文書管理方法1目的本方法明確了文書作業的管理職責、工作流程和要求，確保公司文書處理工作的規范化、標準化，提高文書處理工作的效率。2適用范圍本方法適用于指導公司的文書制作、傳遞、批轉等工作。3內容3.1文書的形式：3.1.1文書是指在企業內外部運營管理工作中運用的各類文件。包括紅頭文件、公告、通知、人事令、簽呈或立項申請書、報告、會議紀要、傳真、函、工作聯系單、制度、合同等專用文書。A公告：適用于發布重大事項(如組織調整、員工獎懲等)時運用。B通知：適用于傳達公司的指示、確定，要求下級部門辦理相關事項等。C人事令：適用于公司內人員任免時運用。D請示/申請：適用于下級部門向上級懇求指示、批準時運用，要求上級部門必需賜予答復。凡申請事項涉及費用支持且金額在800元以上的，還須填寫立項申請書。E報告：向上級部門匯報工作、反映狀況、提出建議等事項。F會議紀要：適用于記載和傳達會議狀況和決議事項時運用。G管理制度：是公司管理系統的基本框架，是為了保證公司正常經營管理秩序的根本性（不行缺少的、影響全局的）的管理制度，對公司全體成員皆須遵循的和公司的專業性職能管理系統工作的職能、管理原則、工作流程、方法等所做出的原則性的要求；是公司與國家、行業性法規相結合的、公司內部可以自成一體的專業性管理制度，是企業管理系統的必備組成部分，相關制度一般按公司內部職能進行分類。H

管理方法：對某一個專項的涉及到全公司人員的事情或某一個專業系統內的職能性工作所做出的詳細要求，或職能部門對其所管轄的、公司全體人員皆會涉及到的利益、環境、資產、工作程序等所做出的詳細要求。I傳真/函：是公司與不相隸屬的單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門懇求批準事項時所運用的公文。與商業伙伴之間以傳真形式為主，與政府機關以函形式為主。J部門工作聯絡單：是指公司內，部門之間用于提出工作事項需求的書面聯絡函件。除該項需求不屬于接收部門的職責范圍外，接收部門必需承辦。L合同：是指公司運營過程中，須以公司名義與對方簽訂的各類經濟、法務、勞資合同。相關文本須經公司法務部門核定后，方能運用。3.2行文程序3.2.1擬稿A由詳細承辦人員起草，并由部門負責人審核。B對外發文一般以公司名義發文。各部門有必要發文時，在公司后加下屬部門全稱。C發文稿必需符合公文種類、格式運用規范。D文稿必需打印。3.2.2部門核稿部門經理負責對文稿進行校對、核準。3.2.3假如文件內容涉及到相關部門的，應送交相關部門會簽A其他部門會簽。B依據相關部門的會簽看法，擬稿人對文件作適當的修正。C部門再次核稿3.2.4簽發權責領導審核文稿，同意后簽發，明確簽署看法、姓名、日期。3.2.5校對、登記編號、發文A人事行政部的行政單位對行文格式進行最終校對；B人事行政部的行政單位對發文文件登記C人事行政部的行政單位依據印發數量打印、分發。3.2.6簽收登記相關部門收到文件即進行簽收登記（電子文件已發郵記錄認可）。3.2.7不同行文依據實際須要選擇性適用該程序。3.3文書保密程度和緊急程度規定3.3.1文書保密程度是為確保公司、客戶及員工的利益不受損失，分為一般、機密、絕密三級。保密程度公布層級保存方式一般員工層級紙類可保存于開架，電子文件不加密碼機密部門經理層級或文件內規定對象紙類應加鎖保存，電子文件類應加密碼，作廢時碎紙處理絕密副總、總經理層級或文件內規定對象 紙類應加鎖保存，電子文件類應加密碼，作廢時碎紙處理3.3.2文件的緊急程度是指文件內容涉及的時效性分為一般、加急、特急。緊急程度收文部門（人）處理方式一般依據日常行文處理時限處理加急行文后當天下發完畢，收文人員4小時內必需執行文件要求或回復，或依據文件規定的時限完成特急行文后1小時內下發完畢，收文人員必需馬上執行文件要求或回復，或依據文件規定的時限完成3.3.3對公司絕密級文件、資料及物品，未經總經理批示，任何人不得抄摘，私自收發、復制、傳遞和帶出。3.3.4公司不允許員工利用工作之便以任何形式向外傳遞公司商業和技術隱私。對公司造成威逼或損失，將依據雙方簽訂的《保密協議》追究其法律責任。3.4行政文件、合同依據年份及流水號進行編號。3.4.1編號組成公司級別代碼－文書形式代碼－【發文年份】—依次代碼a)例：文件檔案編號：湘千投字-【2015】-001，其中湘中投字表示名稱“湖南千江投資有限公司”，2015標示年份，001標示流水號。3.4.2中咨東方集團有限公司主要歸檔文件在流程過程中文件編號表：序號公司名稱公司級別代碼文書形式文書形式代碼備注1中咨東方集團中咨東方公告公字2湖南千江投資有限公司湘千投通知通字3湖南省中城富通置業有限公司湘中置人事令人字4湖南浦湘信息技術有限公司湘浦信技申請/請示請字5長沙浦湘酒店管理有限公司長浦報告報字6湖南省瑞星置業發展有限公司湘瑞置發會議紀要會紀字7湖南浦湘房地產開發有限公司湘浦房開傳真/函傳/函字8長沙上能建筑材料有限公司長上部門工作聯絡單工聯字注：1、公司管理制度/方法，統一編號為：ZZDF-ZD-2015-000號等；2、公司內部運用文書統一用公司級別代碼中咨東方發文。如公司培訓通知編號：中咨東方培字【2015】000號。3、合同編號詳見《中咨東方集團檔案管理制度》。3.4.3文書的密級和緊急程度通過加蓋密級圖章和緊急程度圖章標識，不在文書編碼中體現。3.5文書的審批：3.5.1審批：A對只涉及本專業系統內容的非簽呈公文，可由公司各系統最高主管簽準后即可下發。B對操作內容涉及多個專業系統的非簽呈公文，應由文件起草部門負責該文件的會簽，并送總經理核準后方可下發。3.5.2公文的發放及傳遞:A公司的公文由人事行政部的行政單位負責發放及傳遞管理。各部門應指定人員負責公司文書的收發、登記及傳遞工作。B各部門應指定一名人員負責文書管理，負責本部門日常文書的收發、登記、歸檔工作及公文送審過程中的傳遞工作。C涉及機密文件，除可采納密封專人遞送外，還可通過電子郵件加密的方式進行管控。3.5.3對急件、機密的傳真或重要的公文，要求各部門即時簽收，并標注明月、日剛好分送給各部門，履行簽收手續，以備事后查考。3.6文書的傳閱：3.6.1須要在肯定范圍內周知或共同執行之事項，總公司/分公司人事行政部行政單位需將各類公文發行到各相關單位主管處在相關范圍內進行傳閱周知。3.6.2各部門相關人員閱后應剛好在文書背面簽名、注明閱件日期，返還文件管理人員并由其負責將公文歸檔。3.6.3員工的公務郵箱必需開啟自動回復功能，公務郵件的收發必需存檔2個月備查。3.7文書的立卷、歸檔：3.7.1凡具有查考利用價值的公文，一經辦理完畢，由各部門主管將原稿交予本部門公文管理員，由其剛好整理立卷。電子資料，須存放在部門內指定電腦硬盤中；公司每月運用移動硬盤統一拷貝一次。3.7.2歸檔公文按類加以區分，并按年度分別裝訂成冊，存放于柜內，做到排列有序、查詢便利、平安牢靠；電子檔案則須按相同規則建立電子索引書目。公司人事行政部于年初就各部門上一年的檔案進行匯總整理，歸入公司檔案。3.7.4公文的保管年限，分類、立卷、歸檔的詳細規則，依《檔案管理方法》執行。電子資料須存檔的，亦按