電子文件歸檔與管理基于國家檔案局發布的檔案工作國家推薦標準GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》五、電子文件的積累與歸檔四、電子文件的憑證作用三、電子文件的種類和特征六、歸檔電子文件的管理與利用內容介紹二、電子文件的產生和來源一、對電子文件的認識

《電子文件歸檔與管理規范》GB6一、對電子文件和電子檔案的認識電子文件概念計算機上生成的具有參考、憑據和指導意義的信息都是電子文件，如視窗系統中的“文件”。

廣義上狹義上計算機上生成的具有特定“文件”屬性的信息才能稱之為電子文件。計算機中或網絡上不具備特定“文件“屬性的信息不能夠稱為電子文件。電子文件概念指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

GB/T18894-2002

《電子文件歸檔與管理規范》一、表明其邏輯與物理屬性：數字代碼，用計算機生成和讀取二、表明其內容屬性：符合“文件”要求的特定的來源和用途。原始材料的直接利用階段。

如人們直接在巖石上刻字。

原始材料的粗加工階段。

甲骨——竹簡——絹帛。紙質文件階段。

輕便又廉價。電子文件階段。

以磁介質和光介質作為存貯工具的一種存貯方式。文件的歷史發展階段四個階段電子文件的發展過程階段采用計算機，形成電子文件，輸出成紙質后成為正式文件－－“草稿性電子文件”

第一階段

紙質文件為正本，電子文件為副本

輔助性電子文件階段第二階段電子文件為正本，紙質文件為副本，電子文件法律效力被確認，紙質文件只在很少情況下被使用電子文件階段

第三階段無紙階段工作中不再使用紙質文件，以往的紙質已成為“文物”第四階段第一，文件與檔案之間己不再具有非常明顯的時間過程與空間異域的區分。第二，“檔案”的概念是特定管理方式的反映，是紙張時代“案卷加柜架”的表現。第三，文件與檔案原本就是同一事物。第四，電子文件與電子檔案概念的一體化，有利于文檔管理的一體化。電子時代文件與檔案的關系電子檔案與紙質檔案將長期并存。文件歸檔要遵循雙軌制原則，即電子文件和紙質文件均要歸檔電子檔案與紙質檔案的管理方法不同。不能拿傳統的管理理論、方法和標準強加于電子檔案的管理。電子檔案與紙質檔案可以相互轉換。數字紙質數字紙質不可盲目進行，要有選擇、有步驟地進行為利用者提供服務、電子檔案的不可靠性紙質檔案與電子檔案的關系文件的生命周期形成積累登記鑒定歸檔整理移交接收保管利用生命周期半現行期生成最后處理（銷毀或保存）非現行期現行期電子文件的生命周期

（TheLifecycleofRecords）

設計階段*明確保存文件所依靠的技術、規定歸檔的需求、保管期限

形成階段落實在設計階段提出的要求如電子文件的保管，文件類型等

使用階段電子文件形成后的整個使用期。在歸檔時，必須對歸檔系統進行有效的監督與控制，以防止影響電子文件的恢復、利用和可存取性電子文件管理的新理論與新思想一、文檔一體化理論二、文件連續體理論三、前端控制理論四、全程控制理論五、電子文件時代的來源原則－－背景記憶六、后保管時代

將檔案管理工作提前介入電子文件的運作與管理中，即把規范化管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成、收集等階段，將電子文件與電子檔案管理統一起來，進行規范化管理。

從文件形成（包括形成前）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式。

將對文件、檔案的管理與控制提前到它們的設計與形成之前電子文件管理的新理論與新思想

電子文件的來源與紙質文件的來源相比，具有更高的技術性和一定的間接性一、文檔一體化理論二、文件連續體理論三、前端控制理論四、全程控制理論五、電子文件時代的來源原則－－背景記憶六、后保管時代

指電子文件全程管理的過程。它涉及到電子文件前端控制、電子文件的利用和保存等每一項具體工作過程。

提出：電子時代的文件實體保管已不再是檔案工作中的首要環節了。取而代之的是電子文件的鑒定、控制工作，并在盡可能長的時間里為政府和社會提供利用。6二、電子文件產生的條件和來源6

1.電子計算機

2.計算機網絡條件第一代：電子管

1946——1957第二代：晶體管

1958——1964第三代：中小規模集成電路

1965——1971第四代：大規模集成電路

1972——計算機的誕生與發展數據處理過程控制人工智能或智能模擬網絡應用科學計算或數值計算計算機輔助技術計算機的應用領域CAD（輔助設計）CAM（輔助制造）CAI（輔助教學）CIMS（計算機集成制造系統）第一，微型化(或體積微型化)

第二，網絡化(或資源網絡化)

超導計算機：納米計算機、光計算機、量子計算機、DNA計算機第三，智能化(或處理智能化)

計算機的發展趨勢什么是計算機網絡：

凡是將公布在不同地理位置上的具有獨立性能的多臺計算機、終端及其附屬設備，用通信設備和通信線路連接起來，再配有相應的網絡軟件，以實現計算機資源共享的系統，叫計算機網絡。計算機網絡的產生什么是計算機網絡：

凡是將公布在不同地理位置上的具有獨立性能的多臺計算機、終端及其附屬設備，用通信設備和通信線路連接起來，再配有相應的網絡軟件，以實現計算機資源共享的系統，叫計算機網絡。網絡建立的主要目的是實現資源共享網絡上的計算機是獨立的“自治計算機”

網絡上的計算機必須遵循網絡協議計算機網絡的基本特征按網絡的地理覆蓋范圍分類：

1.局域網LAN(不超過10公里)2.城域網MAN(幾十公里以內）

3.廣域網WAN（一個地區、一個國家，甚至于橫跨幾個洲的洲際間網絡）按網絡的拓撲結構分類：

星型、樹型、總線型、環型、網狀型

按網絡環境分類：

工作組網絡、部門網絡、企業網絡、校園網絡、黨務網、政府網計算機網絡的分類網絡工作站點網絡互聯設備網絡通訊介質局域網廣域網連接到網絡上的、能夠利用網絡資源的計算機服務器工作站非屏蔽電纜線屏蔽電纜線同軸電纜光纜無線連接網卡集線器和打印共享器調制解調器中繼器交換機路由器網絡系統構成61.辦公領域2.生產領域3.電子商務來源1.辦公領域中電子文件的產生辦公自動化(OfficeAutomation簡稱OA)20世紀60年代：數據處理20世紀70年代：應用廣泛20世紀50年代：簿記功能事務型辦公自動化系統(初級階段)

由單機或多機組成。負責文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等事務管理型辦公自動化系統(中級階段)

由具有通信功能的多機網絡組成。有完善的信息數據庫。能處理日常運營所需要的數據(信息)流。輔助決策型辦公自動化系統(高級階段)

綜合了事務型和管理型的全部功能。具有由專家系統和人工智能組成的決策功能。辦公自動化系統的模式是一個動態的、開放的、發展的系統，是文檔數字化、無紙辦公以及文件傳輸的電子化模擬的實現過程2.生產領域中電子文件的產生計算機輔助設計與制造(Computer-aideddesignCADComputer-aidedmanufacturingCAM)

60-70年代：三維CAD興起，模具界廣泛應用80年代：向開放性、智能化方向邁進50年代：二維CAD取代圖板，造福工業生產工業制圖：汽車制造、精密零件、模具、設備工程制圖：建筑工程、裝飾設計、水電工程、環境藝術設計、土木施工服裝行業：服裝制板、輕紡及服裝設計電子工業：印刷電路板設計航空航天：飛機模型、模具電影、動畫、廣告、娛樂CAD與CAM的應用與特點應用甩掉圖板、節省設計時間、降低制造成本、設計自動化、縮短生產周期、提高工作效率特點

是發生在開放網絡Internet上的

商家與商家、商家與消費者之間的商業貿易3.電子商務中電子文件的產生電子商務ElectronticCommerce/InternetCommerce簡稱(EC/IC)電子合同：通過數據電文達成的非紙質的數字化合同電子支付：是一種電子信息傳遞，支付方式有銀行卡、電子貨幣、電子支票、網上銀行3.電子商務中電子文件的產生電子商務活動中產生大量的電子文件我國2005年施行《電子簽名法》作用：1.身份識別。2.加密技術。3.對認證機構、電子商務信息實現有效管理產生的電子文件以電子證據形式存在如：合同、提單、保險單、發票等6三、電子文件的種類和特征6四種不同的分類方式一、磁記錄文件

以各種數碼磁帶、磁盤、記憶磁芯、磁泡、磁卡、磁鼓等為載體的文件。二、光記錄文件

以新型載體和新記錄方式形成的文件，如光盤，而且正在發展，新的種類還將產生。1.按電子文件載體劃分一、社會性電子文件

OA電子文件，多以文本、圖像、音像形式存在二、科技性電子文件

CAD/CAM電子文件，多以光柵圖或矢量圖存在三、家庭性電子文件

電子郵件、電子相冊、家庭個人寫作作品等2.按電子文件產生的工作領域劃分一、文本文件

占用空間小。如文件格式TXT，DOC等，二、圖像文件通過掃描、拍攝形成，占用空間較大。如文件格式

JPG，TIF等，圖像文件可通過光學字符識別OCR轉換成文本文件。三、圖形文件

計算機輔助設計產生的，如CAD，CAM的技術圖紙四、語音文件

如WAV，MP3等五、視頻文件

攝像機拍攝的或者是錄像帶轉換的文件，占用空間非常大，如文件格式MPG、AVI等3.按電子文件的格式劃分一、簡單文件

僅由一種格式組成，如TXT文件二、復合文件

含有圖形（簽名）或數據（統計數據或表格）的文件。如含圖形的WORD三、復雜文件

含有多種數據類型，如含有多個媒體（聲音、動畫、視頻等）的文件PPT。4.按電子文件的組成方式劃分6電子文件的八個特征漢字的處理：外碼內碼（二進制代碼）圖形的處理：二維一維像素“1”或“0”（二進制代碼）聲音的處理：聲波電波數字信號影像的處理：畫面（25幀/秒、30幀/秒）像素聲音顏色、亮度、飽和度電子文件的數字化信息特征特征一紙質檔案的數字化包括文字、圖紙、圖片、照片等

技術處理瀏覽照片紙質檔案的數字化過程拍照掃描phototshopOCR壓縮01010101錄音錄像檔案的數字化過程010101模/數轉換ADC錄音錄像數/模轉換DAC調制解調器analogdigital010101

一是數字編碼二是硬件三是軟件四是技術設備的更新五是加密六是壓縮技術七是兼容性問題信息在加工、存儲、傳遞、檢索過程中；軟件在運行過程中；載體在更換過程中；都受到標準的制約對設備的依賴性對標準的依賴性特征二電子文件對設備及標準的依賴性一是肉眼對載體無識別能力二是載體上的信息記錄密度極大三是載體上的信息往往在存儲時對其進行了壓縮或加密特征三電子文件載體的非直讀性物理結構電子文件的存在形式邏輯結構電子文件的表現形式特征四電子文件的物理結構與邏輯結構關系的復雜性及對元數據的依賴性指文件信息存儲在載體上的位置及分布情況。如正文、批示等在載體上的存儲位置指文件自身的結構。如章節構成、各頁的先后順序等。物理結構邏輯結構元數據是關于數據的數據。是描述電子文件內容、背景和結構信息及整個管理流程，又能夠被計算機及網絡系統自動辨析、分解、提取和分析歸納的數據。特征四電子文件的物理結構與邏輯結構關系的復雜性及對元數據的依賴性《電子文件元數據標準》

(2008年國家檔案局下發的行業標準)標識信息背景信息內容信息結構信息期限和條件信息日志信息元數據《電子文件元數據標準》

(2008年國家檔案局下發的行業標準)標識信息元素子元素1、來源信息1.1文件號1.2發文字號1.3全宗號1.4全宗名稱1.5組織沿革1.6類別號1.7類別名稱1.8案卷號1.9案卷名稱1.10分類號1.11檔號2、位置2.1當前位置2.2存儲位置3、時間3.1形成時間3.2處理時間3.3歸檔時間標識信息背景信息內容信息結構信息期限和條件信息日志信息元數據電子文件元數據分層索引電子文件元數據分層索引－－背景信息元素子元素背景信息4、機構4.1機構屬性4.2機構類型4.3機構代碼4.4機構名稱4.5部門類型4.6門名稱5、操作者5.1作者類型5.2個人ID5.3個人名稱5.4職位名稱5.5電子簽名6、文件處理6.1處理類型6.2處理描述元素子元素背景信息7、行為依據7.1依據名稱7.2條款及其內容8、版本8.1版本編號8.2版本說明9、關聯9.1關聯文件ID9.2關聯類型9.3關聯描述10、文種11、稿本12、重要程度13、緊急程度14、文件大小15、文件頁數16、文件份數電子文件元數據分層索引元素子元素內容信息17、題名17.1主標題17.2可選標題18、覆蓋范圍18.1時間范圍18.2行政區域19、主題詞20、內容描述21、附件22、語種標識信息背景信息內容信息結構信息期限和條件信息日志信息元數據《電子文件元數據標準》

(2008年國家檔案局下發的行業標準)電子文件元數據分層索引標識信息背景信息內容信息結構信息期限和條件信息日志信息元數據《電子文件元數據標準》

(2008年國家檔案局下發的行業標準)元素子元素結構信息23、格式23.1文件類型描述23.2文件格式及版本23.3模板23.4載體類型23.5載體規格24、軟件環境24.1操作系統名稱和版本24.2操作系統文件24.3數據庫系統24.4信息處置平臺25、硬件環境25.1配置要求25.2網絡環境電子文件元數據分層索引標識信息背景信息內容信息結構信息期限和條件信息日志信息元數據《電子文件元數據標準》

(2008年國家檔案局下發的行業標準)電子文件元數據分層索引元素子元素期限和條件信息26、權限管理26.1密級26.2公開范圍26.3使用條件27、安全設置27.1數字水印27.2加密方法27.3CA28、處置28.1保管期限28.2處置行為28.3預處置時間標識信息背景信息內容信息結構信息期限和條件信息日志信息元數據《電子文件元數據標準》

(2008年國家檔案局下發的行業標準)電子文件元數據分層索引元素子元素日志信息29、保管日志29.1事件類型29.2事件時間29.3事件描述29.4預期行為29.5預期行為時間30、使用日志30.1使用類型30.2使用者30.3使用時間30.4使用描述存儲位置不固定，可以從一個載體轉換到另一個載體可以通過網絡傳給一個或多個接收者還可以把電子文件的內容分解后通過不同的路徑傳遞，存儲在不同的地點和不同的設備進行處理，需要時再裝配。特征五電子文件的信息與載體相分離性一方面一是網絡系統過于復雜，缺陷太多二是眾多黑客進行技術交流，破解防范技術三是有效的網絡安全防范方法已遠遠超出電子計算機專家的知識、技能。特征六電子文件的信息共享性及不安全性一個終端上的電子文件也可以發給若干個網絡終端，供大家閱讀另一方面任何人可以到網絡終端上閱讀某個設備上的同一個電子文件(不加限制)造成信息易更改的原因：一是磁介質的可重寫性。二是磁介質都具有隨機讀取的功能，任意定位（除磁帶外的）。三是由于電子文件與載體的可分離性，在傳遞或更換載體時不留痕跡。特征七電子文件信息的易更改性特征八電子文件非實體歸檔的可能性在計算機網絡上進行不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。（非實體歸檔）把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔物理歸檔6四、電子文件的憑證作用1.電子文件不再有固定的載體2.電子文件不再具有特定的字跡3.電子文件易于修改，改動后不留痕跡4.電子文件制作過程的虛擬化使對其原件的界定難于實現5.電子文件的遷移需要改變其格式或結構6.電子文件的簽署技術還不成熟和普及影響電子文件原始性的因素什么是電子文件的“原始性”

對于一份電子文件來說，只要它的內容確實是當時由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，就認為它是原始的。“原始性”概念

它允許文件載體、字跡、格式等表現形式發生變化，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為唯一標準。與紙質文件原始性的區別1.簽署技術：光筆簽名、數字簽名（密鑰）2.認證技術：利用分組密碼進行消息認證，認證電子文件的內容與發出時是否一致，從而證明這份文件的原始性和真實性。3.身份驗證：用于電子文件訪問權限的控制4.防火墻：防御外部攻擊5.防寫措施：如光盤的“只讀”6.加密技術：對稱密碼算法和非對稱密碼算法維護電子文件原始性的技術措施加強對電子文件制作和管理人員的管理電子文件制作過程要職責分明建立電子文件全過程管理制度建立電子文件管理的記錄系統既包括系統中自動記錄（日志管理），也包括人工的記錄維護電子文件原始性的管理措施一、電子文件具有法律效力的重要法理依據－－合法性、有效性、真實性

二、電子文件具有法律效力的現實障礙－－非直觀性、可分離性、環境依賴性

三、確保電子文件具有法律效力的策略－－技術控制、法律手段、社會環境電子文件法律效力的確立電子文件的法律效力最終需要通過立法來確立，但必須解決下列前提條件：

1.電子文件載體和信息的穩定性提高

2.電子文件加密、認證、簽署等信息安全技術的提高和普及應用

3.有足以說明電子文件形成過程的信息記錄

4.有科學、合理的電子檔案管理體系和管理制度《中華人民共和國合同法》1999年實施《中華人民共和國電子簽名法》2004年8月28日人大通過，2005年4月1日施行《中華人民共和國電子簽章條例》國家行政法規2003年6月1日生效電子文件法律效力的確立基于電子簽名技術架構的電子文件歸檔系統

一、應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。1、登記處理過程中相互銜接的責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者）2、登記處理過程中的各類操作者（如打字者、發文者、收文者、存儲管理者）3、登記處理過程中產生的責任憑證信息（如批示、簽名、印章、代碼等）4、登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件的真實性、完整性和有效性保證（5項）1、建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。2、設置符合安全要求的操作日記，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。3、對電子文件采用防錯漏和防調換的標記4、對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。

二、應采取可靠的安全保護技術措施，保證電子文件的真實性電子文件的真實性、完整性和有效性保證

《電子文件歸檔與管理規范》GB

是指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

三、應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。四、應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件的真實性、完整性和有效性保證

是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。

是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件的真實性、完整性和有效性保證

五、電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策。主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。6五、電子文件的積累、登記、鑒定與歸檔69積累登記鑒定歸檔整理移交、接收保管利用具體要求生命周期701、草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態。2、輔助性電子文件處于無人管理狀態。3、正式電子文件往往只進行了邏輯歸檔。4、有些電子文件的存儲載體不安全，信息記錄格式不標準。5、對電子文件生成的設備環境數據，缺少登記。即背景信息收集不全。電子文件收集與積累的必要性一是在電子計算機網絡系統上

二是用存儲載體傳遞的電子文件兩種類型電子文件的收集積累是貫穿于電子文件處理的整個過程

直讀性機讀性紙質文件電子文件文件自身電子文件本身程序類文件電子文件的收集積累過程

一、記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要確定是否保留。二、當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件收集積累的要求(12項)

三、對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

對電子文件進行實時收集和存儲的方法和過程

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件收集積累的要求(12項)

四、對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

五、對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式。掃描文件以JPG、TIF為通用格式。電子文件收集積累的要求(12項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB六、對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

七、對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體文件以MPG、AVI為通用格式。

八、對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。電子文件收集積累的要求(12項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

九、對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則必須連同專用軟件一并收集。

十、計算機系統運行的信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。電子文件收集積累的要求(12項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

十一、對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。十二、定期制作電子文件備份電子文件收集積累的要求(12項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件的登記要求(5項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件登記表GB/T18894-2002表A.1表A.2

一、每份電子文件要在《電子文件登記表》中登記。

一、每份電子文件要在《電子文件登記表》中登記。電子文件的登記要求(5項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB二、電子文件稿本代碼M—草稿性電子文件U—非正式電子文件F—正式電子文件三、電子文件類別代碼

T—文本文件

I—圖像文件

G—圖形文件

V—影像文件

A—聲音文件

O—超媒體鏈接文件

P—程序文件

D—數據文件電子文件的登記要求(5項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件登記表GB/T18894-2002表A.1表A.2

四、登記表應與電子文件同時保存。電子文件的登記要求(5項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

五、電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。

一、電子文件的鑒定工作主要包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定。還包括確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限。電子文件的鑒定要求(4項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

電子文件的鑒定要求(4項)二、歸檔前由文件形成單位按照規定的項目對文件的真實性、完整性、有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

《電子文件歸檔與管理規范》GB

參照紙質文件包括背景信息和元數據歸檔范圍三、電子文件的鑒定要求(4項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。四、

電子文件保管期限和密級的劃分，參照紙質文件材料密級和保管期限的有關規定。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致，應在電子文件的機讀目錄上逐件標注。電子文件的鑒定要求(4項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

電子文件的歸檔邏輯歸檔需要隨時進行，物理歸檔一般一年一次或兩次

電子文件歸檔分兩步一、邏輯歸檔--實時進行二、物理歸檔--定期進行一、凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。電子文件的物理歸檔要求(8項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB電子文件的物理歸檔要求(8項)

二、把應歸檔的電子文件集中拷貝到耐久性好的載體上，一式3套：一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存，對于加密文件，要在解密后再拷貝。

《電子文件歸檔與管理規范》GB三、選擇存儲載體的優先順序只讀光盤一次寫光盤磁帶可擦寫光盤硬盤不許使用軟盤和優盤作為歸檔電子文件長期保存的載體高

低優先級電子文件的物理歸檔要求(8項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB載體序號全宗號類別號密級保管期限存入日期電子文件的物理歸檔要求(8項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

四、存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，上面應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置禁止寫操作的狀態。

五、特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件電子文件的物理歸檔要求(8項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB

六、將相應的電子文件目錄、相關軟件、其他說明一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。電子文件的物理歸檔要求(8項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件登記表GB/T18894-2002表A.4表A.5

七、對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的目錄。

八、歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。電子文件的物理歸檔要求(8項)

《電子文件歸檔與管理規范》GB6六、歸檔電子文件的管理與利用

一、歸檔電子文件的整理按DA/T22－2000《歸檔文件整理規則》規定的要求進行。二、歸檔電子文件以件為單位整理。歸檔電子文件的整理（6項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB

三、同一全宗內的電子文件按照下列方案進行分類年度－保管期限－機構（問題）保管期限－年度－機構（問題）或者

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件的整理（6項）

四、按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體

T—文本文件

I—圖像文件

G—圖形文件

V—影像文件

A—聲音文件

O—超媒體鏈接文件

P—程序文件

D—數據文件電子文件類別代碼

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件的整理（6項）

五、電子文件著錄應參照DA/T18－1999《檔案著錄標準》進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識。

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件的整理（6項）

2008年又頒布了《遼寧省檔案數字化技術標準》和《遼寧省照片、音頻和視頻檔案目錄數據庫結構與交換格式》

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件的整理（6項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件的整理（6項）六、將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄文件形成單位檔案保管部門應對歸檔的每套載體及其技術環境檢驗合格率達100%方可進行交接移交前接收前歸檔電子文件的移交與接收（4項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB一、二、檢驗項目有：

1、載體無劃痕，是否清潔；

2、有無病毒；

3、核實電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；

4、核實登記表、軟件、說明資料是否齊全；

5、對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊是否完整。歸檔電子文件的移交與接收（4項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB

檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》的相應欄目。歸檔電子文件的移交與接收（4項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表GB/T18894-2002表A.3

歸檔電子文件的移交與接收（4項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB

三、檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對電子文件逐一驗收。不合格者，應退回形成單位重新制作,并再次對其進行檢驗。歸檔電子文件的移交與接收（4項）

《電子文件歸檔與管理規范》GB

四、檔案保管部門驗收合格后，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》的填寫、簽字、蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件生成單位，一份由檔案保管部門自存。歸檔電子文件的保管可存取性可用性目的保管環境、載體檢測保存技術環境、遷移存儲在載體上的信息能完整地通過計算機軟硬件平臺，以人們可以理解的方式顯示出來電子文件歸檔后形成的電子檔案能夠在以后的利用中得以恢復和還原，并準確完整地以人們直觀理解的方式顯示出來

一、歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：1.歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2.單片載體