關(guān)于高效會(huì)議管理技巧第1頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日

參加會(huì)議是我們生活中的一部分，全世界每天要開無數(shù)次會(huì)議。無論你是與會(huì)者還是主持人，都應(yīng)該學(xué)會(huì)開會(huì)，懂得開會(huì)的技巧，使會(huì)議開得高效成功。據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，1996年美國企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。因此如何開會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對(duì)于任何人或組織都具有重要的意義。

會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？？？？第2頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日會(huì)議的正面作用是解決問題反面作用則是帶來難題因此：會(huì)議既需要管理更不能缺少技巧！

第3頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第一篇當(dāng)今會(huì)議面面觀第二篇會(huì)議效率第三篇開會(huì)前的準(zhǔn)備工作第四篇成功會(huì)議的三種策略第五篇主持人的會(huì)議管理技巧第六篇如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況第七篇主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任第八篇會(huì)議記錄第九篇會(huì)后跟進(jìn)〉〉篇章第4頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第一篇當(dāng)今會(huì)議面面觀1、會(huì)議的目的2、會(huì)議的種類3、會(huì)議的頻率4、會(huì)議成本的計(jì)算第5頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日1、會(huì)議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位

會(huì)議目的有哪些？第6頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)第7頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日2、會(huì)議的種類

按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類

按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議第8頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日3、會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。第9頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日建議頻率：至少每兩月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。3、會(huì)議的頻率全體會(huì)議：第10頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境地。3、會(huì)議的頻率處理突發(fā)事件的會(huì)議：第11頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長度最好不要超過1小時(shí)。3、會(huì)議的頻率一對(duì)一會(huì)議：第12頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日4、會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的時(shí)間成本直接的會(huì)議成本效率損失成本第13頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第二篇會(huì)議效率1、高效會(huì)議的八大特征2、高效會(huì)議的評(píng)估3、固定的會(huì)議流程規(guī)范4、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則第14頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日1、高效會(huì)議的八大特征只有必要時(shí)才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席作出了評(píng)論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人第15頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?

(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?

(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢?

(4)是否發(fā)言者過于集中于某些人呢?

(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢?

(6)是否某個(gè)人的發(fā)言過于冗長呢?

(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢?

2、高效會(huì)議的評(píng)估第16頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日3、固定的會(huì)議流程規(guī)范開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃第17頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日4、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會(huì)后要能拿到書面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量11.嚴(yán)格遵守的會(huì)議禮儀和紀(jì)律第18頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第三篇開會(huì)前的準(zhǔn)備工作1、無需開會(huì)的五方面2、需開會(huì)的五方面3、會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法4、主持會(huì)議注意方面第19頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日+已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)+會(huì)議成本太大+還有比開會(huì)更好的方法+沒什么特別的事情要討論+你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）1、無需開會(huì)的五方面+必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人+有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)+要讓別人參與決策以集思廣益+聽取部門匯報(bào)工作+給小組委派任務(wù)2、需開會(huì)的五方面第20頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日3、會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow第21頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日1.要考慮與會(huì)者在群體合作狀況下的工作情況。2.決定開會(huì)時(shí)間前要先考慮交通時(shí)間。3.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會(huì)議。4.在議程各個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言人姓名。5.要避免在低效能時(shí)間開會(huì)，如午餐剛結(jié)束后。6.任何議程變動(dòng)都必須通知主持人。7.議程要盡可能短小簡單。8.盡量將議程限制于一頁紙上。9.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會(huì)者精神狀態(tài)最好時(shí)討論。10.要考慮須長途跋涉趕來開會(huì)的人所花的時(shí)間。11.要確保有向殘疾與會(huì)者提供便利條件的設(shè)施。12.必須將電話轉(zhuǎn)移出會(huì)場(chǎng)。13.將有可能出問題的會(huì)議安排在中立地開。14.要求你的后勤人員核實(shí)會(huì)場(chǎng)當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點(diǎn)、運(yùn)行時(shí)刻表和季節(jié)變化。15.要找個(gè)確保沒有干擾的會(huì)場(chǎng)。16.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。17.使用圓桌可使會(huì)議定調(diào)為非正式。18.務(wù)必使全體與會(huì)者既能看見又能被看見。19.座位之間應(yīng)有一臂長的間隔。20.不能讓與會(huì)者受太陽直接曝曬。21.要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話和傳呼機(jī)。22.不要用很舒服的椅子，以防與會(huì)者打瞌睡。23.開會(huì)前要檢查所有的視聽輔助是否完好。24.要謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)過度提供酒菜牟取額外利潤。25.要確保特殊飲食在需要時(shí)能有供應(yīng)。26.會(huì)前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。會(huì)議準(zhǔn)備為準(zhǔn)備會(huì)議花的時(shí)間是不會(huì)浪費(fèi)的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)前來參加會(huì)議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。第22頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日

1.要公開提問，鼓勵(lì)每位與會(huì)者說出自己的觀點(diǎn)。

2.要求某些與會(huì)者就你主持會(huì)議的表現(xiàn)作出真實(shí)的反饋。

3.盡量于會(huì)前認(rèn)識(shí)新來者。

4.要于會(huì)前透徹研究主要觀點(diǎn)的領(lǐng)袖。

5.將會(huì)議安排在午餐之前，這樣就較容易按時(shí)結(jié)束。

6.會(huì)議一開始就告訴與會(huì)者會(huì)議計(jì)劃需進(jìn)行多長時(shí)間。

7.讓遲到者知道他們的行為對(duì)會(huì)議不利。

8.要制止支流辯論和私下交談。

9.請(qǐng)記住，你有權(quán)決定何時(shí)閉會(huì)。10.要用積極的響應(yīng)鼓勵(lì)遲疑的與會(huì)者。

11.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。

12.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。

13.用片刻沉默將會(huì)議從爭吵中帶回到正軌上來。

14.開會(huì)時(shí)要盡量使大多數(shù)與會(huì)者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。

15.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時(shí)而為之。預(yù)先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規(guī)則.面對(duì)抗議示威要保持冷靜，示威可能會(huì)自行消失。

16.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會(huì)議。

17.向每位到會(huì)者、所有的發(fā)言人致謝。

18.要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式。

19.可為正式會(huì)議錄音以確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。

20.會(huì)場(chǎng)吵鬧時(shí)要站起身顯示主席的權(quán)威。

21.不要過多使用程序，因?yàn)檫@樣有可能會(huì)抑制自由討論。

22.可將復(fù)雜問題委托給一個(gè)工作小組，由他們晚些時(shí)候匯報(bào)。

23.為重要會(huì)議錄像，以便將來參考。

24.要盡可能簡化程序規(guī)則。

25.如果與會(huì)者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會(huì)。

4、主持會(huì)議

每個(gè)會(huì)議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會(huì)議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會(huì)議順利進(jìn)行，成功結(jié)束。

第23頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第四篇成功會(huì)議的三種策略如何做開場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何達(dá)成決議—決策方式

第24頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。主持人發(fā)言最多的原因:1、對(duì)會(huì)議的議題特別熟2、地位最高而且聲音較大3、負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任1、如何做開場(chǎng)白主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍2、如何分配發(fā)言時(shí)間第25頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日1.發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕；2.不可取用不正確的資料；3.不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)；4.不可做人身攻擊；6.不可打斷他人的發(fā)言；7.不可不懂裝懂，胡言亂語；8.不要談到抽象論或觀念論；9.不可對(duì)其他發(fā)言者吹毛求疵；3、與會(huì)者發(fā)言時(shí)要注意避免發(fā)生如下情形：第26頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日3、如何達(dá)成決議—決策方式用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并與參會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益率估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。第27頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日4種群體決策+權(quán)威決策+共識(shí)決策+無異議決策+少數(shù)服從多數(shù)決策第28頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第五篇主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的技巧實(shí)際的說話技巧第29頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高?！嚷犅爠e人完整的故事…………點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄傾聽的技巧第30頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日傾聽的誤區(qū)別人說話時(shí)你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾第31頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日表達(dá)感受的兩句話ONE：我也有過相同的經(jīng)歷TWO：如果我是你，我跟你感覺一樣第32頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第六篇如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況1、與“cicada蟬”相遇2、與“shark鯊魚”相遇3、與“donkey驢”相遇4、遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”5、與“crab螃蟹（跑題者）”相遇第33頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日4.拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)3.講的太模糊，沒有具體事例2.講了很長才進(jìn)入主題）1.講故事（和討論的主題無關(guān)）可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“cicada蟬”相遇對(duì)于“cicada蟬”解決辦法第34頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法與“shark鯊魚”相遇對(duì)于“shark鯊魚”解決辦法1、有攻擊別人的傾向2、總是給予消極的、否定的意見第35頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)與“donkey驢”相遇對(duì)于“donkey驢”解決辦法過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場(chǎng)看問題第36頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日1.肯定他的貢獻(xiàn)2.重申可以試用現(xiàn)在的程序遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”對(duì)于“rabbittracking兔子解決辦法質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議第37頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默與“crab螃蟹（跑題者）”相遇對(duì)于“crab螃蟹（跑題者）”解決辦法開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等第38頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第七篇主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突第39頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度1、主持人的守則與責(zé)任聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒2、主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)第40頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)3、參會(huì)者的守則和責(zé)任第41頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日第八篇會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的10大建議第42頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納反應(yīng)快寫字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)1、會(huì)議記錄者的功能2、會(huì)議記錄者的才能第43頁，共50頁，2023年，2月20日，星期日重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的