標準解讀

《GB/T 9705-1988 文書檔案案卷格式》是一項國家標準，旨在規定文書檔案的案卷構成及各部分的具體要求。該標準適用于國家機關、企事業單位和社會團體在處理日常工作中形成的具有保存價值的文字材料及其整理歸檔工作。

根據標準內容，一個完整的文書檔案案卷通常包括封面、目錄、文件材料和備考表四個主要組成部分。其中：

  • 封面用于標明案卷的基本信息，如標題、單位名稱、起止日期等。
  • 目錄列出案卷內所有文件的簡要信息，便于查找使用。
  • 文件材料是案卷的核心部分，包含了需要長期或永久保存的各種原始記錄。
  • 備考表則用來記錄案卷整理過程中的一些特殊情況說明或是對案卷后續管理的要求。


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  • 被代替
  • 已被新標準代替，建議下載現行標準GB/T 9705-2008
  • 1988-09-05 頒布
  • 1989-03-01 實施
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文檔簡介

UDC51.852.12A14中華人民共和國國家標準GB9705-88文書檔案案卷格式Thefilingformsofadministrative：records1988-09-05發布1989-03-01實施國家技術監督局發布

中華人民共和國國家標準UDC351.852.12文書檔案案卷格式GB9705-88Thefilingformsofadministrativerecords1適用范圍本標準適用于我國各級檔案館（室）和文書處理部門。卷卷皮格式一種是硬卷皮，文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是軟卷皮。2.1硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸規格采用300mm×220mm或280mmx210mm（長×寬)。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌（見圖1）。本標準推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面項目封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸（見圖2）。2.1.3封面項目的填寫方法2.1.3.1全宗名稱；全全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”，“中華人民共和國外交部”簡稱為：“外交部"，“河北省人民政府人事局”簡稱為“河北省人事局”。不得筒稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”等。2.1.3.2類目名稱：類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類，并應保持分類體系的穩定性。2.1.3.3案卷題名：案卷題名即案卷標題，一般由立卷人自擬。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內、文種。文字應力求簡煉、明確。22.1.3.4時間：卷內文件所屬的起止年月。2.1.3.5保管期限：：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫：2.1.3.6件、頁數：裝訂的案卷要填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。2.1.3.7舊檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。2.1.3.8檔號的編制：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。日錄號：：全宗內案卷所屬目錄的編號，在同-

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