第六章機關行政1、

行政辦公室管理

2、公室管理的主要內容

3、

行政機關后勤事務管理4、行政工藝設計及計算機運用

一、

行政辦公室管理（一）辦公室管理的含義辦公室管理是指作為機關單位綜合辦事機構的辦公室，對本機關單位綜合性的日常事務、規章制度、工作秩序等所做的管理。任何行政機關，都設有辦公廳或辦公室，它們作為行政機關總樞的輔助部分，是整個機關不可缺少的重要組成部分。（二）辦公室管理的特征和任務

1、辦公室管理的特征辦公室除與行政機關其他部門一樣具有服務、輔助、執行、管理等特征外，還有自己鮮明的獨有的特征，這就是它的政策性、綜合性、輔助性和服務性。（1）政策性/（2）綜合性/（3）輔助性/（4）服務性

1、辦公室管理的任務作為行政機關總樞的輔助部分的辦公室管理，承擔著“參與政務、處理事務、搞好服務”這三大任務。（1）參與政務，即協助領導進行決策和指揮。具體說，就是在領導決策過程中，提供準確的信息、資料，擬制方案等供領導者參考，在執行決策過程中，利用自身的樞紐地位，收集反饋信息，根據情況變化，及時提出調整、補充性意見，為領導者靈活指揮和及時控制工作進程提供依據，在決策貫徹落實后，組織好工作總結，為領導者提供總結經驗和完善化措施。

（2）處理事務，即處理大量的、例行的日常事務以及種種臨時性、突擊性的事務，諸如文電起草印發、上下級公文處理、公務接待、會務組織、來信來訪、督促檢查、外事活動等諸方面事務。（3）搞好服務，這具體體現在為機關行政領導工作服務、為本單位各項工作提供條件與服務、為機關全體工作人員的生活福利服務等方面。

3、辦公室管理的作用辦公室管理由于承擔了上述任務，被公認為是綜合性的樞紐管理，在整個機關行政中具有重要作用，因而也就發揮著參謀、助手、耳目等作用。（1）輔助領導決策和處理問題的參謀作用（2）協助領導管理信息的耳目作用（3）協助領導者管理日常工作的助手作用

二、

辦公室管理的主要內容

如前所述，辦公室管理的任務可以用“參與政務、處理事務、搞好服務”這三句話來作總體上的概括，如果細分下來，這些任務又可具體分為日常性工作、綜合協調工作、輔助決策工作和領導者臨時交辦的工作四大類。（一）日常性工作辦公室的日常性工作，也稱為程序化工作，它主要有如下九大項：1、會議工作/2、信息處理/3、機關事務管理/4、公文處理/5、文書檔案工作/6、信訪工作/7、公關工作/8、印章管理/9、機要保密工作

（二）綜合協調工作

辦公室的綜合協調工作，從內容上看，有計劃、制度、信息、事務等多種協調工作之分；從總體上看，是有內外或上下左右協調之別。為方便起見，下面主要談工作任務的協調、管理事務的協調和領導機構的協調三個方面。就其特點而論，前者主要是工作組織性質的，而后兩者則往往表現為關系的調整、疏通以及信息的交流、溝通。

1、工作任務性的協調2、管理事務的協調3、協調領導機構內部的關系（三）輔助決策工作這是辦公室的一項重要工作，也是辦公室工作人員充當領導參謀助手的首要任務。辦公室工作人員輔助領導機關或領導者決策，包含四個方面的主要內容。1、在領導機關或領導者決策之前，協助他們進行調查研究，了解情況，掌握、收集有關信息，為決策做好準備工作。2、在掌握情況、收集信息后，提出或協同有關職能部門提出一個或幾個決策方案，供領導機關、領導者決策時參考、選擇。3、承擔決策事務。在領導機關或領導者的決策確定以后，辦公室應履行自己的職責，迅速地將領導的指示或決定記錄、理整，并通過發布文件或召開會議等方式把決策公布。4、協助領導機關實施決策和檢查決策的執行情況。

（四）領導者臨時交辦的工作這類工作，雖不是辦公室及其工作人員的主要任務，但也是一種經常性的工作。這類工作，不分晝夜，也不論節日假日，領導者隨時都可能交下來，帶有很大的突然性，事先很難估計到，沒有什么規律可言。說辦公室工作被動，指的多是這種工作。例如，上級機關發來電報或掛來電話，要求在幾天之內綜合某方面的工作情況上報，辦公室就要立即組織人力，收集材料，分工整理，送領導審批后按時上報。由于這些工作大多是事務性，比較瑣碎，又對時間要求較高，因而容易滋生抱怨，這需要辦公室工作人員提高思想認識，以滿腔的工作熱情、主動、積極地報領導者臨時交辦的事做好，讓領導者可以騰出更多的時間，集中更多的精力，去總攬全局，考慮本單位的大政方針。

三、機關后勤事務管理及其改革

一、機關后勤事務管理的意義和原則機關后勤事務管理是指對本單位的物資和日常生活事務的管理，任務是為保障機關正常運轉提供良好的工作和生活條件。（一）后勤事務管理的意義1、后勤工作是所在機關、單位其他部門工作的基本條件。2、后勤管理是其他一切管理工作的重要保證3、后勤管理是組織關心群眾的紐帶（二）后勤事務管理的基本原則后勤管理的基本原則，最主要的是熱心服務、方便群眾和勤儉節約三條。1、熱心服務原則/2、方便群眾原則/3、勤儉節約原則

二、機關后勤事務管理的主要內容后勤事務管理涉及的范圍十分廣泛，包括公用設施、生活福利、美化保潔的規劃建設、組織、供應、分配、維修、保養等等，一般說來，較大的機關單位的后勤事務管理，大致有五大類。（一）物資管理物資類的管理，主要有四個方面：1、日常管理/2、使用與維護保養管理/3、檢查與檢修管理/4、物資設備的改造與更新

（二）財務管理財務管理就是對行政事業經費進行領撥、使用、管理和監督的一系列活動。財務管理的目的，在于合理分配和使用資金。行政機關、事業單位的財務管理，包括財務計劃、會計核算、財務管理（收入、支出等）、財務監督和審計等五個方面的內容。

（三）生活后勤管理生活后勤管理，主要有房產管理、飯堂管理和環境管理。

1、房產管理/2、食堂管理/3、環境管理/4、服務后勤管理（服務后勤管理，主要包括車輛管理、水電管理、醫療保健管理和托幼管理）/5、協助接待工作

三、機關后勤事務管理的改革（一）改革開放以來機關后勤事務管理的改革及其成效改革開放20年來，我國的政府后勤事務管理部門不斷解放思想，銳意進取，對機關后勤事務管理進行了改革，推動了機關后勤事務管理的發展。我國的政府后勤事務管理的改革取得了顯著的成效。這表現在：一是確立了后勤是一門科學，后勤服務勞動是商品、后勤工作也是經濟工作、后勤也需要人才等觀念。二是后勤改革不斷深入，體制轉軌逐步到位。三是服務矛盾得到緩解，保障能力不斷增強。四是隊伍建設得到加強，精神文明邁上新的臺階。

（二）機關后勤體制改革面臨的困難和矛盾從目前的情況看，機關后勤體制改革也面臨著一系列的困難，一些矛盾是無法避免的。這表現為：一是市場機制的滲透與思想觀念滯后的矛盾/二是機關行政經費的不足與干部職工服務要求更高的矛盾。/三是工作任務的加重與隊伍素質偏低的矛盾。/四是后勤體制的轉軌與制約因素過多的矛盾。

（三）機關后勤事務管理改革的方向為適應建立社會主義市場經濟體制和機構改革的總體要求，1998年12月30日，經國務院同意，國務院辦公廳轉發了國務院機關事務管理局，中央機構編制委員會辦公室共同制定的《關于深化國務院各部門機關后勤體制改革的意見》。這次深化改革的總體目標是：以鄧小平理論和黨的十五大精神為指導，加強機關后勤管理規范化、制度化建設，轉換服務機制，促進服務聯合，逐步建立和完善與社會主義市場經濟體制相適應的機關后勤保障機制。

改革的基本原則是，按照精簡、統一、效能和權責一致的原則，規范機關后勤管理職能，堅持為機關服務的宗旨，不斷提高后勤保障能力的水平，正確處理改革、發展和穩定的關系，與國家有關改革政策相銜接，積極穩妥地進行。因此，機關后勤事務管理改革的方向可以概括為：一是推動機關后勤管理科學化。/二是推動機關后勤服務中心經營企業化。/三是推動機關后勤服務社會化，促進后勤服務聯合。

（四）我國當前深化機關后勤體制改革應著重做好的幾項工作當前，我國的各項改革已進入攻堅階段，作為政府機關工作有機組成部分的機關后勤工作，要隨著政府職能的轉變，深化機關后勤體制改革，著重做好以下幾項工作：第一、要進一步規范后勤行政管理職能。/第二、要推動機關服務中心轉換機制。/第三、要打破部門界限，推動服務聯合。

四、行政工藝設計及計算機在機關管理中的應用

一、行政工藝設計的意義

所謂行政工藝，是指在行政體系的行政流程中，運用自然科學和社會科學的新成就，改進行政管理的技術手段和技術條件，以實現行政體系和行政人員的最佳狀態和行政高效化的目的。行政工藝最主要、最基本的內容可以概括為：研究提高行政能量的技術手段和技術條件。因而，行政工藝設計的重要意義體現為：第一，有助于行政效率的提高。/第二，有助于行政機構的改革，克服官僚主義弊端。/第三，有助于保障行政人員的生理和心理健康。二、行政工藝設計的內容行政工藝設計主要包括以下幾個方面：（1）行政自動化，包括行政中的人——機系統的設計、特點、功能、運用、局限等。（2）行政氛圍，指行政人員的生理因素、行政體系中的社會心理因素、物理環境因素等對行政效率的影響。（3）行政工藝應用，以會議和辦公室的設計為例，包括行政文書、檔案的設計與管理，會議程序的科學化、合理化，會場、辦公室的布置，辦公設備的配備等等。

三、計算機在機關行政管理中的運用計算機是行政人——機系統中的一個重要組成部分，其最大優點在于它是一種邏輯的機器，能夠精確地按照程序工作，并且做到快速、準確。計算機在機關行政管理中的運用，主要體現在實現辦公室自動化和方便行政人員的行政活動這兩方面。

1、計算機在實現辦公室自動化方面的運用辦公室自動化是提高行政機構工作效率的必要前提。由機器代替人力，電腦輔助人腦；歷辦公室中引入文字住處處理機、高速多功能復印機、電子傳真機等先進電子技術設備，并利用電腦來進行全面控制。這樣，公文的擬制、傳送，文件、檔案、資料的儲存與檢索，信息情報的接收、處理、輸出和反饋都可以通過電腦控制的機器群來完成，從而實現辦公室自動化，大大提高辦公室的工作效率。

就中國的辦公室現狀而言，要實現辦公室自動化，第一步是將計算機引入辦公室，實現檔案、文件、報表的計算機處理。辦公用計算機一般有三大部分的功能：（1）用數據庫語言實現的報表查詢和匯總處理；（2）用擴充實現的彩色真放圖分布、分布率統計；（3）文件的收發登記處理，以及文件的索引和檢索、查詢。

2、計算機在行政活動中的應用計算機信息系統具有極大的信息存貯容量和處理能力（包括實時處理、分時處理等），同時具有巨大的通訊能力和運用各種模型與分析運算的能力。計算機在對大量信息進行復雜加工的基礎上，能夠及時地指出發展趨勢并分析其原因，它的這種能力運用于行政人員的行政活動中，主要發揮三方面作用：