1．總則第一條 目的：為更好地完成集團各項計劃任務(wù)， 保證集團業(yè)務(wù)的順利開展， 規(guī)范會議組織工作，提高會議效率，及時溝通，解決工作中存在的問題。第二條 本集團會議類別包括：1）董事會會議；2）總經(jīng)理辦公會議；3）生產(chǎn)調(diào)度會、經(jīng)營評估會；4）集團中長期發(fā)展研討會；5）年中、年度工作總結(jié)計劃會；6）案例總結(jié)制度修編會；7）業(yè)務(wù)專題會議、跨管線協(xié)調(diào)會議；8）項目評審會；9）地區(qū)公司總經(jīng)理辦公會議；10）地區(qū)公司、部門、項目公司工作會議；11）部門、二級公司周例會；12）其他會議。第三條 會場紀律（1）所有參加會議人員須準時到會，遲到者須說明原因；（2）不能參加會議的人員應(yīng)提前向行政人事部門或行政管線領(lǐng)導請假， 并說明原因；（3）參加會議的人員一律要關(guān)閉手提電話，非緊急重要事情不準接電話，有要事者可交待秘書或本部門有關(guān)人員代為處理；（4）凡公司領(lǐng)導或受公司領(lǐng)導委派的人員，對外洽談業(yè)務(wù)以及本制度規(guī)定的各種類型會議，除會議主持人本人外，其他參會人員（含司機、勤雜人員）都要做記錄；（5）行政人事部門全體文秘人員（含負責人）要隨身攜帶筆及筆記本，公司領(lǐng)導交辦工作時做到隨時做好筆記。第四條 會議紀要（1）集團召開的各類大會，由總經(jīng)理辦公室負責記錄；地區(qū)公司召開的各類大會，由行政人事部負責記錄；（2）集團（地區(qū)公司）各管線領(lǐng)導在集團（地區(qū)公司）召開的各種會議，涉及專業(yè)性問題的，由各管線部門負責記錄；（3）集團各領(lǐng)導在各地區(qū)公司召開的各種現(xiàn)場會議，由會議所在地區(qū)公司（二級公司）的行政人事部門負責記錄；（4）行政人事部門牽頭召開的各種會議，包括在各二級公司召開的各種現(xiàn)場會議，由行政人事部門或行政人事部門指定的主要與會單位負責記錄；5）各級部門、二級公司召開的各種會議，由本單位負責記錄；6）記錄者要認真負責地做好記錄工作，并按“××投資有限公司會議紀要（格式）”的格式形成會議紀要；（7）記錄者要認真領(lǐng)會會議的精神，抓住重點，會議要解決什么問題，會后要怎么做，在什么期限內(nèi)做好，具體要解決的問題，由誰負責跟進，必須寫清楚；8）紀要行文要流暢、用詞要準確、文字要簡練、條理要分明、表達要清楚；9）會議紀要初稿，在會后2個工作日內(nèi)須送交會議主持人及有關(guān)負責人審核；多個單位參加的會議紀要，應(yīng)先經(jīng)過各與會單位會簽，并按審核意見修改好后才能定稿；在定稿后2個工作日內(nèi)下發(fā)；（10）所有會議紀要都必須進行編號，為便于以后電腦管理，各單位每年的序號按001號~999號的順序進行編號，［2003］為2003年度，單位名稱以四字簡稱作為字號； 如：××公司的會議紀要編號為“××［ 2003］001號”；各地區(qū)公司的會議紀要編號，如：北京公司行政人事部會議紀要為“北××［

2003］001號”；以此類推；（11）凡第三條至第五條規(guī)定召開會議所做的會議紀要，

必須由主持會議的集團

（地區(qū)公司或單位）領(lǐng)導簽發(fā)；12）會議上達成的共識，作出的決議，安排的事項等內(nèi)容，形成會議紀要后具有執(zhí)行效力，是工作實施、業(yè)務(wù)開展的依據(jù)，相關(guān)單位、部門須遵照執(zhí)行。對延遲執(zhí)行或違反紀要記載事項的，按集團制度予以處理；13）為加強會議紀要的管理和體現(xiàn)其重要性，以集團公司（地區(qū)公司）的名義（或重要的、或需大范圍傳達執(zhí)行的）下發(fā)的會議紀要