A西公司文獻名稱：員工檔案管理制度文獻編號：A-002文獻版本：1-0發行日期：4月15日核決:審核：擬制:修訂記錄修訂日期修改后版本修改內容修改人審核人核決人文獻編號:A-002A西公司第1頁，共3頁文獻版本：1-0員工檔案管理制度修訂日期：4月15日1目的為了加強及規范員工檔案管理，有效保守檔案機密，維護A西公司全體員工人事檔案材料的完整，為離職人員背景調查提供檔案根據，特制定本制度。2合用范疇公司全體人員，涉及公司正式員工、試用員工及多種臨時性工作人員。3檔案內容涉及《檔案材料一覽表》，裝入檔案的材料,需在本表內具體記錄或相應文獻背面劃勾“J二員工個人簡歷（員工提供或公司檔案保管人員自行打印）。3應聘人員履歷表（公司提供表單，應聘人員手寫）。身份證復印件（員工提供）。健康證復印件（員工提供有效期內健康證及復印件，公司檔案保管人員驗原件，收復印件）。最高學歷證書復印件（員工提供）。7最高學位證書復印件（員工提供）。3.8上一家工作單位離職證明原件（員工提供）。9社保卡復印件（員工提供，并手寫卡號，簽名）。銀行卡復印件（員工提供，并手寫卡號，簽名）。職業資格證書復印件（員工提供）。12其她有關員工職業、技能信息的有關證書、文獻等復印件（員工提供）。3.13員工勞動合同原件（公司保存份）。3.14職務任免告知、文獻（工作中波及到日勺，公司檔案保管人員后續加入）。15入職表（公司提供，員工手寫）。員工面談表（公司店長或經理或樓面主管等談話，形成登記表單，公司檔案保管人員加入）。員工試用期考核表（需要時由公司提供,員工手寫,按程序簽批,公司檔案保管人員加入）。員工轉正申請表（需要時由公司提供，員工手寫,按程序簽批，公司檔案保管人員加入）。3.19員工獎勵與懲罰類文獻（含獎勵告示、懲罰告示、員工獎懲申請單，工作中波及到，公司檔案保管人員后續加入）。

3.20員工晉升/平調/降職審批表（需要時由公司提供,按程序簽批,后續加入）。文獻編號:A-002A西公司第2頁，共3頁文獻版本：i-0員工檔案管理制度修訂日期：4月15日21工作交接表（含調崗、離職或與其她人員工作交接的記錄文獻，工作中波及到，公司檔案保管人員后續加入）。3.22員工離職申請表（員工申請離職時，手工填寫,按程序簽批，公司檔案保管人員加入）。23離職人員結算表（員工辦理離職手續時，手工填寫，按程序簽字,公司檔案保管人員加入）。3.24其她需裝入員工檔案的資料（工作中波及到時,公司檔案保管人員加入）。25員工檔案基本資料有變動時，如學歷證明、個人技術職稱、婚姻狀況、姓名、銀行卡、社保卡等信息，需及時向檔案保管人員報備，將有關資料復印后交檔案保管人員。檔案保管人員驗原件后，收取復印件，放在員工人事檔案內。4檔案借閱規定1員工檔案原則不予借閱。因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱審批表》，嚴格履行審批手續。借閱人員申請獲批后，可至檔案保管人處借閱檔案，并在《人事檔案借閱登記表》內簽字登記，嚴格履行登記手續。4下級員工不得借閱上級員工人事檔案。4.5公司領導（總經理）、店長可直接借閱員工檔案，但需在《人事檔案借閱登記表》內簽字登記，嚴格履行登記手續。6借閱檔案人員必須嚴格遵守保密原則，嚴格遵守檔案借閱規定；不得在檔案文獻上涂改,不得抽取、撤換檔案材料；不得泄露或擅自擴散檔案內容，不得拍照。違者，將處以記大過或嚴重違背西公司管理制度解決。5員工檔案保存正常離職人員，離職手續齊備的員工檔案，保存五年（員工）至十年（主管級及以上員工）。非正常離職人員，離職手續不完整的員工檔案，原則上永久保存。員工檔案建檔后，需對員工檔案進行編號，并將檔案信息錄入《員工花名冊》。6檔案管理人員職責6.1檔案管理人員由西公司店長指定專人負責，平常工作中負責保管、收集、整頓、歸檔、建檔及檔案資料完善等工作。6.2檔案管理人員要忠于職守,嚴格執行《員工檔案管理制度》，維護員工檔案真實性與保密性。6.3按照檔案歸檔資料范疇，認真收集、鑒別、整頓員工資料。文獻編號：A—002A西公司第3頁，共3頁文獻版本：1-0員工檔案管理制度修訂日期：4月15日

6.4嚴格按照制度規定辦理員工檔案借閱手續。6.5做好員工檔案的保管、保密和保護工作,保證員工檔案的完整性與安全性。6.6做好員工檔案工作的基本建設，增進員工檔案管理工作的規范化。7本制度自簽發之日起實行。8附件項次表單編號表單名稱保存年限備注附件1A-002-001檔案材料一覽表長期附件2A-002-002應聘人員履歷表長期附件3A-002-003入職表長期附件4A-002-004新員工試用期滿考核表長期附件5A-002-005員工轉正申請表長期附件6A-002-006員工晉升/平調/降職審批表長期附件7A-002-007工作交接清單長期一式兩份附件8A-002-008員工離職申請表長期