協領導及省級部門領導的人大代表、政協委員、知名人士的市級以下其他職能部門的10年報刊登載關于本社區的新聞報道本社區居委會專項創建活動形成的文件材料市級(含)以上的市級以下的原始數據材料本社區居委會下發或轉發上級通知上級頒發的需貫徹執行的文件材料針對本社區的、法規政策性的、重要的10年本社區居委會舉辦的重要慶典、儀式、紀念活動，具有重大影響的重大事件、重大活動及文化、民族、宗教活動的活動方案、邀請函、參加人員名單、嘉賓冊、領導及嘉賓講話、賀信(電)、新聞通稿等材料本社區居委會工作人員參加上級單位召開的與本社區工作有關的會議材料本社區居委會參與有關部門執法檢查活動中形成的情況匯總、通報、整改通知書等文件材料表A.1社區管理類(續)歸檔基本范圍本社區居委會召開的新聞發布會、信息通報會、民主懇談會、居民聽證會、民主協商、民主評議會等一般會議形成的會議通知、名單、日程、總結、紀要、交流材料、代表發言等文件材料本社區居委會編制的政務公開指南、政務公開內本社區居委會與其他單位或本社區民簽訂的合同、補上級針對本社區關于征兵工作的意見、決定、計劃、總結、通10年本社區各類綜合年度報表(人口、農業、工業、經濟等)審計機關和本社區在審計工作包括專項審計(違紀審計、離任審計等)形成的審計報告、情況匯報等材料本社區居委會重大物資、重要財產使用、所用本社區居委會物資管理過程中的采購計劃、審批手續、招投標文件、購置文件，機動車本社區居委會資產管理過程(登記、統計、核算清算、清產核資、交接)等文件材料固定資產、數額較大、有特殊意義的一般性的、數額較小的本社區居委會財務管理中的水電費收繳、誤工補貼等各項費用支收支提留、資產承包、籌資使用、債權債務等方面形成的文件材料(一般包括：現金收支公布表、銀行存款收支公布表、資產負債表、收益分配表、收支明細公況公布表、應收款項公布表、應收企業上交款公布表、應付款項公公布表、工程建設項目公布表、股份分紅公布表等)本社區居委會干部出訪、出國(境)的審批手續、考察報告、簽訂的協議、合同、備忘重要的(省級以上領導或重要賓客)其它的來賓本社區居委會關于本社區民住房、醫療、福利等的調查、規定、分配方案、申請及審批材料重大的表A.1社區管理類(續)歸檔基本范圍一般的宗教事務有關文件材料(包括宗教組織與從業人員、場所、信眾以及宗教活動等相關文件材料)重要的一般的10年與鎮(街)簽的計生責任書及考核結果違反計劃生育法律、政策的調查和處理材料育齡婦女信息卡、已婚婦女生育情況登記表計劃生育保險的材料與育齡對象簽訂的計劃生育合同書與屬地單位簽訂的計劃生育協議書《知情選擇協議書》10年社會撫養費征收形成的文件材料計劃生育會議記錄等10年10年歸檔基本范圍110年210年3本社區各小區物業管理機構注冊、變更、年檢4新型社區的治安、計生、環衛、消防安全等的責任書及責567本社區參與公安部門戶口核對、人口統計、采集和管理居民個人信息89重要的10年本社區居民家庭及成員情況(包括家庭人員信息、技能與就業生活信息等)的登記、調失業、待業、就業困難、靈活就業、再就業、創業個人情況登記表重點幫扶名冊走訪情況表社保方面各類(包括：失業、養老、計生、醫療、新農合等)參保人員花名冊、保險手冊領取花名冊、參保人員增減花名冊、參保人員有關審批與申報的登記表、協議書、存根、審批表及其他社會保障參保與退保的等相關材料及統計、本社區現役、復員、專業軍人、軍隊離退休干部、革命傷殘軍烈屬、病故軍人家屬名冊、情況登記表、社會優撫等情況登記表等材料雙擁共建活動形成的文件材料(軍民共建、警民共建)“五保”對象的評定、證明材料及名冊、社會救濟補助形成的登記冊等材料10年重要的表A.2社區服務類(續)歸檔基本范圍一般的10年助殘、老齡、扶貧解困等工作形成的總結、報社區內各類社會組織的數量、人員構成、活動情況及文件材料各類社團、民間組織、專業社會工作者、志愿組織社團組織章程、成員名冊.其他社會服務活動的相關材料10年本社區配合有關部門防災救災、處理突發事件等工重要的一般的10年本社區民戶口登記、變更及入戶、戶籍遷移材料(戶口遷移證明、入戶申請、介紹信、落戶存根、登記表等)戶籍管理的其它材料(名冊、出生及死亡登記等)本社區殯葬管理形成的材料，包括管理制度、管理規約、死亡證明、墓葬分配、墓地建設、遷移等材料本社區服務網點和服務內容設置。家政服務公司、物業管理公司名單材料10年文化、教育、科技、體育、衛生工作的年度計重要的一般的創建文明社區的材料(申報表、創建過程材料)創建“五好文明家庭”、“文明戶”、“科普文明家庭”等活動形成的文件材料10年本社區圖書、資料、信息、網絡等文化資源建設有關材料本社區重要史事、重大事件記錄、本社區演變、基本概況、村史(志)等本社區開展傳統文化保護、文物保護、非物質文化遺產保護工作及非本社區文藝團體、民間藝人、民族民樂、地方戲曲等資料組織居民開展各種文化、體育、科普等活