clXX進(jìn)出口公司原料藥出口業(yè)務(wù)手冊(cè)YY管理咨詢(xún)公司2002年10月P0TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"§1手冊(cè)概述 1適用范圍 1目的 1涉及的主要名詞解釋及范圍界定 1§2原料藥出口業(yè)務(wù)流程圖文概述 2原料藥出口業(yè)務(wù)流程概述 2\o"CurrentDocument"流程圖 2\o"CurrentDocument"原料藥業(yè)務(wù)資金流說(shuō)明表 2\o"CurrentDocument"料藥業(yè)務(wù)流程詳細(xì)說(shuō)明 3\o"CurrentDocument"采集信息(F1) 3\o"CurrentDocument"工作步驟 3\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 5制定框架合同(F2) 6\o"CurrentDocument"工作步驟 6\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 7制定計(jì)劃(F3) 7工作步驟 7\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 8簽訂訂單合同(F4) 8工作步驟 8\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 9支付預(yù)付款(F5) 9工作步驟 9\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 10監(jiān)督原料采購(gòu)及生產(chǎn)過(guò)程(F6) 10工作步驟 10\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 10監(jiān)督原料藥入庫(kù)什7) 10工作步驟 10\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 10報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)(F8) 11工作步驟 11\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 11監(jiān)督美華銷(xiāo)售合同執(zhí)行(F9) 11工作步驟 11\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 11\o"CurrentDocument"監(jiān)督銷(xiāo)售回款及用途(F10) 12工作步驟 12\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 12收回預(yù)付資金及利潤(rùn)(F11) 12工作步驟 12\o"CurrentDocument"工作結(jié)果 12出口核銷(xiāo)、辦理退稅(F12) 13工作步驟 13工作結(jié)果 13\o"CurrentDocument"執(zhí)行分析(F13) 13工作步驟 13工作結(jié)果 13整理卷宗(F14) 14工作步驟 14工作結(jié)果 14\o"CurrentDocument"售后服務(wù)(F15) 14工作步驟 14工作結(jié)果 15附錄 16§1手冊(cè)概述本手冊(cè)適用于中國(guó)XX進(jìn)出口公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)〃中煤進(jìn)出口公司〃）原料藥出口業(yè)務(wù)的流程操作指導(dǎo)和管理，適用人員為與原料藥出口業(yè)務(wù)相關(guān)的中煤進(jìn)出口公司員工。本手冊(cè)中原料藥特指肝素鈉、軟骨素。1.2A.通過(guò)制定本手冊(cè)，規(guī)范中煤進(jìn)出口公司原料藥出口業(yè)務(wù)操作。B.過(guò)制定本手冊(cè)，明確業(yè)務(wù)流程相關(guān)環(huán)節(jié)的責(zé)任、權(quán)力和義務(wù)，有效提升公司原料藥出口業(yè)務(wù)的運(yùn)作，控制原料藥出口業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。1.3涉及的主要名詞解釋及范1.3涉及的主要名詞解釋及范界定A.原料藥出口業(yè)務(wù)流程：是指中煤進(jìn)出口公司執(zhí)行原料藥出口業(yè)務(wù)所涉及到的一系列連續(xù)的、以規(guī)定方式進(jìn)行的、達(dá)到一定結(jié)果的工作步驟組合。B.節(jié)點(diǎn)：是流程的基本組成元素，是一系列的連續(xù)的動(dòng)作組合；同時(shí)節(jié)點(diǎn)也是公司安排崗位職責(zé)的基本依據(jù)之一。§2原料藥出口業(yè)務(wù)流程圖文概述原料藥出口業(yè)務(wù)流程概述原料藥出口業(yè)務(wù)流程包括以下9個(gè)部分：采集信息，制定框架合同，制定計(jì)劃，了解國(guó)外客戶(hù)情況，簽訂訂單委托合同，支付預(yù)付款，監(jiān)督原料采購(gòu)及生產(chǎn)過(guò)程，監(jiān)督原料藥入庫(kù)，監(jiān)督美華銷(xiāo)售合同執(zhí)行，監(jiān)督銷(xiāo)售回款及用途，收回預(yù)付資金及利潤(rùn)，執(zhí)行分析（風(fēng)險(xiǎn)控制分析），整理卷宗，售后服務(wù)。流程原料藥業(yè)務(wù)流程原料藥業(yè)務(wù)資金流說(shuō)明表§3原料藥業(yè)務(wù)流程詳細(xì)說(shuō)明采集信息什1）采集信息是指工作人員通過(guò)各種渠道采集與原料藥業(yè)務(wù)相關(guān)的市場(chǎng)信息和客戶(hù)信息，然后對(duì)所收集的信息進(jìn)行處理，得到公司所需的各種市場(chǎng)分析報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告、客戶(hù)信息資料表等的過(guò)程。工作步驟采集信息A.信息采集的渠道：專(zhuān)業(yè)報(bào)刊或經(jīng)濟(jì)類(lèi)報(bào)刊：（列舉報(bào)刊名稱(chēng)）；原料藥行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)站：（列舉網(wǎng)站名稱(chēng)）；各種原料藥研究報(bào)告：列舉原料藥研究機(jī)構(gòu)名稱(chēng);原料藥統(tǒng)計(jì)資料：列舉統(tǒng)計(jì)資料的名稱(chēng)；公司內(nèi)部提供的信息、（中煤公司內(nèi)部員工）；相關(guān)業(yè)務(wù)公司和員工B.信息采集的內(nèi)容：市場(chǎng)信息：（a） 國(guó)家與原料藥相關(guān)的政策和管理辦法；（b） 原料藥行業(yè)及相關(guān)行業(yè)的信息；(C) 中煤進(jìn)出口公司目標(biāo)市場(chǎng)信息、；(d) 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息客戶(hù)信息：用戶(hù)信息；供應(yīng)商信息；C.信息采集的頻度：日常：專(zhuān)業(yè)報(bào)紙、專(zhuān)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)站、日常業(yè)務(wù)聯(lián)系、公司內(nèi)部信息；月度：專(zhuān)業(yè)雜志；年度：行業(yè)研究資料、統(tǒng)計(jì)資料3.1.1.2處理信息處理信息的過(guò)程包括：對(duì)信息進(jìn)行整理、歸類(lèi)，填寫(xiě)相關(guān)的表格；對(duì)信息進(jìn)行歸納分析。3.1.1.3呈報(bào)信息信息呈報(bào)的過(guò)程包括：A.撰寫(xiě)初稿；B.直接上級(jí)審核；C.定稿，打印，向公司領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)；D.存檔3.1.2工作結(jié)果表達(dá)方式編寫(xiě)《原料藥信息簡(jiǎn)報(bào)》；提供市場(chǎng)分析報(bào)告；提供客戶(hù)信息記錄；提供客戶(hù)信用紀(jì)錄；出具專(zhuān)題報(bào)告；其它需要呈報(bào)的報(bào)告內(nèi)容及格式《原料藥品信息簡(jiǎn)報(bào)》必須包括以下內(nèi)容：（參見(jiàn)附件Y2-Y01：第XXX期《原料藥信息簡(jiǎn)報(bào)》）市場(chǎng)分析報(bào)告必須包括以下內(nèi)容：（參見(jiàn)附件Y2-Y02:第XXX期市場(chǎng)分析報(bào)告）市場(chǎng)分析報(bào)告概述；市場(chǎng)變化信息；市場(chǎng)變化信息分析；公司針對(duì)變化應(yīng)采取的對(duì)策建議；市場(chǎng)分析報(bào)告總結(jié)。客戶(hù)信息記錄必須包括以下內(nèi)容：客戶(hù)聯(lián)系表（參見(jiàn)附件Y2-B01 :客戶(hù)聯(lián)系表）；關(guān)鍵人物的個(gè)人資料（參見(jiàn)附件Y2-B02:關(guān)鍵人物的個(gè)人資料）；客戶(hù)概要信息記錄（參見(jiàn)附件Y2-B03:客戶(hù)概要信息記錄）；客戶(hù)信息表（參見(jiàn)附件Y2-B04:客戶(hù)信息表）。客戶(hù)信用記錄必須包括以下內(nèi)容：客戶(hù)信用信息（參見(jiàn)附件Y2-B05:客戶(hù)信用信息管理卡）；客戶(hù)信用評(píng)價(jià)（參見(jiàn)附件Y2-B06:客戶(hù)信用評(píng)價(jià)表）；客戶(hù)信用等級(jí)分類(lèi)（參見(jiàn)附件Y2-B07:客戶(hù)信用等級(jí)分類(lèi)表）；專(zhuān)題報(bào)告：參見(jiàn)附件Y2-Y03:第XXX期專(zhuān)題報(bào)告。其它需要呈報(bào)的報(bào)告：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)具體要求撰寫(xiě)。制定框架合同（F2）工作步驟評(píng)價(jià)框架合同的合理性了解行業(yè)、合作伙伴相關(guān)信息，分析業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，評(píng)價(jià)合同的風(fēng)險(xiǎn)，并提出改進(jìn)或防范的措施。商談修改框架合同條款內(nèi)容業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人是框架合同的主要談判人，必要時(shí)由總經(jīng)理給予支持。合同條款確定之后，合同修改人員必須盡快修改合同文本。

法律顧問(wèn)審核合同文本合同文本修改之后，必須經(jīng)過(guò)公司法律顧問(wèn)審核，并由法律顧問(wèn)出據(jù)法律意見(jiàn)書(shū)（內(nèi)容包括：合同條款審核法律意見(jiàn)、法律顧問(wèn)簽章等，具體內(nèi)容參見(jiàn)附件Y2-Y04:法律意見(jiàn)書(shū)）。公司內(nèi)部審批合同文本按如下合同審批程序：合同在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，以〃合同審核簽署單〃形式，并附上《合同情況摘要表》作為附件上報(bào)；其后由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，簽署審核意見(jiàn)并簽名，最后呈報(bào)公司負(fù)責(zé)人審閱、簽署。工作結(jié)果框架合同。（參見(jiàn)附件Y2-Y05:框架合同）制定計(jì)劃（F3）工作步驟制訂年度計(jì)劃的工作步驟本年度銷(xiāo)售工作總結(jié)分析；收集市場(chǎng)信息，研究市場(chǎng)分析報(bào)告;請(qǐng)客戶(hù)提供第二年原料藥出口預(yù)計(jì);制訂年度計(jì)劃；報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。制訂月度資金計(jì)劃A.根據(jù)客戶(hù)信息和年度預(yù)算，預(yù)計(jì)下個(gè)月的主要工作。A.根據(jù)客戶(hù)信息和年度預(yù)算，預(yù)計(jì)下個(gè)月的主要工作。根據(jù)需要完成的工作任務(wù)編制詳細(xì)的月度資金預(yù)算。將月度資金預(yù)算遞交財(cái)務(wù)部門(mén)，并呈送總經(jīng)理工作部備份。3.3.2工作結(jié)果制訂年度計(jì)劃的工作結(jié)果A.年度計(jì)劃的內(nèi)容下年度原料藥業(yè)務(wù)執(zhí)行的業(yè)務(wù)規(guī)模、資金預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、工作計(jì)劃等;B.年度計(jì)劃的格式參見(jiàn)附件Y2-Y06:XXX年度工作計(jì)劃。月度資金計(jì)劃A.月度資金預(yù)算的內(nèi)容月度主要工作，月度內(nèi)每一個(gè)訂單合同所涉及到的各種資金和費(fèi)用預(yù)計(jì)B.月度資金預(yù)算的格式參見(jiàn)附件Y2-Y07:月度資金預(yù)算。3.4簽訂訂單合同(F4)工作步驟商談?dòng)唵魏贤唧w條款內(nèi)容業(yè)務(wù)執(zhí)行人是訂單合同的主要談判人，必要時(shí)由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人給予支持。緡制訂單合同文本訂單合同要素確定之后，合同繕制人員必須盡快繕制合同文本，并保證沒(méi)有文字錯(cuò)誤。公司內(nèi)部審批合同文本按如下合同審批程序：合同在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，以〃合同審核簽署單〃形式，并附上《合同情況摘要表》作為附件上報(bào)；其后由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，簽署審核意見(jiàn)并簽名，最后呈報(bào)公司負(fù)責(zé)人審閱、簽署。外部單位審批合同文本在合同完成公司內(nèi)部的審批過(guò)程之后，應(yīng)盡快組織、協(xié)調(diào)合同相關(guān)單位完成合同在相關(guān)單位的審批過(guò)程。工作結(jié)果合同內(nèi)容及格式合同信息摘要（參見(jiàn)附件Y2-B08:合同信息摘要表）；合同簽署申請(qǐng)單（參見(jiàn)附件Y2-B9:合同簽署申請(qǐng)單）；原料藥國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同（參見(jiàn)附件Y2-Y08:原料藥國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同）原料藥國(guó)外銷(xiāo)售合同（參見(jiàn)附件Y2-Y09:原料藥國(guó)外銷(xiāo)售合同）支付預(yù)付款（F5）工作步驟業(yè)務(wù)執(zhí)行人準(zhǔn)備預(yù)付款申請(qǐng)單預(yù)付款申請(qǐng)單由相關(guān)部門(mén)審批。業(yè)務(wù)執(zhí)行人通知財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理簽署的付款報(bào)告安排付款。業(yè)務(wù)執(zhí)行人書(shū)面通知合同方付款情況（見(jiàn)預(yù)付款通知書(shū)）。

工作結(jié)果A.預(yù)付款申請(qǐng)單（參見(jiàn)附件Y2-B10:預(yù)付款申請(qǐng)單）B.預(yù)付通知書(shū)（參見(jiàn)附件Y2-Y10:預(yù)付通知書(shū) ）監(jiān)督原料采購(gòu)及生產(chǎn)過(guò)程（F6）工作步驟業(yè)務(wù)執(zhí)行人在財(cái)務(wù)付款后負(fù)責(zé)監(jiān)督生產(chǎn)廠的原料組織業(yè)務(wù)執(zhí)行人監(jiān)督原料藥生產(chǎn)過(guò)程。業(yè)務(wù)執(zhí)行人定期到生產(chǎn)廠進(jìn)行實(shí)際核查工作結(jié)果相關(guān)財(cái)務(wù)憑證（參見(jiàn)附件Y2-Y11:財(cái)務(wù)憑證）生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表（參見(jiàn)附件Y2-Y12:生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表）化驗(yàn)單（參見(jiàn)附件Y2-Y13:化驗(yàn)單）3.7監(jiān)督原料藥入庫(kù)3.7監(jiān)督原料藥入庫(kù)（F7）3.7.1工作步驟A.業(yè)務(wù)執(zhí)行人動(dòng)態(tài)跟蹤美華公司的藥品入庫(kù)B.業(yè)務(wù)執(zhí)行人進(jìn)行入庫(kù)藥品的質(zhì)量及數(shù)量檢驗(yàn)。C.業(yè)務(wù)執(zhí)行人檢查藥品種是否與訂單相同3.7.2工作結(jié)果人出入庫(kù)記錄表（參見(jiàn)附件Y2-B11:出入庫(kù)記錄表）B.檢驗(yàn)單（參見(jiàn)附件Y2-Y14:檢驗(yàn)單）報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)（F8）工作步驟辦理報(bào)關(guān)單據(jù)，包括出口單據(jù)、報(bào)驗(yàn)委托書(shū)、委托報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)書(shū)。催收單據(jù)，包括報(bào)關(guān)單、增值稅發(fā)票、稅收（出口貨物專(zhuān)用）繳款書(shū)、核銷(xiāo)單。工作結(jié)果報(bào)關(guān)/報(bào)驗(yàn)單（參見(jiàn)附件Y2-Y15：報(bào)關(guān)/報(bào)驗(yàn)單）增值稅發(fā)票（參見(jiàn)附件Y2-Y16:增值稅發(fā)票）稅收（出口貨物專(zhuān)用）繳款書(shū) （參見(jiàn)附件丫2-丫17：稅收（出口貨物專(zhuān)用）繳款書(shū)）監(jiān)督美華銷(xiāo)售合同執(zhí)行什9）工作步驟業(yè)務(wù)執(zhí)行人動(dòng)態(tài)監(jiān)督美華公司與外方確認(rèn)藥品質(zhì)量的過(guò)程。執(zhí)行人跟蹤美華公司的對(duì)外貿(mào)易過(guò)程，要求美華向業(yè)務(wù)執(zhí)行人傳真對(duì)外貿(mào)易單據(jù)以供核查。跟蹤執(zhí)行情況。工作結(jié)果A. 貨款到賬傳真單據(jù)（參見(jiàn)附件Y2-Y18:貨款到賬傳真單據(jù)）監(jiān)督銷(xiāo)售回款及用途什10）工作步驟設(shè)立雙方共同管理的賬號(hào)原料藥采購(gòu)方付款直接匯入到共同管理賬號(hào)中美華公司從共同賬號(hào)中用款需要得到中煤公司的批準(zhǔn)3.10.2工作結(jié)果賬號(hào)及銀行預(yù)留章銀行對(duì)賬單（參見(jiàn)附件Y2-Y19 :銀行對(duì)賬單）用款批準(zhǔn)書(shū)（參見(jiàn)附件Y2-Y20 :用款批準(zhǔn)書(shū)）出口收匯3.11收回預(yù)付資金及利潤(rùn)（F11）工作步驟A.在貨款回款到期前10個(gè)工作日，業(yè)務(wù)執(zhí)行人向美華公司發(fā)催收帳款函。B.將收回的出口貨款匯入中煤公司指定的賬戶(hù)。C.業(yè)務(wù)執(zhí)行人負(fù)責(zé)提供結(jié)算單據(jù)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)辦理財(cái)務(wù)結(jié)算。工作結(jié)果催收貨款函（參見(jiàn)附件Y2-Y21:催收貨款函）出口收匯銀行匯款申請(qǐng)書(shū)（參見(jiàn)附件Y2-Y22:銀行匯款申請(qǐng)書(shū)）出口核銷(xiāo)、辦理退稅（F12）工作步驟財(cái)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備完整的核銷(xiāo)單據(jù)到外匯管理局辦理出口核銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)相關(guān)單據(jù)向稅務(wù)部門(mén)申辦出口退稅。工作結(jié)果核銷(xiāo)單（參見(jiàn)附件Y2-Y23:核銷(xiāo)單）完成退稅預(yù)審（參見(jiàn)附件Y2-Y24出口貨物退稅匯總申報(bào)表及附表）執(zhí)行分析什13）執(zhí)行情況分析是對(duì)原料藥業(yè)務(wù)情況的分析、總結(jié)，主要是針對(duì)工作中的一些重要事項(xiàng)的分析、總結(jié)，它是業(yè)務(wù)人員改進(jìn)工作的一個(gè)自我提高過(guò)程。工作步驟匯總月度相關(guān)信息必須在每月3日前，收集、匯總上月月度信息，其內(nèi)容包括上月銷(xiāo)售計(jì)劃、上月資金預(yù)算、當(dāng)月結(jié)賬的訂單合同和執(zhí)行中訂單合同的的狀況及售后服務(wù)效果分析等。分析月度相關(guān)信息必須在每月5日前，對(duì)所收集到的月度相關(guān)信息進(jìn)行分析、處理，并對(duì)月度計(jì)劃和訂單合同執(zhí)行情況進(jìn)行深入分析，提出月度執(zhí)行情況分析報(bào)告。工作結(jié)果原料藥執(zhí)行情況分析報(bào)告（參見(jiàn)附件Y2-Y25:原料藥執(zhí)行情況分析報(bào)告）整理卷宗什14)工作步驟業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)依據(jù)各類(lèi)出口單據(jù)按月編制出口統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)上報(bào)公司。合同執(zhí)行完畢后，由業(yè)務(wù)相關(guān)人員負(fù)責(zé)整理合同文件及單據(jù)，歸檔保存。工作結(jié)果A. 出口統(tǒng)計(jì)報(bào)表(參見(jiàn)附件Y2-B12:出口統(tǒng)計(jì)報(bào)表)售后服務(wù)(F15)售后服務(wù)是指原料藥銷(xiāo)售工作完成之后進(jìn)行的，為維護(hù)業(yè)務(wù)的連續(xù)性或解決質(zhì)量糾紛、質(zhì)量事故或處理客戶(hù)反饋意見(jiàn)等所進(jìn)行的工作事項(xiàng)。工作步驟收集客戶(hù)信息必須及時(shí)收集客戶(hù)的反饋信息、，并經(jīng)相關(guān)信息歸類(lèi)整理，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)文件。分析客戶(hù)信息定期分析收集到的客戶(hù)信息，并做出客戶(hù)信息分析報(bào)告。上報(bào)客戶(hù)信息將客戶(hù)信息分析報(bào)告及時(shí)呈報(bào)上級(jí)，請(qǐng)示售后服務(wù)的方式、方法。

實(shí)施售后服務(wù)依據(jù)請(qǐng)示后的售后服務(wù)方式及時(shí)為客戶(hù)提供服務(wù)，必須盡最大努力保證客戶(hù)滿(mǎn)意。總結(jié)售后服務(wù)效果:在每次售后服務(wù)之后，要及時(shí)進(jìn)行客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查，并要求客戶(hù)填寫(xiě)客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查表。提出售后服務(wù)改進(jìn)建議根據(jù)售后服務(wù)效果，提出切實(shí)可行的售后服務(wù)改進(jìn)建議，撰寫(xiě)售后服務(wù)改進(jìn)建議報(bào)告。3.15.2工作結(jié)果A.卸港檢驗(yàn)單，見(jiàn)附件Y2-Y26;B.原料藥質(zhì)量分析報(bào)告，見(jiàn)附件Y2-Y27;C.客戶(hù)信息分析報(bào)告，見(jiàn)附件Y2-Y28;D.實(shí)施售后服務(wù)申請(qǐng)表，見(jiàn)附件Y2-B13;E.客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查表，見(jiàn)附件Y2-B14;F.售后服務(wù)改進(jìn)建議報(bào)告，見(jiàn)附件Y2-Y29。.附件丫2—B01: 客戶(hù)聯(lián)系表；.附件丫2—B02: 關(guān)鍵人物的個(gè)人資料;.附件丫2—B03： 客戶(hù)概要信息記錄；.附件丫2—B04： 客戶(hù)信息表；.附件丫2—B05： 客戶(hù)信用信息管理卡;.附件丫2—B0