第二章會議營銷教學重點：會議產品的類型及特點、會議產品策劃、會議營銷教學難點：會議產品的策劃、會議營銷教學目的：了解會議產品的類型,熟悉會議產品的設計過程、了解會議產品價格的制定方法、掌握會議宣傳資料的設計與制作、熟悉會議邀請的各項工作并能撰寫邀請的各種文書。教學方法：講授法、案例法、小組活動教學后記：一、會議的類型及特點（一）會議類型1.不同性質的會議體現出不同的氣氛或形象.年會\例會(convention):就某一特定的議題展開討論的聚會，議題可以涉及政治、貿易、科學或技術等領域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議.周期性.專門會議(conference)與年會基本相同。不要求定規、連續性或指定的時間周期。其議題通常涉及某種特殊的研究問題并需要展開討論,會議的內涵比較深.代表大會(congress):幾百個人乃至幾千人定期的聚會，一般討論某一特殊問題。常持續幾天時間，并同時召開幾個分會。峰會(summit):一般指高級官員，如政府首腦間的會議。專題學術討論會:比較正規地交流學術、討論觀點的聚會.典型特點是由一些個人或專門小組做示范講解,有一定數量的聽眾參與.論壇(forum):就某些議題展開反復深入討論的聚會。一般由小組組長或演講者主持，有不少聽眾參與，小組組長和聽眾都可以提出問題，展開討論。培訓會議(training):就某一課題進行指導和操練的聚會.形式以小組為主.學會(institute):某一行業或專業設立的機構為了同一論題而舉辦的延續性會議.目的是提供進一步教育培訓機會.2.根據會議的組織者和策劃者分類:公司類會議協會類會議行業協會;專業或科學協會;技術協會;志愿者協會非贏利性機構(公共部門)會議:主辦者主要為政府機構\工會\宗教團體\醫療衛生服務機構等工商企業類(典型的盈利性會議)二、會議策劃的基本框架會議產品策劃的基本框架包括以下6個W：WHOWHATWHENWHEREWHYHOW（一）會議目標和任務（WHY）思考：會議有哪些目標？會議目標和任務的作用主要表現在制約會議的議題和議程、決定會議的性質、影響會議的方式等方面。（二）會議議題高質量的議題在吸引社會關注、提高會議效率、實現會議目標乃至樹立會議形象等方面都具有不可忽視的作用。（三）會議的對象和規模根據會議的目的確定對象根據會議議題確定對象根據會議類型和功能確定對象根據會議的公關需要確定對象（四）會議的時間與地點策劃會議的時間應該注意以下幾個問題：會議的主要領導人、嘉賓、發言人是否能在預定時間參加會議與會者是否有足夠的是準備提交相關文件或發言材料。會議的各項組織和準備工作是否有足夠的時間完成。會議的具體日期是否具有政治上、宗教上、民族風俗上的敏感性。策劃會議的地點應該注意以下幾個問題：會議的舉辦地是否具有足夠的接待能力。舉辦地的安全問題。舉辦地是否具備必要的通信設施以能滿足新聞采訪和報道及時性的要求。會議場館的環境和設施設備。資料鏈接：博鰲鎮博鰲亞洲論壇國際會議中心是博鰲亞洲論壇永久會址，于2003年9月22日在海南博鰲正式啟用，江澤民為國際會議中心題名。2000年以來城鎮生產總值累計1.23億元，占全鎮生產總值累計數的17%，創稅累計210萬元，占全鎮財政收入累計數的19%。2000年以來，各種會議及“黃金周”期間，接待游客、與會人員約520萬人次，平均每年有170萬人次，會議及“黃金周”期間，各賓館、酒店住房率達90%以上，比平時提高30%，平均每年可創稅88萬元。

美麗的博鰲小鎮資料鏈接：上海國際會議中心會議設施：10+1同傳系統、飛利浦DCN會議系統和主席發言機A/V傳送現場電視信號通道、音頻信號合成系統和多媒體演示控制系統、影像/電腦強光三槍投影機、影像/電腦強光投影機、實物投影機、幻影機、幻燈機、幻燈視頻轉換器、彩色多頻系統電視機、多頻系統放影機、鐳射筆等等多功能的會議廳休息室酒店娛樂設施（五）會議的議程、日程和程序會議的議程是對議題性活動的程序化，即把一次會議的各項議題按照主次、輕重的原則以及先報告、再討論審議、后表決的次序編排起來并確定下來。會議的日程是將各項會議活動（包括儀式性輔助性活動）落實到單位時間。會期在一天以上的應制定日程。會議的程序是一次單元性會議活動或單獨的儀式性活動的詳細順序和步驟。（六）會議的形式（HOW）會議的形式就是解決開什么樣的會、怎樣開會的問題。會場座位格局圖：上下相對式的座位格局的主要特點是主席臺和代表席采取上下面對面的形式，突出主席臺的位置，會場氣氛比較嚴肅和莊重。適合召開大中型報告會、總結表彰會、代表大會等。全圍式座位格局半圍式座位格局分散式座位格局并列式座位格局（七）會議公關和宣傳（八）其他會務活動的策劃其他會務活動如安排吃住、訂購回程票務、安排旅游等也應根據與會人員的需求在會議策劃中體現。二、擬寫會議預案會議預案指會議籌備方案。會議預案的主要內容：會議的主題、名稱、時間、地點、規模、出席對象，會議入場證件和會議布置的要求等，還包括安全保衛、醫療服務、外出服務參觀和新聞報道等。實訓活動一：活動主題：廣西水電學院新校區落成典禮將于2011年4月21日在該校靜湖廣場舉行，參與的人員有：自治區委領導、市委及教育廳領導、各兄弟院校領導、企業代表、市內多家媒體記者、全校教職員工、學生代表等。假設你是本次典禮籌備小組的組長，請完成以下事情:1.擬寫籌備方案。2.布置會議現場。3.擬寫典禮程序?；顒幽繕耍赫莆諘h籌備和現場服務等工作?；顒有问剑盒〗M活動

三、會議的價格（一）會議產品定價考慮要素1.會議產品的成本固定成本：占總成本的35%左右。變動成本：占總成本的50%左右。因與會人數而浮動。應急成本：占總成本的15%左右。其中10%用于可變成本的意外支出。2.目標市場定價過程中很重要的一點是分析目標群體的價格敏感度，也就是分析會議產品價格對不同目標市場的彈性如何。與會者對價格的敏感度公司類與會者低協會類與會者高非贏利性機構會議與會者低工商企業類會議與會者高會議產品定價3.競爭狀況即市場競爭的激烈程度。如果供過于求，競爭激烈，價格則可能下調，反之，則可能上調。（二）會議的收入來源1.與會者的會務費會務費有時也叫注冊費，它一般是與會者為參加會議所支付的各種項目的打包價格。確定會務費要考慮的因素：差別定價定價因人而異。如VIP票、普通會票優惠項目時間優惠、特殊群體優惠、團體優惠、參展優惠等撤消注冊政策與會者如果要撤消注冊，一般會按照撤消時間來決定是否返還部分注冊費。付款時間和方式

2.冠名費和贊助費根據會議檔次、與會者的層次、會議的新聞效應等“賣點”，制定出合理的贊助價格，為贊助商提供具有足夠吸引力的回報方案。3.廣告費大會展示廣告位、充氣拱形門、會刊、門票都可以刊登廣告，取得收入。4.出售衍生產品收入大會出版物、紀念品、光盤等賣給不能出席會議的人員。四、會議營銷（一）打造會議產品的吸引力要素會議產品要推向市場，必須具備吸引力要素，也就是賣點。會議的主題、議程及其他活動項目安排舉辦地即會議地點的所在地，也叫“目的地”演講人和嘉賓人際交流氛圍其他服務休閑活動和文化活動等資料鏈接：THEPCO——國際專業會議組織者協會的通訊2002年秋季報道，會議內容是增加參加會議人數的一個最為重要的決定性因素。該項研究指出，48%的人參加會議是因為會議的內容；26%的人是由于舉辦地；16%的人是因為總是參加會議；10%的人是因為其他原因。（二）會議產品的營銷對象不同類型、不同性質的會議涉及的營銷對象重點也有不同。與會者吸引參會舉辦地、會議地點的設施和服務、會議主題和議程安排、演講、人際關系網絡、會后旅游贊助商獲得贊助形象效應和新聞效應政府、協會及公眾求得支持和幫助會議對舉辦地的經濟機會、社會效應等媒體擴大影響、幫助宣傳會議對舉辦地的效應、對媒體的價值演講人和嘉賓吸引參會舉辦地、會議地點的服務、會議主題、人際關系網絡、會后旅游（三）會議宣傳資料的設計與制作1.會議宣傳資料的的功能強調參加會議的好處，吸引潛在與會者，推介會議的亮點。提供有關會議策劃和大致框架的信息，可以讓預備參會的人做好各方面的準備工作。提供旅行和到達會議城市后的相關信息。得到受眾是否與會的確認信息。通過注冊表回執來反饋。2.會議宣傳資料的主要類型和內容常見的會議宣傳資料有宣傳單、折頁、小冊子、光盤以及其他印刷品。完整的會議宣傳資料應包括以下五點基本內容：1．會議的基本情況，如會議主題、舉辦時間、地點、演講人及議程安排等2．高度概括會議能給與會者帶來什么利益。3．會議的創新之處。4．會議的配套服務項目（含票務、客房等）。5．注冊信息，如會議主辦單位的聯系方式、提前報名的優惠措施等。（四）會議邀請工作1.邀請函會議邀請函是專門用于邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。主要用于橫向性的會議活動。2.通知會議通知用于具有縱向關系（即主辦方與參會者存在隸屬關系或工作上的管理關系）性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議。3.請柬請柬又稱為請帖、簡帖。為了邀請客人參加某項活動而發的禮儀性書信。使用請柬，既可以表示對被邀請者的尊重，又可以表示邀請者對此事的鄭重態度。4.海報在公共場所公開張貼會議舉辦信息，一般使用海報作為文種。海報中通常要寫清楚會議活動的性質，會議活動的主辦單位、時間、地點等內容。海報的語言要求簡明扼要，形式要做到新穎美觀。實訓活動二：活動主題：ⅹⅹⅹ學院大學城新校區開工奠基儀式于2009年4月6日舉行，為引起上級部門的高度重視和達到宣傳學院的目的，學院邀請了下列人士出席了儀式。他們是：市委、市教委相關領導、兄弟學院和友鄰單位領導、合作企業領導、《ⅹⅹⅹ市晚報》《ⅹⅹⅹ市時報》等媒體記者、