秘書高效工作的藝術與技巧實際上，秘書的所有的事情都是瑣碎的，因此她（他）必須嚴謹，不然上司就非常尷尬、非常麻煩。我做總經理時曾對我的秘書說，我作為一個總經理我是很重要的，因為我是這個企業管理的核心，是這個企業管理的靈魂，所以你為我服務必須比別的崗位要更嚴謹、更到位。你可以算一下，企業每年為我付出的成本是你的34倍，企業花了更大的成本請我，因此細節上的事情，應該更多的讓你去做。請秘書的目的，說白了就是為了解決上司的時間效率的問題，秘書是為了提升上司的時間效率，使上司的一些重復的、簡單的事情盡可能讓秘書為他做好，他的效率才更高。比如說，秘書必須在我之前上班，下班比我晚，秘書就比別人上班時間更長，街上掃地的人不也早上四點就起來了?我八點上班就準時到辦公室，秘書要7點30分鐘到達。我的文件有一個詳細的清單，分四類：必須馬上批復的文件、必須看但不一定要回復的文件、可看可不看的文件、沒必要看的文件。大量的文件幫我把它分為四類，詳細的清單放在桌頭上，我必須知道我要處理哪些文件，次序是什么；再一個，要為我的筆記本電腦打開網絡，上我們的局域網、外網，要把昨天晚上到我今天沒上班之前的那一段時間網上給的我全部信息給我有效地整理成一份文檔，而不能讓我去在上面看，我是會用計算機，但是你作為秘書必須給我準備好。我跟我的部下談事情，在寫字板上不斷地寫，所以我不太愿意用簡單的語言，但是我非常討厭我的筆寫著寫著就因為沒有墨水而寫不出來了，秘書必須考慮這個問題，事先給我把筆充滿水。必須對秘書提出高效的要求，有一個高效的秘書才有一個高效的總經理。你要知道，你在這個企業總經理的崗位工作效率差，整個企業的效率就一定會差。總經理是企業管理人，如果你不去注意秘書的工作效率，你要提高企業效率是癡人說夢。和經理打交道最多，跟經理工作最密切的人是秘書，同時秘書崗位又是一個什么信息都了解的崗位，因此我對秘書的要求是苛刻的。秘書早晨上班要比我早，早走那不可能，必須在我之后下班；我走，秘書才能走；我不走，你是不能走的。如果你要考慮你自己還有很多事情，你沒有那么多的時間在班上，那你就不適合做一個秘書，秘書做得好，也是可以迅速成為一個管理人才的。如果你有這種志向，就要付出比大家更多的努力，所以必須嚴格地訓練秘書。日用品有限公司招聘

省辦事處秘書招聘職位描述:1、辦事處日常行政及接待工作；

2、掌握辦事處費用預算執行情況；

3、整理月工作計劃、月工作報告；

4、準確下達經理的工作指示，協助經理跟進各項工作的完成進度，做好與各部的溝通；

5、代理商會議的組織、安排、執行記錄工作；

6、辦事處檔案管理；

7、辦事處經理差旅安排；

8、辦事處資產管理工作；

9、及時傳達總部最新信息。一個秘書的煩惱

進這個公司是應聘辦公室文員這個職位的，現在想想我純粹是個打雜的，我的工作大到為經理服務，小到清潔打掃廁所。我是學外語的，我感覺我完全沒有發揮我自己的潛力，我的能力一天一天被我自己給淹沒了。在公司所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理所當然的，沒人知覺，沒人表揚；做砸了，那就是太不應該了，公司任何一個人都有權利說你。

另一位秘書的工作(明細單)協助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發）

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衛生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12.接受其他臨時性工作。

13.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

14.社會保險的投保、申領。

15.統計每月考勤并交財務做帳，留底。

16.管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

來看另一位秘書（總經理秘書）的感慨我們做的是翻譯，開會，會議記錄，接待，主持，組織活動，訂賓館，飛機票，文件的處理，財務報賬借款。另外就是配合其他部門的經理一起工作，有時候還要負責總經理的家人，包括他們住房的租賃，語言的不通，等等，感覺自己就像他的保姆......哎！我差點忘記了，我除了要做我所羅列的事情外，還要照顧老總的幾盆花。如果花死了，就說你沒按時澆水；如果花養活了，就說買的這種花本來就容易活。我想殺人了……還沒完呢！還有呢，頭兒和頭兒家人（特別是外國人）的平常需要的信息資料、偶爾用到的信息資料、可能需要的信息資料、可能需要的信息資料的相關信息資料（各種報表、就業證居住證護照簽證、航班信息、機場后勤、協議酒店、午餐、車輛維修、交通規則、家居和食品購買、保險——甚至要和香港或者國外的商家打交道）都要時刻做好搜集整理儲存管理和更新，不過，這樣的工作壓力，也只有外企的行管秘書助理才會有……

再看看另一位秘書的經驗

我被安排給公司里一個三級經理做助理，當然一切從打雜開始。打印、復印、發傳真、訂機票、安排酒店、寫通知，第一次做這樣的事情，會有不習慣的感覺，甚至開始懷疑自己是不是成了經理的“保姆”。但時間一長，我發現即使是復印文件這樣的小事情也是有學問的。

一天，經理讓我去復印一份機密文件。走進復印室，幾個同事正圍著復印機閑聊，作為新人的我趕快走過去跟他們打招呼，絲毫沒有想到此刻自己的手里正抱著至關重要的保密文件。“咦，小劉，你手里拿的什么寶貝？快給我們看看……”還沒有等我反應過來，平常嘻嘻哈哈慣的姐姐們就從我的手里把文件搶了過去。我嚇得直喊：“你們不能看，是保密文件！”復印室里立刻安靜了下來，可張姐扔下一句，“人家現在可是經理的秘書，別耽誤人家的秘密”，就拉著同事們走了。這件事情很快讓經理知道，我被扣掉了當月的獎金；而且那些同事從此對我也淡淡的，搞得我很郁悶。經過這次教訓，我真正體會到，秘書的工作看似都由小事構成，可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以輕心的，里面都大有文章可做。這之后，我去參加了一次為期半年的秘書業務培訓，并考取了秘書高級職業資格證書。……

小結：秘書的工作內容第一類：事務性的工作處理信件接聽電話撰稿、寫報告檔案管理收發公文回復電子郵件拷貝文件整理報章雜志操作電報、傳真接待訪客、招待客戶安排上司約會參加會議并做記錄差旅安排第二類管理性工作辦公室管理簡報會計與財務設備采購……第三類溝通支援性工作客戶服務美工設計媒體應對公關活動企劃主持公司慶典參加應酬外勤工作其他主管臨時交辦事項秘書的工作內容資深秘書的經驗總結1、有些事要想到領導前邊雖然你要聽領導布置工作，但有些事情，秘書要想在領導前邊，當好領導參謀。這樣做，領導才會感到你是一個好秘書。2、領導布置的工作要提前交卷如寫材料、搞調查等，一定爭取按領導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務，要提前向領導打招呼，使領導早有安排，免得被動。3、注意保密工作秘書和在領導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領導添麻煩的。4、負責做領導與他人的溝通工作當領導與另外領導或其他人發生矛盾時，做秘書工作的不能在領導面前火上加油，而要做領導的思想工作，使其消氣，并為領導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領導指使的。5、平時多給領導提供資料領導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值。6、善于聽取領導意見對領導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領導翻臉。有不同意見，可慢慢與領導溝通。7、不要輕易在領導面前告別人的狀輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法，如果看錯了人，領導會從內心埋怨秘書。最好，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事。上面各位秘書的經驗告訴我們做一個優秀的秘書真的很難。但是，通過努力是可以做到的。

接下來我們來看一段崔冰老師的錄像。接下去我們將進一步講講秘書如何高效率地應付各項工作。利器之法一——做好基本準備工作準備2支以上的筆，經常帶在身上。選用質量較好的訂書機并注意維護，使之處于良好狀態；曲別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方剪刀、裁紙刀放在順手地方。信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。保管好工作所需要的計算器等辦公用品。辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處的鑰匙起碼準備兩套。利器之法二——工具書及資料一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關系密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存,則分類記住什么單位、什么時間制發的,什么文件號,用的時候很快就能借到。有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。與本職工作有關的表格。……

招數2：小小記事本秘書的工作，大到為領導決策服務，小到發文件、打掃衛生、通知開會，比較繁雜。辦好一件事，理所當然，算不上成績，但如果把一件事忘了，那就可能影響大局。人的精力是有限的，有時又受到外界的干擾，要把什么事情都記住，只靠腦子是不行的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小筆記本。

招數2：小小記事本秘書人員可以用這個小本子記錄當日自己的主要活動；本單位的大事；領導交辦的事情；別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對完成好任務的設想等。把事情記錄下來后，經常看一看，急事馬上辦，要領導點頭的事情，及時報告。記載的方法不必太正規，字跡自己能看懂就行了，但事情的時間、地點、人物等就需要如實記載。一般情況下，一件事情一記，辦完一件劃掉一件。這樣，工作的事情就不容易忘記了。除了要適當記錄之外，秘書工作中還要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天盡量彌補。招數3：有效管理時間

加強時間的計劃性對工作事務進行分析合理安排工作日程，注意勞逸結合明確工作目標，專心致志工作分析自己的時間障礙，提高時間效率。

秘書工作的繁、雜、散，決定了秘書必須具有正確的時間觀念，重視時間效率，合理、有效利用時間，才能事半功倍。有效利用時間的方法表現在以下方面：時間的計劃性秘書有效利用時間必須做好計劃，根據任務的重要性和緊迫性安排優先次序去進行。也就是應根據工作的輕重緩急來決定處理次序，秘書必須能夠正確估計每件事的性質、對上司的影響；并掌握事情的急迫程度以及處理每件事所需要的時間。事情還沒有考慮周全就倉促行動，或者不按照計劃隨意行事，則可能欲速則不達。秘書工作可以包含無數的計劃：時間和任務計劃（季度、月、周計劃）、大會計劃、商務旅行計劃、項目計劃等等。要強調的是：確定目標是計劃思考的出發點。時間的計劃性所謂計劃，就是什么時間干什么、怎么干、達到什么結果。計劃，有心里想的，有見諸于文字的。在執行過程中可能會有變化。秘書工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。制定計劃應列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時間干什么。出了長計劃以外，還有短安排。秘書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準備。寬打窄用，辦事才能從容。計劃制定后，要盡可能按計劃執行，并及時反饋和修正。時間的計劃性秘書應根據任務的重要性和緊迫性安排優先次序進行。以事情的重要性和緊急性為標準，秘書應該把應該做的事情分為：重要不重要緊急不緊急緊急重要不緊急不重要緊急不重要不緊急重要秘書應該先選擇重要且緊急的事，接著處理緊急但不重要的事，然后做重要但不緊急的事，最后確定是否需要做不重要也不緊急的事。這就是秘書處理事務所應遵循的區分輕重緩急的原則。小張是星輝集團公司新來的秘書。這天早上一進辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說下個星期開會要用。她估摸了一下，差不多3萬字，有20多頁。剛從辦公室主任的辦公室出來，她還沒來得及坐下，周總來電話，說今天下午2點他要與財務總監、市場總監和銷售總監一起商量工作，讓她通知他們幾個。剛放下電話，機要室就送來一份傳真；傳真是一個代理商發來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。她剛看完傳真，主任又來電話，說田副總下個月初到電視臺為《一周財經觀察》做嘉賓的事，由于時間關系他不去了，讓她給打個電話通知對方；她剛喘口氣，人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，要處理好的確要講究技巧。首先應當分清這些工作的輕重緩急，根據輕重緩急安排它們的順序，制定工作計劃。請同學們思考一下，該以怎樣的順序應對以上各項事情？參考思路小張這天早晨的幾項工作應當這么劃分：給主任寫報告是今天應該完成的工作；通知總監開會是馬上處理的工作；把傳真交給具體經辦人是今天必須完成的工作；給電視臺打電話是可以稍后完成，放到明天也可以的工作；參加檔案培訓的工作也不著急。建議做法首先到行政部門預定4人開會用的小會議室，之后與3位總監聯系；周總下午開會的事落實好之后，就去辦公室主任的辦公室，將傳真給主任過目，聽取主任對這份傳真的指示，馬上把它轉給具體的經辦人，把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報告，爭取在下午之前把報告寫出來；至于參加檔案培訓報名和給電視臺打電話的事不急，記在本子上，明天什么時候有空再去辦也不遲。總之，正確的時間管理會給秘書帶來以下好處：擁有比一天更多的東西，首先是更多的時間。避免不必要的身心壓力。為創造性獲得更多的自由發展余地。得到更多的業余時間。用更少的時間創造出更多的工作成果。將成功地結束一天的工作，感到愉快和滿意。將以更多的責任心開始新的工作日，并且工作得更加得心應手。記住拖延工作就意味著負擔！從下面提到的做起，做時間管理的高手制定書面的翌日時間表，更好地弄清情況，減輕不必要的思想負擔。積極開始新的一天，包括享受一頓美味的早餐。只專注任務，不被瑣事轉移方向。首先處理“不愉快”的任務。檢查一周工作效率高的時間段。將所有必須處理的活動記入任務本。建議：將已辦好的任務刪除。你會為此感到驕傲，因而更加積極！用核查清單工作。這特別適用與商談、旅行準備、任務和項目檢查等。分析自己的工作事務秘書的工作有受支配的部分，如上司委派的或部門分配的工作，也有屬于自己支配的部分，如分內的日常工作。秘書要學會善于安排，受制約的工作應置于前，自己支配的工作置于后；重大工作優先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散做。此外，秘書還要學會善于控制某些工作。（如接待來訪、打電話等。）合理安排工作日程，勞逸結合秘書應合理安排工作日程，精心編制領導、上司和自己的工作日程表。秘書應盡量把最重要的工作安排在一天里最有效率的時間段內做，在精力狀況較差時處理一些較為輕松的事。勞逸結合也非常重要。工作日程中應適當插入休息、思考的時間。業余也應培養健康的興趣愛好，以調節身心。體育運動可以消除工作疲勞，所以應將足夠的體育運動納入計劃。明確工作目標，專心致志工作做事一定要專心致志，心無旁騖，養成派出干擾，不輕易被周圍事物吸引的習慣。換句話說，就是保持焦點，一次只做一件事，一個時期只有一個重點。同時，秘書還要注意學會學會拒絕，尤其是不能勝任、勉為其難的事情，學會放棄不必要的活動。秘書還應當分析自己的時間障礙，提高時間效率所謂時間障礙就是導致時間浪費的多種因素。秘書要經常檢討自己的工作方式和時間管理方式，根除不良習慣，提高時間效率。要力戒辦事拖拉，心不在焉的不良習慣。學會提高說話的效率，講話之前要先準備，言簡意賅，直入主題；及時處理辦公室的文件資料；各種工具和資料放置有序……招數4：充分利用辦公自動化設備秘書必須學會并熟練使用各項辦公自動化設備，包括通訊工具，以提高工作效率。秘書還應利用各種辦公自動化設備收集、處理、存儲信息，為領導出謀劃策，提高辦事效率。秘書還應學會辦公自動化設備的基本消缺工作，能簡單排除故障，添加耗材。可供參考的經驗周密的工作準備，認真地計劃好每天的工作安排；和老總商定需要優先執行的任務，確定和標明特別重要的、時間緊迫的任務；堅持充分利用時間，設法利用比較空閑的時間；要學著和各種干擾打交道，盡量少浪費時間；可供參考的經驗善于尋求人員方面的支援；將屬于你工作職責范圍內的各項活動全部清楚地列舉出來；從開列的任務中找出重復的活動；為每項錯綜復雜、不斷重復的活動制定出一份簡要的工作手冊；將這些共組清單存放在一個卷宗或文件夾內，并應在它的前面添加上目錄。總結處理好日常事務是秘書人員的基本功。辦公事日常事務是非常重要的綜合性工作，這些事務看起來平凡、瑣碎，似乎微不足道，卻直接影響著領導和單位的工作成效，影響著單位和領導的形象，甚至能影響單位的內外關系。辦公事務的處理看似瑣碎，其實也有程序與標準的要求，正所謂熟能生巧。對待辦公事日常事務不能因其事小，事雜或事急而不為，也不能因其事可能引起非議而不為。做好秘書日常工作的最佳境界

把舉足輕重的事做到無懈可擊。把微不足道的事做到完美無缺。做好秘書工作的原則避免以主管的口氣傳達命令，也就是傳達要有技巧。秘書不是領導，在傳達的口吻上，絕不能以主管的命令語氣交代員工。相反地，要從中折沖，將主管原本強硬的命令口氣改為請托的語氣說出。不要介入主管和其他人員之間的關系。例如在報告工作之外加入評點。接受命令或指令時要弄明白。不要因為主管太忙或太兇而不敢問。要知道，事情做錯了更要挨罵。不要看不起主管。不要以為自己年輕、學歷高就看輕主管，認為他們不過如此。不貪小便宜、不打小報告、不濫用職權。一個資深秘書的分析（qiqi）樓上的，我仔細看了你寫工作內容。看著數字很吃驚，但是靜下來覺得還可以。工作要注意條理性，我不清楚你有多大？但是年輕人多干些沒有什么不好。我說的是真的。我現在的職位是行政主管。我來幫你分析一下：

一、從你寫的工作內容看確實很繁多，而且在大公司應該分為四個職能，它們分別是：

1.前臺2.行政專員3.文員4.人事專員

二、工作的項目雖多，但不一定同一時間做所有的事情！

三、你們公司是什么性質？人員多少？你在哪個部門做事？（如果是私營企業這是很正常，一人多能嘛）

四、年輕人多學習，多工作，才能獲得更多的收入。

五、根據你自己當初的應聘職位，擬定一個職位說明書，報請主管批示。要學會自己保護好自己。

舉例子：我個人就是個很好的例子。我以前在一個很大IT公司（很知名的企業）工作。我的職位是前臺，但是我所做的工作確實前臺與行政管理。一個人要做22項工作，而且就在前臺不能離人的情況下，也要把行政工作做完，做好。你要知道前臺和行政是兩個概念。一般別人的下班時間是早8：30-晚5：00。而我下班時間是早8：30-凌晨12：00，白天做前臺，晚上坐行政。這樣干了將近一年，而后我跳槽了。我不后悔以前所付出的種種，因為我今天收獲了。到了中等公司，我做了主管，薪水翻了2倍。我很感謝以前那種工作待遇。真的，年輕人付出總有回報的。相信我！另一位秘書的勸慰平和的心態是很重要，我現在是在我們公司的駐京辦事處，平常就9個人，300多平米，也是一樣的辦公室里的活全包。我連網管的活都干了。你能想象我天天打扮的漂漂亮亮的還得鉆桌子嘛！不過我相信，付出是會有回報的！

其他秘書的體會（一）我的第一份工作也是很忙的，不當要做前臺兼行政，還要兼做訪問員督導，我做了一年多，一周只休息一天，后來覺得太累了，不干了，現在的第三份工作，我做總經理秘書兼管行政，是家民營公司，80多人的公司，只有我和前臺兩個人做，不但要把執行做好，還要想如何有更好的管理方法。。。在這個時候我就非常感謝第一家公司的鍛煉，那里讓我完成了工作的第一階段做事，第二階段執行，所以現在我可以穩穩的去學第三個階段管理。。。

所以你不要急，事情多是好事，先把執行做好，多去思考，自然而然以后會做到管理的。。。

其他秘書的體會（二）我倒是認為，工作多了不僅對自身是一種鍛煉更是生活的豐富和充實。先介紹一下我自己：我在一家私營的廣告公司做總經理秘書。我的工作也主要有以下方面：

1.接聽電話；接待經理的來訪客人。

2.負責簡單通知、獎罰制度的起草

3、檔案等文件的整理和總經理室的清潔衛生。

4.做好經理例會的會議紀要。

5.負責經理的郵件的轉發。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責公司辦公用品的采購、發放及管理。

8.按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

9.經理臨時交辦的各項任務。

我們經理是一個健忘的人，他的東西經常都會找不到，這是我最頭疼的問題。這項工作我已經做了將近二、三年了，不過，做上這項工作以后，我改變了許多。起初性格比較內向，現在變得開朗了。以前文字功底差一些，現在通過努力和學習，現在有所提高。對事情的處理能力也相應的提高了。其他秘書的工作內容（一）我也是行政文員,我提一下我的工作雜務:

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的簽收。

4.做好公司宣傳專欄的組稿。

5.按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

6.接受其他臨時性工作。

7.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

8.社會保險的投保、申領。

9.統計每月考勤并做帳，留底。

10.購買零星辦公用品。

還有網管的活計。其他秘書的工作內容（三）（1）客戶來訪接待及安排。

（2）負責公司所有來電接聽及記錄。

（3）辦公用品及日常所需物資的采購

（4）公司所需票務信息及訂購

（5）總經理住處清潔衛生工作跟進

（6）負責公司傳真收發和派送。

（7）日常掛號信及快遞收發

（8）負責公司日常飲用水

（9）日常外出物品的放行辦理

（10）電信通訊手續辦理和維護

（11）每月快遞底單之核對

（12）負責每天報紙文信的派送擺放

（13）負責辦公區域固定資產的登記維護。

（14）負責公司辦公環境綠化清潔的維護督促

（15）負責公司車輛的調度以及司機費用核對

（16）客戶日常退貨登記提取及費用報銷

（17）公司內部所需印刷品的訂制（卡片及常用表單）

（18）負責日常物流文件、東莞文件、香港文件的收發登記派送

二、協助財務工作

三、協助人事工作

其他秘書的工作內容（四）

直接上級：總經理

主要職責：

1、輔助總經理對公司行政部、業務部、設計部、財務部的全面領導。

2、制定短期、中期、長期公司整體發展規劃與戰略，并提供分析報告。

3、控制下屬部門的經費支出，對下屬部門經理的任免向總經理提供意見與建議。

4、制定下屬部門的工作規范與主要考核條例。

5、根據公司業績決定合理的薪酬分配方案，并報總經理批準。

6、有效管理辦公室，使辦公環境整潔，辦公秩序井然，辦公效率高，工作質量優良。

7、對公司文件及檔案資料監督和管理。

8、完成由總經理根據公司發展需要而規定的其他任務，并由總經理直接負責。其他秘書的工作內容（五）這是總經理助理崗位職責?負責各類辦公用品、器具與設備、勞衛用品、車用材料和節日禮品及實物福利品的采購工作。

?根據批準的采購計劃，按時按量購進貨品，要求貨比三家、降低成本、秉公辦事、不謀私利。

?負責公司信紙、信封、名片、業務禮品和企業形象所需印刷的定制工作，確保質量和時間要求。

?對購進物品保存質保書、保修單，對使用中的問題負責，并及進與廠商聯系解決。

?對購進物品做好移交驗收工作，提供合法齊全的原始發票及附有的技術說明書。

?主辦或協辦向有關政府部門的項目申報、年檢、申領各類證照，完成批文手續及出境手續等事宜。

?具體辦理來賓食宿安排、購票和迎送事宜，以及公司重大活動和聯誼活動的后勤總務保障。

?必要時充任臨時駕駛員完成緊急用車任務。

?完成行政部部長臨時交辦的其他任務。

其他秘書的工作內容（六）我在公司雖然是文員，但是我覺得自己很像在做好多好多工作：

1.接聽電話；接待經理的來訪客人。

2.負責簡單通知、獎罰制度的起草。

3、檔案等文件的整理和董事長事、總經理室、副總辦公室的客人接待。

4.做好經理例會的會議紀要。

5.負責經理的郵件的轉發。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責公司辦公用品的采購、發放及管理。

8.按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

9.經理臨時交辦的各項任務。

10、打出公司文件的所有工作，包括排版、打印、復印，保括例會通知、會議發放，還有報紙發放。

11、公司所有工程圖紙保存、記錄

12、幫助其他部門修打印機、電腦

13、接聽其他部門的電話

14、負責車間飲用水的發放

15、負責管理車輛管理

16、公司總報表的填寫

17、幫助銷售方面做合同，

18、保存銷售資質、并管理資質材料

我的工作多還是少，我真的不知道，在這里工作雖然多，但是我覺得還是很喜歡這個工作的，多點就多點吧，只要開心就好了。

其他秘書的體會（一）總之經歷過一些事，和隨著年齡增長，就明白做什么工作都是一樣，一樣的苦，看別人挑擔不吃力嗎？我想一個真正有能力的人，做什么職位都是心態放正，認真做好。至少我現在這么認為，雖然我認為現在做的有些屈才，不過能做好他，保障生活，做自己想做的事還是覺得開心

既然做了就要保持開心，開心也要做不開心也要做。做事真的講究心態，我想現在我是臥薪嘗膽，人都要經歷過苦才能有大成就。

對自己能耐，對自己忍受力的考驗，過了幾年，一定會有所改變。

其他秘書的感慨（二）其實,什么工作不難呢,行政有行政的難處,銷售有銷售頭疼的問題,搞技術的也要面臨他們自己的問題。關鍵是自己的態度,不要覺得自己在單位中是不重要的就好。我的工作說起來比樓主多。我們是辦事處。我呢,財務,商務,市場,行政......都要做,可我還是覺得比以前當銷售時輕松多了,最起碼沒有了業務量的壓力。還有一點,我覺得一定要搞好和領導的關系。領導對你這個崗位,對你這個人的態度,決定了你在公司里可利用到的資源和同事們對你工作的態度和支持度。

其他秘書的感慨（三）在所有人的眼里都會覺得前臺只是一個花瓶，一個擺設。不就是接接電話，給客人倒個水嘛！有人會覺得前臺這個職位很低，會讓人看不起，再吃青春飯。其實真的不是這樣的。我大學畢業進入企業，首先選擇了前臺這個職位。因為前臺工作可以接觸到很多的人，無論是公司內部員工還是外來的客戶。就此一點可以增加人際關系交流，因為你不知道哪一天你會和哪個人有工作上的合作往來。再有，就算你是碩士生也好，博士后也好，你不一定會使用前臺的總控電話機，說白了，如果總控電話響鈴，你只會接聽，但是你并不知道按哪個鍵進行轉接。這些都要學習。學會了就是經驗。還有就是什么叫做電話轉接成功？？？這個成功的含義也很深，不是轉到位且有人接聽、就算成功了，而是在短時間內轉接用語以及轉接速度、轉接準確率到位，這才是成功。所以每一項新的工作（哪怕是最不起眼的工作），只要你去接受，它便是一門新的課程。小的工作經驗積累成多就會變成你的工作閱歷。

Qiqi的經歷我們公司買了新的寫字樓，房產問題是老板最關心的問題。如果花了錢而拿不到房產，那么每天都要提心吊膽的。辦理商品房買賣房產的過程很繁瑣很麻煩。這個過程需要經過--開發商--測繪公司--地稅局--房屋買賣交易所。如果想省事情可以找一家房屋產權代辦。這個可以很輕松地拿到辦公樓的房屋產權證。而且代辦費用也不是很高1000元左右。但是我并沒有這么做，明知道很麻煩，但是自己還是親自做了。我這樣做的原因有四點：1.辦理房產需要和本公司財務部協調，因為牽扯工商營業執照、地稅、組織機構代碼認證書原件的帶出，這些也就是家底。如有遺失公司會遇到麻煩。但卻可以鍛煉自己的工作細心以及跨部門的協調能力。2.通過辦理房產可以進一步了解老板對自己的信任程度，包括委托書、老板自己身份證件。3.給自己一個學習鍛煉的機會。也許下次跳槽時，考官就會問題寫字樓買賣、裝修、房產之類的問題。因為現在的企業喜歡多面手。4.只有自己親自嘗試過、才能知道如何體恤下屬，一件事情的周折性，和辦理這樣事情所需要的工時，以及用心情況。只有這樣績效考核才能是客觀性的。辦理我們公司的房屋產權，我只用了兩個下午的時間。我們公司財務下午1：30才辦公，上午不辦公。到了地稅局和房屋產權交易大廳排號需要3個小時多。如果材料準備充分，其實辦理起來也就20分鐘就完事了。通過辦理房屋產權我知道如何去申報--交付契稅--辦理房產。還有印花稅票，以前不知道什么叫印花稅，現在知道了。相似郵票但卻是房屋登記證上的稅票，這個稅票也是按照房屋價錢百分