數字檔案室建設浙江省檔案局（梁紹紅）數字檔案室的概念數字檔案室是指機關在履行職能工作中綜合運用計算機、信息網絡等技術，積累、歸檔、管理和利用各類檔案信息，以實現檔案管理數字化、信息化和網絡化的工作體系。數字檔案室<>單純的數字檔案管理軟件數字檔案室<>數字化掃描工作*包括與單位數字檔案與電子文件管理要求相適應的管理機制、制度、軟硬件配套設施及整合有序的資源。數字檔案室建設的標準規范《浙江省機關數字檔案室建設規范（試行）》（浙檔發〔2009〕55號）數字檔案室的建設要求機關數字檔案室建設應以檔案目錄數據庫和全文數據庫為基礎，以硬盤、磁帶、光盤等數字化設備為載體，以傳統載體檔案的數字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以機關各類檔案信息資源（包括業務電子數據）的規范管理和有效利用為目標。數字檔案室的建設內容軟硬件平臺建設數字檔案資源建設制度建設軟硬件平臺建設包括硬件設施建設、軟件系統建設和網絡系統建設。各機關應本著滿足現階段需要并適當超前的原則，充分估算所需檔案存儲數據容量、數據操作強度和網絡訪問量，在選用硬件設備、軟件系統和建立網絡架構時，適當為今后設備擴充、系統升級和網絡擴建留有一定余地。常用硬件設施服務器。用于滿足數字化檔案管理的海量存儲、海量查詢和按需擴展的彈性部署需求，為各用戶端的訪問提供各種共享服務的計算機。終端。用于訪問服務器或檔案數字化處理的計算機。掃描儀。用于紙質、照片檔案的數字化。各單位應根據室藏檔案數量、紙張幅面和質量等情況，合理配置不同規格的掃描儀。光盤、磁帶等存儲備份設備。UPS（不間斷）電源。打印機。用于各類檔案目錄和圖文的打印輸出。軟件系統建設（一）操作系統。選擇運行穩定、安全可靠、與硬件選型相匹配的主流操作系統。（二）掃描軟件。使用掃描儀自帶或其他掃描軟件，并根據需要采用Photoshop等圖像處理軟件進行后期處理。（三）檔案管理應用平臺。根據數字檔案室設計要求開發電子文件歸檔管理系統、數字檔案室管理系統、檔案查詢利用系統等，同時具備對檔案目錄數據和全文數據的采集、加工、管理和利用等基本功能。網絡系統建設檔案數據網絡。檔案數據網絡應相對獨立，與外部網絡實現物理或邏輯隔離。檔案數據網與辦公網、業務網的數據交換應分層授權，專人負責，保證數據的安全。數字檔案資源建設機關檔案室應建立面向全部室藏檔案的符合標準的檔案目錄數據庫、常用和珍貴檔案全文數據庫和歸檔電子文件數據庫，集中存儲并管理數字檔案數據信息。傳統檔案的數字化轉換電子文件歸檔傳統檔案的數字化轉換認識檔案數字化的目的？利用保護或是否為了其他業務創新工作？推動數字檔案館（室）建設、檔案資源的數字化整合基于不同目的對檔案數字化工作的影響數字化的范圍組織和進度安排人力和財力投入不同的技術指標數字化工作的組織單兵作戰社會化運作資金來源的社會化運作數字化加工的社會化運作數字化加工的標準規范GB/T20530-2006《文獻檔案資料數字化工作導則》DA/T312005《紙質檔案數字化技術規范》參考規范：《浙江省檔案館紙質檔案數字化成果接收暫行辦法》檔案數字化的幾個原則價值性原則優先選擇珍貴檔案進行數字化實用性原則優先選擇利用率較高的檔案文獻進行數字化開放性原則優先選擇非涉密、已經開放的檔案文獻進行數字化特色性原則在人力、物力限制條件較多的情況下，優先選擇本單位有特色的檔案資源進行數字化檔案數字化的流程包括以下兩個流程，即：管理流程業務流程需求調研制定計劃組建隊伍監控評估檔案數字化的管理流程檔案數字化的管理流程開展檔案數字化的需求調研制訂檔案數字化工作計劃。，明確檔案數字化的工作目標、內容、人員組織和職責分工、主要技術指標和方法、驗收依據、安全管理措施、進度安排、經費預算、招投標事宜等，以保障數字化工作的順利實施。組建隊伍，配備相關條件可通過業務外包、自己組建數字化工作機構、聘請有關專家顧問等方式，組建一支數字化工作隊伍。監控檔案數字化工作的開展評估數字化工作成果。檔案數字化的業務流程前處理檔案掃描圖像處理數據存儲目錄掛接數據驗收成果管理注：對于首次項目，還包括數字化應用系統的設計、實施和維護流程檔案數字化的技術指標要求成果類型格式技術指標備注掃描黑白掃描圖像TIFF建議掃描分辨率在100dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）代替原件保存的推薦采用無損壓縮的TIFF格式。彩色掃描圖像TIFFJPEG建議100dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）圖紙TIFFJPEG建議200dpi以上照片掃描圖像TIFFJPEG5英寸檔案照片建議600dpi，其他規格按如下公式換算：掃描分辨率=600dpi/N(其中N=待掃描照片的長度值/5英寸照片的長度值)成果類型格式技術指標備注縮微膠片TIFFJPEG建議200dpi以上音頻WAVMP3音頻采集最低要求：采樣頻率:44.1kHz，量化級:16bit，單/雙聲道。WAV轉MP3時建議位速率在128Kbit/s以上。視頻AVIMPEG-2MPEG-4視頻采集最低要求：分辨率(像素):720*576，幀數:25幀/秒，視頻數據速率:4Mbps，音頻位速率:224Kbps，音頻設定:立體聲，音頻采樣頻率:44.1kHz。AVI轉MPEG-2、MPEG-4格式時，推薦數據傳輸率>=4Mb/s，分辨率在352x288以上，幀速率>=24。檔案數字化的技術指標要求檔案數字化業務流程中應注意的幾個問題數據掛接問題建立一定的掛接規則，而不是在光盤中實現掛接。圖像命名問題可參照《浙江省檔案館紙質檔案數字化成果接收暫行辦法》，對按卷和按件整理的文件分別進行命名。數字化成果的驗收問題。關鍵指標和其他指標數字化成果的多用途利用和版權保護問題。存用分開、多種分辨率或技術處理字段名稱字段類型字段長度字段值全宗號字符4

年度字符4

保管期限字符10、1、2、3組織機構或問題字符2

檔案室編件號字符5

按件整理的圖像命名示例電子文件的歸檔按照《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件管理暫行辦法》及我省實施辦法的要求進行歸檔管理。歸檔時應同時包括電子文件本身及對應元數據（具體略）