公司合同管理辦法第一章總則第一條為規范合同管理工作，避免和減少因經濟合同管理不當造成的損失，降低法律風險，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國合同法》及國家其它有關法律、法規和《XXXX集團有限公司合同管理辦法（試行）》，結合本公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于XXXX化工股份有限公司與其它平等民事主體（法人、自然人、其他組織）以及公司內部相互簽訂的、變更、解除、終止各類經濟合同、協議、備忘錄或其它法律性文檔。第三條公司簽訂合同均應采用書面形式。第四條公司對外所簽訂的合同應具備真實性、合法性和嚴密性。第五條根據公司生產經營實際情況，以合同額、標的額的大小，將合同分為重大合同、重要合同和一般合同。重大合同包括但不限于月銷售、采購額2000萬元以上的供銷合同以及其它標的額在500萬元以上的合同；對外擔保合同（包括抵押、質押、保證擔保合同等）；財產租賃合同；聯營合同；法律關系復雜的合同、涉外合同等。重要合同包括但不限于：月銷售、采購額500萬元以上、2000萬元以下的供銷合同以及其它標的額在100萬元以上、500萬元以下的合同。一般合同包括：月銷售、采購額500萬元以下的供銷合同以及其它標的額在100萬元以下的合同。第二章合同管理機構及職責第六條合同管理職能部門機構設置合同管理實行職責分工。政策法律室是公司的合同管理監督管理部門。原則上靠掛在綜合部，業務上接受集團政策事務機構的領導。政策法律室設立兼職法律顧問。承辦部門負責對方資信審查、談判、起草和履行合同，合同管理部門負責審查和監督合同的履行；重大合同，承辦單位應該在公司政策法律室的指導與參與下進行簽訂。因合同承辦人或受托人的過失致使公司遭受重大經濟損失的，責令其賠償經濟損失，情節嚴重的送交有關部門追究其刑事責任。第七條政策法律管理部門工作職責：1、組織實施集團公司合同管理的各項規章制度，制定并組織執行本單位合同管理的規章制度；2、負責管理本單位的經濟、技術等合同，參與、檢查和監督合同的洽談、起草、簽訂和履行，對不符合國家法律、法規和集團公司規定的合同提出修改意見；3、負責辦理本單位簽訂合同時的法人授權委托事項；4、負責合同文本與有關資料的歸檔和管理工作；5、負責本公司合同管理臺帳、備案等基礎管理工作的建立；6、指導、檢查與考核本單位合同歸口管理部門合同簽訂、履行與管理工作；對需報主管領導或有關單位審批的合同，辦理申報手續，提出初步意見；7、負責處理本單位的法律糾紛，對難度較大的，應及時提請集團政策法律室協助處理糾紛；8、對本公司及所屬單位中有關人員違反合同管理制度的問題進行調查，并向公司領導或集團政策法律室提出處理意見；9、負責辦理本公司的其他合同業務。第八條法定代表人授權的代理人主要工作職責：1.委托代理人必須依據授權委托證書規定的權限和期限負責談判、簽訂合同；2.對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；3.對需報請上級領導審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見并對本人意見負責；4.對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報有關領導，重大合同問題應同時上報集團政策法律室，并積極想辦法解決，對發生的合同糾紛負責處理好或協助有關部門處理好；5.辦理或組織辦理合同糾紛的協商、調解、仲裁或訴訟；重大合同糾紛，應在集團政策法律室的指導或參與下處理。6.將全部或部分授權權限轉委托第三人的，對第三人的行為承擔責任。第九條承辦人工作職責：1.負責擬簽合同的市場調查、資信審查，重大合同的調查情況要形成書面材料，向委托代理人和合同管理部門匯報；2.負責組織或在法定代表人授權的代理人的領導下組織合同談判；3.負責起草或與法定代表人授權的代理人共同起草合同或審查修改對方提供的合同文本；4.負責組織、協調、督促合同的履行，并將履行過程中遇到的問題及時向法定代表人授權的代理人或合同管理部門報告；5.承辦合同的變更、終止、解除，應及時協助委托代理人辦理有關手續；6.辦理或與委托代理人共同辦理合同糾紛的協商、調解、仲裁或訴訟；重大或法律關系復雜的合同糾紛，應在合同管理部門或集團政策法律室的指導下進行；7.收集、整理所承辦合同在簽訂、履行、變更、終止或解除中的有關資料。8.完成合同管理部門交給的其他工作。第三章合同的授權委托第十條簽訂合同可以實行授權委托制度。合同由企業法定代表人或主要負責人簽訂，也可以由企業法定代表人書面授權的代理人簽訂。條第十一條代理企業法定代表人簽訂合同的，簽約人應持企業法定代表人簽發并加蓋企業公章的《法定代表人授權委托書》，并在授權范圍內簽訂合同。法定代表人的代理人將全部或部分權限轉委托第三人的，第三人須在權限范圍內簽訂合同。第十二條公司政策法律室負責管理本單位的授權委托書，根據法定代表人或者負責人的決定，辦理出具授權委托書事宜。第十三條代理人、轉委托的第三人必須忠實履行職責，切實維護本單位的合法權益，對本單位負責，對委托人負責。第十四條代理人、轉委托的第三人實施損害本單位合法權益的行為或者不再適宜擔任代理人的，公司政策法律室及承辦主管部門有權向向法定代表人或代理人提議，隨時終止委托代理關系，由法定代表人同意，收回授權委托書。第四章合同簽訂第十五條合同的簽訂必須采取書面形式或規范模式，嚴禁口頭或電話形式訂立合同。第十六條在合同簽訂前，承辦人應首先調查了解對方的權利能力和履約能力（包括主體資格、資信），并要求對方提交以下文件：（一）營業執照副本及復印件；（二）法人代碼證副本及復印件；（三）稅務登記證（國、地稅）副本及復印件；（四）法定代表人證明書；（五）授權委托書（法定代表人參加合同簽訂的除外）。授權委托書應采用書面形式，并載明委托人、受托人（代理人）的姓名或者名稱、代理事項、代理權限、代理期限，并由委托人簽字或加蓋委托人公章；（六）代理人（承辦人）身份證及復印件；（七）其他應當提供的相關證明文件。第十七條簽訂合同，可參照使用國家、省、市有關部門制定的格式合同文本。凡國家或行業有標準或示范文本的，應當優先適用。滿足不了要求的，雙方共同商定。第十八條合同談判與管理（一）重大合同由合同承辦人牽頭，有關職能部門、財務部、公司政策法律室、集團法律事務機構及公司法定代表人根據需要指定的其它部門和人員共同參與，合同承辦人應在合同談判前十天將市場調查、資信審查及談判準備的有關材料提交參與部門和人員，由公司政策法律室出具初步法律意見書后將相關材料報集團政策法律室復審備案。（二）重要合同由合同承辦人牽頭，有關職能部門、財務部、公司政策法律室及公司法定代表人根據需要指定的其它部門和人員共同參與，合同承辦人應在合同談判前五天將有關資料提交有關部門和人員，由公司政策法律室出具法律意見書并備案。（三）一般合同由合同承辦人牽頭，有關職能部門、財務部及公司法定代表人根據需要指定的其它部門和人員共同參與，合同承辦人應在合同談判前五天將有關資料提交有關部門和人員，對50萬元以上的合同，由公司政策法律室出具法律意見書并備案。（四）參與合同談判的各部門應當相互配合、相互協作，對事先達成的內部意見，應當予以保密。第十九條合同承辦部門的相關人員將合同草案提交公司政策法律室。政策法律室提出修改意見。承辦部門根據修改意見，經修改后簽訂正式合同書。第二十條合同應載明如下事項：（一）合同各方的法定名稱、住所、法定代表人的姓名、職務、代理人姓名、職務、聯系方式。（二）簽約的目的和依據。（三）合同標的（包括名稱、型號、規格等）。（四）數量和質量（包括檢測標準和方式）。（五）價款或酬金（包括支付方式）。（六）履行的地點、期限和方式。（七）爭議解決方法。（八）違約責任。（九）變更或解除合同的條件。（十）根據法律或合同性質必須具備的其它條款以及各方當事人認為有必要約定的其它條款。（十一）合同生效的時間和條件。（十二）合同附件的名稱。（十三）合同簽訂的日期、地點。（十四）合同當事人的開戶銀行及賬號。第二十一條合同文本應當做到：條款齊全、內容完整、權責明確、邏輯嚴密、表述準確。合同中的術語、特有詞匯、重要概念等，應當設立定義條款。第二十二條合同應加蓋簽約各方的公章或合同專用章，并由法定代表人或代理人簽章。第二十三條法定代表人授權委托代理人簽訂合同時，必須簽署授權委托書。授權委托書是法定代表人授權委托代理人進行業務活動的書面憑證。凡在合同上代表本公司簽字者，必須有法定代表人簽發的授權委托書。第二十四條公司承辦部門簽訂合同，必須按照合同劃分標準，嚴格依據重大合同審核流程辦理。第五章合同履行管理規定第二十五條對依法簽訂生效的合同，公司及各單位必須全面履行，不得擅自變更、解除或終止。第二十六條合同雖已簽訂，如因重大誤解訂立或發現顯失公允，嚴重損害我方利益的，應及時與對方協商變更或解除合同，必要時請求仲裁機關或人民法院予以變更或撤銷；合同已經簽訂，但事后發現對方有重大欺詐行為時，應立即采取合法有效的措施，制止危害行為的發生，并及時請求仲裁機關或人民法院確認合同無效。需由上級仲裁機關或人民法院確認變更、解除或終止事宜的，必須以書面形式向集團政策法律室匯報，按集團批示意見辦理。第二十七條公司與集團內各子公司、分公司之間發生合同糾紛，由承辦部門及時協商解決；當協商達不到一致意見時，及時報集團政策法律室，集團政策法律室會同有關部門協商解決。未經集團政策法律室批準不得就糾紛擅自起訴、申訴仲裁或請公司以外的單位進行調解。第六章合同資料的管理第二十七條合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據及內部重要憑證，有關人員應保守合同秘密，未經公司法律負責人同意，任何人不得借閱。第二十八條公司對合同建立檔案，各承辦部門妥善保管好合同文本原件及副本材料。對于重大、重要合同，于每年三月底前，將上年度此類合同，連同法律意見書復印報政策法律室備案（有兼職法律人員處可在本部門留存原件）。第七章獎懲辦法第二十九條公司對符合下列條件之一者，應給予表彰或獎勵。（一）在合同簽訂過程中，發現并糾正重大缺陷使公司免受重大經濟損失的。（二）在合同履行過程中，發現重大問題，積極采取補救措施避免重大經濟損失的。（三）在合同管理工作中認真負責，做出突出貢獻的。條第三十條有下列情形之一，情節嚴重，造成重大經濟損失或擴大經濟損失的，對責任人員予以經濟處罰或行政處分，構成犯罪的，由司法機關追究刑事責任。（一）未經授權或超越授權或授權委托期滿仍以委托人名義對外簽訂合同，事后又未經委托人追認的。（二）代理人在簽訂履行合同中存在假公濟私、損公肥私、謀取私利或未泄私憤而損害公司的各種行為。（三）合同經辦人員在簽訂、履行合同過程中疏忽大意丟失、遺漏、毀損與合同有關的一些重要的材料