第六章函、紀要學習目標：1、掌握函、紀要的定義、特點和用途。2、掌握函、紀要的結構與寫法。3、了解函、紀要在寫作中的注意事項。4、能寫出合乎要求、明確規范的函、紀要。第一節函

函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

公函的使用范圍很廣，平行機關或不相隸屬機關間聯系工作時可以使用公函，上下級機關之間聯系、詢問、答復工作時，也可以使用公函。公函根據內容和性質，可以分為很多種類，如：用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。另外，還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發表的公開信等，實際上只要它們使用于公務活動中，也應劃入廣義的公函范圍。不過，從狹義的范圍來講，函和信也有一定區別，函的使用比信的范圍窄，但比較莊重、嚴肅。函的種類

函可分為公函與便函兩種。公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。標題

一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

去函的結束語可用“專此函達”（告知函）、“特呈函，盼予函復”（詢問函）、“可否，請函復”（商洽函）、“特呈函，請予批準函復”（請求批準函）等等；復函的結束語可用“此復”、“特此函復”、“專此函復”等等。總之，結束語可以不拘一格，但要得體。

對下級機關的請示，屬于一般性業務問題的，有時不用批復而用函復，但不是由領導機關而是授權主辦部門（辦公廳、室）答復。公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數事。（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。××市人民政府關于在鐵路壓煤改線×××站建立交橋的函

X府［××××］××號

×××委員會：

××鐵路壓煤改線×××工業站，位于我市×縣×××鎮。由于該站的建設，原有的×××站西側的平交道口按設計要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉一鎮的交通要道，給鄉鎮企業和商品經濟的發展造成了困難。另外，鐵路以南五個村的大面積耕地在路北，由于鐵路所阻，給群眾的生產生活造成了很難克服的困難。工業站在設計在dk308＋893處雖有一座凈高2.5米，寬6米，長220米的單孔立交兼排水涵洞，但因縱深太長，寬度較窄，高度很低，農機車輛不能通行，農忙秋收人畜難以通過。為此，請貴委員會給予照顧，在dk308＋430處（原×××站西側的平交道口處）建立交橋一座，以適應當地生產和需要。可否盼復。

××市人民政府（章）

××××年××月×日

關于商洽代培統計人員的函××金融管理干部學院：得悉貴院將于3月份舉辦統計人員講習班，系統培訓統計工作人員。國務院《關于加強統計工作的決定》下達后，我廠曾打算集訓現職統計工作人員，但由于力量不足，未能實現。現在貴院決定辦講習班，我廠擬派15名統計人員隨班學習，請你們代培。如同意，將是對我廠統計工作的有力支持。代培所需費用由我廠如數撥付。盼予復函。

此致敬禮

×××機床廠（公章）

××××年×月×日北京2008年奧運會獎牌設計邀請函第29屆奧林匹克運動會組織委員會（以下簡稱為“北京奧組委”）現面向社會征集北京2008年奧運會獎牌（以下簡稱為“奧運會獎牌”）設計作品（以下簡稱為“本次征集活動”）。奧運會獎牌是北京2008年奧運會重要元素之一，是展示北京奧運會理念和中國文化的重要載體。北京奧組委衷心歡迎和邀請有志于參與北京2008年奧運會獎牌設計的自然人、法人和其他組織參與本次征集活動。如決定作為應征人接受北京奧組委的委托、參與本次征集活動，可通過北京奧組委官方網站（）下載本邀請函及后附文件。（以下簡稱“征集文件”）應征人應認真閱讀征集文件，按照其規定準備應征方案、簽署相應法律文件，當面提交或者通過郵遞的方式送至下述地址。送達時間以應征文件當面提交或郵遞送達后，北京奧組委簽收的時間為準。提交（郵遞）地址：北京市海淀區北四環中路267號708室郵政編碼：100083收件人：第29屆奧林匹克運動會組織委員會文化活動部聯系電話：（010）66691852上述郵遞地址電話如有變更，北京奧組委將在官方網站及時公布，請應征人投郵時注意更新。此致敬禮

第29屆奧林匹克運動會組織委員會（章）二○○六年一月十一日

便函信函的一種，是各級機關、單位互相進行日常交往時使用的一種簡便公函。便函可以不按機關、單位的公文統一編號，但只要內容是公務的，即使是以雙方領導機關的領導人名義簽署的，也應該作為公函處理，加以具體辦理，而且應該記載備考。

便函是一種簡便的公函，在寫法上比較靈活，但也有一定規范可循，一般也由標題、正文、簽署三部分組成：

（1）標題

一般都由機關統一印制，形成為“××（機關）便函”，僅標出單位名稱和文種類別，不寫事由。

（2）正文

先寫受文單位，次寫具體聯系事項，結尾可用習慣語“此致、敬禮”之類。

（3）簽署法定作者、日期

有時簽機關領導人姓名，也屬于法定作者。

便函要求簡明，有事則長，無事則短，一般不用過多寒暄的話。××市衛生局便函

××市×人民醫院：

你院×月××日來函收悉，所談準備派人來我市人民醫院學習用醋離子滲透法治療骨質增生一事，經與該院聯系，他們同意接收2－3人，時間可安排在9－10月份。關于該院使用的醋離子滲透機產地及性能，現寄上一份說明書，如需購買，可直接與廠家聯系訂購。此致敬禮

××市衛生局（章）一九××年×月××日

關于商請報價的函×××茶廠：我公司對貴廠生產的綠茶感興趣，擬定購君山毛尖茶。我公司要求該茶葉品質一級，規格為每包100克，望貴廠能就單價報表和交貨日期、結算方式等給予回復。如果貴廠報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

××××副食品公司

××××年×月×日[評析]

這是一則詢問函。開頭提出對對方產品有定購的意圖，接著提出請對方報價及有關事宜作出回復的要求。一般來說，正文至此也可以結束了，然作者繼而又強調若對方報價合理，將考慮大批量訂貨，這樣寫，可以促使對方給出較低價，可謂匠心獨運，棋高一招，這種寫法值得借鑒。

關于商請派車運送民工的函×××省交通廳：為做好今年的春運工作，及時運送在我省工作的外省民工回家過年，我們組織了民工運送專門車隊，但由于我們運力不足，車輛不夠，估計不能滿足民工的要求，特請貴省派出大型客車20輛，與我省組成運送民工車隊，負責運送貴省在我省工作的民工。妥否？請盡快函復，以便辦理有關手續。

××省交通廳

××××年×月×日

［析評］

這是一則商洽函。正文的原由部分，開門見山，即陳要旨，繼而提出要求。文末一句，語言得體，又暗含催促對方辦理的壓力。

關于我市代表團出訪波塞雄市和路易港市問題的復函

中華人民共和國駐毛里求斯大使館：貴館陳添進領事一九九○年八月三日給我市外事辦的信函收悉。關于我市代表團出訪波塞雄市和路易港市一事，由于時間太急，來不及辦理各種手續，無法在九月下旬成行，屆時擬以市長名義發一賀電，祝賀波塞雄市建市一百周年。訪毛里求斯一事，推遲到年底待牌樓設計方案定下來才出訪，屆時是否順訪波塞雄市，請貴館酌定。佛山市人民政府

一九九○年八月二十日

［析評］

這是一則答復函。行文針對來函詢問的問題，談了困難和處理辦法，明確、具體地作了答復，措詞得當，言簡意賅

下面是一份函的兩種寫法，試分析比較哪一種寫法更恰當。恰當和不恰當各表現在哪些地方？

關于請××商廈準備經保工作經驗材料的函××市商業局：你局××商廈狠抓安全保衛工作，成績突出。經市綜合治理辦公室同意，我局準備于12月中旬召開全市經保工作經驗交流會，請××商廈在會上介紹加強內部防范工作的經驗。請速通知該單位，于12月中旬將此材料報送我局×處秘書科(寫作要求附后)。此致敬禮!××市公安局一九××年十一月二十日關于商請××商廈準備經保工作經驗材料的函××市商業局：經市綜合治理辦公室同意，敝局12月下旬召開全市經保工作經驗交流會。據悉，貴局××商廈狠抓安全保衛工作，取得了突出的成績，擬請該商廈在會上介紹加強內部防范工作的寶貴經驗。如蒙同意，懇請通知該單位，于12月中旬將經驗介紹材料送敝局×處秘書科為盼。

××市公安局一九××年十一月二十日寫作實踐上海嘉頓糧油工業有限公司欲進購2000噸散裝東北大豆。從資料上獲悉黑龍江富鑫農貿公司有供應，故去函詢問洽購。富鑫農貿公司接函后隨即復函。經洽談后雙方簽訂了供銷合同。但當大豆運抵該公司后，經有關部門檢測，不符合合同所規定的質量要求，嘉頓公司遂去函協商解決適宜。根據以上材料，請代為擬寫以上三份函。第二節紀要一、必備知識（一）會議紀要的涵義和用途會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。可以上行也可以下達。會議紀要根據：會議記錄、會議文件、會議的其他有關資料整理而成。會議紀要的作用：溝通情況，交流經驗，統一認識，指導工作。有些會議紀要可經上級領導機關或主管部門批轉或被轉發。（二）會議紀要的特點內容的紀實性:在會議后期或者會后根據會議記錄和各種會議材料整理而成。表述的紀要性:只是對會議結果的擇要歸納。作用的受限性:只對與會單位、與會人員有一定的約束力。要擴大讀者范圍和影響力，則需由上級機關將之作為“通知”的附件下發。（三）會議紀要的類型

按照會議內容的不同，會議紀要可以劃分為以下幾種類型：決議性會議紀要:主要記載和反映領導層制定的決策事項，作為傳達和部署工作的依據，對今后的工作具有指導作用。研討性會議紀要主要記載和反映：經驗交流會議、專業會議、學術性會議的研討情況，闡明各方的主要觀點、意見或情況。協議性會議紀要主要記載雙邊或多邊會議達成的協議情況，以便作為各方執行公務和履行職責的依據。根據寫法的不同，會議紀要分為三種類型：分項式、綜述式、摘要式。（四）、會議紀要的結構與寫法1、標題

會議紀要的標題有兩種寫法：由會議名稱和文種“會議紀要”組成。由說明會議意義或內容的正標題和說明會議名稱和文種的副標題構成。2、正文導言，即會議組成情況簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程。主體，即會議的主要精神。下面分別介紹各類會議紀要主體的寫法。綜述式會議紀要:對會議的內容或議定事項，進行綜合概括，按性質分成若干部分，依據一定的邏輯順序排列寫出。議題比較重大,涉及面較廣的會議紀要,多屬此類。分項式會議紀要:把會議的內容或議定事項，分條列項地寫出。許多辦公會議紀要或討論解決較具體、較專門問題的會議紀要屬于這一類。摘要式會議紀要將與會者的發言按中心議題的要求擇其要點摘錄出來，按內容性質歸類后寫出。對發言者要寫出真實姓名和職務、職稱。這種寫法能客觀地反映與會者的觀點和主張，還能較大限度地保留談話風格。結尾一般寫對與會者的希望和要求，也有的會議紀要不寫專門的結尾。二、注意事項會議紀要是對會議全部材料的概括、綜合和提煉，必須廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；按照會議精神，對材料分類和篩選。抓住要點，突出會議主題。語言表達上，以敘述為主精煉、通俗，篇幅不宜太長。根據會議的內容及規模，選用恰當的寫作結構注重使用會議紀要的習慣用語會議紀要常常以“會議”為第三人稱而記述會議內容。主體部分應注重使用下列層次或段落的開頭語：“會議認為”、“會議提出”、“會議決定”、“會議號召”等。三、例文分析××××學院學生思想狀況分析座談會紀要時間：××××年×月×日下午地點：本院小會議室主持人：主管政治思想教育工作副院長××出席者：各系黨總支書記、政治輔導員、班主任、學生會委員。現將座談會情況紀要如下：一、××副院長傳達了省教育廳領導關于要認真加強學生政治思想工作，注重分析當前學生的思想狀況的講話精神，其后，××副院長對學生思想狀況作了分析，認為當前學生的思想狀況總體是健康的，向上的，但也存在一些較突出的問題，如……（略）二、人文系黨總支書記×××同志說：當前青年學生思想比較活躍，愿意思考問題，這確是學生的主流，但當前在部分學生中也存在比較嚴重的拜金主義、重技能輕理論、重實用輕人文的傾向。三、××班黨支部書記在匯報學生思想狀況時，指出有些同學在思想上沒有處理好學習與兼職的關系，嚴重影響了學習成績。四、經貿系政治輔導員×××同志談到個別學生存在怕露貧而不愿申請經濟困難補助的心理。（略）提示這是一則摘要式會議紀要，摘錄了與會者符合會議中心的發言要點。這種寫法最大的特點是把具有典型性、代表性的言論加以提要整理，按一定的排列關系排列成文。這種寫法能較真實地反映會議的討論情況和與會人員的意見，適用寫座談會、討論會和研究性會議紀要。這種會議紀要的觀點出自個人，具體而真實，具有較強的資料價值。例文（增）××省人民政府辦公廳關于食糖儲備工作會議紀要

××××年×月×日，省政府辦公廳召集省經委、貿易廳、財政廳、工商銀行研究了省級食糖儲備問題。秘書長×××同志主持會議。參加會議的有×××、×××等同志。現將會議確定事項紀要如下：一、當前食糖資源短缺，供應緊張，為保證我省市場消費和輕工食品生產正常進行，加強對食糖的調控能力，一致同意建立省級食糖儲備制度。二、省級食糖儲備暫安排2噸，由省糖酒茶葉公司落實貨源。三、食糖儲備資金6000萬元，由省糖酒茶葉公司自籌500萬元，省工商銀行貸款5500萬元，貸款指標近期予以安排。四、儲備費用年需730萬元，由省財政廳和代儲企業共同承擔。其中，省財政撥付一部分資金作為鋪底資金，周轉使用。省級儲備糖堅持全年儲備和季節性更新相結合，銷售差價部分先抵補儲備費用，如有節余，除適當留給儲備單位作留利外，主要用于充實儲備資金；如出現虧損，先從基金中補貼，超過部分由省糖酒茶葉公司負擔。××省人民政府辦公廳(印章)××××年×月×日提示這是一篇分項式會議紀要。導言簡要地介紹了會議的基本情況。主體部分寫會議研究確定的四個主要內容。文章指導思想明確，層次分明，任務明確具體。例文最在的特點是沒有用段旨句，而是直接敘述重要定事項，對重要事項“有什么寫什么”，這也是一種很值得借鑒的寫法。例文3×××企業集團辦公會議紀要（××××年一月二十一日）

××××年1月21日下午，陳×總裁在總部主持召開了新年第一次總裁辦公會議，確立今年企業集團的工作思路，布置了工作任務。參加會議的有各部門負責人。會議議定事項如下：一、企業集團今年的工作思路是：“扶持和培育10~15家骨干企業；穩定30家左右中等企業；撤、并、停、轉、重組一批小企業和困難企業”，減少企業集團下屬子企業數量，促進有潛力的企業快速發展。會議要求集團總部各部門依據工作思路制訂出今年的工作計劃。二、今年的工作重點是建立“三庫”，即建立企業資產財務信息庫、人力資源庫和企業基本情況數據庫。三、今年要加強集團內部管理，強化服務意識，理順工作程序，嚴格考勤考核工作，增強執行制度和各項規定的自覺性，樹立企業集團的良好形象。四、年初出臺新的企業考核體系。對不同性質的企業出臺不同的考核辦法。提示這是一篇分項式會議紀要。導言部分介紹了會議主題，會議時間、地點、主持人和出席人員。文種承啟語后，分條列項地寫了會議議定的四方面的事項。文章指導思想明確，層次分明