第二十七章簡單高效，迅速行動第二十七章

1、追求完美：追求每一個細節，眼里容不下半點瑕疵，那么，面面俱到會讓你抓不住重點，把簡單的事情搞復雜。

2、目標不明：如果在做事情之前沒有把握好大方向，走了很多彎路之后又回到原點，事情能不復雜嗎？

3、無效溝通：信息浩如煙海，溝通有無限種可能，理解偏差在所難免，于是各種各樣的復雜狀況出現了……

4、不夠整潔：你的東西總是一堆堆的沒有次序，永遠不能一下子找到自己想要的，一切都是那么復雜。

5、任務模糊：上級下達的指令是含糊的，員工在迷惑中做事，事情能不復雜嗎？

6、文山會海：如果一個小的指令都需要幾頁紙，一個小的決策都需要開幾次動員大會，這樣必然會導致復雜。簡單高效，迅速行動前言

是什么導致一件事變得復雜？拒絕完美主義

也許，很多人都不知道，IBM這個藍色巨人，曾經也開發過Windows這樣的電腦操作界面，叫做OS/2，如果IBM能追求簡單一點的話，微軟的命運尚未可知。當初，IBM的OS/2和微軟的Win95展開爭奪戰時，在兩個操作系統中都存在很多不完美，然而，Win95率先推出來了，并迅速占領市場，Win95很快升級到Win97，不到一年又推出了Win98，接下來又推出WinMe、WinXP,而微軟總是剛剛在新版本中修復了幾千個舊BUG，又同時制造了幾千個新的BUG，以至于后來Windows都自帶了自動更新功能，三天兩頭安裝一個補丁。但是市場接受了微軟，現在已經沒有多少人知道曾經有過視窗界面的OS/2,據說界面比Win95漂亮。簡單高效，迅速行動拒絕完美主義

挑刺兒、挑剔細節、看不得半點瑕疵，這些癥狀，就是確診的完美主義。完美主義就像一個放大鏡，芝麻大的事情都能放大到西瓜大的體積！再簡單的問題也會“渾身長刺”，讓你無從下手！世界根本不存在徹底的完美，丘吉爾說過：“追求完美主義，就等于讓自己處于癱瘓狀態?！庇腥秉c？很好，這樣才會不斷改進！不完美往往才是真正的完美。千萬別做為了100分，最終只拿到0分的笨蛋！簡單高效，迅速行動拒絕完美主義

找準目標

我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這么的拼命，結果卻是白忙一場，沒有什么成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因為工作太多，而是因為沒有重點、目標不清楚，所以才讓工作變得愈來愈復雜，時間愈來愈不夠用。問清楚工作的目標與要求，可避免重復作業與減少錯誤的機會。簡單高效，迅速行動找準目標

目前擔任溝通管理顧問公司詹森集團(JensenGroup)總裁兼執行長的比爾·詹森，自1992年開始至今，持續進行一項名為“追求簡單”(TheSearchforSimplerWay)的研究調查，長期觀察企業員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調查對象包括了來自460家企業的2500名人士，持續至今已經擴大到1000家企業，人數達到35萬人，其中包括了美國銀行(BankofAmerica)、花旗銀行(Citibank)、默克(Merck)、與迪士尼(WaltDisney)等知名的大型企業。

根據他多年的研究調查結果，現代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。簡單高效，迅速行動找準目標

——我現在的工作必須做出哪些改變？

目標清楚不是要解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什么，公司的目標與你個人目標之間的關聯是什么。如果老板重新設定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：“我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作方式？”舉例來說，如果公司預計提升10％的營業額，那么行銷部門必須達成什么樣的部門目標或是個別業務員必須達到多少的業績，才能完成公司整體的目標。簡單高效，迅速行動找準目標

你必須理清的問題包括：——可否建議我，要從哪個地方開始？

你要知道的不是工作細節的問題，而是要確定大致的方向與優先級。例如，應該先確認好哪些事項，才能開始進行后續的作業；哪些事情應該排在最后，以避免其它流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應如何協調與整合等等?！覒撟⒁饽男┦虑?，避免影響目標的達成？

可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過去的經驗，曾經發生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。

——有哪些可用的工具與資源？

你應該先了解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規劃自己的時間以及工作進度。簡單高效，迅速行動找準目標

有效溝通

有個朋友公司剛結束一個大項目，打算搞一個慶功會。于是老總讓秘書通知下去，晚上就辦，讓現場的施工人員也來參加。秘書打電話給各部門經理，讓他們叫下屬穿的正式一些，來參加慶功會。部門經理轉告助理，助理再通知組長，組長通知各個員工，等層層傳達到了施工人員那里，已經是下班時間了。慶功會開始的時間到了，可是員工們稀稀拉拉地只到了三成。老總很驚訝，向到場的一名員工詢問原因。員工扯扯身上剛換過的衣服，說到：“老板，大伙兒都去找正式的衣服去了，馬上就來！”原來，員工最后聽到的通知是：必須穿正式的衣服來參加慶功會，會上要進行批評和表揚。大家都很無奈，紛紛借衣服了！老總哭笑不得。簡單高效，迅速行動有效溝通

“溝通常常是無底洞?！惫芾泶髱煖贰け说萌缡钦f。一個公司的溝通成本是最難計算的，也是最容易被無限放大的。無效溝通把一個企業人為地變得復雜了許多，它表現在：正確的指令傳不下去；部門間的想法互相理解不了；員工不知道客戶的意圖……所以，在工作中我們要完成一次有效的溝通，我們會把它分為六個步驟：簡單高效，迅速行動有效溝通

第一個步驟是事前準備。了解溝通對象的背景、喜好、性格、脾氣等，了解溝通事項的具體內容、時間、地點、人物、要求等。第二個步驟是確認需求。確認雙方的需求，明確雙方的目的是否是一致的。第三個步驟是闡述觀點。即如何發送你的信息，表達你的信息。第四個步驟是處理異議。溝通中的異議就是沒有達成協議，對方不同意你的觀點，或者你不同意對方的觀點，這個時候應該如何處理。第五個步驟是達成協議。就是完成了溝通的過程形成了一個協議，實際在溝通中，任何一個協議并不是一次工作的結束而是溝通的結束，意味著一項工作的開始。第六個步驟是共同實施。

溝通，并不需要正襟危坐，也不需要促膝長談，這些只是形式上的東西。溝通的關鍵是：怎么樣溝通更有效，如何能夠通過溝通達成結果。跟下屬交代工作，最好都是用語言，一次性說清楚，讓對方重復一遍，確認無誤就可以馬上執行了。用不著報告、審閱、詢問、修改、簽字這么麻煩！企業內外部的溝通，絕大多數都是信息交流，所以，沒必要考慮形式上的東西，不管是在電梯里，還是在衛生間，或是在餐廳里，不管是用書面報告還是口頭報告，不管時間長短，只要能達到溝通想要的結果就可以了。簡化溝通的最優效方法就是越過過程，只說結果。過程固然重要，但如果什么事情都把過程的來龍去脈講清楚，時間不允許，機會也不等你。簡單高效，迅速行動有效溝通

溝通簡化——說結果，越過過程

麥肯錫曾為一家大客戶做咨詢，結束時，麥肯錫的項目負責人在電梯里遇見對方的董事長，董事長問負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”由于沒準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的短短時間里把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一客戶。從此，麥肯錫要求員工凡事要在最短時間內把結果表達清楚。因為人們最多記得住一二三，所以凡事要歸納在三條以內。這就是流傳甚廣的——

“電梯30秒理論”簡單高效，迅速行動有效溝通

簡潔而精辟的表達，給你帶來的效果不僅僅是節省雙方的時間，還提高了達成目的的幾率，為成功創造了更多的機會。如果一個員工在30秒以內講不清楚所要表達的意思，講不清楚他自己的任務和權責，那么，這不是一個稱職的員工。簡單高效，迅速行動有效溝通

能口頭報告的不要書面報告。能一句話說清楚的絕不要兩句話，更不要一張紙。要求匯報工作時，開門見山說重點，不說套話、廢話、拍馬屁的話。要求對話時有條理化，一、二、三、四、五……想清楚再發言。任何的溝通都要緊緊抓住目的。只說大白話，不要生僻的、華而不實的字眼。時間、地點、人物、內容、要求，幾個要素交代清楚就可以了。找對方法

一家大型連鎖超市，將在“東華”小區附近設立新店。為了查清小區的購買力情況，銷售部分成四個小組，分頭調查。用時最短、信息準確的小組將贏得這個市場。各組的調查方法可謂五花八門：A組采取了抽樣調查法：選取小區22棟樓中的單數，再取每棟樓的一個單元，每單元取兩個房號，進行入室調查，查明每戶家庭的人口、收入、消費支出與結構，根據這個數字再得出總體結論。耗時三天。B組用的是電話調查法：把電話打到每個家庭，征得主人同意后，逐項詢問。耗時一天半，看上去時間節省了很多，但是電話費沒少花。C組用的是直接問詢法：站在小區門口，采訪進出院門的住戶。耗時一天。D組最特別，只用了半天便得出了和以上幾組大致相同的結論。新超市開業時，D組的組長說出了自己的秘密：我們沒有接觸小區的任何一個人，只是查看了小區里所有的垃圾箱，根據垃圾的數量、包裝、品牌，分析出了這個小區的總體消費水平。簡單高效，迅速行動找對方法

通向成功的路，往往越簡單越快捷。簡單的方法往往是抓住了事情本質之后采取的手段，所以就像著名管理咨詢公司麥肯錫80年的工作實踐所得的結果一樣：執行得難易程度決定效果的好壞！麥肯錫方法主張：以最快捷的方式、最少的時間、資源來解決工作中遇到的問題。就像是世界上出現鎖以后，就必然有與之相應的鑰匙一樣，問題與方法是共存的。所以，如何找到最合適、最簡單高效的方法，是每一個成功人士都需要認真對待的問題。簡單高效，迅速行動找對方法

簡單能帶來高效，能帶來利潤，能帶來成效，所以我們每個人要把簡單作為一項戰略、一種常態，而不是可有可無的東西！在這里，給大家提供一些簡化定律，幫助各位從不同角度、不同方面入手，讓自己的工作變得簡單、變得高效！

定律1：思維簡化——凡事都從簡單的角度去考慮。

定律2：20/80法則——抓住重點，牽牛只牽牛鼻子。

定律3：制度和流程簡化——制度簡單明了，權責明確，方法簡單易行。

定律4：組織結構簡化——管理層級越簡單越有效。

定律5：產品和服務簡化——把精力投入到創造80%利潤的20%的產品和服務中。

定律6：管理簡化——從每一個細節杜絕不必要的消耗。

定律7：環境簡化——建立一個整潔的工作環境，養成一種有序的生活習慣。簡單高效，迅速行動找對方法

簡單高效7定律你有什么好方法，說出來與大家分享一下？簡單高效，迅速行動找對方法

接待簡化對來訪客人進行篩選，節省自己的時間，也節省對方的時間。接待來客不拐彎抹角，直截了當，詢問來訪目的，希望得到什么結果。一開始就說明談話時間，例如：“你希望談多長時間，15分鐘夠不夠？”“我接下來已經約了別人，現在只剩下10分鐘時間。”看手表和鬧鐘，或者站起來。該拒絕的要堅決拒絕，“不”只有一個字，說出來沒有你想象的那么難！交際簡化可去可不去的堅決不去。交通工具選擇簡便快捷，經濟實用型。一個人能搞定的，絕對不要兩個人。精簡過程，少寒暄，少客套，少花樣，直奔主題。簡單高效，迅速行動找對方法

溝通簡化能口頭報告的不要書面報告。能一句話解決的絕不要兩句話。匯報工作時，開門見山說重點。條理清晰，一、二、三……想清楚再說。任何的溝通都要達成結果。文案簡化目標簡單，想象你要溝通的人就坐在你對面，他只有3分鐘的時間聽你的想法，你會說什么？每次只準備一張紙。少說雙關語、優雅句子、形容詞、不用文字游戲。只要短句、直截了當、用通俗的話敘述重點。簡單高效，迅速行動找對方法

立即行動

有個農夫新購置了一塊農田，可他發現在農田的中間有一塊大石頭。

“為什么不鏟除它呢？”農夫問。

“哦，它太大了?！辟u主為難地回答說。農夫二話不說，立即找來一根大鐵棍，撬開石頭的一端，意外的發現這塊石頭的厚度還不及一尺，農夫一會兒就解決掉了這塊石頭。有時候困難沒有我們想象的那么嚴重，先行動起來，然后再去想下一步怎么做，有時候船到橋頭自然直。簡單高效，迅速行動立即行動

我們正處于一個講究效率的時代，在風云變幻的現代社會中，存在著很多不確定因素，稍有遲疑，就可能使原來非常精妙的構想在片刻之間變得一文不值。因此，我們必須及時行動，絕不拖延。

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立即行動，絕不拖延

在山叢林間種，一只老虎前來覓食。茂密的叢林遮住了老虎的視線，他不知道此時獵人布置的陷阱就在附近。這時，老虎似乎看到前方似乎有獵物出現，于是奮力追趕，忽然老虎的腳掌被一個鐵圈勾住了。老虎想掙脫縛束，但是鐵圈把他牢牢固定在了原地。這時，手拿獵槍的獵人出現了，他一步步向老虎逼近，老虎似乎感覺到了死亡的預兆。眼看著就要端起獵槍的獵人，老虎不再猶豫，它用盡全身的力氣，猛的掙脫了鐵鏈。但是老虎的腳掌卻留在了鐵圈上。老虎忍痛的離開了這個危機四伏的危險地帶。

老虎斷了一只腳自然是很痛苦的，但因此而保存了性命，就是聰明的選擇。當你遇到困難的時候，怎么反應是一個很重要的問題，當機立斷，方能轉危為安。機會可遇不可求。要明白“機會永遠不會主動來敲你的門?！?/p>

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在現實生活中碰到的問題，一般有兩種處理方法：一是果斷處理，二是猶豫不決。前者能夠及時解決問題，為下一步工作做好充分的準備。而后者在做事上既耽誤了時間，又失去了做事的最佳時機。正如馬丁·科爾所說：“世間最可憐的，是那些做事舉棋不定，猶豫不決、不知所措的人，是那些自己沒有主意、不能抉擇的人。這種主意不定、意志不堅的人，難以得到別人的信任，也就無法使自己的事業獲得成功?！比绻摦敊C立斷的時候沒有當機立斷，不但會錯過渡過危機的最佳時機，而且會造成更大的損失。所以在處理問題時，要當機立斷，控制事態的發展。任何猶豫不決、等待觀望的行為都將是問題變得更大、更難處理。簡單高效，迅速行動立即行動

當機立斷，抓住最佳解決時機

聯邦快遞公司，其創始人史密斯提出專門經營“隔天送貨服務“的想法，但這個想法剛提出來的時候，所有的人都說不可能，有人告訴他，如果可行，美國有那么多航空公司為什么不做？而你現在連一架飛機都沒有，是不是太異想天開了？果然，開始時并不順利，第一架飛機的任務僅載送了5個包裹，其中3個是史密斯先生自己的，這時嘲笑的聲音更大了，但是史密斯先生并未動搖，繼續堅持別人認為不可能成功的事業，最后聯邦快遞終于成為世界上第一大