外貿部建立與管理目錄三、外貿部門工作具體要求五、市場一、團隊的建立二、外貿工作主要工作流程四、外貿平臺的選擇和維護六、其他相關合作伙伴的選擇一、團隊的建立1、行政機關的注冊、登記。

3、崗位職責2、組織架構一、團隊的建立1、行政機關的注冊、登記。包括工商、稅務、海關、外匯局、商檢局完成相關手續的辦理；使公司具備出口相關資質。

一、團隊的建立2、部門組織架構

基本要求：英語四級以上，無論口語還是書面，基本交流無障礙；一年以上外貿行業經驗，了解外貿基本操作流程；勤奮主動，善于學習，有責任心，有團隊精神；勇于承擔責任，不推脫；同事之前做好團結，營造和諧氣氛。一、團隊的建立2、部門組織架構

人員設定：除外貿經理負責部門日常工作開展外，初步招聘業務人員2人，形成內部合作和良性競爭。隨業務量的增加考慮增加業務人員的數量，并增加單證1名總經理部門經理主管主管單證業務員業務員業務員業務員一、團隊的建立外貿部經理崗位職責：1、帶領外貿部積極開拓國際市場，聯系國外客戶，尋求訂單，并領導商務談判

與簽訂合同。2、制定相關的合同條款、支付方式。3、負責外貿定單的洽談、簽約、單證審核、定單管理、運輸、報關、收匯等。4、負責對外貿定單的評估、跟蹤、管理和風險控制。5、負責外貿業務流程管理和風險控制。6、負責所接定單的生產和貨源，貨物檢驗、商檢報關等過程的跟蹤，及時處理

各環節出現的問題。7、負責客戶資料的整理，做好客戶要求的及時反饋和處理。8、負責合同履行過程中緊急意外情況的妥善處理。9、負責下屬業務員的培養和指導。10、協助公司選擇良好的外貿平臺和貨運、船務、保險等合作伙伴。11、外貿部門費用的合理安排和使用。12、部門人員的績效考核。一、團隊的建立外貿主管崗位職責1.銷售管理職位，負責其領域內主要目標和計劃，制定、參與或協助部門經理執行相關的政策和制度；2.負責日常管理工作及業務員的管理、指導、培訓及評估；3.建立、優化公司貿易業務的操作流程及管理制度；4.制訂公司貿易業務的工作目標、工作計劃并主導實施；5.收集整理相關市場發展趨勢、需求變化和客戶反饋數據信息。一、團隊的建立外貿業務員崗位職責1、積極主動與客戶保持聯系。促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。2、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的人簽字。樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。精確地報出美金銷售價格。嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。

備注：利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷(美金賣價X匯率)X100%美金賣價確定后，原則上必須經外貿部經理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。一、團隊的建立3、現有客戶的維護1)處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協調與客戶之間的關系2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的企業和品牌形象。3)在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候。4)及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。4、新客戶的開發通過展會、網絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。5、其他相關職責：1)外事接待2)建立客戶檔案，產品檔案，質量信息反饋表和制定出口貨物統計臺帳。并對每筆定單的技術狀態表、形式*、銷售合同及附件進行備份，以備查用。3)留意市場動態并收集相關產品和市場信息，統計、整理、歸檔。4)提交月/季度報表和年度總結。5)不斷提高業務員自身知識和素養。一、團隊的建立單證崗位職責：1、負責電子口岸網上申領核銷單，并到外匯管理局申領。2、根據訂單或是合同，編制合同號，建立客戶資料檔案，包括客戶名稱、品名、數量、金額、付款方式、起運港、目的港、嘜頭、聯系電話等。3、根據生產通知單和業務員確定的貨代，負責聯系貨代并確認費用，同時建立貨代資料檔案，包括貨代營業執照，負責人身份證復印件，地址，聯系電話等。4、根據進倉通知，告知業務員通知生產部門準備發貨，同時做好電子口岸網上核銷單備案，準備報關資料寄給貨代，并進行提單確認。5、根據信用證的要求，準備相應的單據寄給銀行結匯，或是將商業發票，裝箱單，提單等寄給客戶清關。6、根據貨代退回的核銷單，負責電子口岸網上企業交單，出口退稅，報審系統網上申報，并到外管局核銷。7、負責準備退稅單據，包括開立六聯發票，場站收據，提單復印件，出口貨物明細表等，并將上述單證交給財務部門進行退稅。8、根據各業務員的業務情況建立相應的臺帳。一、團隊的建立單證崗位職責：1、負責電子口岸網上申領核銷單，并到外匯管理局申領。2、根據訂單或是合同，編制合同號，建立客戶資料檔案，包括客戶名稱、品名、數量、金額、付款方式、起運港、目的港、嘜頭、聯系電話等。3、根據生產通知單和業務員確定的貨代，負責聯系貨代并確認費用，同時建立貨代資料檔案，包括貨代營業執照，負責人身份證復印件，地址，聯系電話等。4、根據進倉通知，告知業務員通知生產部門準備發貨，同時做好電子口岸網上核銷單備案，準備報關資料寄給貨代，并進行提單確認。5、根據信用證的要求，準備相應的單據寄給銀行結匯，或是將商業發票，裝箱單，提單等寄給客戶清關。6、根據貨代退回的核銷單，負責電子口岸網上企業交單，出口退稅，報審系統網上申報，并到外管局核銷。7、負責準備退稅單據，包括開立六聯發票，場站收據，提單復印件，出口貨物明細表等，并將上述單證交給財務部門進行退稅。8、根據各業務員的業務情況建立相應的臺帳。二、外貿工作主要工作流程1、客戶詢盤：一般在客戶下訂單之前，都會有相關的詢價，業務人員接收后，做一些細節上的了解。2、報價：業務員應及時回復客人詢盤，確定貨物品名，型號，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，給客戶做正式報價。3、從報價到最終得到訂單可能會需要一個時間長短不等的過程，中間需要業務員跟客戶不斷的溝通和確認。最終得到客戶的基本確認后，做形式發票給客戶，主要內容是涉及到的產品所有信息。4、得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單。5、下生產訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。二、外貿工作主要工作流程6、業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按"出口合同審核表"的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。7、下達生產通知：業務部在確定交貨期后，通知工廠按時生產，并跟蹤生產進度，及時反饋給客戶。備注：不同的付款方式與生產和交貨的關系如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。如果是T/T付款的客戶（通常采取30%定金和70%尾款，而T/T也是目前最通用的付款方式），要確認定金已經到賬。裝運后，把相關海運單據寄給客戶。船到港后，通知客戶付余款，公司收到款后，通知海運放行，將貨物交給客戶。除以上2種付款方式外，其他外貿付款方式不建議使用，除非長期可靠的老客戶，并由經理確認。二、外貿工作主要工作流程8、驗貨在交貨期前一周，需由業務員或驗貨員驗貨，貨物裝運時，拍照發給客戶（一般分3組圖片：裝運前的貨物情況和空的集裝箱；裝運時的情況，包括貨物擺放等；裝運完畢封箱的照片，需記錄集裝箱號和鎖號）。

如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前（貨物生產完畢，未包裝前）約客戶查貨并將查貨日期告知單證員。單證員準備出貨事宜。如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約時間確，保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。9、制備基本文件。提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。10、商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。11、報關

12、出口收匯三、外貿部門工作具體要求

外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

在客戶問價格時，常規性產品是比較熟悉的，而有些定制產品則不能一時通知價格，這時要同技術和生產部門多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，這時要同主管或經理講明后同生產聯系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。

同生產部要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，比如客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。生產也要即使與外貿部溝通，產品生產情況等事宜。一般情況下外貿部門無需過問干涉生產的安排。添加文本3、上班時間：9：00-6：00，可以靈活支配，一般情況下無需加班。2、內部要與工廠溝通，公司給一定的自由度。比如可能外出會客，接客，到工廠看貨等，外出需向主管報備。1．外貿業務周期長，工作隱性。4．公司給外貿部門經理一定的處理事情的特權。比如價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷，交貨期方面可以根據當時情況通知客人等，這樣才能更有效率地去解決問題。三、外貿部門工作具體要求添加文本7、外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。6、公司給外貿部門車輛使用，可以方便及時的完成工作。5、外貿經理可以有相應的活動經費，比如出差費用標準、客戶招待、業務獎勵等。三、外貿部門工作具體要求添加文本9、網站內容和產品要及時更新。8、每期新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上使用，必要時需加水印。11、外貿部需有單獨電話線及傳真線給外貿部門，可使用分機。10、要整理一份產品目錄和報價單，以便能隨情況掌握，快速回答客戶的問題。三、外貿部門工作具體要求添加文本13、確保按照合同上要求，按質，按量交貨。15、部門內部要溝通和協調。12、信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢，當天詢價要當天回給客人。三、外貿部門工作具體要求14、在同客戶溝通每一環節中，要把服務做到前面。添加文本四、外貿平臺的選擇和維護

目前，國內外平臺很多，公司選擇的時候，一方面看平臺的綜合影響力，另一方面看平臺的專業性。建議選擇阿里巴巴和中國制造網。另外，光有好的平臺也不行，更要把產品陳列展示好，這代表公司的形象。公司形象是開拓外貿業務時公司的“名片”，客戶主要是通過企業形象來逐漸了解其未來合作伙伴的。一個有實力，讓客戶感覺可信賴的公司，不僅可以加快合作的進程，而且也有利于將來業務量的不斷拓展。當然公司外貿形象的建設，也是逐步發展，不斷完善的。添加文本綜合性平臺，國外影響力比較強，進口商60%以上會通過阿里巴巴來尋找國內供應商。基礎費用29800/年，建議做5—10萬左右的會員，效果會好。四、外貿平臺的選擇和維護1、阿里巴巴在國外也有比較高的影響力，偏機械類，考慮到激光打標機這個產品，適合在該平臺上推廣。基礎費用31100/年，建議做5—10萬左右的會員，效果會好。2、中國制造網3、Google推廣

主要針對公司網站的優化和推廣。首先網站本身不要用flash和占內存較大的圖片，除圖片外，一律使用文本形式，其次增加關鍵字在首頁和內頁的使用頻率，再次做好網站整體架構和新聞頁面的編輯。既要美觀、方便用戶體驗和瀏覽，也要利于優化。不建議使用第三方做優化，一方面費用較高，另一方面目前還沒有好的平臺能實際做出效果。像ETW這樣的公司，行業評價并不好。除英文版，可以另設法語版（法國、瑞士、比利時、盧森堡、摩納哥和非洲大多數國家）和西班牙語版（西班牙、除巴西外的南美所有國家），使用這兩個語言的國家地區和人口較多。4、國外平臺

目前很多國家和地區也致力于外貿平臺的推廣，如歐洲黃頁、北美進口商等，客戶名單基本有效、真實。后期可以考慮。

添加文本四、外貿平臺的選擇和維護展會面對的是直接客戶，可以做到現場面對面的交流，是得到訂單最直接有效的方式。除產品現場展示外，參展人員也要具備較高的素質，給客戶留下良好印象，還要做好客戶記錄，方便后期溝通。一般情況下，可通過協會和展覽公司參加，都有一定補貼。

5、展會的參加和拓展

外貿協會的主要功能是為企業提供市場最新動態，包括國外進口商的資料。邀請相關主管部門，如海關、稅務、商檢、外匯局主管領導為企業進行培訓、講座，內容涉及國家最新外貿政策變化以及進出口操作實際注意事項等。由于外貿協會和政府的關系密切，在企業遭受困難，由協會出面，有利于困難順利解決；另外，隨著國際貿易爭端紛起，反傾銷案件的增多，在外貿協會的組織下的積極應訴，據統計獲勝的案件很多。6、參加外貿行業協會，成為會員

7、除以上付費平臺外，業務人員需通過免費的google和當地使用率較高的搜索引擎，還有國外客戶使用率較高的facebook，twitter，linkedin等社交網站尋找客戶，技巧要培訓和不斷總結。實際也有一定效果。

根據目前國內政策，公司網絡需要翻墻才能尋找客戶和方便使用某些網絡，但這不是很大的問題。添加文本五、市場1、歐洲區客戶群

激光打標機不受市場劃分限制，只要有消費需求和能力的市場均可開發。從地理位置上看，客戶分布其基帶上可以分為7個大區域。在對外業務的接觸過程中，要對每個區的客人有所了解，以助于業務的開展。（下列情況只是作為參考，以實際情況而訂）2、美洲區客戶

主要包括歐洲經濟共同體在內及其它的一些國家和地區。其中有，英國，法國，意大利，德國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區經濟較發達，人們生活水平較高，對物品質量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同此區客人做生意一定要注意產品質量及交貨時間。一定要以確認的樣辦或所簽合同為準。（作為公司重點開發市場）分為南北兩大客戶群：主要指包括北美的美國，加拿大，和南美各國家。北美地區經濟較發達，人們生活生平較高，對物品質量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同歐洲區客戶類似。注意事項同歐洲區客戶。南美洲經濟一般，對物品要求一般。對貿易條件限制不是很嚴。一般根據合同要求做貨即可，但有些地區政治不穩。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當地政府對貿易的一些要求及限制。（作為公司重點開發市場）添加文本五、市場3、中東區客戶

4、亞洲區

這些地區主要是一個貨物中轉地。貨物到此后輻射到的地區有非洲及歐洲的一部分地區。有好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。需求大，要求出貨快。此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣辦為準。但一定要注意出貨時間。一定要在客人規定的時間出貨。或如可能盡量提前出貨。也要注意貨款回收。要求在貨款到后再發貨。

阿拉伯人從商精明，他們對于任何客戶都表現出他們的友好熱情，待人熱忱，不會流露出蔑視，但是通常他們言語夸夸其談，涉及到價格等關鍵因數，如果你拿不出來信服的理由說服他，價格上一點一滴都不會退讓。阿拉伯人與朋友的交往看的比較重，良好的關系可以對生意的成功有至關重要的影響，所有日常友好的禮尚往來必不可少。（該地區客戶要求比較多和細致，需要業務員有良好的耐心和細心）主要包括日本，韓國，新加坡，馬來西亞，泰國，印度，印尼，國內外貿公司等國家及地區。這些地區有一部分國家經濟發達，對產品要求高，也有一些國家對產品要求不是很嚴。其中東南亞市場需開發，但南亞及其它市場視情況而定。（比如日本客戶要求和溝通明顯比歐美國家多，也需要一定的耐心，印度客戶在禮儀上與我們存在很大差別，需要理解和尊重。）添加文本五、市場5、非洲區6、大洋洲區

非洲地區政局不穩，語言障礙，及其它一系列因素。如要開展也要注意下列問題：特別要注意尼日利亞等地的客戶（騙子最多