行政公務文書寫作

第一節公文的格式

公文包括眉首、主體和版記三個部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

（一）公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標識公文份數序號，需用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第一行。并不是所有的公文都需要編制份數序號。一般只秘密公文中的機密和絕密公文需編制份數序號，但如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。

（二）秘密等級和保密期限秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如需標識秘密等級，頂格標識在版心右上角的第一行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級和保密期限，頂格標識在版心右上角的第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，例如，“絕密★六個月”表明該公文屬于絕密等級，保密的期限為六個月，過期即可解密。秘密等級和保密期限字體均為3號黑體字。

（三）緊急程度緊急程度是對公文送達時限的要求。緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。如需標識緊急程度，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標明秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。字體為3號黑體字。

（五）公文文號公文文號，是發文機關為便于登記、管理、引用所編制的公文序號。它主要有兩種形式。一種是只編序號，即“第×號”。這種編號多用于政府發布性命令、人大公告等公文。另一種是由發文機關代字、年份和序號三個要素構成的。一般稱“發文字號”。如“國發〔2006〕1號”。行政機關、企事業單位發文一般用這種文號。發文字號中，“機關代字”有穩定而規范的用法，不能隨意編改。如“國發”即國務院的機關代字，它居三者之首；“年份”是發文當年的年份，用阿拉伯數碼標全稱，不能簡寫，也不加“年”字，外用六角括號“〔〕”括起來，居三者之中；“序號”是以年度為限從“1”開始編流水號，不編虛位號（如“01”），也不加“第”字，居三者之末。三者不能隨便換位。行政機關聯合行文，只標注主辦機關的發文字號；行政機關與其他機關聯合發文，原則上應用排列在前機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標注一個機關的發文字號。發文字號位居“發文機關標識”下空2行，用3號黑色仿宋字，居中標注。

（六）簽發人上報的公文須標識簽發人的姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字。標識方式是先寫“簽發人”，后標冒號，冒號后標識簽發人姓名。聯合行文時要注明會簽人的姓名。主辦單位的簽發人姓名置于第一行，其他簽發人姓名從第二行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。“簽發人”三字采用3號仿宋體，簽發人姓名采用3號楷體字。

（七）紅色反線發文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。（一）標題公文標題“應當準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文文種，一般應當標明發文機關”。也就是說，完全的公文標題由發文機關、主要內容概括（也叫“事由”）、文種三個要素組成。主要內容概括通常用介賓短語“關于……的”組成。它是公文主旨的集中體現，要求高度概括和明了公文主要內容。公文標題根據實際情況有時可省略發文機關，有時可省略主要內容概括，但在任何情況下均不能省略文種。在兩種情況下可省發文機關：一是用紅頭文件發出；二是正文后落了款。省略主要內容概括的，一般是事項簡單、正文簡短，在媒體播載或公眾場所張貼的知照、公布性公文。應當注意的是：文種不能省略。（二）主送機關名稱主送機關即公文的主要行文對象，是發文機關要求對公文予以執行、辦理或答復的受文機關。公文不能送某個領導人個人。除直接面向社會發布的普發性公文外，如決定、公告、通告、會議紀要等，公文一般都有主送機關。主送機關的位置應在標題之下空一行，左側頂格寫主送機關名稱，回行時仍頂格，采用3號仿宋字體，最后一個主送機關名稱后標冒號。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。同類型機關的統稱，如各省、自治區、直轄市人民政府。

（三）正文正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文的標識在主送機關名稱之下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文的寫法從內容上講，要觀點鮮明、準確無誤地把事情交待清楚：什么事、什么問題，需要受文單位做什么，解決什么問題。從形式上講，要條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短小精悍。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”。正文采用3號仿宋體字。

（五）成文日期成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。為了增強其準確性，成文日期要用漢字的小寫數字書寫，即用“○、一、二、三……十”這些數字書寫；不能用阿拉伯數字或與漢字混用；尤其“〇”不能寫成“零”，因為它與漢字的大寫數字“壹、貳、叁”等是一個數序的。成文日期一定要年、月、日齊全。成文日期一般寫在正文的右下方，有附件的則寫在附件說明的右下方。成文日期與正文之間要留空行，以便用印章。由于印章一般要蓋在成文日期上，所以成文日期還要依印章的位置而定。

（六）公文生效標識公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有兩種情況。（1）單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名字，只標識成文時間。成文時間右空四個字；加蓋的印章上距正文一行，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

（2）聯合行文印章。當聯合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空七個字；主辦機關印章在前，聯合行文機關印章在后，兩個印章均壓成文時間，印章間互不相交或相切，印章用紅色；當聯合行文需加蓋三個以上印章時，為防止出現有空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多三個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空兩個字標識成文時間。三、版記版記包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期、版記中的反線等。

（一）主題詞（二）抄送機關（三）印發機關和印發日期（四）版記中的反線（一）主題詞主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關制定和發布。如國家行政機關公文的主題詞是由國務院辦公廳編制的《國務院主題詞表》規定的。主題詞居左頂格用3號黑體字標識“主題詞”三字，后標冒號；詞目采用3號仿宋體字，詞目之間不加頓號而是空一字。

（二）抄送機關抄送機關是除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當寫全稱或