第5章工作分析關于工作設計在進行工作分析之后,就進入了工作設計階段，并最終形成工作說明書。1、工作設計的含義工作設計,亦稱職務設計，是指根據組織需要并兼顧個人需要，規定某職務的任務、責任、權力，以及在組織中與其他職務關系的過程。它與工作分析不同,工作分析是對現有職位的描述，而工作設計是對現有職務規范的認定、修改或對新設職務的完整描述。它需要運用工作分析的信息。２、工作設計的內容任何組織的工作設計都是一方面由人來構思和完畢的，人在整個組織系統和工作系統中都是最有價值的資源。所以，組織的工作設計既要有助于實現組織的目的，又要有助于調動人的積極性，滿足人各種發展的需要。一般認為，工作設計的基本內容重要涉及三個方面,即工作內容的設計、工作職能的設計和工作關系的設計。(一)工作內容的設計工作內容的設計是工作設計的關鍵,它涉及五個最基本的要素。⑴工作技能的多樣性。即在完畢工作任務的過程中，具有進行各種不同活動及發揮工作人員各種技能和才干的限度。要讓員工感到有用武之地,有發明發展的也許性和前程。⑵工作的整體性。即指工作所具有的完整性和各部分工作的整體性限度,要讓員工感到是在完畢一項具有可見成果的工作,即使是整個工作流程中的某一階段性工作，也要具有完整性。⑶工作的自主性。也就是工作所具有的自由度、獨立性以及下級或個人在安排工作中或完畢任務中所具有的決定工作程序的自主權大小的限度。這一要素對下級或個人的影響很大,一個組織有無活力與統得過死與否有很大關系。⑷工作的重要性。即指特定工作對員工的生活和工作具有實質性影響的限度，我們平時感受到的喜歡從事某種工作或不喜歡從事某種工作的心情,就說明了那種工作有無吸引力，對自己是否最重要。⑸工作的反饋性。即在完畢工作任務中下級或個人可以得到關于活動效果的直接而清楚的反饋的限度。它涉及兩個方面的內容，一方面是工作自身的反饋,即工作的數量、質量、效率等；另一方面是上級、同級或周邊同事的反饋意見。這兩方面結合在一起就是工作報酬和獎懲的反饋。以上有關工作內容設計的五個要素是一個有機的整體，無論哪一要素的設計上出現問題，都會影響到整個工作內容設計的整體效果。(二)工作職能的設計工作職能的設計同樣涉及五個基本要素,即工作的責任、權限、信息溝通方式、工作方法和協作規定等方面。⑴工作責任的設計。涉及工作任務的分派、職責范圍以及與其他工作責任的系統關系。簡樸地講，就是指壓多重的擔子及其合理限度。⑵工作權限的設計。涉及工作自身所具有的權力及其強弱限度,它與工作責任是聯系在一起的。一般來講，賦予的責任(或使命)應當和責任所具有的權力相一致,也就是要有履行某種職責的基本權力。否則兩者脫節,難以開展有效的工作。⑶信息溝通方式的設計。這是工作職能設計的一個重要方面,它涉及垂直溝通、平行溝通、斜向溝通等形式。沒有這一要素的設計,整個指揮、協調、控制系統就也許失靈。⑷工作方法的設計。它涉及組織內工作系統的控制及領導的工作方法,下級或個人工作方法的設計等方面。不同的工作性質及職能規定具有不同的工作方法，在這方面需要有更多的靈活性和彈性,不能強求一律。在有些工作程序不很規范的組織里,可以靈活采用有助于實現組織目的，完畢工作職責的工作方法。⑸協作規定的設計。在這方面要從系統觀念出發，結識到工作職能系統自身就是一個協作的系統，離開協作,組織目的的實現就要受到影響。因此，在協作設計上要考慮工作職能規定協作的限度、方式以及發展協作的形式等方面。(三)工作關系的設計工作關系的設計涉及工作中部門與部門之間以及人與人之間關系的設計。關于部門與部門之間的關系設計，重要是指部門間在工作中的地位關系和協作關系兩個方面。所謂地位關系，就是表白從屬關系、平行關系,還是斜向的職能管理關系等形式。比如,工廠里的車間與車間之間是平行的工作關系,車間與廠是從屬的工作關系,車間與質量、材料、技術、監督等部門則是職能管理的工作關系。而協作關系則是體現部門之間的工作關系的重要方面，它在公司中表現得更為明顯一些。一輛汽車、一臺電視機都是協作的工作關系的結晶。就拿一個大學來講,協作關系也是很重要的工作關系，專業之間、學科之間、系與系之間以及校際之間的協作、交流都是不可缺少的。因此，工作關系的設計必須充足考慮協作關系的設計。我國目前正在蓬勃發展的各種橫向經濟聯合體、公司集團,都是這種協作關系的很好形式。當然，我們這里重要是指公司內部的部門之間的協作關系。關于工作中人與人之間關系的設計,重要涉及個人在工作中與別人互相聯系和交往的范圍，以及可以提供員工之間建立友誼的機會。實踐證明,一種工作可以使員工之間有多大限度的聯系和交往范圍，對員工的工作情緒、生活情趣、互相關系具有很大的影響。假若工作自身可以滿足員工這些方面的需要，那么就會調動員工的工作積極性和責任感，提高工作效率。因此，工作關系的設計必須重視和強調人的關系的設計，把人的關系作為工作關系的一項重要內容來結識、來對待。工作設計的三個方面的內容是互相聯系、互相制約的有機體,必須協調一致。除此之外,還必須對工作結果的反饋系統進行設計，其中重要是指工作績效的反饋設計和工作者的反映設計,這些對于工作內容、工作職能和工作關系的進一步協調都具有積極的影響。3、工作設計需要考慮的因素(一)環境因素環境因素涉及人力供應及社會盼望。工作設計必須考慮到能找到足夠數量的合格人員。當年亨利·福特設計汽車裝配線時,考慮到當時大多數潛在的勞動力缺少汽車生產經驗，因而把職務設計得比較簡樸。但是一些不發達國家往往忽視人力資源的制約,認為花錢可以買到技術進步,于是進口最先進的生產設備。例如,某國首腦決定進口完全由電腦控制的成套煉油裝置，結果由于國內缺少合格人員，只能以高薪從歐洲聘請有關技術人員任職。社會盼望是指人們希望通過工作滿足些什么。工業化初期,由于在城市找工作不容易，許多人可以接受時間長、勞動強度高的工作。但隨著文化教育水平的提高，人們對工作和生活質量有了更高的盼望,單純考慮機械效率、工作流程等就會引起不滿。從而規定在職務設計方面更多考慮“人性”面。（二）組織因素組織因素涉及專業化、工作流及工作習慣。所謂專業化就是按照所需工作時間最短、所需努力最少的原則分解工作，結果是形成很小的工作循環。例如在汽車裝配線上專門安裝前燈,完畢操作只需半分鐘，掌握這種技能只要幾分鐘。工作流問題是考慮在互相協作的工作團隊中，每個崗位負荷的均衡性問題，以便保證不出現所謂“瓶頸”狀況。例如,汽車裝配線裝前燈只要半分鐘，裝燈座要4分鐘,假如安排一個人裝前燈,一個人裝燈座,就會出現前燈裝配工人等待燈座作業完畢，燈座作業就成為“瓶頸”。工作習慣是在長期工作實踐中形成的傳統工作方式，它反映工作集體的愿望,這往往成為職務設計的制約因素。例如,美國一汽車公司的一家工廠為提高生產率,決定給一些員工增長工作量以減少某些職位,結果因改變了原有工作習慣而導致了工人罷工。(三）行為因素從行為科學角度出發,職務設計不能只考慮效率因素，并且應當考慮滿足員工的個人需要。行為因素涉及以下幾方面：⑴多樣性。多樣性是指具有做不同工作的多種技能。若缺少多樣性,會導致厭煩，引起疲勞,疲勞又會產生失誤。一項研究表白,工作變換對于有效的工作會產生部分作用。以啤酒廠為例，由于員工已習慣在一定運營速度的裝瓶線上操作,若裝瓶線的運營速度發生變化，也許既減少了厭煩，又減輕了疲勞。另一項研究表白,多樣性是員工滿意的重要因素之一,由于通過在職務中加人多樣性,能減少因單調的、機械的操作而引起的疲勞，從而也減少了由此引起的失誤,增強了員工對工作的自信心。⑵整體性。整體性是指做完整工作的機會。某些職務的一個問題是缺少任務的完整性,員工缺少參與完整工作的機會,從而導致他們幾乎毫無責任感及完畢本職工作后的成就感。只有當任務組成能使員工感到自己做出了可以看得到的奉獻，工作的滿意限度才會大大提高。⑶重要性。重要性是指工作對其別人的生活或工作的影響限度。當員工知道自己所從事的該項工作對于組織內部或外部的其別人是重要的,從而使得職務對員工來說更故意義。由于他們知道其別人正依賴自己的工作,因而加強了自身重要性的感覺,自豪、允諾、激勵、滿意及較好的績效就會產生。4、工作設計的規定工作設計所須考慮的多方面因素，對工作設計也提出了相應的規定。通常工作設計要達成以下幾方面規定:（一）提高組織效率職務設計應有助于發揮人的才干,提高公司組織效率。這就規定職務設計全面權衡經濟原則及社會原則，找到一個最佳的結合點，并保證每個人滿負荷工作。(二)符合組織的總目的所有職務的集合應能順利完畢組織的總目的、總任務,即組織運營所需的每一件事都貫徹到職務規范中去。為了解決臨時出現的任務，在員工的職務規范中往往要加上“完畢領導交辦的其他事宜”這一條。（三）職務與人相相應每個職務規定的任務、責任可以由當時資源條件決定的足量人員擔任。假如公司需要一個高級財務主管，規定既能解決國際財務問題，又能做出高風險的投資決策,這就要考慮公司內有無合適人選,在社會上招聘要花多大代價,假如因資源約束一時找不到合適的人選,就應適當修改職務規范。(四)責任體系與總目的相符所有職務所構成的責任體系應能保證總目的的實現,即組織運營所要達成的每一結果，組織內每一項資產的安全及有效運營都必須明確由哪個職位負責，不能出現責任空缺。５、工作設計的方法在進行工作設計時,通常有以下幾種方法①、工作輪換法工作輪換法是為減輕對工作的厭煩感而把員工從一個崗位換到另一崗位的方法。這樣做有4個好處:一是能使員工比日復一日地反復同樣的工作更能對工作保持愛好;二是為員工提供一個個人行為適應總體工作流的前景;三是個人增長了對自己的最終成果的結識;四是使員工從原先只能做一項工作的專業人員轉變為能做許多工作的多面手。這種方法并不改變工作設計自身,而只是使員工定期從一個職務轉到另一個職務，更具挑戰性。這樣,員工就能有較強的適應能力。員工到一個新的職位,往往有新鮮感,“新官上任三把火”，能激勵員工做出更大的努力。日本的公司廣泛實行職務輪換,對于管理人員的培養發揮了很大作用。假定這是一條汽車裝配線,工作１是表達安裝地毯，工作2表達安裝座位,工作3是在安裝儀表。在第1段時間內工人甲做工作1,工人乙做工作２,工人丙做工作3。在第２段時間內，工人甲做工作2,工人乙做工作3,工人丙做工作1。用這種工作設計方法,工人所做的工作事實上并沒有真正重大的改變。但管理當局認為，使工人在不同的工作崗位上進行輪換操作,是給他們提供發展技術和一個較全面地觀測和了解整個生產過程的機會，從而可使厭煩和常規性工作減少到最低限度。但是,工作輪換在很大限度上來說，只是一種為解決員工對過度專業化的單一反復性工作所產生厭煩感的權宜之計。由于這種工作輪換辦法只能在短期內解除工人的厭煩感，員工在同一時間內還是只干著一種常規的簡樸反復的工作，正如有些管理專家所指出的：這種工作輪換的方法只是使工人面對不同種類的單調和厭煩的工作而已。所以并沒有主線解決問題。②工作豐富法工作豐富法是一種使員工明確工作意義、取得工作自主權后運用多種技能去全面完整地完畢工作任務并得到反饋,從而提高員工積極性的一種方法，它為員工發明了自我發展與成功的機會，也使員工面臨新的挑戰。工作豐富法的理論基礎是赫茨伯格的雙因素理論。這一理論認為，當工作中缺少保健因素時，員工會產生不滿情緒，而保健因素增長時，員工的不滿情緒雖然會被消除，但并不會產生對員工的激勵。只有當涉及工作內容自身的激勵因素(如工作的挑戰性、自主性、責任、成就等)增強時，才會提高對員工的激勵水平,使員工能獲取較高的工作績效。工作豐富法是工作的深化,不僅大大豐富了員工個人的工作內容，并且跳出了崗位與任務的框框，使員工更全面地了解整個生產過程與市場情況。因此，它不同于“一專多職”的以技術因素為主的工作再設計方法,而大大增長了管理因素與組織文化因素。具體方法如：發明與產品消費者接觸的機會，讓員工了解并盡快滿足用戶的需求；在工作再設計中留出機動崗位，使員工能自行安排工作進度;實行彈性工作制，增長靈活性,提高工作生活質量；組合工作任務,使員工能從頭到尾裝配一個完整的產品等。工作豐富法的核心是體現激勵因素的作用，它涉及以下幾個方面:(一)增長員工責任即不僅要增長員工生產的責任，還要增長其控制產品質量，保持生產的計劃性、連續性及節奏性的責任，使其感到自己有責任完畢一件完整的工作。同時，增長員工責任意味著減少管理控制限度，實行自我管理，自我控制代替外界控制。(二)團隊建設與工作自主賦予員工一定的工作自主權和自由度,發揮團隊作用,強化團隊目的而淡化個人責任制或崗位責任制，給員工充足表現自己的機會，使員工結識到其工作的意義。（三)反饋將有關員工工作績效的數據及時地反饋給員工，使他們看到自己的勞動成果,了解個人的工作績效是形成工作滿足感的重要因素。（四）考評應根據團隊或小成員工實現工作目的的限度而給予相應的報酬與獎勵，使員·工感到被賞識和認可,并結識到集體的力量。（五)培訓要為員工提供學習的機會,以滿足員工進步、成長和發展的需要。(六)成就通過提高員工的責任性和決策的自主權,進一步突出團隊與小組的作用,并使其中每一個成員都能提高其工作的成就感。工作豐富法與單純性的工作設計方法相比,雖然要增長一定的培訓費用，但由于員工的價值觀、成就感發生了質的變化，由此對公司發展帶來的經濟效益從總體上講要大大超過所支付的培訓費用。③職務擴大法職務擴大法是使員工有更多的工作可做。通常這種新工作同員工原先所做的工作非常相似。例如,假如小張負責繞線,小李負責焊接，小王負責測試產品,這3個人通過允許他們從事所有這3項工作而擴大了他們的工作范圍。這種工作設計導致高效率,是由于不必要把產品從一個人手里傳給另一個人而節約了時間。此外,由于完畢的是整個一件產品，而不是在一個大件上單單從事某一項工作,這樣在心理上也得到安慰。因此,該方法是通過增長某二職務的工作范圍，使員工的工作內容增長，規定員工掌握更多的知識和技能,從而提高了員工的工作愛好。一些研究者報告說,職務擴大法的重要好處是增長了員工的工作滿意感和提高了工作質量。ＩＢM公司則報告職務擴大法導致工資支出和檢查設備的增長,但因質量改善、職工滿意度提高而抵消了這些費用；美國梅泰格(Maytag)公司聲稱通過實行職務擴大法提高了產品質量,減少了勞務成本，工人滿意度提高,生產管理變得更有靈活性。把職務加以擴大的途徑重要有兩個：“縱向工作裝載”和“橫向工作裝載”。“裝載”這個名稱是指將某種任務和規定納入工作職位的結構中。藉著增長“縱向工作裝載”來擴大一個工作職位，是指增長需要更多責任、更多權利、更多裁量權或更多自主權的任務或職責。這意味著某些職能要從監督人員身上轉到員工身上。“橫向工作裝載”是指增長屬于同階層責任的工作內容,以及增長目前包含在工作職位中的權利。例如，一個出納職位的縱向擴大,可以涉及增長總額的匯總、把不同面額的鈔票分開、收支調整以及填寫鈔票摘要表等等。這一職位的橫向擴大，可以涉及給客戶提供資料，解決貨品的退換交易，以及訓練或協助其他員工等等。④輔助工作設計法所謂輔助性的工作設計方法指的是縮短工作周和彈性工作制。雖然它們沒有改變完畢工作的方法，因此從主線上講還不是工作設計的內容，但是它們改變了員工個人工作時間的嚴格規定,并在事實上也產生了促進生產率的作用，所以可以把它們稱為輔助工作設計法。(一）縮短工作周縮短工作周一般是錯開工作時間,使得在所有傳統工作日都有員工工作。縮短工作周的優點是每周員工開始工作的次數減少，缺勤率和遲到率下降,有助于經濟上的節約。員工在路上的時間減少，工作的交易成本下降,工作的滿足感提高。縮短工作周的缺陷是工作日延長使工人感到疲勞并也許導致危險。(二)彈性工作制彈性工作制的典型做法是：公司規定員工在一個核心時間段內(如上午10點到下午3點)必須工作，但是上下班時間由員工自己決定，只要工作時間總量符合規定即可。彈性工作制的優點是員工可以自己掌握工作時間,為實現個人規定與組織規定的一致發明了條件,減少了缺勤率和離職率，提高了工作績效。彈性工作制的缺陷是天天的工作時間延長增長了公司的公用事業費，同時規定公司有更加復雜的管理監督系統來保證員工工作時間總量符合規定。彈性工作制雖對公司的生產率沒有明顯的影響，但卻能使員工得到利益。目前美國實行彈性工作制的公司越來越多,特別是工作比較獨立的專業人員。需要指出的是,在現實中許多公司并不進行專門的工作設計，而是假設人們對如何組織工作內容有一種先驗的見解,同時在勞動力市場上可以招聘到現成的合格員工來承擔這一工作。這種方法運用了已經通過了時間檢查的各種工作任務、責任和所需要的技能以及工作內容之間的聯系。這種方法強調的是各種工作在不同的組織之間的共性和相似之處,按照決定工作內容的流行做法來決策。這種方法大大簡化了招聘、選擇和補償決策，并且也可以和員工進入組織之前的盼望和市場通行的商業教育與培訓互相協調。對許多組織而言,這種簡樸的工作設計方法還是可行的。如何編制職務說明書假設當機床操作工不小心把大量液體灑在周邊地板上，而車間主任分別叫操作工和服務工清掃干凈，兩者又分別拒絕時,車間主任該如何辦？假設在工作中碰到互相扯皮、互相推委的類似情況,你該怎么辦？事實上，不僅公司內部的組織部門之間經常出現互相扯皮的現象,在具體的工作人員之間也經常發生由于職務內容界線不清和互相牽扯，以致影響互相之間的分工協作,導致不必要的工作糾紛。因此,通過職務分析編寫職務說明書,幫助任職人員了解其工作內容，明確其責任范圍,是工展人力資源管理工作的基礎,也是人力資源管理的一項重要任務。職務分析是什么何謂職務，職務就是我們通常所說的工作,是指許多相同的職位的總稱。例如某公司聘用電腦操作員5名，也就是有5個電腦操作的職位，由于性質、類型、內容是相似的，所以這5個職位可歸為一項職務或工作。由此可知，公司內部有多少員工就有多少個職位，而將同類職位進行合并就構成了若干個職務。如１989年北京內燃機總廠共有員工22０23人，分別屬于7２3個職位。因此,假如我們針對職務進行分析,既可以相對簡化公司內部的工作研究,又有助于我們了解同類職位的性質和工作內容。職務分析就是在這樣的前提下產生的。職務分析又稱為工作分析，是收集、分析、綜合某個職務有關信息的過程，是全面了解該職務情況的一項管理活動。這些信息涉及職務設立的目的、重要職責、權利、從屬關系、工作條件，以及任職人員所需具有的能力、技巧、知識、學歷和工作經歷等。通過對這些內容的分析和研究，整理成文，編制一份細致的職務說明書，使員工充足了解本職務在整個公司中的地位和關系,明確自己工作的目的、任務、職責和晉升方向，以便盡職盡責地工作。只有做好了職務分析，才干使整個公司具有明確的職務分工，減少不必要的磨擦,同時為公司招聘、選拔所需人員、制定員工培訓發展規劃等職能提供必要的依據。當然，進行職務分析乃至編制職務說明書,是一項十分復雜的工作。收集有關職務分析的信息較難。為了收集信息,通常采用職務分析調查問卷與實地觀測，以及面談和原有工作日記相結合的方法來進行。設計可以量化的調查問卷是一個技術性較強的工作，而采用觀測和面談的方法還需要對有關人員進行必要的培訓,以保證收集信息的可靠。因此，這一過程一般來說費時費力。準確概括職務內容較強。如對職務名稱的分析，必須弄清楚該名稱的表達是否準確,是否對工作特性進行了實質性的概括與揭示,是否涵蓋了其所有內容等;對職務職責的分析,必須對該職務任務是否合理、責任是否明確、負荷是否恰當、銜接是否準確等問題進行對的判斷;對任