第二章日常事務類應用寫作

【內容梗概】

日常事務類應用文是當今社會處理日常交往、溝通信息、開展各種社會活動的實用性文書。在人們日常生活、學習和工作中具有其重要的作用。本章共分簡明字據、書信、意愿文書及活動與會議文檔四節內容，具體介紹了22種文書的概念、功用、格式、寫作技巧等方面的知識。目的在于通過理論與實踐、實訓相結合，在全面了解的基礎上重點掌握通知、書信、倡議書、策劃書、調查報告、會議記錄、計劃、總結等常用文體的寫法。第二節書信逐漸消失在人們眼中的動人風景1.了解書信的概念、種類、特點和作用。2.掌握書信的常用基本格式和寫作要求。3.通過學習能夠熟練寫作一般書信和介紹信、表揚信、感謝信、慰問信、賀信等社交文書。學習目標第二節書信一封家書

親愛的爸爸媽媽:

你們好嗎？現在工作很忙吧？身體好嗎？我現在廣州挺好的，爸爸媽媽不要太牽掛。雖然我很少寫信，其實我很想家。爸爸每天都上班嗎？管得不嚴就不要去了，干了一輩子革命工作，也該歇歇了。我買了一件毛衣給媽媽，別舍不得穿上吧。以前兒子不太聽話，現在懂事他長大了。哥哥姐姐常回來吧？替我問候他們吧！有什么活兒就讓他們干，自己孩子有什么客氣的。爸爸媽媽多保重身體，不要讓兒子放心不下。今年春節我一定回來。好了，先寫到這吧。此致敬禮！兒子：李春波

1994年5月20日一、一般書信主要指私人之間為傳遞信息、交流感情、處理事務而撰寫的信件。【概念】

一般書信也稱私人信件，是以文字為媒介，記錄私人之間交流感情、傳遞信息、相互托請的載體，是一種日常應用文。【功用】

書信是以文字為媒介，通過書信往來可以商量問題、委托辦事、規勸指正、回憶友誼、表示慰問、提出建議、反映問題、要求幫助等，它能夠長期保存，更具有憑據性；但與電報、電子郵件相比卻又顯出傳輸的滯后性。二、介紹信概念介紹信是機關團體、企事業單位的人員與其他單位或個人聯系工作、了解情況、洽談業務、參加各種社會活動時使用的一種專用書信。特點1、證明性2、時效性

適用范圍（1）學生到某單位實習或搞活動：校、院、系開具介紹信（2）國家機關人員外出調研或前往其他單位商討事宜（3）商業單位派人到別的單位推銷宣傳產品（4）一些單位派人去其他單位進行業務交流（5）推薦他人入學、參加工作或向他人求教問題一、介紹信格式要求標題：介紹信。居中位置。稱謂：第二行，頂格。后加冒號。正文：另起一行，空兩格。被介紹者的姓名、年齡、職務等。接洽或聯系的事項。向接洽單位提出希望和要求。介紹信使用期限。常以“此致”“敬禮”作結。署名：出具單位和日期。加蓋印章。實例種類1、普通介紹信2、專用介紹信正式的介紹信，鉛印成文，內容格式等事先印刷出來，使用者只需填寫姓名、單位，加蓋公章即可。1）有存根的介紹信2）不帶存根的介紹信常見，手寫居多，用紙、格式等沒有嚴格要求，易被偽造，正規場合下很少用。一式兩聯，存根聯由開據介紹信一方留檔備查，正式聯由被介紹人隨身攜帶。兩聯正中有間逢，編有號碼。使用方便，公用介紹信較多使用。隨用隨填，未留存根。介紹信的寫作（詳細）1、普通介紹信的寫法標題、稱謂、正文、結尾、署名五部分。1）標題一般在信紙的第一行居中，有些也可省略。2）稱謂第二行頂格寫明聯系單位或個人單位全稱或姓名，之后加冒號。3）正文另起一行，空兩格寫。a說明被介紹者的姓名、年齡、政治面貌、職務等；如不止一人，需注明人數。b寫明接洽或聯系事項，以及向接洽單位或個人所提希望和要求等。c正文最后注明使用期限。4）結尾“此致——敬禮”等話。5）署名單位名稱寫在正文右下方，并署上日期，加蓋單位公章。2、專用介紹信的寫法不帶存根的專用介紹信的寫法基本等同于普通介紹信，只是有些內容已經印好，使用時只填寫相應內容即可。帶存根的介紹信存根聯、正式聯、間逢三部分組成。存根部分1）標題第一行正中寫“介紹信”，字體要大；之后用括號注明“存根”兩字。2）編號標題之下右下方標注“xx字x號”；如是市政府的就寫“x市政字x號”等。3）存根正文被介紹對象的姓名、人數及相關身份；前往何單位；具體事宜；有何要求等。4）結尾注明日期，不必署名，因為存根僅供本單位備查。間逢部分存根同正文部分之間有一條虛線，虛線上有“xx字x號”字樣。可照存根第二行“xx字x號”填寫。數字要大寫。字跡要在存根聯和正文聯各有一半，虛線正中加蓋公章。正式聯部分1）標題第一行正中寫“介紹信”，字體要大；2）編號第二行在右下方標注“xx字x號”，照存根聯；3）稱謂頂格寫明聯系單位或個人的稱呼或姓名。4）正文另起一行空兩格，內容同存根。5）結尾一般寫“請接洽”、“請協助”等，之后再寫“此致-敬禮”。最后要注明有效期限。6）署名右下方署本單位的名稱全名，并加蓋公章，另起一行署成文日期。介紹信寫作應注意的問題1、填寫真實姓名、身份，不得冒名頂替或虛假編造；2、所接洽辦理的事宜寫清楚，無關的不要寫，簡明扼要；3、務必加蓋公章，以免造成不必要的麻煩；4、有存根的，存根聯和正式聯內容要完全一致；5、書寫工整，不得涂改，有涂改需加蓋公章。“文件”形式的介紹信“文件”形式的介紹信非“文件”形式的介紹信三、表揚信【概念】

表揚信是用來表彰單位、集體或個人的先進事跡、先進思想的專用書信，其作者可以是直接受益人，也可以是旁觀者。它既可以組織名義，也可以個人名義，向被表揚者所在單位或直接向表揚對象致信，也可以寫給其所屬單位或其上級領導，還可以寫給報刊、廣播、電視等新聞媒體。【功用】表揚信這種用來表彰、贊揚集體或個人的信函，與嘉獎令、表揚性通報相比，雖不屬于正式公文，沒有正式公文的榮譽獎勵效力，但表揚信同樣可以鼓舞受表揚者，使公眾受到教育，從而起到謳歌真善美、弘揚正氣、促進社會進步的作用。四、感謝信【概念】

感謝信是受益者個人或社會團體為了對關心、支持、幫助過自己的人表達誠摯的謝意所寫的書信。其作者和收信者既可以是個人，也可以是社會團體。【功用】

用于團體或個人之間答謝對方的協作和援助，或感謝對方的奉獻和幫助。【寫作格式】感謝信的結構一般由標題、稱謂、正文、結語、落款五部分構成。1.標題感謝信的標題通常有以下幾種形式:

（1）單獨由文種構成，只在首行居中寫“感謝信”三個字。

（2）由感謝對象和文種構成，如《致××的感謝信》。（3）由感謝雙方和文種構成，如《××致××的感謝信》2.稱謂頂格寫感謝對象的單位名稱或個人姓名,然后加冒號。3.正文（1）感謝事由。（2）表達謝意

4.結語一般寫上敬意、感謝的話，常用“此致敬禮”或“再次表示誠摯的感謝”之類的話。5.落款署上發文單位名稱或發文個人姓名,并且署上成文日期。

感謝信和表揚信的主要內容與格式大致是相同的，其區別在于，感謝信由受益者發出，以感謝為主，附帶表揚；表揚信要以表彰為主，其結尾通常要特別提出，要求或建議被表揚者所在單位對于被表揚者予以公開表彰或獎勵。其作者可以是受益者，也可以是相關人。感謝信的正文重點要交代清楚被感謝者及其行為發生的時間、地點、原因和產生的效果。在此基礎上贊頌其高尚的思想境界和可貴的精神、風格，進而向對方表達感謝之情。表示感謝要合乎雙方的身份、年齡、性別、職業、境遇等；表達謝意的行動要符合實際，說到做到，不能空頭許諾。五、慰問信【概念】

慰問信是社會組織或個人于某一特殊時刻（如節假日或戰爭、自然災害、意外事故突發之時）向在某方面作出特殊成績、貢獻，或遭受損失的集體和個人表示親切問候、關懷（同情）、安慰或鼓勵的一種專用書信。【特點】

（1）內容具有鼓舞性。（2）表達具有親切感。【寫法】1、標題2、稱謂3、正文4、結語5、落款【寫作要求】1、對象明確2、感情真摯3、語言親切1）文種2）慰問對象+文種3）致信方+慰問對象+文種毛澤東同志發給任弼時的慰問信豐富多彩的慰問信形式賀信一、概念與種類賀信是向獲得成功、取得成績、有喜慶之事的有關單位或人員表示祝賀的信函。所賀事由：會議、產研成就、經營業績、競賽獲獎、榮譽貢獻、慶典、婚慶壽辰、國事。行文方向：上級單位給下級單位；同級單位之間；下級單位給上級單位；單位或領導給個人。

二、賀信的結構和寫法

1.標題

在第一行正中寫“賀信”二字，或者在“賀信”前寫上誰給誰的賀信以及被祝賀的事由。eg.《××省對外經貿廳致××省對外經濟貿易學校二十周年校慶的賀電》2.稱謂

頂格寫接受賀信的單位或個人及稱謂，后加冒號

3.正文

另起一行，空兩格寫賀信的內容。一般包括：對其取得的成績和重大意義，表示熱烈的祝賀和殷切的希望。對會議的賀信：指出它的重要性；給個人的賀信：應著重寫明有供群眾學習的品德和意義同級單位祝賀：應提出向對方學習的內容；下級單位給予領導機關的賀信：除表祝賀外，還應表示自己的決心和態度。

4.結尾

在信的右下側寫明發信單位或個人名次及年、月、日。三、寫作要求1、感情充沛，避忌平淡；2、以褒獎為主，避談過失不足和言過其實；3、通俗易懂，篇幅不宜過長。賀信××公司楊達董事長及公司全體同仁：在貴公司成立五周年之際，我公司全體員工謹向您及貴公司全體員工表示熱烈的祝賀！貴公司創業五周年，團結奮斗，開拓進取，公司從小到大，由弱到強，已發展成為國內具有一流技術、一流管理、一流信譽的電子企業，并創造了自己的著名品牌，一切來之不易。謹祝貴公司大展宏圖，再創輝煌！

××公司二00一年××月××日【評析】這是一封祝賀兄弟成立五周年的賀信。正文有三層含義：一是致賀的緣由和表達致賀；二是對對方取得的成績表示贊揚；三是對對方表達良好的祝愿。賀信海南大學：在貴校建校20周年之際，南京大學謹向貴校致以真誠的問候和節日的祝賀！過去的20年，海南大學始終堅持為海南經濟建設與社會服務的辦學宗旨，大力弘揚“勤奮、多思、求實、進取”的精神，經過20年的努力，目前已經發展成為一所多學科協調發展的具有鮮明辦學特色和充滿辦學活力的綜合性大學，為科教興瓊戰略的實施和海南地區的建設作出了突出的貢獻。祝海南大學繼續弘揚優良的辦學傳統，與時俱進，開拓創新，為我國的教育事業作出更大的貢獻。祝海南大學建校20周年慶典獲得圓滿成功！南京大學二00三年十一月十二日賀信XXX學生會：欣聞貴系于XXX年XX月XX日在XXX號教學樓展廳舉行人文科技學院XXXXXX活動，在此謹代表外語系團總支學生會全體成員向貴系表示衷心的祝賀!并向籌備本次活動付出辛勤的老師和同學致以誠摯的問候！長期以來，貴系與我會始終保持著密切的聯系和友好的往來，在各種活動中建立了深厚的友誼！我們相信，這種手足之情在貴我雙方的精心呵護下，必將更加健康地成長，開出絢麗的友誼之花！我們衷心地祝愿本次活動取得圓滿的成功！我們也祝愿外語系與貴系（或社團）在今后的工作中攜手共進、共同發展！

外語系團總支學生會

20XX年XX月XX日朱镕基給陳岱孫的賀壽信陳岱孫先生：欣逢先生九五大壽，本已定于明日登門拜謁，敬賀壽辰，適因公即日離京，未克踐約，悵何如之。先生年高德劭，學貫中西，授業育人，六十八如一日，一代宗師，堪稱桃李滿天下。我于一九四七年入清華，雖非入