—F4-—職工或員工檔案管理辦法第一章總則第一條為加強中國xx技術有限公司（以下簡稱公司）本部職工或員工檔案管理工作，有效地保護和利用職工或員工檔案，提高科學管理水平，更好地為職工或員工工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》，中共中央組織部、國家檔案局《干部檔案工作條例》（組通字[xx]13號）以及xx科技集團公司（以下簡稱集團公司）《xx科技集團公司干部人事檔案管理辦法》（xx人[xx]585號），結合公司本部職工或員工檔案管理工作實際，制定本辦法。第二條職工或員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、任免、培訓、考核獎懲等工作中形成的關于職工或員工個人經歷、政治思想、工作表現、業務技術水平及工作變更等情況的資料文件材料，是用人單位歷史地、全面地考察和準確選拔干部使用人才的重要依據，是檔案業務工作的重要組建部分。第三條職工或員工檔案管理在集團公司領導下開展工作，并接受上級關于業務部門的監督、檢查和指導。第四條在職工或員工檔案管理工作中，公司關于部門及個人應貫徹執行黨和國家關于檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保職工或員工檔案的完整與安全。第五條根據安全，便于查找的原則，公司應對職工或員工檔案進行嚴密保護和科學管理，并建立檔案專門保管場所，關于指標應符合《xx科技集團公司干部人事檔案管理辦法》要求；或選擇具有管理資質的人才服務機構代為管理。第六條對利用檔案及檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。第七條公司人力資源部是公司本部職工或員工檔案的歸口管理部門。第二章管理范圍與職責第八條公司職工或員工人事檔案，依照公司人事檔案管理權限，實行集中統一、分層分類的管理原則。xx科技集團公司黨組管理的公司領導干部，其人事檔案依照規定轉送集團公司關于部門管理，公司可作為干部協管單位管理其人事檔案副本；除（一）類之外的公司在崗職工或員工和內退職工或員工的人事檔案，由公司自行管理。根據公司實際管理、存放條件，可委托具有管理資質的人才服務機構代為保管；職工或員工離職、退休、受刑事處分或勞動教養的，或出國不歸、失去聯系、死亡等的，其人事檔案依照相關規定進行管理。按規定應由公司管理的，根據公司實際管理、存放條件，可委托具有管理資質的人才服務機構代為保管；公司原則上不存放子公司人員和其他人員檔案。第九條檔案管理部門根據實際需要建立本部在崗職工或員工的工作檔案。第十條職工或員工檔案管理的工作人員及其在公司的直系親屬的檔案，由公司指派專人保管，也可委托具有管理資質的人才服務機構代為保管。第十一條職工或員工檔案管理的工作人員嚴禁擅自保存本人或他人的檔案材料，或復制本人或他人檔案材料的副本。第十二條在職工或員工檔案管理工作中，管理部門履行或委托具有管理資質的人才服務機構履行下列職責：管理職工或員工檔案；收集、鑒別和整理檔案材料；辦理職工或員工檔案的查閱、借閱和傳遞等事項；登記職工或員工崗位職位變更情況；為關于部門提供職工或員工的情況；做好職工或員工檔案的安全、保密、保護工作；辦理其他關于事項。第十三條公司人力資源部要選調政治可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事職工或員工檔案管理工作，并保持人員的相對穩定。第十四條在職工或員工檔案管理工作中，人力資源部應建立健全所保管檔案的名冊以及關于檔案轉遞、查閱以及檔案材料增補、銷毀的相關管理制度、流程、登記表單、臺賬。檔案名冊及上述臺賬應每年至少與檔案及檔案材料檢查核對一次，發現問題應及時解決。第三章檔案的分類和內容第十五條職工或員工檔案分為人事檔案與工作檔案。第十六條職工或員工人事檔案正本以下材料構成：履歷材料：職工履歷表、干部履歷表，學生登記表；自傳材料；鑒定、考核材料：工作、學習、學生畢業鑒定，干部的年度考核表、組織正式出具的考核材料等；學歷、職稱材料：高中及以上畢業生成績表，報考中專以上學歷報名登記，職稱評定審批表等；政治歷史審查材料：入黨入伍審查材料等；黨團材料：入黨團志愿書、申請書、轉正申請書、黨員民主評議表，取消預備黨員資格/資質的材料等；獎勵材料：先進工作者、三好學生、優秀黨團員、戰斗英雄等各類嘉獎的登記表或審批表；違紀材料：黨政紀律處分材料，違反法律材料，組織通報批評材料等；工作變更材料：干部任免表，入退伍登記表，崗位、工資變更材料，退休材料，終止勞動協議證明書等；其他：體檢表，工會會員登記表，大中專畢業生就業報到證，有價值的學習總結、體會。第十七條人事檔案副本是概括反映一個干部在歷史和現實情況的檔案材料，由人事檔案正本中以下材料的復制件構成：近期填寫的干部履歷表；各個階段的主要鑒定；考核材料；政治歷史問題的審查、甄別、復查、平反結論；獎勵材料；處分、取消處分及甄別、復查、平反的決定；晉升技術職稱、學位、學銜審批表，出國人員審查表，工資級別登記表等。第十八條職工或員工工作檔案由職工或員工人事檔案中以下主要材料的復印件及其它關于參考材料構成：第一類的近期履歷材料；第三類的主要鑒定、考核材料；第四類的學歷、學位和評聘專業技術職位的材料；第五類的政治歷史情況的審查結論材料；第六類的入黨志愿書；第七類的重大獎勵材料；第八類的處分材料；第九類的錄用、任免審批表和工資、待遇、出國審批等材料；其它不屬于歸入職工或員工人事檔案范圍的關于參考材料。第四章檔案材料的收集與歸檔第十九條為使職工或員工檔案能夠適應工作需要，應經常通過關于部門收集職工或員工錄用、任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中形成的反映職工或員工德、能、勤、績的材料，定時充實檔案內容，將其歸入職工或員工檔案。第二十條對收集的材料，必須經過認真的鑒別，視情況分別歸入職工或員工人事檔案、工作檔案或適當處理。屬于歸檔的材料應真實，書寫規范，文字清楚，對象明確，手續完備，符合永久保存的要求。第二十一條對符合條件的材料，須如實填寫《檔案材料增補審批表》（附件1）或《檔案材料銷毀審批表》（附件2），經人力資源部和分管人力資源的公司領導審批同意后，方可將其放入檔案或銷毀。第五章人事檔案的利用與轉遞第二十二條充分發揮職工或員工檔案的作用，利用計算機等現代化手段，依據檔案所提供的信息，建立并不斷完善本單位人員信息庫，全面、及時、高效率、準確地為人事工作提供服務。第二十三條查閱公司管理職工或員工檔案的人員，須提供所在單位出具的介紹信及個人身份證明材料并如實填寫《檔案查閱審批表》（附件3），經人力資源部批準后方可查閱。查閱公司管理的職工或員工檔案時，應由檔案管理人員陪同查閱。第二十四條職工或員工檔案一般不外借。如必須借出或部分借出使用時，須如實填寫《檔案材料借出審批表》（附件4）由人力資源部批準后，限期歸還，不得擅自轉借他人。第二十五條任何個人不得查閱、借出本人及其直系親屬的檔案。第二十六條公司職工或員工人事檔案的調入、調出應經過公司審批，并使用《檔案調動審批表》（附件5）進行詳細登記后方可辦理。人事檔案的調出應由人力資源部和分管人力資源的公司領導審批；人事檔案的調入還應由總經理審批。第二十七條在調入人事檔案前應核對檔案材料的完整性。材料不完整的人事檔案，應由所屬人員同相關單位聯系補齊材料后方可調入。第二十八條人事檔案調出手續應在職工或員工辦理離職手續時同時辦理。職工或員工需提供檔案轉往單位出具的調檔函等相關材料并經批準后，方可辦理相關手續；無故不辦理調出的，公司視情將其檔案由委托的人才服務機構轉為個人存檔或轉至其戶口所在地街道。第二十九條轉遞職工或員工人事檔案需遵守下列規定：檔案應通過可靠方式（如機要xx、專人送取等）轉遞；調出人事檔案應內容齊全完整，不得扣留檔案材料或分批調出；調出人事檔案需嚴格包裝并密封；不可調入包裝不完整或密封失效的人事檔案。第六章附則第三十條本辦法如有未盡事宜，或執行當中與國家、地方關于法律、法規相抵觸時，依照國家或地方的關于規定執行。第三十一條公司有權根據國家、地方法律、法規及公司經營情況的變化，新增、變更或廢止本規定的相關條款。相關新增、變更或廢止的條款經公司通知或公示后，對職工或員工發生效力。第三十二條本辦法由公司人力資源部負責說明。第三十三條本辦法自xx年xx月1日起施行。附件：1.檔案材料增補審批表2.檔案材料銷毀審批表3.檔案查閱審批表4.檔案材料借出審批表5.檔案調動審批表

附件1檔案材料增補審批表姓名檔案編號增補材料明細放入時間經辦人簽字以上材料經審核內容真實可信，符合放入檔案要求。材料審核人員簽字：年月日人力資源部審批：年月日分管人力資源公司領導審批：年月日附件2檔案材料銷毀審批表姓名檔案編號銷毀材料內容材料造成或產生時間及單位銷毀時間經辦人簽字以上材料經查驗符合銷毀標準。材料查驗人員簽字：年月日人力資源部審批：年月日分管人力資源公司領導審批：年月日附件3檔案查閱審批表檔案查閱登記所屬人員檔案編號查閱檔案人員信息登記姓名所在單位身份證號查閱事由人力資源部登記查閱審批建議或意見年月日陪同查閱人員登記查閱時間：年月日附件4檔案材料借出審批表借出檔案材料登記所屬人員檔案編號借出材料明細借出人信息登記姓